Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podlega ścisłym ograniczeniom w każdym roku kalendarzowym. Po przekroczeniu ustawowego limitu płatnik ma obowiązek zaprzestać naliczania oraz przekazywania składek do ZUS. W artykule wyjaśniamy, jakie są skutki błędnego zawiadomienia w sprawie przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek oraz kto ponosi odpowiedzialność w przypadku powstania zaległości z tego tytułu.
Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – obowiązujące przepisy oraz podstawowe informacje
Podleganie ubezpieczeniom społecznym oraz zasady obowiązujące w odniesieniu do ustalania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe unormowano w Ustawie z 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa o SUS). Zadania w powyższym zakresie wykonują w szczególności Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) i płatnicy składek.
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób fizycznych, które na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej są pracownikami, osobami wykonującymi pracę nakładczą lub członkami rolniczych spółdzielni produkcyjnych i spółdzielni kółek rolniczych stanowią między innymi:
- przychody w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu: zatrudnienia w ramach stosunku pracy, pracy nakładczej, służby, prowadzenia pozarolniczej działalności oraz umowy agencyjnej,
- przychody z tytułu pracy w spółdzielni i z tytułu wytwarzania na jej rzecz produktów rolnych.
W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe uwzględnia się również przychód z umowy agencyjnej, umowy zlecenia, umowy o dzieło lub innej umowy o świadczenie usług. Zasada ta dotyczy osób, które taką umowę zawarły z pracodawcą, z którym pozostają w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach tej umowy wykonują pracę na jego rzecz. Chodzi o umowy, do których zgodnie z Ustawą z 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny (dalej: kc) stosuje się przepisy dotyczące zlecenia albo umowy o dzieło.
Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – limit w 2026 roku
Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy o SUS roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób podlegających obowiązkowym i dobrowolnym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym w danym roku kalendarzowym nie może być wyższa od kwoty odpowiadającej trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej, ustawie o prowizorium budżetowym lub ich projektach, jeżeli odpowiednie ustawy nie zostały uchwalone.
Jeżeli nie występują podstawy wskazane w art. 19 ust. 1 ustawy o SUS, aby ustalić przeciętne prognozowane wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, wynagrodzenie to ustala się na podstawie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z trzeciego kwartału roku poprzedniego.
Roczne ograniczenie oskładkowania dotyczy składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, ma także zastosowanie do składek na Fundusz Emerytur Pomostowych, jak bowiem wynika z art. 36 ust. 3 ustawy z 19 grudnia 2008 roku o emeryturach pomostowych – przy ustalaniu podstawy wymiaru składki na wspomniany Fundusz stosuje się ograniczenie, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy o SUS.
Jednocześnie roczny limit podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie ma zastosowania do:
- składki na ubezpieczenie chorobowe,
- składki wypadkowej,
- składki zdrowotnej, a także
- składek na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Solidarnościowy.
Powyższa kwota została ogłoszona w Obwieszczeniu MRPiPS z 19 listopada 2025 roku w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2026 oraz przyjętej do jej ustalenia kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia.
Podmioty obowiązane do kontroli kwoty rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe
Do osiągnięcia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (282 600 zł w 2026 roku) składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oblicza się i przekazuje do ZUS od podstawy wymiaru ustalonej zgodnie z art. 18 ustawy o SUS. Od nadwyżki ponad kwotę wskazanego limitu nie pobiera się natomiast składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Przykład 1.
Ubezpieczony pracuje na stanowisku szefa działu badawczo-rozwojowego w firmie i osiąga z tego tytułu zarobki, które spowodują przekroczenie rocznej podstawy składek. Jest to jedyny tytuł do ubezpieczeń tej osoby. W takiej sytuacji płatnik składek oblicza i przekazuje składki do ZUS za ubezpieczonego. Po przekroczeniu rocznego limitu płatnik zobowiązany jest zaprzestać tych rozliczeń.
Obowiązek kontroli, czy nie doszło do przekroczenia limitu oskładkowania, należy zatem do płatnika, jeżeli tylko on odprowadza składki za osobę ubezpieczoną.
Zupełnie inaczej będzie w przypadku, gdy do opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zobowiązany będzie więcej niż jeden płatnik składek.
Przykład 2.
W odniesieniu do ubezpieczonego do opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest zobowiązany więcej niż jeden płatnik składek. W takiej sytuacji ubezpieczony musi zawiadomić wszystkich płatników o przekroczeniu kwoty rocznej podstawy wymiaru składek. Za skutki błędnego zawiadomienia powodującego nieopłacenie należnych składek odpowiada ubezpieczony.
Oznacza to zatem, że w przypadku więcej niż jednego płatnika składek obowiązek powiadomienia o przekroczeniu rocznego limitu oskładkowania wszystkich płatników spoczywa na ubezpieczonym. Odpowiedzialność za skutki błędnego zawiadomienia ponosi również ubezpieczony.
Konsekwencje błędnego zawiadomienia o przekroczeniu, czyli roczna podstawa wymiaru składek
Jak już wspomnieliśmy, za skutki błędnego zawiadomienia powodującego nieopłacenie należnych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe odpowiada ubezpieczony – art. 19 ust. 6 ustawy o SUS nie pozostawia w tym zakresie żadnych wątpliwości. Jest to równoznaczne dla ubezpieczonego z określonymi konsekwencjami finansowymi.
Przykład 3.
Do opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ubezpieczonego zobowiązany jest więcej niż jeden płatnik. Każdego z nich ubezpieczony musi powiadomić o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru. Jeżeli złożone przez niego oświadczenie będzie błędne i powstanie z tego tytułu zadłużenie w zakresie opłacania składek emerytalno-rentowych, to właśnie ubezpieczony ma obowiązek spłacenia całości zadłużenia.
W omawianych okolicznościach obowiązek spłaty zaległości składkowych spoczywa wyłącznie na ubezpieczonym – nie może być nim obciążony płatnik, co jednoznacznie wynika z powołanych przepisów ustawy o SUS.
Uregulowanie nieopłaconych składek dotyczy zarówno części finansowanej przez ubezpieczonego, jak i części finansowanej ze środków płatnika, wraz z odsetkami za zwłokę.
W wypadku błędnego zawiadomienia powodującego nieopłacenie należnych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe płatnicy składek powinni przekazać do ZUS skorygowane dokumenty rozliczeniowe, składki rozliczono bowiem od zaniżonej podstawy oskładkowania.
Korekty w tym zakresie będą dotyczyć formularza ZUS DRA (deklaracji rozliczeniowej) oraz raportu ZUS RCA (imiennego raportu miesięcznego o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach), w którym należy wykazać składki obliczone od właściwej podstawy wymiaru.
Podsumowanie
Płatnik składek powinien zaprzestać obliczać i przekazywać składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe po przekroczeniu przez ubezpieczonego kwoty rocznej podstawy wymiaru składek. W takim przypadku płatnik kontroluje, czy nie doszło do przekroczenia limitu oskładkowania. Jeżeli do opłacania ww. składek jest zobowiązany więcej niż jeden płatnik składek, ubezpieczony musi zawiadomić wszystkich płatników o przekroczeniu kwoty rocznej podstawy. Błędne powiadomienie płatników o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru skutkujące nieopłaceniem składek w prawidłowej wysokości jest równoznaczne dla ubezpieczonego z określonymi konsekwencjami finansowymi.
