Obecnie przedsiębiorcy mogą dobrowolnie korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Zgodnie z obowiązującymi przepisami fakturowanie w KSeF stanie się obowiązkowe od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników, a od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych firm. Podatnik ma możliwość dokumentowania sprzedaży zarówno w walucie krajowej, jak i obcej. Warto zatem zwrócić uwagę na zastosowanie prawidłowego kursu przeliczeniowego, gdy wystawiana jest faktura w walucie obcej w KSeF. Jaki kurs przeliczeniowy należy zastosować?
Najważniejsze zagadnienia o KSeF - webinar
Faktura w walucie obcej w KSeF a kurs przeliczeniowy dla celów VAT
Ustawodawca w art. 31a ustawy o VAT ściśle określa, według jakiego kursu należy przeliczyć na złote kwoty wykazane na fakturze w walucie obcej. Zasady te mają pełne zastosowanie również do faktur wystawianych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Wybór właściwego kursu zależy od terminu wystawienia faktury względem momentu powstania obowiązku podatkowego. Wyróżnia się dwie podstawowe zasady:
- Gdy faktura jest wystawiona w dniu powstania obowiązku podatkowego lub po tym dniu, do przeliczenia stosuje się średni kurs NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego.
- Gdy faktura jest wystawiona przed powstaniem obowiązku podatkowego, kwoty w walucie obcej przelicza się według średniego kursu danej waluty ogłoszonego przez NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury.
Faktura w walucie obcej w KSeF wystawiona w momencie powstania obowiązku podatkowego lub po jego powstaniu
Jeśli faktura w walucie obcej w KSeF zostanie wystawiona w momencie powstania obowiązku podatkowego lub w okresie późniejszym, wówczas sprzedaż należy przeliczyć na złote po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego moment powstania obowiązku podatkowego.
W przypadku gdy kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego. Podatnik może wybrać sposób przeliczania tych kwot na złote według ostatniego kursu wymiany opublikowanego przez Europejski Bank Centralny na ostatni dzień poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego; w takim przypadku waluty inne niż euro przelicza się z zastosowaniem kursu wymiany każdej z nich względem euro.
Przykład 1.
Faktura w walucie obcej w KSeF została wystawiona przez panią Małgorzatę 10 lipca 2025 roku. Natomiast pani Małgorzata wykonała usługę 25 czerwca 2025 roku. Po jakim kursie powinna zostać przeliczona sprzedaż?
Wystawiona faktura w walucie obcej w KSeF powinna zostać przeliczona po średnim kursie NBP z dnia 24 czerwca 2025 roku, jest to bowiem ostatni dzień roboczy poprzedzający 25 czerwca, czyli moment powstania obowiązku podatkowego.
Przykład 2.
Faktura w walucie obcej w KSeF została wystawiona przez panią Kingę 31 maja 2025 roku. Natomiast pani Kinga dokonała dostawy towarów 20 maja 2025 roku. Po jakim kursie powinna zostać przeliczona sprzedaż?
Wystawiona faktura w walucie obcej w KSeF powinna zostać przeliczona po średnim kursie NBP z dnia 19 maja 2025 roku, jest to bowiem ostatni dzień roboczy poprzedzający 20 maja, czyli moment powstania obowiązku podatkowego.
Faktura w walucie obcej w KSeF wystawiona przed powstaniem obowiązku podatkowego na gruncie VAT
Może się również zdarzyć, że faktura w walucie obcej w KSeF zostanie wystawiona przed momentem powstania obowiązku podatkowego. Zgodnie z art. 106i ust. 7 ustawy o VAT faktura nie może być wystawiona wcześniej niż 60 dni przed:
- dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi;
- otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.
Faktura w walucie obcej w KSeF wystawiona przed powstaniem obowiązku podatkowego przeliczana jest na złote po średnim kursie NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury, czyli datę przesłania jej do KSeF. Nie ma zatem znaczenia, kiedy faktura będzie faktycznie wystawiona, czyli utworzona przez podatnika w programie do faktur.
W przypadku gdy podatnik wystawia fakturę przed powstaniem obowiązku podatkowego, a kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone na tej fakturze w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury. Przepis ust. 1 zdanie drugie stosuje się odpowiednio.
Z zastosowaniem prawidłowego kursu przeliczeniowego dla faktur wystawionych w walucie obcej za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur może być zatem powiązana data wystawienia faktury ustrukturyzowanej.
Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
W zakresie dokumentowania sprzedaży w ramach KSeF należy rozróżniać:
- datę wystawienia faktury zgodnie z przytoczonym przepisem oraz
- datę wytworzenia faktury, którą stanowi data jej utworzenia w programie do wystawiania faktur.
Przykład 3.
Pan Marcin utworzył w programie księgowym fakturę w walucie obcej 7 lipca 2025 roku, natomiast faktura ta została przesłana do KSeF 11 lipca 2025 roku. Po jakim kursie powinna zostać przeliczona faktura w walucie obcej w KSeF?
Jako że faktura została przesłana do KSeF 11 lipca 2025 roku, wówczas ta data stanowi datę wystawienia faktury. Tak więc sprzedaż powinna zostać przeliczona na złote po średnim kursie NBP z 10 lipca 2025 roku.
Powyższe potwierdza Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 30 stycznia 2023 roku (sygn. 0112-KDIL1-2.4012.611.2022.2.DS):
„[…] Z treści przepisu art. 106na ust. 1 ustawy jasno wynika, że momentem wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest dzień jej przesłania do KSeF. Tym samym jeżeli data wystawienia faktury wskazana w polu P_1 (polu obowiązkowym) lub jego odpowiedniku jest odmienna od daty przesłania faktury do KSeF, to za datę wystawienia – na potrzeby stosowania art. 31a ust. 2 ustawy – należy uznać datę przesłania faktury do KSeF.
Jednocześnie na potrzeby stosowania ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy w zw. z § 10 ust. 2 pkt 1 lit. d oraz § 11 ust. 4 pkt 4 rozporządzenia, również należy przyjąć datę przesłania do KSeF faktury ustrukturyzowanej, stosownie do zapisu art. 106na ust. 1 ustawy, a nie jak wskazał Wnioskodawca datę wskazaną w polu P_1. Jak wiadomo data przesłania faktury ustrukturyzowanej do KSeF, może być w większości przypadków tożsama z datą w polu P_1.
Podsumowując, »dniem wystawienia faktury« – na potrzeby stosowania art. 31a ust. 2 ustawy oraz »datą wystawienia faktury« – na potrzeby prowadzenia ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy w zw. z § 10 ust. 2 pkt 1 lit. d oraz § 11 ust. 4 pkt 4 rozporządzenia, będzie dzień przesłania faktury do Krajowego Systemu e-Faktur, zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy […]”.
Kurs przeliczeniowy wynikający z przepisów o podatku dochodowym
Przepisy umożliwiają również zastosowanie kursu przeliczeniowego wynikającego z przepisów o podatku dochodowym.
Kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania określone w walucie obcej mogą być przeliczane przez podatnika na złote zgodnie z zasadami przeliczania przychodu określonego w walucie obcej wynikającymi z przepisów o podatku dochodowym, obowiązującymi tego podatnika na potrzeby rozliczania danej transakcji.
Przy czym należy mieć na uwadze, że podatnik, który zdecyduje się na stosowanie kursu przeliczeniowego wynikającego z ustawy o podatku dochodowym, jest zobowiązany stosować go przez okres co najmniej 12 kolejnych miesięcy, licząc od miesiąca, w którym wybrał ten sposób przeliczania faktur w walucie obcej.
Natomiast w przypadku ewentualnej rezygnacji po upływie wspomnianych 12 miesięcy podatnik stosuje (w zależności od momentu wystawienia faktury przed lub po powstaniu obowiązku podatkowego dla celów VAT):
- średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego moment powstania obowiązku podatkowego lub
- średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.
Zasady te należy stosować przez co najmniej 12 miesięcy (w przypadku ewentualnego powrotu do stosowania zasad z przepisów ustawy o podatku dochodowym).
Faktura w walucie obcej w KSeF wystawiona w systemie wFirma.pl
W celu integracji z KSeF w systemie wFirma.pl należy przejść do sekcji USTAWIENIA » FAKTURY » E-FAKTURY i wybrać opcję WŁĄCZ INTEGRACJĘ.
Integracja z KSeF możliwa jest na dwa sposoby:
- Wygenerowanie tokena autoryzacyjnego poprzez pobranie pliku metadanych na dysk kliknięciem przycisku „Zapisz metadane na dysku” oraz podpisanie go za pomocą pieczęci lub podpisu elektronicznego, na przykład Profilu Zaufanego w systemie ePUAP. Po kliknięciu przycisku „Załącz podpisany plik XML” trzeba wybrać wspomniany podpisany plik z dysku lub przeciągnąć go i upuścić we wskazane miejsce.
- Wygenerowanie numeru tokena autoryzacyjnego z poziomu aplikacji KSeF, a następnie wklejenie go w wyznaczone pole, które wyświetli się po kliknięciu w przycisk "Wgraj token".
Polecamy:
