Rejestry VAT to druga podstawowa forma ewidencji, obok księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji przychodów, którą obligatoryjnie muszą prowadzić czynni podatnicy podatku od towarów i usług. Mają oni obowiązek ujmować w ewidencji prowadzonej dla celów VAT sprzedaż oraz wydatki, od których przysługuje odliczenie VAT udokumentowane fakturami. Zapisy w KPiR i Rejestrze sprzedaży mogą się różnić. Nie każdy bowiem wydatek i nie każda sprzedaż będzie podlegała podwójnej ewidencji. Rejestr sprzedaży i zakupu VAT stanowi podstawę do prawidłowego rozliczenia podatku od towarów i usług.
Pobierz darmowy wzór Rejestru sprzedaży i zakupów VAT w dwóch formatach: PDF i DOCX
Rejestr sprzedaży i zakupów VAT - w jakim celu?
Rejestry VAT czynni podatnicy prowadzą w celu rozliczenia podatku od towarów i usług, a przede wszystkim prawidłowego sporządzenia deklaracji VAT. Wobec tego powinien on zawierać zapisy na podstawie wystawianych dokumentów sprzedaży podlegającej opodatkowaniu (w tym zwolnionej na podstawie zapisów szczególnych w ustawie) oraz otrzymanych dokumentów kosztowych, które dają prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego.
Jakie dokumenty stanowią podstawę zapisów w rejestrze sprzedaży VAT?
W rejestrze sprzedaży VAT podstawą zapisów mogą być:
-
faktury VAT, VAT RR, VAT marża, faktury zaliczkowe;
-
raporty okresowe z kas fiskalnych;
-
inne dokumenty (w wyjątkowych okolicznościach) - jeżeli przedsiębiorca jest zobowiązany do wykazania VAT należnego, a przepisy nie nakładają obowiązku wystawienia faktury VAT (np. przekazanie towaru na potrzeby własne, od którego odliczono VAT); w określonych sytuacjach postawą zapisów są także paragony.
| Uwaga! Obecnie nie każdy dokument jest fakturą. Aby został on uznany za fakturę, musi posiadać dane, które wymaga ustawa. |
Jakie dokumenty stanowią podstawę zapisów w rejestrze zakupów VAT?
Podstawą zapisów w rejestrze zakupów VAT są przede wszystkim:
-
faktury VAT, VAT RR, VAT marża, faktury zaliczkowe;
-
w określonych sytuacjach paragony (pod warunkiem że zawierają niezbędne dane);
-
inne dokumenty, np. dokumenty celne.
Jakich faktur nie trzeba ujmować w rejestrze zakupów VAT?
W rejestrze zakupu VAT w myśl przepisów nie należy ujmować wydatków, które związane są z:
-
czynnościami zwolnionymi z opodatkowania (np. zakup znaczków pocztowych),
-
czynnościami nieopodatkowanymi (np. opłata skarbowa),
-
czynnościami, od których nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego (np. zakup usług noclegowych lub gastronomicznych).
Zgodnie z regulacjami faktury, od których nie przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, nie wpływają na obniżenie kwoty podatku należnego i w konsekwencji na rozliczenie z urzędem skarbowym. Tego rodzaju faktury mogą zostać uwzględnione wyłącznie w księdze przychodów i rozchodów pod warunkiem, ze spełniają wymogi art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.
Jakie elementy powinien zawierać rejestr sprzedaży i zakupów VAT?
Ewidencja VAT zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług powinna zawierać m.in.:
-
kwoty określone w art. 90,
-
dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania,
-
wysokość podatku należnego,
-
kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz
- kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu.
