Zacząłem wystawiać faktury w KSeF za pośrednictwem systemu księgowego, który umożliwia integrację z platformą udostępnioną przez Ministerstwo Finansów. Jeden ze sprzedawców wystawił fakturę z błędnym adresem mojej firmy. Błąd ten chciałbym poprawić za pomocą noty korygującej. Czy może być wystawiona nota korygująca w KSeF?
Łukasz, Karpacz
Nota korygująca – zmiany od 1 lutego 2026
Na wstępie warto zwrócić uwagę, że od 1 lutego 2026 r., wraz z wejściem w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), uchylony został art. 106 k ustawy o VAT, który regulował zasady wystawiania not korygujących przez nabywcę towaru lub usługi. Z dniem tym noty korygujące, za pomocą których nabywca mógł samodzielnie poprawiać niektóre pomyłki na otrzymanych fakturach, przestały istnieć w obrocie prawnym. Obecnie wszelkie błędy na fakturach – niezależnie od tego, czy dotyczą danych formalnych, czy merytorycznych – muszą być korygowane wyłącznie poprzez wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej. Do 31 stycznia 2026 noty korygujące mógł wystawiać nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki – z wyjątkiem pomyłek w zakresie następujących danych:
- miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
- ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto);
- kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
- wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
- stawki podatku albo stawki podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9 ustawy o VAT;
- sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
- kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
- kwoty należności ogółem
Jakie dane zawierała nota korygująca?
Zgodnie z (uchylonym) art. 106k ust. 3 ustawy o VAT nota korygująca, którą można było wystawiać do 31 stycznia 2026, zawierała:
- oznaczenie NOTA KORYGUJĄCA;
- numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
- imiona i nazwiska bądź nazwy wystawcy noty i wystawcy faktury lub faktury korygującej oraz ich adresy i NIP;
- dane zawarte w poprawianej fakturze (data wystawienia, numer faktury, strony transakcji, nazwy oraz ilości towarów lub usług, których dotyczy wystawiana faktura);
- wskazanie treści korygowanej informacji oraz podanie prawidłowej treści.
Nota korygująca w KSeF – czy można wystawić?
W systemie KSeF nie została przewidziana możliwość korygowania formalnego dokumentów przez nabywców. Nota nie stanowi faktury ustrukturyzowanej, która jest jedyną dopuszczalną fakturą wystawianą w KSeF. Bezpośrednio w KSeF korekty danych dokonuje się za pośrednictwem faktur korygujących. Natomiast w okresie dobrowolnego dokumentowania w KSeF (tj. do 31 stycznia 2026) przedsiębiorca mógł poprawić dane formalne przy pomocy noty korygującej wystawionej poza KSeF. W ramach KSeF faktury przechowywane są automatycznie przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przedsiębiorca, który wystawia faktury sprzedaży w KSeF, nie ma obowiązku przechowywać ich odrębnie poza tym systemem. Zasada ta nie dotyczy jednak not korygujących, które wystawiono poza KSeF przed 1 lutego 2026 r., wówczas podatnik ma obowiązek przechowywać je we własnym zakresie do czasu wygaśnięcia terminu przedawnienia.
W KSeF nie istnieje funkcja technicznego „anulowania” faktury. Każda korekta lub wycofanie dokumentu wymaga wystawienia odpowiedniej faktury korygującej ustrukturyzowanej. W przypadku wystawienia faktury na błędnego nabywcę (błędny NIP) należy pamiętać, że jedyną poprawną procedurą jest wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej „do zera” oraz wystawienie nowej faktury pierwotnej z poprawnymi danymi nabywcy.
Postępowanie w przypadku otrzymania faktury korygującej dane formalne w systemie wFirma.pl
W systemie wFirma.pl w przypadku otrzymania faktur korygujących dane formalne (takie jak numer faktury, nazwa kontrahenta, adres czy forma płatności), nie księguje się ich jako osobnych dokumentów w ewidencjach podatkowych. W takiej sytuacji należy zmodyfikować pierwotny wpis, a sam dokument korekty podpiąć pod fakturę pierwotną w celach dokumentacyjnych. Aby nanieść poprawki i podpiąć korektę do faktury pierwotnej w systemie, należy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » ZAKSIĘGOWANE, a następnie odszukać i zaznaczyć zaksięgowaną fakturę pierwotną. Z górnego menu wybrać opcję MODYFIKUJ » MODYFIKUJ i poprawić odpowiednie dane formalne (zgodnie z korektą) i zapisać wprowadzone zmiany.
Po naniesieniu zmian kliknąć w numer faktury pierwotnej na liście. W nowo otwartym oknie przejść do podzakładki DOKUMENTY, a następnie wybrać opcję DODAJ i załączyć plik z wizualizacją faktury korygującej.
Więcej o funkcjonalności w artykule pomocy: Nota korygująca od 2026 roku. Jak poprawić błąd na fakturze?
Polecamy:
