Awaria KSeF a data otrzymania faktury – jak ustalić?

Poprawne ustalenie okresu rozliczeniowego, w ramach którego podatnik może odliczyć podatek naliczony, wymaga doskonałej znajomości przepisów o Krajowym Systemie e-Faktur. Kwestia taka jak awaria KSeF a data otrzymania faktury wyznacza zupełnie nowe reguły postępowania w obrocie gospodarczym. Warto zatem przeanalizować, w jaki sposób prawidłowo określić ten kluczowy moment w trybie awaryjnym.

Wystawianie i udostępnianie faktur w okresie trwania awarii KSeF

Zgodnie z art. 106ne ust. 1 ustawy o VAT minister właściwy do spraw finansów publicznych zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego tego ministra komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur, które wyznaczają okres trwania tej awarii. Komunikaty te są zamieszczane również za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego.

Zasady wystawiania i udostępniania faktur w okresie trwania awarii KSeF reguluje art. 106nf ustawy o VAT. W przepisie tym czytamy, że w okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 1, podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8. Faktury, o których mowa w ust. 1, udostępnia się nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

W terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii Krajowego Systemu e-Faktur, wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej awarii, podatnik jest obowiązany do przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur elektronicznych, w celu przydzielenia numerów identyfikujących te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.

W myśl art. 106nf ust. 9 ustawy o VAT za datę wystawienia faktury, o której mowa, uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, wskazaną przez podatnika na tej fakturze.

Natomiast jak stanowi art. 106nf ust. 10 ustawy za datę otrzymania faktury, o której mowa, uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. W przypadku gdy data otrzymania faktury jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru, z tym że w przypadku gdy faktura, o której mowa w ust. 1, została wystawiona na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, który uzgodnił sposób udostępnienia inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania.

Na koniec dodajmy, że w przypadku gdy faktura elektroniczna ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik:

1. na wniosek nabywcy udostępnia ponownie tę fakturę, jeżeli ponowne udostępnienie faktury następuje przed jej przesłaniem do Krajowego Systemu e-Faktur, albo
2. wystawia ponownie fakturę zgodnie z danymi zawartymi na fakturze posiadanej przez nabywcę, przy czym faktura wystawiona ponownie może zawierać datę wystawienia i wyraz „DUPLIKAT”.

Tryb awaryjny – awaria KSeF a data otrzymania faktury i odliczenie VAT

W przypadku awarii w systemie KSeF, w tym okresie – stosownie do art. 106nf ust. 1 ustawy – podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktury takie udostępnia się nabywcy faktury w sposób uzgodniony z nabywcą, co nie wyklucza możliwości udostępnienia tej faktury w sposób inny niż przy użyciu KSeF. W ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii KSeF podatnik jest obowiązany do przesłania do KSeF faktur wystawionych w trybie awaryjnym, w celu przydzielenia im numerów KSeF.

Należy wskazać, że w przypadku faktur wystawionych w trybie awaryjnym art. 106nf ust. 9 i 10 ustawy precyzują datę wystawienia oraz otrzymania faktury. Za datę wystawienia faktury uznaje się datę jej wystawienia wskazaną przez podatnika na tej fakturze.

Za datę otrzymania faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. Natomiast w przypadku gdy data otrzymania takiej faktury jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury wystawionej w czasie trwania awarii w KSeF przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru.

Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 25 marca 2026 roku (nr 0112-KDIL1-1.4012.990.2025.2.EB):

„Zatem w przypadku faktur (wystawionych w trybie awaryjnym) datą otrzymania takich faktur, a zatem momentem, w którym nabędą/będą Państwo nabywać prawo do odliczenia podatku naliczonego, jest/będzie data faktycznego otrzymania ich przez Państwa. Natomiast jeśli data otrzymania takich faktur jest/będzie późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, za datę otrzymania takich faktur wystawionych w czasie trwania awarii w KSeF przez Państwa uznaje się datę przydzielenia numeru KSeF, a zatem w takim przypadku data przydzielenia numeru w KSeF będzie również momentem, w którym nabędą/będą Państwo nabywać prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Powyżej wskazana data otrzymania faktury odnośnie wskazanego przypadku określa/będzie określać datę powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego”.

W tym miejscu przypomnijmy, że zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Natomiast na mocy art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

W rezultacie datą wystawienia faktury w trybie awaryjnym jest data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, czyli data wskazana na tej fakturze przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej e-faktury.

Natomiast data otrzymania faktury w trybie awaryjnym to:

• data jej faktycznego otrzymania przez nabywcę,
• data przydzielenia numeru KSeF – jeżeli data faktycznego otrzymania faktury będzie późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF.

W przypadku faktury wystawionej w trybie awaryjnym fakturę przekazuje się nabywcy w sposób uzgodniony (w KSeF lub poza KSeF). W przypadku gdy nabywca otrzymuje fakturę w KSeF, dodatkowo możliwe jest wydanie mu potwierdzenia transakcji. 

W tym miejscu należy również zwrócić uwagę na wyjątek dotyczący wystawienia faktury w trybie awaryjnym na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy (m.in. na rzecz podmiotu zagranicznego, konsumenta czy nabywcy bez NIP-u), który uzgodnił sposób udostępnienia inny niż przy użyciu KSeF. W takim przypadku za datę otrzymania tej faktury uznaje się zawsze datę jej faktycznego otrzymania.

Reasumując, w przypadku faktury wystawionej w trybie awaryjnym jest ona wydawana nabywcy w sposób uzgodniony (niezależnie od statusu nabywcy):

• jeżeli nabywca uzgodnił otrzymanie faktury poza KSeF – sprzedawca wydaje nabywcy np. wydruk tej faktury lub przesyła mu plik pdf drogą elektroniczną, pamiętając o opatrzeniu tej faktury dwoma kodami QR (pierwszy z napisem „OFFLINE”, drugi z napisem „CERTYFIKAT”) – w przypadku gdy fakturze nie został jeszcze nadany numer KSeF – lub jednym kodem QR z oznaczeniem numeru KSeF, gdy fakturze został już nadany numer KSeF;
• jeżeli nabywca uzgodnił otrzymanie faktury w KSeF – sprzedawca może dodatkowo wydać temu nabywcy potwierdzenie transakcji z dwoma kodami QR (dzięki temu nabywca po zeskanowaniu go będzie mógł m.in. zweryfikować, czy faktura została już dosłana do systemu).