Kasa fiskalna w sklepie internetowym – kiedy jest obowiązkowa?

Kasa fiskalna w sklepie internetowym a jej obowiązek posiadania budzi wiele pytań, zwłaszcza wśród przedsiębiorców prowadzących sprzedaż wysyłkową. Choć ewidencjonowanie transakcji jest standardem, istnieją określone zwolnienia, z których można skorzystać. Kluczowe jest jednak spełnienie wszystkich warunków wskazanych w Ustawie o VAT oraz w aktualnym rozporządzeniu Ministra Finansów, aby legalnie prowadzić sprzedaż bez kasy rejestrującej.

Kiedy kasa fiskalna jest obowiązkowa?

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT: podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Nie oznacza to jednak, że każda sprzedaż na rzecz osób fizycznych musi być bezwzględnie ewidencjonowana na kasie fiskalnej. Wspomniane wyżej rozporządzenie przewiduje szereg zwolnień obowiązujących do 31 grudnia 2027 roku.

Zwolnienia te mają charakter:

• podmiotowy – dotyczą całej działalności podatnika (np. zwolnienie do limitu 20 tys. zł),
• przedmiotowy – dotyczą konkretnych czynności (np. dostawy towarów w systemie wysyłkowym).

Sklep internetowy – jako podmiot dokonujący dostawy towarów – może potencjalnie korzystać ze zwolnienia przedmiotowego związanego z dostawą w systemie wysyłkowym, jeśli spełnia wszystkie warunki przewidziane w przepisach.

Kasa fiskalna w sklepie internetowym - zwolnienie z kasy fiskalnej

Sklep internetowy sprzedający towary w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi) po spełnieniu określonych warunków może skorzystać ze zwolnienia określonego w art. 2 ust. 1 rozporządzenia w powiązaniu z poz. 41 załącznika do rozporządzenia.

Zgodnie z art. 2 ust. 1 rozporządzenia zwalnia się z obowiązku prowadzenia ewidencji w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do 31 grudnia 2027 roku, czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia. Zawiera on:

1. Czynności zwolnione z obowiązku prowadzenia ewidencji.
2. Sprzedaż dotyczącą szczególnych czynności.

Biorąc pod uwagę zwolnienie z kasy fiskalnej, to zgodnie z II częścią załącznika w poz. 41 dotyczy ono sytuacji, w której: dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).

Ograniczenia i wyjątki – kiedy sklep internetowy NIE może skorzystać ze zwolnienia?

Aby ustalić prawo do zwolnienia z kasy fiskalnej, w pierwszej kolejności należy zweryfikować, czy sprzedawane w sklepie internetowym towary nie zostały wskazane w art. 4 rozporządzenia. Zgodnie z tym przepisem zwolnień nie stosuje się w przypadku m.in. 

• komputerów stacjonarnych i przenośnych, w tym laptopów i tabletów, oraz urządzeń peryferyjnych do nich, konsol do gier, części do komputerów i konsol,
• wyrobów elektronicznych, w tym odbiorników telewizyjnych i radiowych, gramofonów, głośników, telefonów, w tym smartfonów, smartwatchów, anten, wyświetlaczy, monitorów, aparatów do zapisu lub odtwarzania obrazu i dźwięku, nawigacji, urządzeń pamięci trwałej, taśm, dysków, urządzeń alarmowych,
• wyrobów optycznych, w tym lornetek, lunet, rzutników,
• sprzętu fotograficznego, w tym cyfrowych i konwencjonalnych aparatów fotograficznych, soczewek, obiektywów, kamer, projektorów filmowych,
• zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych,
• perfum i wód toaletowych (CN 3303 00 10, 3303 00 90), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów.

Kiedy warunki zwolnienia z kasy fiskalnej dla sprzedaży w systemie wysyłkowym są spełnione?

Warunki zwolnienia z obowiązku stosowania kasy fiskalnej w przypadku sprzedaży towarów w systemie wysyłkowym są ściśle określone. Jeżeli towary objęte dostawą w systemie wysyłkowym w ramach prowadzonego sklepu internetowego nie zostały wskazane w art. 4 do rozporządzenia, to zwolnienie z tego obowiązku jest możliwe przy spełnieniu warunków z poz. 41 załącznika do rozporządzenia. 

Aby sklep internetowy nie musiał stosować kasy fiskalnej, muszą być spełnione oba wymogi jednocześnie, czyli:

1. Sprzedawca musi otrzymać zapłatę za wykonaną czynność w całości za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem).
2. Ewidencja i dowody dokumentujące zapłatę muszą jednoznacznie wskazywać, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).

W praktyce oznacza to, że sklep musi mieć dowody potwierdzające:

• za jaki towar dokonano zapłaty,
• kto dokonał płatności (dane nabywcy, w tym adres).

Najczęściej odbywa się to poprzez:

• numer zamówienia,
• dane klienta zapisane w systemie sklepu,
• powiązanie przelewu z zamówieniem.

Bez znaczenia pozostaje czy klient zapłaci tradycyjnym przelewem, szybkim przelewem online czy BLIK-iem. Istotne jest wyłącznie to, aby środki wpłynęły na rachunek bankowy podatnika, a z posiadanej ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę wynikało w sposób jednoznaczny, jakiej transakcji dotyczy wpłata. 

Zwróćmy uwagę, że w przepisie definiującym zwolnienie dostaw towarów w systemie wysyłkowym wskazano pocztę lub przesyłki kurierskie. Jest to bardzo ważny zapis, który może być mylnie interpretowany przez część przedsiębiorców prowadzących sklepy internetowe. 

Co istotne, w przypadku sprzedaży towarów i ich wysyłki za pomocą innej firmy świadczącej usługi logistyczno-transportowe nie są spełnione warunki umożliwiające zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania na kasie rejestrującej tej sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej na podstawie art. 2 ust. 1 rozporządzenia w zw. z poz. 41 załącznika do rozporządzenia, a mianowicie nie jest spełniony warunek dostawy towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi).

W konsekwencji oznacza to, że sklep internetowy nie skorzysta ze zwolnienia, jeśli:

• samodzielnie dowozi towar do klienta,
• dostarcza towar do nabywcy za pośrednictwem innych firm transportowych, spedycyjnych lub przewozowych.

Stanowisko to zostało potwierdzone w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 25.01.2024 roku (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.646.2023.2.JG). Wskazano w niej, że:

Przykład 1.

Pan Jacek prowadzi sklep internetowy EcoGift, w którym sprzedaje ekologiczne zestawy prezentowe dla klientów indywidualnych. Sprzedawane towary nie zostały wyszczególnione w art. 4 do rozporządzenia. Cała sprzedaż odbywa się przez stronę internetową, a klienci – osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej – dokonują płatności wyłącznie online: przelewem bankowym, szybkim przelewem lub BLIK-iem. Wszystkie wpłaty wpływają bezpośrednio na rachunek bankowy pana Jacka. Sklep wysyła swoje produkty wyłącznie za pośrednictwem firm kurierskich. 

System sprzedażowy przypisuje każdą płatność do konkretnego zamówienia i klienta, dzięki czemu z ewidencji jednoznacznie wynika, jakiej czynności dotyczyła dana wpłata. System wskazuje numer zamówienia, dane klienta oraz listę zakupionych produktów. 

Pan Jacek zastanawia się, czy musi mieć kasę fiskalną, czy też może korzystać ze zwolnienia dla sprzedaży wysyłkowej.

Może on skorzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej, ponieważ:

• dostarcza towary wyłącznie w systemie wysyłkowym (przesyłkami kurierskimi),
• otrzymuje wszystkie zapłaty w całości na rachunek bankowy,
• ewidencja płatności pozwala jednoznacznie ustalić, jakiej czynności dotyczy wpłata i na czyją rzecz została dokonana.

W konsekwencji sklep internetowy nie ma obowiązku stosowania kasy fiskalnej w związku ze sprzedażą dokonywaną na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i z powodzeniem może korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej do 31 grudnia 2027 roku na mocy art. 2 ust. 1 rozporządzenia w powiązaniu z poz. 41 załącznika do rozporządzenia.

Podsumowując, sklep internetowy może korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej, jeśli sprzedawane towary nie znajdują się w katalogu wyłączeń z art. 4 rozporządzenia oraz gdy spełnione są wszystkie warunki określone w poz. 41 załącznika. Oznacza to, że zapłata za towary w całości trafiła na rachunek bankowy podatnika, a z ewidencji i dowodów zapłaty jednoznacznie wynika, jakiej czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana. 

Zwolnienie przysługuje wyłącznie przy dostawie towarów w systemie wysyłkowym, tj. pocztą lub przesyłkami kurierskimi. Jeżeli sklep samodzielnie dowozi towary lub korzysta z innych firm logistyczno-transportowych, zwolnienie nie ma zastosowania. Spełnienie warunków z rozporządzenia pozwala sklepowi internetowemu prowadzić sprzedaż bez użycia kasy fiskalnej do 31 grudnia 2027 roku.