Poradnik Przedsiębiorcy

Rejestr sprzedaży i zakupów VAT - wzór z szerokim omówieniem

Rejestry VAT to druga podstawowa forma ewidencji, obok księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji przychodów, którą obligatoryjnie muszą prowadzić czynni podatnicy podatku od towarów i usług. Mają oni obowiązek ujmować w ewidencji prowadzonej dla celów VAT sprzedaż oraz wydatki, od których przysługuje odliczenie VAT udokumentowane fakturami. Zapisy w KPiR i Rejestrze sprzedaży mogą się różnić. Nie każdy bowiem wydatek i nie każda sprzedaż będzie podlegała podwójnej ewidencji. Rejestr sprzedaży i zakupu VAT stanowi podstawę do prawidłowego rozliczenia podatku od towarów i usług.

Pobierz darmowy wzór Rejestru sprzedaży i zakupów VAT w dwóch formatach: PDF i DOCX

Do pobrania:

pdf
Rejestr sprzedaży i zakupów VAT - wzór.pdf druk do ręcznego wypełnienia
docx
Rejestr sprzedaży i zakupów VAT - wzór.docx edytowanie, wydrukowanie, zapisywanie

Rejestr sprzedaży i zakupów VAT - w jakim celu?

Rejestry VAT czynni podatnicy prowadzą w celu rozliczenia podatku od towarów i usług, a przede wszystkim prawidłowego sporządzenia deklaracji VAT. Wobec tego powinien on zawierać zapisy na podstawie wystawianych dokumentów sprzedaży podlegającej opodatkowaniu (w tym zwolnionej na podstawie zapisów szczególnych w ustawie) oraz otrzymanych dokumentów kosztowych, które dają prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego.  

Jakie dokumenty stanowią podstawę zapisów w rejestrze sprzedaży VAT?

W rejestrze sprzedaży VAT podstawą zapisów mogą być:

  • faktury VAT, VAT RR, VAT marża, faktury zaliczkowe;

  • raporty okresowe z kas fiskalnych;

  • inne dokumenty (w wyjątkowych okolicznościach) - jeżeli przedsiębiorca jest zobowiązany do wykazania VAT należnego, a przepisy nie nakładają obowiązku wystawienia faktury VAT (np. przekazanie towaru na potrzeby własne, od którego odliczono VAT); w określonych sytuacjach postawą zapisów są także paragony.

Uwaga!

Obecnie nie każdy dokument jest fakturą. Aby został on uznany za fakturę, musi posiadać dane, które wymaga ustawa.

 

Jakie dokumenty stanowią podstawę zapisów w rejestrze zakupów VAT?

Podstawą zapisów w rejestrze zakupów VAT są przede wszystkim:

  • faktury VAT, VAT RR, VAT marża, faktury zaliczkowe;

  • w określonych sytuacjach paragony (pod warunkiem że zawierają niezbędne dane);

  • inne dokumenty, np. dokumenty celne.

Jakich faktur nie trzeba ujmować w rejestrze zakupów VAT?

W rejestrze zakupu VAT w myśl przepisów nie należy ujmować wydatków, które związane są z:

  • czynnościami zwolnionymi z opodatkowania (np. zakup znaczków pocztowych),

  • czynnościami nieopodatkowanymi (np. opłata skarbowa),

  • czynnościami, od których nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego (np. zakup usług noclegowych lub gastronomicznych).

Zgodnie z regulacjami faktury, od których nie przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, nie wpływają na obniżenie kwoty podatku należnego i w konsekwencji na rozliczenie z urzędem skarbowym. Tego rodzaju faktury mogą zostać uwzględnione wyłącznie w księdze przychodów i rozchodów pod warunkiem, ze spełniają wymogi art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

Jakie elementy powinien zawierać rejestr sprzedaży i zakupów VAT?

Ewidencja VAT zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług powinna zawierać m.in.:

  • kwoty określone w art. 90,

  • dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania,

  • wysokość podatku należnego,

  • kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz

  • kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu.