Technologia komputerowa znalazła stałe miejsce w biznesie - co do tego nie ma żadnych wątpliwości. Nierzadko jednak przedsiębiorcy nie wykorzystują pełni możliwości, jakie oferuje IT - a szkoda, bo w ten sposób tracą szansę na podniesienie wydajności oraz bezbłędności pracy. Przyjrzyjmy się bliżej aplikacjom i technologiom, które mogą mocno ułatwić życie każdemu przedsiębiorcy - jak działa IT w biznesie?
IT w biznesie - księgowość internetowa
Bywa, że ludzie z pomysłem na biznes i odpowiednimi środkami rezygnują z zakładania własnej firmy, gdyż uważają, że nie poradzą sobie z meandrami księgowości. Zagadnienia takie jak kilometrówka, zwolnienia z podatku i ryczałt są dla nich czarną magią, a zatrudnienie kilku specjalistów od księgowości wydaje się zbyt kosztowne. W takiej sytuacji IT w biznesie niesie najlepsze rozwiązanie - skorzystanie z usług firmy, która oferuje usługi księgowości internetowej. Wbrew pozorom nie chodzi tu wcale o to, że po drugiej stronie monitora siedzi jakaś księgowa lub księgowy, który zajmuje się rozliczeniami działalności - zasada działania opiera się tu na technologii saas, czyli software as a service. Za opłatą (abonament na określony czas) przedsiębiorca uzyskuje dostęp do rozbudowanego narzędzia do księgowości, dzięki któremu wszystko staje się prostsze. Na dodatek nad klientem czuwają specjaliści, gotowi odpowiedzieć na każde nurtujące go pytanie. Jeśli pragniesz dowiedzieć się więcej na temat księgowości internetowej, zajrzyj koniecznie do artykułu Księgowość internetowa - propozycja dla oszczędnych - znajdziesz tam szczegółowe informacje na o tej usłudze.
IT w biznesie - Customer Relations Management
Kolejnym problemem, jaki często budzi lęk wśród potencjalnych biznesmenów, a który może rozwiązać obecność IT w biznesie, jest kwestia organizacji. Bo jak tu pamiętać o wszystkich kontaktach, terminach spłat, fakturach i spotkaniach biznesowych? Jak zapanować nad procesem sprzedaży? Do takich dużych potrzeb arkusz w Excelu czy terminarz w komórce nie wystarczą. W tej sytuacji także w sukurs przychodzi technologia typu software as a service. Warto wykupić abonament firmy, która oferuje dostęp do zaawansowanego narzędzia CRM, czyli Customer Relations Management. To oprogramowanie modułowe, które służy do kompleksowego zarządzania wszelkimi relacjami na linii klient firma - gromadzi podstawowe dane kontaktowe, informacje o przeszłych i obecnie realizowanych transakcjach, tworzy terminarz spotkań, pozwala na dołączanie szczegółowych notatek itp. Tak o to smartfonowe terminarze, wizytówki i tysiące samoprzylepnych karteczek z ważnymi zapiskami odchodzą do lamusa, ustępując jednej złożonej - ale przy tym transparentnej i prostej w obsłudze - aplikacji. A do jej obsługi wystarczy komputer z dostępem do sieci.
IT w biznesie - praca w chmurze
W twoim biurze dokumenty są w ciągłym ruchu? Ciągle ktoś nanosi poprawki na artykuły? Przesyłanie mailem lub przenoszenie na pendrive’ach nie zdadzą egzaminu. Dyski sieciowe w firmie też mogą być zawodne, na dodatek nie oferują możliwości jednoczesnej edycji dokumentów. Jak wspomóc nas może obecność IT w biznesie? Aby usprawnić pracę w takiej firmie, najlepiej jest skorzystać z dysku w chmurze. W tej technologii pliki są przechowywane na zewnętrznych serwerach, a dostęp do nich mają wybrane osoby. Jednym z najciekawszych rozwiązań tego typu jest Google Drive - co ciekawe, dostęp do 15 GB (wystarczy dla niewielkiej firmy, która przechowuje wyłącznie pliki tekstowe) jest zupełnie darmowy. 100 GB można uzyskać za 1,99 dolara miesięcznie, zaś jeden terabajt (1024 gigabajty) kosztuje 9,99 dolara. OneDrive od Microsoftu udostępnia 50GB za 7,99 złotych miesięcznie, a Dropbox ma w ofercie 1TB za 9,99 euro. A w jaki sposób praca w chmurze może ułatwić przepływ dokumentów? To proste - każdy pracownik uzyskuje dostęp do zbioru plików, które może swobodnie edytować (nawet równolegle z innymi). Odpada problem dublowania się dokumentów, krążących ich przestarzałych wersji oraz zagubionych na poczcie e-mail ważnych danych. Dla dużych firm, którym takie rozwiązanie może nie wystarczyć, poleca się zamówienie szytego na miarę systemu typu workflow.
IT w biznesie - pozycjonowanie
To nie koniec praktycznych wskazówek - poniżej prezentujemy jeszcze listę drobnych usprawnień, dzięki którym IT w biznesie sprawi, że praca w biurze stanie się wydajniejsza i przyjemniejsza:
- Jeżeli w firmie pracuje się na Windowsie 8, wiele pomóc mogą triki optymalizacyjne, które ułatwią Ci pracę.
- Warto usprawnić działanie netbooków, z których korzystają twoi pracownicy, poprzez odpowiedni system i programy optymalizacyjne.
- Komputery muszą być regularnie konserwowane - zarówno ich oprogramowanie, jak i podzespoły.
- W pracy biurowej warto korzystać z komunikatorów - najlepszym rozwiązaniem wydaje się Skype. Porozumiewanie się za pomocą wiadomości tekstowych jest idealnym rozwiązaniem w przypadku dużych odległości pomiędzy pracownikami, a także wtedy, gdy potrzebna jest cisza dla skupienia się.
- Licencje na Windowsa i Office’a są drogie? Skorzystaj z alternatywnego, darmowego oprogramowania - np. z Linuksa.
- W biurze jest za dużo papierów? Korzystaj z elektronicznych wersji dokumentów - w tym artykule dowiesz się wszystkiego na temat e-faktur. Zeznania podatkowe także można wypełnić w ten sposób - wystarczy wejść na stronę Ministerstwa Finansów.
- Wybierz optymalną technologię dostarczania internetu. Ciekawą opcją może być Power Line Communication (PLC), czyli transfer danych za pomocą instalacji elektrycznej.
