Poradnik Przedsiębiorcy

E-księgowość - sposób na prowadzenie rozliczeń firmy

Własna firma i księgowość to elementy, które tworzą spójną całość. Przedsiębiorstwo bez dobrze prowadzonych ksiąg i ewidencji oraz rozliczeń z urzędem skarbowym może borykać się z poważnymi problemami natury podatkowej oraz prawnej.

Dlatego tak ważna jest decyzja o tym, jaką formę prowadzenia księgowości wybrać - czy zdecydować się na usługi biura rachunkowego, zatrudnić księgową, czy może wziąć sprawy w swoje ręce. Dla przedsiębiorców, którzy skłaniają się ku ostatniemu rozwiązaniu i lubią mieć kontrolę nad swoją firmą, a szczególnie nad jej sytuacją finansową, idealnym wyjściem może okazać się e-księgowość

Czym jest e-księgowość?

Pod pojęciem e-księgowości kryje się szereg narzędzi niezbędnych przy codziennym prowadzeniu własnego biznesu. Różnią się one od tradycyjnych aplikacji tym, że są one podane przedsiębiorcy w formie spójnej całości, udostępnione poprzez przeglądarkę internetową w modelu SaaS. Co to oznacza? SaaS (ang. Software as a Service) polega na dystrybuowaniu oprogramowania w formie abonamentowej za pośrednictwem Internetu.

Usługa e-księgowości to nie tylko zintegrowany system oprogramowania webowego, to także stałe wsparcie merytoryczne świadczone przez wysoko wyspecjalizowanych ekspertów w dziedzinach księgowości, podatków, prawa pracy czy ubezpieczeń.

Dla kogo przeznaczona jest e-księgowość?

Warto zaznaczyć, że e-księgowość nie jest przeznaczona dla wszystkich.

Z rozwiązania skorzystać mogą mikro- i małe firmy, w szczególności te, które prowadzą swoją księgowość w oparciu o Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów lub rozliczają swoje podatki w formie ryczałtu ewidencjonowanego.

E-księgowość jest ponadto przeznaczona dla podmiotów, u których występują szablonowe, nieskomplikowane czynności gospodarcze. Oznacza to, że potencjalnymi odbiorcami tego rodzaju programów jest około 90 proc. firm z sektora MSP.

Jak podaje Fundacja Rozwoju Biznesu STARTER w swoim raporcie z 2012 roku, 37 proc. przedsiębiorców prowadzących mikro- i małe firmy samodzielnie prowadzi księgowość, z czego 21 proc. mikro- i małych przedsiębiorstw korzysta w tym celu z narzędzi e-księgowości. Z danych zawartych w raporcie wynika, że przewiduje się ciągły wzrost zainteresowania tego typu aplikacjami - szczególnie wśród osób, które korzystają ze stacjonarnych programów do prowadzenia księgowości.

Co otrzymuje przedsiębiorca w ramach e-księgowości?

Jak już zostało już wspomniane, e-księgowość to system składający się z szeregu aplikacji powiązanych ze sobą i pomocnych przy prowadzeniu codziennych spraw firmy.

Największe serwisy tego typu w ramach udostępnianych usług proponują swoim użytkownikom między innymi:

  • program do faktur,
  • system magazynowy,
  • księgowość do VAT i PIT,
  • środki trwałe,
  • moduły Kasa/Bank,
  • CRM,
  • kadry i płace,
  • analizy.

Poza tym posiadają liczne integracje z różnego rodzaju aplikacjami zewnętrznymi przydatnymi z punktu widzenia przedsiębiorcy:

  • Google Calendar,
  • systemy samodzielnej windykacji,
  • platformy e-commerce,
  • bankowość on-line.

Zalety systemów e-księgowości

Niewątpliwą zaletą księgowości on-line jest brak konieczności pilnego śledzenia zmian w prawie podatkowym oraz aktualizowania w związku z nimi (za dodatkową opłatą) programów zainstalowanych na komputerze. To właściciele serwisu dbają, by oprogramowanie było zawsze na bieżąco aktualizowane w sposób wręcz niezauważalny.

Aspektem, który również odgrywa ważną rolę w decyzji o przejściu na e-księgowość, jest cena. Obsługa księgowości firmy przez biuro rachunkowe to koszt od średnio 150 zł miesięcznie. Zatrudniając księgową, przedsiębiorca musi liczyć się z wydatkiem rzędu nawet 4 500 zł miesięcznie. W porównaniu do standardowej ceny za dostęp do aplikacji do e-księgowości, która wynosi średnio 33 PLN netto za miesiąc, poprzednie rozwiązania wypadają dość blado.

Kolejną przewagą rozwiązań w chmurze jest bezpieczeństwo danych. Profesjonalne serwisy korzystają z najwyższej klasy usług hostingowych i wdrożyły politykę bezpieczeństwa przetwarzania danych. Narzuca ona obowiązek projektowania rozmieszczania danych na serwerach, tworzenia i przechowywania kopii zapasowych w wielu niezależnych lokalizacjach, szyfrowania transmisji danych oraz dokonywania innych, mniej jawnych czynności, mających służyć poprawie bezpieczeństwa przechowywanych danych.

E-księgowość a tanie biura rachunkowe

Cena miesięcznego abonamentu, jak zostało już wspomniane, jest niezwykle konkurencyjna - 33 zł netto za miesiąc.

Wśród przedsiębiorców znaleźć można spore grono osób, które twierdzą, że za podobną cenę są w stanie znaleźć biuro rachunkowe, które wykona za nich wszystkie czynności związane z księgowością firmy. Takie rozwiązanie może jednak kosztować przedsiębiorcę wiele nerwów i pieniędzy w przyszłości.

Rzetelne biuro rachunkowe, które odpowiedzialnie podchodzi do wykonywanych przez siebie usług nie będzie tanie - musi zainwestować w odpowiednie oprogramowanie, zatrudnić odpowiednią liczbę osób, które będą w stanie obsłużyć należycie wszystkich klientów. Zadbać o stałe podnoszenie przez nie kwalifikacji. Co więcej, dla zapewnienia poprawności rozliczeń dokumenty przechodzą przez ręce co najmniej dwóch osób:

  • księgującej - młodszej księgowej,
  • sprawdzającej - wykwalifikowanej księgowej odpowiedzialnej za prawidłowe rozliczanie klienta z organami państwa.

Model ten pozwala wykluczyć w zasadzie większość pomyłek, jest on jednak kosztowny z punktu widzenia właściciela biura rachunkowego.

Korzystanie z usług nadzwyczaj tanich biur rachunkowych może wiązać się ze sporym ryzykiem niekompetencji księgowych i niedokładnością rozliczeń. Żeby ocenić wiarygodność takiego biura, wystarczy przeprowadzić wstępny rachunek ekonomiczny w oparciu o zaproponowaną nam cenę za usługę. Jeżeli ktoś proponuje za zaksięgowanie 10-20 faktur mniej niż 100 zł miesięcznie, należy zastanowić się nad jakością usługi. Jeżeli profesjonalna księgowa zarabia na podstawie umowy o pracę ok. 3 500 zł netto miesięcznie (całkowity koszt to 5 942,67 zł), to ile takich firm jak nasza jest ona w stanie bezbłędnie zaksięgować tak, by zwrócił się koszt jej zatrudnienia, częstych szkoleń, utrzymania biura rachunkowego i żeby właściciel osiągnął jeszcze pewien zysk?

Podsumowując, jeżeli przedsiębiorca ma stosunkowo niewielki budżet na prowadzenie księgowości firmy, najlepszym rozwiązaniem może okazać się samodzielne zajęcie się tą kwestią w oparciu o pomoc ekspertów.

Co ciekawe, zgodnie z raportem Fundacji STARTER na pytanie, dlaczego przedsiębiorcy decydują się na samodzielne prowadzenie księgowości, większość z nich (aż 60 proc.) odpowiedziała, że nie jest to trudne.