W postępowaniach administracyjnych i sądowych, gdy chcemy działać przez reprezentanta, niezbędne jest przygotowanie odpowiedniego dokumentu, co w niemal każdym przypadku wiąże się z obowiązkiem uiszczenia daniny. Często pojawia się pytanie, czy opłata skarbowa od pełnomocnictwa jest wymagana również w specyficznych sytuacjach, takich jak zgłoszenie wierzytelności. Choć kwota ta jest zazwyczaj niewielka, konieczność weryfikacji właściwego urzędu, wykonania przelewu i dołączenia potwierdzenia do dokumentacji procesowej potrafi skomplikować życie przedsiębiorcy oraz pełnomocnika.
W postępowaniach administracyjnych i sądowych wszędzie tam, gdzie chcemy działać przez reprezentanta, należy przygotować odpowiednie pełnomocnictwo. To z kolei w niemal każdym wypadku wiążę się z obowiązkiem dokonania opłaty. Mimo że jest to niewielka kwota, to potrafi mocno komplikować życie. Trzeba sprawdzić właściwy urząd oraz numer rachunku do wpłaty, dokonać przelewu, a następnie jeszcze dołączyć potwierdzenie do samego dokumentu pełnomocnictwa.
Opłata skarbowa od pełnomocnictwa w postępowaniu upadłościowym do tej pory budziła pewne kontrowersje i powodowała wątpliwości praktyczne. Wynika to przede wszystkim ze specyfiki tego postępowania, w którym obok sądu upadłościowego i sędziego-komisarza istotne dla sprawy kompetencje ma syndyk. Nie bez znaczenia jest również sposób zgłaszania wierzytelności – dokonujemy tego za pośrednictwem portalu teleinformatycznego – Krajowego Rejestru Zadłużonych (KRZ). Problem ten został jednak wyraźnie oceniony w najnowszym wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 17 kwietnia 2026 roku (sygn. akt: III FSK 1253/25). NSA przyjął, że złożenie pełnomocnictwa przy zgłoszeniu wierzytelności w postępowaniu upadłościowym podlega opłacie skarbowej. Stanowisko to będzie miało przełożenie na praktyczne działanie zarówno pełnomocników reprezentujących wierzycieli, jak i innych uczestników postępowania, w tym syndyków.
Zamiast: Kiedy pełnomocnictwo podlega opłacie skarbowej?
Kluczowa dla omawianej kwestii jest ustawa o opłacie skarbowej. Zgodnie z art. 1 ust. 1 pkt 2 tej ustawy opłacie podlega złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpisu, wypisu lub kopii – w sprawie z zakresu administracji publicznej lub w postępowaniu sądowym.
Obłożone daniną nie jest zatem samo udzielenie pełnomocnictwa, a złożenie tego dokumentu w postępowaniu prowadzonym przed organami państwowymi lub sądem (administracyjnym, powszechnym, Najwyższym itd.). Przepis art. 6 ust. 1 pkt 4 ustawy przewiduje, że obowiązek zapłaty powstaje z chwilą złożenia dokumentu w organie administracji publicznej, sądzie albo podmiocie wykonującym zadania z zakresu administracji publicznej.
Jak możemy odczytać z części IV załącznika do ustawy, stawka opłaty skarbowej od dokumentu pełnomocnictwa oraz prokury wynosi 17 zł od każdego stosunku pełnomocnictwa. Załącznik przewiduje też zwolnienia – m.in. dla pełnomocnictw udzielonych małżonkowi, wstępnym, zstępnym lub rodzeństwu.
Pełnomocnictwo składane do sądu upadłościowego
W przypadku pełnomocnictwa składanego bezpośrednio do sądu upadłościowego sytuacja jest stosunkowo prosta. Postępowanie to jest postępowaniem sądowym. Zgodnie z art. 18 Prawa upadłościowego sprawy o ogłoszenie upadłości rozpoznaje sąd upadłościowy, którym jest sąd rejonowy – sąd gospodarczy. Po ogłoszeniu upadłości właściwe postępowanie upadłościowe również pozostaje postępowaniem sądowym.
Jeśli zatem pełnomocnik składa w sądzie dokument potwierdzający udzielenie mu pełnomocnictwa, to zasadniczo powinien dokonać opłaty skarbowej w kwocie 17 zł. Dotyczy to przykładowo pełnomocnictwa składanego do wniosku o ogłoszenie upadłości, środka zaskarżenia czy innego pisma procesowego kierowanego bezpośrednio do sądu.
Analogiczne zasady stosujemy do pełnomocnictw składanych w związku z czynnościami należącymi do kompetencji sędziego-komisarza. Sędzia-komisarz jest organem sądowym prowadzącym postępowania upadłościowe, a czynności podejmowane przed nim pozostają częścią postępowania sądowego.
Wątpliwości pojawiają się dopiero wówczas, gdy dokument pełnomocnictwa nie jest składany bezpośrednio przed sądem, lecz przed syndykiem.
Na: Kiedy opłata skarbowa od pełnomocnictwa jest wymagana?
Syndyk w postępowaniu upadłościowym pełni funkcję, którą ciężko przełożyć w jakikolwiek sposób na inne procedury. Nie jest sądem ani organem administracyjnym. Wykonuje jednak czynności prawne związane z prowadzeniem postępowania, w tym te dotyczące zarządzania masą upadłości oraz ustalania kręgu wierzycieli uczestniczących w postępowaniu. To właśnie ten charakter działalności syndyka stał się źródłem rozbieżności interpretacyjnych w zakresie opłaty skarbowej.
Sądy administracyjne I instancji uznawały, że pełnomocnictwo składane syndykowi nie podlega opłacie skarbowej, uchylając interpretacje prezydentów miast, którzy stali na stanowisku przeciwnym. Argumentowano to tym, że syndyk nie jest sądem, organem administracji publicznej ani podmiotem wykonującym zadania z zakresu administracji publicznej. Zatem jeśli art. 1 ust. 1 pkt 2 ustawy o opłacie skarbowej wiąże obowiązek z postępowaniem sądowym, a art. 6 ust. 1 pkt 4 z miejscem złożenia dokumentu, to pełnomocnictwo składane syndykowi nie spełnia warunków ustawowych do powstania obowiązku podatkowego w postaci opłaty skarbowej.
Naczelny Sąd Administracyjny przyjął jednak inną wykładnię
Do wyżej omawianej kwestii odniósł się niedawno Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 17 kwietnia 2026 roku (sygn. akt: III FSK 1253/25), w którym uchylił korzystny dla podatnika wyrok WSA w Gdańsku i przyjął wykładnię odmienną od dotychczasowej linii sądów I instancji.
Jeszcze przed samym stanowiskiem NSA warto krótko opisać, w jakiej sytuacji syndyk przyjmuje pełnomocnictwa. Otóż zgodnie z art. 236 Prawa upadłościowego wierzyciel, który chce uczestniczyć w podziale funduszów masy upadłości, powinien zgłosić swoją wierzytelność w postępowaniu upadłościowym. Zgłoszenie kierowane jest do syndyka. Problem polega na tym, że akta sprawy prowadzone są w KRZ przez samego syndyka (a nie sąd). Uznać zatem można, że czynność ta jest dokonywana przed syndykiem, a nie przed sądem, przez co opłata skarbowa byłaby nienależna.
W uzasadnieniu wyroku NSA wskazał jednak, że postępowanie upadłościowe jest postępowaniem sądowym, a zgłoszenie wierzytelności stanowi formę sądowego dochodzenia roszczeń. To, że ustawodawca powierzył syndykowi przyjmowanie i weryfikowanie zgłoszeń, nie oznacza, że powstało odrębne postępowanie prowadzone przed syndykiem. Zgłoszenie wierzytelności pozostaje elementem postępowania upadłościowego prowadzonego przed sądem.
Jak wskazał NSA, tej kluczowej dla rozpoznawanej sprawy kwestii nie zmienia wprowadzony przez ustawodawcę podział kompetencji pomiędzy różne podmioty prowadzące postępowanie upadłościowego, do których należą:
- Sędzia komisarz, który wykonuje czynności postępowania upadłościowego, z wyjątkiem czynności, dla których właściwy jest sąd. Sędzia komisarz kieruje tokiem postępowania upadłościowego, sprawując także nadzór nad czynnościami syndyka.
- Syndyk, którego wyznacza i odwołuje sąd. Do obowiązków syndyka należy m.in. objęcie majątku upadłego, zarządzanie tym majątkiem i zabezpieczenie go przed zniszczeniem. Syndyk wstępuje w miejsce upadłego do postępowań sądowych i administracyjnych. Wykonuje też obowiązki sprawozdawcze ciążące na upadłym. Wreszcie syndyk przyjmuje i weryfikuje zgłoszenia wierzytelności oraz sporządza ich listę.
Sąd podkreślił, że postępowanie upadłościowe ma charakter sądowy, a zgłoszenie wierzytelności stanowi co do zasady warunek dochodzenia przez wierzyciela ochrony przysługujących mu praw w jego ramach. Czynność ta pełni funkcję zbliżoną do wytoczenia powództwa w postępowaniu cywilnym, ponieważ umożliwia wierzycielowi formalne uczestnictwo w postępowaniu oraz ustalenie i uwzględnienie jego wierzytelności.
Samo istnienie wierzytelności nie powoduje jeszcze automatycznego uzyskania przez wierzyciela statusu uczestnika postępowania upadłościowego. Konieczne jest jej zgłoszenie w sposób przewidziany w przepisach Prawa upadłościowego. Potwierdził to zresztą Sąd Najwyższy w wyroku z 7 kwietnia 2017 roku (sygn. akt: V CSK 519/16), wskazując na konieczność zgłoszenia wierzytelności właściwemu organowi postępowania w celu jej ustalenia.
Zgłoszenie wierzytelności, o którym mowa w art. 236 Prawa upadłościowego, należy zatem traktować jako szczególną formę dochodzenia roszczenia w ramach postępowania sądowego. Fakt, że zgłoszenie jest kierowane do syndyka, wynika przede wszystkim z przyjętego przez ustawodawcę modelu organizacji postępowania i ma służyć jego sprawniejszemu prowadzeniu. Nie oznacza to jednak, że zgłoszenie wierzytelności rozpoczyna odrębne postępowanie prowadzone przed syndykiem. Syndyk wykonuje w tym zakresie ustawowo określone kompetencje, lecz pozostają one elementem postępowania upadłościowego prowadzonego przed sądem. Innymi słowy, skierowanie zgłoszenia do syndyka ma charakter techniczno-organizacyjny i nie zmienia sądowego charakteru całego postępowania upadłościowego.
W konsekwencji NSA uznał, że złożenie pełnomocnictwa wraz ze zgłoszeniem wierzytelności jest złożeniem dokumentu w postępowaniu sądowym i podlega opłacie skarbowej 17 zł.
System KRZ nie zmienia charakteru postępowania
Elektronizacja postępowania upadłościowego dodatkowo komplikuje ocenę. Zgłoszenie wierzytelności co do zasady nie jest składane w formie papierowej w sądzie – wierzyciel lub pełnomocnik korzysta z Krajowego Rejestru Zadłużonych.
Naczelny Sąd Administracyjny podkreślił jednak, że nie oznacza to, że zgłoszenie wierzytelności przestaje być czynnością procesową. KRZ jest systemem teleinformatycznym służącym do obsługi postępowań określonych w przepisach dotyczących niewypłacalności. Sam fakt wykorzystania systemu informatycznego nie powoduje powstania odrębnego, pozasądowego postępowania. Pismo wniesione za jego pośrednictwem jest elementem akt postępowania.
Po wyroku NSA pełnomocnik zgłaszający wierzytelność przez KRZ powinien uiścić 17 zł opłaty skarbowej od każdego stosunku pełnomocnictwa na rachunek gminy właściwej ze względu na miejsce złożenia dokumentu, dołączyć dowód zapłaty do zgłoszenia oraz pamiętać, że obowiązek powstaje z chwilą złożenia dokumentu (art. 6 ust. 1 pkt 4). Pełnomocnictwa złożone wcześniej bez opłaty mogą stać się przedmiotem postępowań organów podatkowych.
