Wielu przedsiębiorców błędnie kojarzy możliwość uzyskania zwrotu składki zdrowotnej wyłącznie z rocznym rozliczeniem. W praktyce istnieje jednak znacznie szybsza ścieżka odzyskania pieniędzy, jeśli nadpłata składki zdrowotnej powstała z przyczyn bieżących. ZUS przewiduje odpowiednie procedury, które pozwalają przedsiębiorcy wystąpić o zwrot nadpłaconych środków bez konieczności czekania na zakończenie roku składkowego. W jakich sytuacjach jest to możliwe?
Przedsiębiorcy podlegają ubezpieczeniu zdrowotnemu
Wszystkie osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które rozliczają się podatkiem liniowym, ryczałtem ewidencjonowanym albo według skali podatkowej, podlegają obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu.
Poza tym na mocy art. 81 ust. 1 Ustawy z 27 sierpnia 2004 roku o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (dalej: ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej) ww. osoby fizyczne mają obowiązek złożenia rocznego rozliczenia składki zdrowotnej.
Wynikiem tego rozliczenia może być nadpłata albo niedopłata rocznej składki zdrowotnej.
A co, jeśli nadpłata składki zdrowotnej nie wynika z rocznego rozliczenia składki zdrowotnej?
Nadpłata składki zdrowotnej
Nadpłata składki zdrowotnej z rocznego rozliczenia i ta wynikająca z bieżących (zaległych) rozliczeń to dwa odrębne tryby postępowań w zakresie ich zwrotu, choć w niektórych aspektach czynności ubiegania się i rozliczenia nadpłat są ze sobą zbieżne.
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej:
- wykonywane jest po zakończeniu roku składkowego,
- pozwala ustalić, czy składka została prawidłowo ustalona i zapłacona w prawidłowej wysokości,
- ewentualny zwrot następuje po złożeniu wniosku RZS-R w terminie wskazanym przez ZUS.
Wniosek o zwrot z tytułu nadpłaty bieżącej, zaległej składki zdrowotnej:
- dotyczy zwykłej nadpłaty na koncie płatnika,
- wniosek RZS-P może zostać złożony w dowolnym momencie po powstaniu nadpłaty,
- nie jest związany z rocznym rozliczeniem składki zdrowotnej.
To oznacza, że przedsiębiorca nie musi czekać do zakończenia roku, jeśli nadpłata powstała wcześniej.
Przedsiębiorca może pozostawić nadpłatę na koncie ZUS, wówczas zostanie ona rozliczona na poczet zaległości (od najstarszej) albo aktualnych (przyszłych) zobowiązań w składkach ZUS.
Wniosek RZS-P
Wniosek RZS-P pozwala ubiegać się o zwrot nadpłaty składek znajdujących się na koncie płatnika w ZUS. Może obejmować również nadpłatę składki zdrowotnej, jeżeli nie wynika ona z rocznego rozliczenia.
Bieżąca nadpłata składki zdrowotnej może powstać wskutek:
- sporządzenia korekty deklaracji ZUS,
- omyłkowej, zbyt wysokiej (np. podwójnej) wpłaty składek ZUS,
- błędnego ustalenia podstawy wymiaru i samej składki zdrowotnej,
- zapłaty składki mimo braku obowiązku jej opłacenia,
- innych przypadków.
Należy podkreślić, iż po złożeniu wniosku ZUS zweryfikuje to, czy przedsiębiorca nie ma zaległości, które powinny zostać pokryte z nadpłaty.
Jeżeli na koncie ZUS przedsiębiorcy nie ma zaległości z tytułu składek, wówczas nadpłata może zostać zwrócona na rachunek bankowy. Jeżeli występują zaległości, to ZUS pokryje je z nadpłaty i nie zwróci jej przedsiębiorcy, chyba że będzie ona większa od kwoty zaległości.
W wielu przypadkach złożenie formularza RZS-P pozwala przedsiębiorcy odzyskać nadpłacone środki dużo szybciej niż przy oczekiwaniu na roczne rozliczenie składki zdrowotnej.
Niemniej, zanim złoży on wniosek RZS-P, powinien zweryfikować, czy:
- nadpłata nie wynika z rocznego rozliczenia składki zdrowotnej,
- należy złożyć korekty deklaracji ZUS i jaki będzie skutek tych korekt,
- na koncie ZUS występują zaległości w składkach ZUS,
- dokonał zgłoszenia aktualnego numeru rachunku bankowego.
W wielu przypadkach złożenie formularza RZS-P pozwala odzyskać nadpłacone środki znacznie wcześniej niż przy oczekiwaniu na roczne rozliczenie składki zdrowotnej.
We wniosku RZS-P należy zawrzeć:
- swoje dane identyfikacyjne,
- swoje miejsce zamieszkania,
- powód wystąpienia nadpłaty,
- firmowy rachunek bankowy zgłoszony wcześniej do ZUS,
- sposób odbioru odpowiedzi na wniosek,
- datę wniosku.
Warto wpisać także numer telefonu dla ułatwienia kontaktu ZUS z przedsiębiorcą.
Termin i sposoby złożenia wniosku RZS-P
Nie ma konkretnego terminu złożenia wniosku RZS-P. Należy złożyć go po prostu niezwłocznie po tym, jak zaobserwowano powstanie nadpłaty.
Jeżeli nadpłata wynika z błędów w dokumentach rozliczeniowych ZUS, przedsiębiorca wpierw musi przesłać ich korektę. Sam wniosek nie zastępuje korekty deklaracji.
Jeżeli mowa o sposobach przesłania wniosku RZS-P, to przedsiębiorca może go złożyć:
- przez PUE ZUS,
- osobiście w ZUS,
- listem poleconym przesłanym do ZUS.
ZUS przeanalizuje wniosek RZS-P i dokona zwrotu nadpłaty składki zdrowotnej najpóźniej po 30 dniach od daty złożenia wniosku. Złożenie w tym czasie korekty deklaracji ZUS wydłuży rozpatrzenie, ponieważ 30 dni będzie liczone od dnia złożenia do ZUS ww. korekty.
Jeżeli ZUS nie zdąży ze zwrotem nadpłaty – przedsiębiorcy będą należały się odsetki za zwłokę.
Przykład 1.
Przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowaną ryczałtem ewidencjonowanym. W deklaracji ZUS za lipiec 2026 roku składka zdrowotna wyniosła 769,43 zł. Jednakże omyłkowo wykonał dwa identyczne przelewy na tę samą kwotę.
Łączna wpłata wyniosła więc 1538,86 zł, a nadpłata 769,43 zł.
Jeżeli przedsiębiorca nie ma innych zaległości w ZUS, może złożyć RZS-P i otrzymać zwrot 769,43 zł.
Przykład 2.
Przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowaną podatkiem liniowym. W deklaracji ZUS za lipiec 2026 roku obliczył i wykazał składkę zdrowotną od dochodu wynoszącego 35 tys. zł.
Po sporządzeniu korekty okazało się, że prawidłowy dochód wyniósł 30 tys. zł.
Po korekcie składka zdrowotna zmniejszyła się o 450 zł. Na koncie ZUS pojawiła się nadpłata. Po przesłaniu korekty deklaracji ZUS za lipiec 2026 roku oraz złożeniu RZS-P może odzyskać tę kwotę, jeśli nie zostanie ona zaliczona na poczet innych zobowiązań.
Przykład 3.
Przedsiębiorca dokonał likwidacji działalności gospodarczej z końcem lipca. Przez stałe zlecenie bankowe opłacił jeszcze składkę zdrowotną za lipiec w wysokości 911,80 zł.
Ponieważ obowiązek opłacenia składki już nie istniał, na jego koncie powstała nadpłata.
Po wyjaśnieniu sytuacji w ZUS i złożeniu RZS-P może otrzymać zwrot wpłaconych środków.
Przychód z działalności gospodarczej
Zgodnie z art. 14 ust. 1 Ustawy z 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychód z działalności uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont.
U czynnych podatników VAT sprzedających towary i usługi opodatkowane tym podatkiem przychodem z działalności jest przychód z tej sprzedaży pomniejszony o należny podatek.
Natomiast datą powstania przychodu jest dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania, w tym częściowego, usługi, niepóźniej niż dzień:
- wystawienia faktury albo
- uregulowania należności.
Na gruncie opodatkowania powstałego przychodu z działalności liczy się zdarzenie, które wystąpiło jako pierwsze.
Wobec tego należy zadać pytanie, czy zwrot rocznej składki zdrowotnej na konto przedsiębiorcy stanowi przychód z działalności podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych PIT?
Przede wszystkim zależy to od stosowanej formy opodatkowania.
Nadpłata składki zdrowotnej niewynikającej z rocznego rozliczenia a przychód w skali podatkowej
Jeżeli podatnik w zeszłym i w bieżącym roku stosuje skalę podatkową jako formę opodatkowania, wówczas otrzymanie zwrotu nadpłaty składki zdrowotnej nie będzie stanowiło przychodu do opodatkowania podatkiem dochodowym PIT.
W skali podatkowej podatnik nie może ani zaliczać do kosztów, ani odliczać od dochodu z działalności zapłaconej składki zdrowotnej opłacanej za siebie. Z tego względu jej zwrot jest również neutralny podatkowo.
Zupełnie odmiennie jest w przypadku rozliczania się podatkiem liniowym albo ryczałtem ewidencjonowanym.
Nadpłata składki zdrowotnej niewynikającej z rocznego rozliczenia a przychód w ryczałcie ewidencjonowanym
Jeżeli przedsiębiorca stosuje ryczałt ewidencjonowany, wówczas otrzymany zwrot nadpłaty na bieżąco opłacanej składki zdrowotnej niewynikającej z rocznego rozliczenia składki zdrowotnej nie stanowi przychodu w jego działalności gospodarczej.
Nie wymaga zatem doliczenia do przychodów z działalności i opodatkowania ryczałtem ewidencjonowanym.
Dzieje się tak, dlatego że składka ta jest nienależna do zapłaty do ZUS. Nie jest ona odliczana od przychodu w przypadku ubiegania się o zwrot, chyba że przedsiębiorca pozostawi ją na koncie ZUS celem rozliczenia z kolejnymi zobowiązaniami do zapłaty w składkach ZUS (odliczenia od przychodu kolejnych składek ZUS w kolejnych miesiącach – odliczenie należy przeprowadzić w miesiącu, w którym ZUS potrąci nadpłatę na poczet kolejnych składek ZUS).
Jeżeli jednak zostaje ona zwrócona, wówczas nie podlega odliczeniu od przychodu z działalności. Skutkiem tego jest neutralność podatkowa takiego zwrotu.
W sytuacji nieodliczenia nadpłaty bieżącej składki zdrowotnej i zwrotu tej nadpłaty przedsiębiorca nie dolicza zatem tego zwrotu do przychodów z działalności gospodarczej ani:
- w miesiącu otrzymania zwrotu,
- w zeznaniu rocznym PIT-28 za rok zwrotu.
Nadpłata składki zdrowotnej niewynikającej z rocznego rozliczenia a przychód w podatku liniowym
Jeżeli podatnik w zeszłym roku i w bieżącym roku stosuje podatek liniowy jako formę opodatkowania, wówczas każde otrzymanie zwrotu nadpłaty składki zdrowotnej niewynikającej z rocznego rozliczenia będzie musiał odpowiednio zweryfikować.
Zwrot ten może nie wymagać korekty kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia dochodu w przypadku, gdy składka zdrowotna była uprzednio odliczona.
Jeśli zapłacone w trakcie roku składki zdrowotne były ujmowane w kosztach uzyskania przychodów, wówczas otrzymany zwrot nadpłaty składki zdrowotnej z ZUS wymaga zmniejszenia tych kosztów poprzez ujęcie kwoty nadpłaty in minus w pozostałych wydatkach w PKPiR na bieżąco, czyli w dniu (miesiącu), w którym wpłynął zwrot na konto przedsiębiorcy.
Natomiast, gdy składki zdrowotne były odliczane od dochodu z działalności, wówczas zwrot nadpłaty składki zdrowotnej z ZUS przedsiębiorca dolicza do dochodu z działalności do opodatkowania w zeznaniu rocznym PIT-36L za rok, w którym wpłynął zwrot tej nadpłaty.
Opodatkowanie otrzymanego zwrotu rocznej składki zdrowotnej zależy od stosowanej formy opodatkowania w poprzednim roku i w roku bieżącym. Znajomość tych zasad pozwoli przedsiębiorcy ustalić, czy otrzymany zwrot nadpłaty rocznej składki zdrowotnej będzie podlegał opodatkowaniu podatkiem dochodowym i czy należy go doliczyć do przychodu w ryczałcie albo do dochodu w podatku liniowym w składanym zeznaniu rocznym za rok otrzymania tego zwrotu.
