Paragon z NIP a KSeF: co zmieni się dla przedsiębiorców?

Dokumentowanie czynności wykonanych na rzecz przedsiębiorców może mieć miejsce w postaci paragonu zawierającego NIP. W takich przypadkach mówimy o fakturze uproszczonej. Zagadnienie relacji Paragon z NIP a KSeF wymaga dokładnej analizy przepisów i nadchodzących zmian prawnych.

Paragon fiskalny zawierający NIP nabywcy

Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy pomocy kasy rejestrującej dotyczy świadczenia na rzecz osób prywatnych oraz na rzecz rolników ryczałtowych.

Obowiązek ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej nie wystąpi natomiast w przypadku sprzedaży na rzecz innych niż osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej oraz rolnicy ryczałtowi podmiotów, tj. firm, przedsiębiorstw, organizacji, osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, ponieważ sprzedaż na rzecz podmiotów prowadzących działalność należy udokumentować fakturą.

Obowiązek dokumentowania sprzedaży fakturami wynika z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, zgodnie z którym podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Stosownie do art. 106b ust. 5 ustawy w przypadku sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Elementy, jakie powinna zawierać faktura, wskazane są w art. 106e ust. 1 ustawy. Należy jednakże wskazać, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy faktura może nie zawierać, w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem, że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Zatem paragon dokumentujący sprzedaż do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro, zawierający NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane dla faktury z wyłączeniem danych wskazanych w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, stanowi fakturę uproszczoną, traktowaną jak zwykła faktura. W praktyce oznacza to, że nabywca otrzymuje paragon fiskalny dokumentujący sprzedaż, stanowiący jednocześnie fakturę uproszczoną. 

Paragon z NIP a KSeF – zasady fakturowania transakcji poprzez KSeF

Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

W myśl art. 106ba ustawy w przypadku gdy faktura jest wystawiana na rzecz podatnika albo osoby prawnej niebędącej podatnikiem, podmioty te są obowiązane do podania numeru, o którym mowa odpowiednio w art. 106e ust. 1 pkt 5, pkt 24 lit. b, pkt 26 albo 27, jeżeli posługują się tym numerem na potrzeby danej czynności.

Na mocy art. 106h ustawy o VAT w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik wraz z danymi identyfikującymi tę fakturę zostawia w dokumentacji:

1. numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym, lub
2. paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży.

W tym miejscu należy wskazać, że w myśl art. 145n ust. 1 ustawy w okresie od 1 lutego do 31 grudnia 2026 roku podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać:

1. faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących,
2. paragony fiskalne uznane za faktury wystawione zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.

Z powyższego wynika, że wystawianie faktur na rzecz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które dotyczą zakupu towarów lub usług na użytek prywatny, będzie w KSeF dobrowolne. Ponadto do końca 31 grudnia 2026 roku również paragony fiskalne z NIP-em nabywcy będą uznawane za fakturę uproszczoną i będą wyłączone z obowiązkowego KSeF. 

Do tego czasu możliwe jest wystawianie faktur przez kasy rejestrujące – w tym paragonów z NIP-em, o których mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy – i brak obowiązku ich wystawiania w KSeF. Natomiast od 1 stycznia 2027 roku opisane wyżej faktury uproszczone będą musiały być wystawiane w KSeF, zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy.

Jak wykazać paragon z NIP a KSeF w ewidencji JPK VAT

Na mocy Rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 roku w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług został wprowadzony obowiązek wykazywania w ewidencji m.in. odpowiedniego symbolu oznaczającego określoną procedurę podatkową.

W myśl § 10 ust. 5 ww. rozporządzenia ewidencja zawiera następujące oznaczenia dowodów sprzedaży dla:

1. faktur:
• „OFF” – faktura, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy, która na dzień złożenia ewidencji nie ma numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur,
• „BFK” – faktura elektroniczna oraz faktura w postaci papierowej,
• „FP” – faktura, o której mowa w art. 106h ust. 1 ustawy;
2. innych dowodów sprzedaży:
• „DI” – dowód inny niż faktura,
• „RO” – zbiorczy dowód sprzedaży z kas rejestrujących,
• „WEW” – dowód wewnętrzny.

Sprzedaż zarejestrowana na kasie fiskalnej musi być uwzględniona w ewidencji VAT na podstawie dobowego lub miesięcznego raportu fiskalnego. Raport taki oznaczany jest w rejestrze sprzedaży jako dokument „RO”. Podkreślić należy, że ujmowanie raportu fiskalnego „RO” jest obligatoryjne bez względu na to, czy podatnik rejestruje sprzedaż na kasie rejestrującej, działając w ramach obowiązku wynikającego z przepisów, czy też jest to efekt decyzji podatnika.

Symbolem „FP” powinny być oznaczone zarówno faktury dotyczące sprzedaży udokumentowanej paragonem fiskalnym, jak i faktury wystawiane przy zastosowaniu kasy rejestrującej, gdzie wartość sprzedaży i kwota podatku zostały ujęte w raporcie fiskalnym dobowym z kasy rejestrującej. 

Mając na uwadze powyższe, od 1 stycznia 2027 roku faktura ustrukturyzowana wystawiona do paragonu fiskalnego, który będzie zawierał numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, będzie stanowiła fakturę, o której mowa w art. 106h ust. 1 ustawy o VAT, a w związku z tym podatnicy będą zobowiązani ująć tę fakturę w ewidencji w okresie rozliczeniowym, w którym zostanie wystawiona i faktura ta nie będzie zwiększała wartości sprzedaży oraz podatku należnego za okres, w którym zostanie ujęta w tej ewidencji z kodem „FP”, gdyż wartość sprzedaży oraz podatek należny zostaną ujęte w raporcie fiskalnym dobowym z kasy rejestrującej.

Reasumując, od 1 stycznia 2027 roku podatnik do sprzedaży na rzecz podatnika podatku VAT zewidencjonowanej na kasie rejestrującej, gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, będzie miał obowiązek udokumentowania takiej transakcji fakturą ustrukturyzowaną w KSeF. Taka sprzedaż nie będzie już traktowana jako sprzedaż udokumentowana paragonem fiskalnym stanowiącym fakturę uproszczoną, lecz będzie stanowiła fakturę, o której mowa w art. 106h ust. 1 ustawy.