Zacząłem dobrowolnie wystawiać faktury w KSeF za pośrednictwem systemu księgowego, który umożliwia integrację z platformą udostępnioną przez Ministerstwo Finansów. Jeden ze sprzedawców wystawił fakturę z błędnym adresem mojej firmy. Błąd ten chciałbym poprawić za pomocą noty korygującej. Czy może być wystawiona nota korygująca w KSeF?
Łukasz, Karpacz
Na wstępie warto zwrócić uwagę, że nota korygująca nie jest dokumentem księgowym. Jej rolą jest formalna korekta otrzymanej faktury od sprzedawcy. Nota korygująca uregulowana jest w art. 106k ustawy o VAT. Już na wstępie przepisu, tj. ust. 1, wskazane jest, że nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki – z wyjątkiem pomyłek w zakresie następujących danych:
- miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
- ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto);
- kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
- wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
- stawki podatku albo stawki podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9 ustawy o VAT;
- sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
- kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
- kwoty należności ogółem
– może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą.
Jakie dane powinna zawierać nota korygująca?
Zgodnie z art. 106k ust. 3 ustawy o VAT nota korygująca powinna zawierać:
- oznaczenie NOTA KORYGUJĄCA;
- numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
- imiona i nazwiska bądź nazwy wystawcy noty i wystawcy faktury lub faktury korygującej oraz ich adresy i NIP;
- dane zawarte w poprawianej fakturze (data wystawienia, numer faktury, strony transakcji, nazwy oraz ilości towarów lub usług, których dotyczy wystawiana faktura);
- wskazanie treści korygowanej informacji oraz podanie prawidłowej treści.
Nota korygująca w KSeF – czy można wystawić?
W systemie KSeF nie została przewidziana możliwość korygowania formalnego dokumentów przez nabywców. Nota nie stanowi jednak faktury ustrukturyzowanej, która jest jedyną dopuszczalną fakturą wystawianą w KSeF. Bezpośrednio w KSeF korekty danych dokonuje się za pośrednictwem faktur korygujących. Natomiast w okresie dobrowolnego dokumentowania w KSeF przedsiębiorca może poprawić dane formalne przy pomocy noty korygującej wystawionej poza KSeF. W ramach KSeF faktury przechowywane są automatycznie przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przedsiębiorca, który wystawia faktury sprzedaży w KSeF, nie ma obowiązku przechowywać ich odrębnie poza tym systemem. Nie dotyczy to jednak not korygujących, które wystawiane są poza KSeF i wówczas podatnik ma obowiązek przechowywać je we własnym zakresie do czasu wygaśnięcia terminu przedawnienia.
W praktyce oznacza to również, że faktury zawierające błędne dane pozostaną w systemie KSeF nawet gdy zostanie złożona dyspozycja korekty przez nabywcę, natomiast w sekcji ewidencyjnej pliku JPK_V7 zostaną one odpowiednio zmodyfikowane po zaakceptowaniu noty korygującej przez kontrahenta. Czas pokaże, jak organy podatkowe zareagują na stwierdzone rozbieżności i jaki będzie to miało wpływ na podatników.
11. Czy błędy formalne na fakturach będą wymagały wystawienia faktury korygującej?
Obecnie brzmienie art. 106j ust. 1 ustawy o VAT obliguje do wystawienia faktury korygującej m.in. w sytuacji, gdy podatnik stwierdził pomyłkę jakiejkolwiek pozycji faktury.
W zakresie dobrowolności KSeF, w określonych przypadkach istnieje możliwość wystawienia przez nabywcę noty korygującej poza systemem.
Wystawienie noty korygującej w systemie wFirma.pl
Aby możliwe było wystawienie noty korygującej, konieczne jest zaksięgowanie faktury kosztowej.
Następnie w celu wystawienia noty korygującej należy przejść do zakładki: WYDATKI » KSIĘGOWANIE, gdzie zaznaczamy fakturę, którą chcemy skorygować, i korzystamy z opcji WYSTAW » NOTĘ KORYGUJĄCĄ.
W oknie, które się otworzy, należy zdefiniować dane, jakie ma zawierać nota korygująca. W polu TREŚĆ DO POPRAWIENIA trzeba wskazać dane, które mają ulegać poprawie, a w polu TREŚĆ PRAWIDŁOWĄ określa się te, które są poprawne. Możliwa jest ewentualna zmiana treści pól, która została automatycznie wypełniona przez system (m.in. dane sprzedawcy, seria czy data wystawienia).
Po zapisaniu przy odpowiedniej fakturze pojawi się ikona Nota korygująca (ikonka w systemie informująca o wystawionej nocie korygującej).
Więcej o funkcjonalności w artykule pomocy: Nota korygująca – jak wystawić?
