Zbiór przepisów stanowiących o obowiązkowym fakturowaniu poprzez KSeF nie zawiera regulacji dotyczących pojęcia „potwierdzenia transakcji”. Pomimo tego w Podręczniku KSeF 2.0 możemy spotkać się z tym pojęciem. W związku z tym w poniższym artykule zastanowimy się, jaki wpływ na moment wystawienia oraz otrzymania e-faktury ma dokument określany jako potwierdzenie transakcji.
Moment wystawienia i otrzymania e-faktury
Przepisy stanowiące o obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych poprzez KSeF przewidują dwa tryby fakturowania – online oraz offline.
Zgodnie z art. 106na ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 (np. osoba prywatna), w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Ww. regulacje dotyczą wystawiania e-faktur w trybie online. Natomiast tryb offline24 jest regulowany treścią art. 106nda ustawy o VAT, gdzie czytamy, że podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.
W przypadku gdy podatnik wystawi fakturę w sposób określony powyżej, jest obowiązany niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, przesłać tę fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur.
Faktura wystawiona w trybie offline24 jest otrzymywana przez nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Zgodnie z art. 106nda ust. 10 ustawy o VAT za datę wystawienia faktury w trybie offline24 uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, wskazaną przez podatnika na tej fakturze. Natomiast za datę otrzymania takiej faktury uznaje się datę przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. W przypadku udostępnienia faktury na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę.
W zależności od tego, czy e-faktura jest wystawiana w trybie online, czy też w trybie offline24 w inny sposób ustawa o VAT określa moment wystawienia oraz moment otrzymania takiego dokumentu.
Ksef a potwierdzenie transakcji
Jak wskazaliśmy na wstępie, przepisy ustawy o VAT nie regulują kwestii wydawania nabywcy potwierdzenia transakcji. Zgodnie z Podręcznikiem KSeF 2.0 potwierdzenie transakcji to propozycja biznesowa. Dokument ten nie ma charakteru podatkowego, a jego wydanie nie jest regulowane przepisami ustawy ani rozporządzenia z uwagi na fakt, że nie wiąże się z żadnymi nowymi obowiązkami dla podatników. Jest to rozwiązanie, które wspiera proces wdrożenia KSeF szczególnie w jego początkowym okresie. Jest odpowiedzią na potrzeby rynku, a korzystanie z niego jest w pełni dobrowolne.
Potwierdzenie transakcji może być wydane w obu funkcjonujących w KSeF trybach wystawiania faktur – online i offline. Jest to szczególnie przydatne np. w przypadku dokonywania sprzedaży w sklepach stacjonarnych, na stacjach benzynowych, gdzie klient oczekuje przy kasie na dokument potwierdzający transakcję (fakturę). Wydanie potwierdzenia transakcji zabezpieczy więc interes nabywcy w sytuacjach, gdy wystawiona w trybie online lub offline faktura nie ma jeszcze numeru KSeF. Dzięki zamieszczonym na potwierdzeniu transakcji kodom QR możliwy jest m.in. dostęp do faktury i weryfikacja jej danych.
Możliwość wydania potwierdzenia transakcji w przypadku trybu online obejmuje następujące przypadki:
Jeśli fakturze został już nadany numer KSeF i jednocześnie:
nabywcą jest podatnik krajowy z NIP-em (który zgodnie z przepisami otrzymuje fakturę w KSeF) – sprzedawca może dodatkowo wydać nabywcy fakturę poza KSeF, np. wydruk tej faktury lub plik pdf, pamiętając o opatrzeniu tego dokumentu kodem QR (z oznaczeniem w postaci numeru KSeF), lub
jeżeli nabywcą jest podmiot wymieniony w art. 106gb ust. 4 ustawy – sprzedawca wydaje nabywcy fakturę w postaci uzgodnionej; w przypadku przekazania poza KSeF faktura powinna być opatrzona kodem QR (z oznaczeniem numeru KSeF);
Jeśli fakturze nie został jeszcze nadany numer KSeF – sprzedawca może wydać nabywcy potwierdzenie transakcji (tj. potwierdzenie, że w KSeF będzie wystawiona faktura). W przypadku gdy faktura dotyczy transakcji na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, konieczne będzie wydanie tej faktury nabywcy w sposób uzgodniony.
W przypadku faktury wystawionej w trybie offline24 oraz offline-niedostępność KSeF możliwość wydania nabywcy potwierdzenia transakcji dotyczy następujących sytuacji:
Jeśli fakturze został już nadany numer KSeF – sprzedawca może wydać nabywcy fakturę w postaci zwizualizowanej, np. wydruk tej faktury lub plik pdf drogą elektroniczną, pamiętając o opatrzeniu tego dokumentu kodem QR (z oznaczeniem w postaci numeru KSeF);
Jeśli fakturze nie został jeszcze nadany numer KSeF i jednocześnie:
nabywcą jest podmiot wymieniony w art. 106gb ust. 4 ustawy – sprzedawca wydaje nabywcy fakturę w postaci uzgodnionej; w przypadku gdy faktura jest wydawana poza KSeF, powinna zostać opatrzona dwoma kodami QR (z oznaczeniem „OFFLINE” oraz „CERTYFIKAT”), lub
nabywcą jest podatnik krajowy z NIP-em – sprzedawca nie wydaje nabywcy faktury w sposób inny niż poprzez KSeF, nabywca otrzymuje fakturę wyłącznie w KSeF; natomiast sprzedawca może wydać nabywcy potwierdzenie transakcji (tj. potwierdzenie wystawienia faktury, która zostanie przekazana nabywcy w KSeF).
Możliwość wydania potwierdzenia transakcji obejmuje również przypadki wystawienia faktury offline w trybie awaryjnym (art. 106nf ustawy o VAT). W przypadku faktury wystawionej w trybie awaryjnym faktura jest wydawana nabywcy w sposób uzgodniony (niezależnie od statusu nabywcy):
Jeżeli nabywca uzgodnił otrzymanie faktury poza KSeF – sprzedawca wydaje nabywcy fakturę np. jako wydruk lub przesyła mu plik pdf drogą elektroniczną, pamiętając o opatrzeniu tej faktury dwoma kodami QR (pierwszy z napisem „OFFLINE”, drugi z napisem „CERTYFIKAT”).
Jeżeli nabywca uzgodnił otrzymanie faktury w KSeF – sprzedawca może dodatkowo wydać temu nabywcy potwierdzenie transakcji (dzięki temu nabywca po zeskanowaniu kodu QR będzie mógł m.in. zweryfikować, czy faktura została już dosłana do systemu).
Dodajmy również, że z treści Podręcznika KSeF 2.0 wynika, że dokument przekazywany nabywcy powinien mieć nazwę „potwierdzenie transakcji”. Ponadto potwierdzenie transakcji musi zawierać poniższe elementy:
podstawowe dane stron transakcji, tj.: dane sprzedawcy (Podmiot1) – nazwę, identyfikator podatkowy NIP, adres;
dane nabywcy (Podmiot2) – nazwę, identyfikator podatkowy NIP/inny identyfikator lub informację o braku identyfikatora, adres;
numer faktury nadany przez podatnika (wartość z pola P_2);
kwotę należności ogółem (wartość z pola P_15);
dwa kody QR/linki, z czego pierwszy zapewnia dostęp do faktury i weryfikację danych z faktury, a drugi pozwala na weryfikację wystawcy faktury; nad pierwszym kodem QR zamieszcza się napis „sprawdź fakturę w KSeF”, a nad drugim kodem QR „zweryfikuj wystawcę faktury”.
Pod kodami QR/linkami nie zamieszcza się natomiast żadnych napisów (np. „OFFLINE” czy „CERTYFIKAT”), niezależnie od trybu, w którym jest wystawiana faktura, której to potwierdzenie transakcji dotyczy. W ramach ww. elementów potwierdzenia transakcji znajdują się więc m.in. dane określone rozporządzeniem w sprawie korzystania z KSeF, które umożliwią nabywcy za pomocą kodu QR/linku dostęp do faktury w KSeF, bez konieczności uwierzytelnienia w systemie.
Analizowane w powyższym artykule potwierdzenie transakcji nie jest dokumentem wynikającym z przepisów prawa. Ministerstwo Finansów określa taki dokument jako propozycję biznesową. Oznacza to, że nabywca nie ma żadnych uprawnień do wystąpienia z żądaniem wystawienia potwierdzenia transakcji przez sprzedawcę. Zależy to wyłącznie od dobrej woli sprzedającego.
