Poradnik Przedsiębiorcy

Księgowość online - propozycja dla oszczędnych

Każdy przedsiębiorca z racji wypełniania obowiązków ustawowych musi zadbać o to, by księgowość jego firmy była prowadzona w sposób należyty. Niedopełnienie tego obowiązku prowadzić może do problemów natury karno-skarbowej, a także do narzucenia sposobu wyliczeń oraz jego wysokości przez urzędników administracji skarbowej.

Dlatego tak ważną jest decyzja o tym, czy księgowość zlecić wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej, księgowości prowadzonej przez biura rachunkowe, samodzielnie ją poprowadzić za pomocą jednego z wybranych programów księgowych czy też samodzielnie, ale ze wsparciem ekspertów księgowych? Rozwiązanie takie gwarantują systemy księgowości online.

Księgowość online dla kogo?

Księgowość prowadzona online jest propozycją przede wszystkim dla przedsiębiorców, którzy cenią sobie swobodę działania i mobilność, a stopień problemów wynikających z prawa podatkowego nie jest wysoki.

Jakie grupy zawodowe najczęściej  korzystają z księgowości online?

Badania przeprowadzone na tle ostatnich 10 lat wskazują, że z księgowości online szczególnie korzystają wymienione poniżej grupy przedsiębiorców (według PKD):


Zestawienie według grup PKD
 

Działalność związana z oprogramowaniem 62.01.Z
Sprzedaż detaliczna prowadzona przez domy sprzedaży wysyłkowej lub Internet 47.91.Z
Działalność agencji reklamowych 73.11.Z
Transport drogowy towarów 49.41.Z
Pozostałe doradztwo w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania 70.22.Z
Roboty budowlane związane ze wznoszeniem budynków mieszkalnych i niemieszkalnych 41.20.Z
Działalność związana z doradztwem w zakresie informatyki 62.02.Z
Działalność rachunkowo-księgowa; doradztwo podatkowe 69.20.Z
Działalność w zakresie inżynierii i związane z nią doradztwo techniczne 71.12.Z
Działalność prawnicza 69.10.Z

Czym jest księgowość online?

Księgowości online, to połączenie oprogramowania ze wsparciem eksperckim specjalistów księgowości, prawników podatkowych, prawa pracy i innych zagadnień gospodarczych. Usługa charakteryzuje się tym, że jest kompleksowa, zawiera wszystkie niezbędne narzędzia do prowadzenia działań nowoczesnej firmy:

  • Zarządzanie sprzedażą

    • program do fakturowania - wszystkie rodzaje faktur

    • system do zarządzania kontaktami i zadaniami - CRM

    • system do zarządzania gospodarką magazynową  

    • integracja z Allegro i innymi market place’ami

    • integracja z GUS-em - import danych

  • Księgowość online

    • schematy księgowe wydatków i przychodów

    • środki trwałe i  wyposażenie

    • rozliczenie pojazdów - kilometrówka do VAT i PIT

    • moduł kasa / bank - integracja z bankowością elektroniczną

    • automatyczne rozliczanie różnic kursowych

    • deklaracje i raporty JPK

    • integracja z Ministerstwem Finansów

  • Kadry, płace i ubezpieczenia ZUS

    • sporządzanie umów o pracę, zleceń i o dzieło

    • ewidencja czasu pracy

    • zgłoszenia, deklaracje i raporty

    • rozliczenie podatkowe pracowników

    • pełna integracja z e-ZUS

Ponadto w każdej ze sfer rozliczania działalności gospodarczej, przedsiębiorca może liczyć na wsparcie wysokiej klasy ekspertów z dziedziny księgowości, podatków, prawa pracy, ubezpieczeń, czy też prawa gospodarczego.

Księgowość online - płacisz tylko, kiedy potrzebujesz

Usługa księgowości online jest udostępniona w modelu Software as a Service (w skrócie SaaS, z ang. oprogramowanie jako usługa). Przedsiębiorca płaci abonament za dostęp do oprogramowania, które umożliwia mu przetwarzanie danych w chmurze.

Wystarczy jakiekolwiek urządzenie posiadające przeglądarkę internetową z dostępem do sieci, by mógł z powodzeniem korzystać z usługi (stopień zaawansowania oprogramowania wprowadza gradację czynności, które można wykonywać na urządzeniach mobilnych, a które tylko na tradycyjnych komputerach).

Ile zapłacisz za samodzielną księgowość online?

Koszt, z jakim powinien się liczyć przedsiębiorca za podstawowy pakiet księgowości online, kształtuje się pomiędzy 33 a 45 PLN netto za 1 miesiąc. Przy czym należy wspomnieć, że rozbudowane systemy posiadają szereg dodatków usprawniających system.

Przykładowe dodatki:

  • Fiskalizator IAI - system integrujący z księgowością online tradycyjne drukarki fiskalne
  • Podpis elektroniczny JPK - zlecenie obsłudze systemu wysyłki i podpisywania plików JPK oraz deklaracji. 

Podsumowując, usługa ze wszystkimi dodatkami jest znacznie tańsza niż opłata za korzystanie z usług tradycyjnego biura rachunkowego, - koszt od 150 PLN netto za 1 miesiąc.

Jak działa księgowość online?

Korzystanie z tego typu aplikacji jest niezwykle proste - wystarczy zarejestrować się na odpowiedniej stronie, wprowadzić wszystkie niezbędne dane i korzystać z możliwości, jakie daje aplikacja.

Większość czołowych serwisów tego typu w Polsce udostępnia przedsiębiorcom pełny pakiet bezpłatnie przez okres 30 dni na próbę. Po tym okresie przedsiębiorca może wykupić usługę lub bez konsekwencji usunąć dane z systemu.

Schematy księgowe, za którymi stoją zaawansowane algorytmy oparte na obowiązujących przepisach, znacząco upraszczają księgowanie operacji. Przykładem takiego rozwiązania może być automatyczne rozliczanie różnic kursowych. Zastosowanie schematów praktycznie zwalnia przedsiębiorcę z obowiązku śledzenia przepisów podatkowych na poziomie zaawansowanym. Wystarczy znać ogólnie obowiązki, jakie narzuca nam ustawodawca.

Nowoczesna i bezpieczna technologia chmury a księgowość online

Jak już wcześniej było wspomniane, księgowość online w przeciwieństwie do tradycyjnego oprogramowania udostępniana jest w modelu SaaS przez przeglądarkę. Można z niej korzystać w każdej chwili i z każdego miejsca na świecie.

Niewątpliwie wartością dodaną jest brak konieczności instalowania oprogramowania na komputerze, ponoszenia opłat związanych z aktualizacjami, dbania o stan techniczny sprzętu.

Dodatkową zaletą jest elastyczność usługi, przedsiębiorca może w każdej chwili zaprzestać korzystać z usługi bez ponoszenia dodatkowych opłat. Dostawcy gwarantują bezpieczne przechowywanie danych zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi przez kolejne 5 lat.

RODO a księgowość online

Cały system informatyczny działa zgodnie z wymogami, jakie stawiają przepisy o ochronie danych osobowych. Posiada takie funkcje jak:

  • szyfrowaną transmisję danych,
  • zabezpieczenie dostępu do systemu hasłem co najmniej 8 znakowym, które może ulegać zmianie co 30 dni, jak również udostępnia możliwość bezpiecznego dwuetapowego logowania,
  • tworzenie kopii bezpieczeństwa danych przechowywanej na serwerze znajdującym się na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego,
  • zabezpiecza i umożliwia formalne powierzenie przetwarzania danych osobowych na podstawie pisemnej umowy,
  • kontrolę zapisów dzięki automatycznemu odnotowywaniu informacji o tym, jakie dane i przez kogo zostały wprowadzone do systemu.

Ponadto program daje możliwość użytkownikom serwisu sporządzenia i wydrukowania dla każdej osoby, której dane są przetwarzane w ramach usługi księgowości online, raportu RODO zawierającego informacje dotyczące:

  • daty pierwszego wprowadzenia danych do systemu administratora danych oraz ich treści,
  • identyfikatora użytkownika wprowadzającego te dane,
  • źródła danych w przypadku zbierania danych nie od osoby, której one dotyczą,
  • odbiorców danych, którym dane osobowe zostały udostępnione,
  • sprzeciwu.

Dla kogo przeznaczona jest księgowość online?

Warto zaznaczyć, że usługa księgowości online nie jest przeznaczona dla wszystkich. Z tego rozwiązania skorzystać mogą mikro- i małe firmy, w szczególności te, które prowadzą swoją księgowość w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów lub inne rozwiązanie tzw. uproszczonej księgowości.

Księgowość online jest ponadto przeznaczona dla podmiotów, u których występują szablonowe, nieskomplikowane czynności gospodarcze. Oznacza to, iż potencjalnymi odbiorcami tego rodzaju programów jest około 90 proc. firm z sektora MSP.

Jak podaje Fundacja Rozwoju Biznesu STARTER w swoim raporcie z 2012 roku, 37 proc. przedsiębiorców prowadzących mikro- i małe firmy samodzielnie prowadzi księgowość, z czego 21 proc. mikro- i małych przedsiębiorstw korzysta w tym celu z narzędzi księgowości online. Z danych zawartych w raporcie wynika, iż przewiduje się ciągły wzrost zainteresowania tego typu aplikacjami - szczególnie wśród osób, które korzystają ze stacjonarnych programów do prowadzenia księgowości.

Księgowość online - poznaj zalety

Co otrzymuje przedsiębiorca w ramach księgowości online?

Czynników, które przyciągają przedsiębiorców do księgowości online, jest wiele. Jak wskazuje wspomniany raport, wśród powodów, dla których właściciele firm decydują się na wybór takich aplikacji, wymienić można: łatwość obsługi, funkcjonalność, cenę, niezawodność, opinie innych oraz wygląd interfejsu.

 

Rzeczywiście, aplikacje wchodzące w skład księgowości online tworzone są tak, żeby użytkownik w przyjazny, prosty czy wręcz intuicyjny sposób był w stanie poruszać się po nich. Ponadto potrafią one wszystko, czego przedsiębiorca potrzebuje do sprawnego prowadzenia księgowości. Do podstawowych narzędzi, jakie oferują twórcy takich aplikacji, zaliczyć można:

  • automatyczne generowanie wszystkich dokumentów (zarówno faktur, rachunków, jak i deklaracji podatkowych i ubezpieczeniowych) w formie gotowej do wydruku lub nawet gotowej do przesłania do urzędu skarbowego czy ZUS-u za pośrednictwem poczty elektronicznej,

  • tworzenie rozmaitych baz danych (dotyczących np. klientów, produktów, usług), jak też ewidencji (środków trwałych, należności, zobowiązań) na podstawie wprowadzanych do systemu faktur oraz innych dokumentów,

  • automatyczne obliczanie wszystkich składek oraz zobowiązań podatkowych,

  • prowadzenie KPiR oraz innych potrzebnych rejestrów.

 

Księgowość online i wiele więcej

Wiele z dostępnych aplikacji posiada szereg dodatkowych narzędzi, które mogą ułatwić prowadzenie własnej firmy, jak np. zintegrowane kalendarze, kontrola płatności, miękka windykacja, powiadomienia.

Największe serwisy udostępniające tego typu księgowość uzupełniają ofertę o aplikacje niezbędne do zarządzania własną firmą. 

Na przykładzie serwisu wFirma.pl:

  • Program do fakturowania online z elektroniczną wysyłką - wszystkie rodzaje faktur, jakie przewiduje ustawodawca w obrocie gospodarczym w Polsce. Wystawianie faktur w 8 szablonach, w 7 językach, w walutach obcych z generowaniem oraz wysyłką raportów JPK_FA bezpośrednio na stronę Ministerstwa Finansów - integracja z GUS-em, wywiadowniami gospodarczymi, giełdą długów.
  • Moduł CRM - łatwe zarządzanie  danymi klientów przede wszystkim dzięki integracji z GUS-em, a także systemowi zbierania wszystkich informacji o kliencie w jednym miejscu (historia transakcji, umów, terminy spotkań czy warunki dostaw).
  • Rozbudowany magazyn - obsługa zamówień i rezerwacji od klientów, optymalizacja przepływów towarów, analizy stanów magazynowych konkretnych produktów oraz generowanie i wysyłka pliku JPK_MAG bezpośrednio na stronę MF.
  • Księgowość  - automatyczne księgowanie operacji, system zarządzania sprzedażą, ewidencja środków trwałych i wyposażenia, prowadzenie kilometrówki i rozliczanie pojazdów prywatnych oraz firmowych, generowanie i wysyłka e-deklaracji oraz raportów JPK bezpośrednio na strony ZUS i Ministerstwa Finansów.
  • Moduł Kasa - Bank - zarządzanie przepływami pieniężnymi, import i eksport płatności do banków, unikalna funkcja automatycznego rozliczania różnic kursowych w połączeniu z modułem księgowości - integracja z niektórymi bankami i NBP
  • Moduł Kadry i płace online - proste tworzenie umów o pracę oraz umów cywilnoprawnych, prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników i generowanie list płac, wysyłka dokumentacji do ZUS, integracja z e-ZUS i Płatnikiem.
  • Moduł Ubezpieczenia ZUS - funkcja umożliwia w pełni naliczanie składek ubezpieczeniowych tworzenie formularzy zgłoszeniowych, deklaracji i raportów ubezpieczeniowych przez przedsiębiorcę.
  • Integracja z Ministerstwem Finansów i e-ZUS - system jest pełni zintegrowany z ZUS-em oraz Ministerstwem Finansów. Przedsiębiorca generuje e-deklaracje oraz raporty JPK, a następnie wysyła je bezpośrednio do odpowiednich urzędów.
  • Sklep internetowy na platformie Pasejo.pl - wszyscy klienci wFirma w ramach każdego pakietu otrzymują darmowy sklep internetowy. System wFirma zintegrowany ze sklepem internetowym Pasejo.pl umożliwia m.in. zarządzanie sprzedażą oraz automatyczny eksport produktów z magazynu do platformy sklepowej.
  • Wizytówka w Taelo.pl - wszyscy lklienci wFirma w ramach każdego pakietu otrzymują darmowy dostęp do serwisu zarządzania ofertami
  • Opieka merytoryczna klienta - wszyscy klienci mogą liczyć na merytoryczne wsparcie ze strony ekspertów podatkowych, księgowych, prawa pracy i prawników prawa gospodarczego.

Księgowość online z biurem rachunkowym!

Niewątpliwą zaletą księgowości online jest możliwość powierzenia konta z danymi profesjonalnym księgowym świadczącym usługi w ramach biur rachunkowych online.

Dlaczego księgowość online ma przed sobą przyszłość? Aktualnie w Polsce istnieje tylko jedno takie rozwiązanie - https://mojebiuro24.pl/ skupiające ok. 500 biur rachunkowych z terenu całej Polski.

Dlaczego księgowość online ma przed sobą przyszłość?

Elastyczny dostęp do danych i bogaty zbiór funkcji rozwiązuje wszystkie problemy związane z jakością zarządzania nowoczesnym przedsiębiorstwem. Księgowości online to z pewnością rozwiązanie, które ma ze względu na przytoczone walory wielu zwolenników.  

Jak wynika z przytoczonego w artykule raportu, usługi takie już mocno zaznaczają swoją obecność na rynku i śmiało można powiedzieć, że w przyszłości zastąpią model tradycyjnej księgowości, samodzielnej lub w kooperacji z biurami rachunkowymi.