Poradnik Przedsiębiorcy

Biuro rachunkowe online czy księgowość przez internet?

Rozwój technologii, coraz większa dostępność internetu i tak wysoka cena czasu powoduje, że coraz więcej dziedzin życia nie tylko prywatnego, lecz także życia firmy przenosi się do sieci.  Prosta księgowość prowadzona za pomocą dostępnych aplikacji internetowych przy współpracy z księgowymi staje się coraz bardziej powszechna. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak wyglądają dwie formy takiej współpracy. Biuro rachunkowe online i samodzielna księgowość przez internet!

Księgowość przez internet a biuro rachunkowe online 

Księgowość przez internet stanowi usługę zastępczą dla biura rachunkowego. Przede wszystkim jest ona po prostu tańsza. Tym co ją charakteryzuje jest samodzielna praca przedsiębiorcy z dokumentami księgowymi przy pomocy oprogramowania udostępnionego online. Uzupełnieniem usługi jest często dostęp do nielimitowanego wsparcia doradców z dziedziny księgowości, podatków, prawa pracy.  

Ponadto usługa daje wiele innych korzyści, m.in. całodobowy dostęp do dokumentów, możliwość wystawiania faktur w każdym miejscu, gdzie jest dostęp do sieci. Oferowane przez e-księgowości programy pozwalają na dostęp do ewidencji rozliczeń firmy tak naprawdę w każdej chwili i miejscu.

Biuro rachunkowe online to nic innego jak rozwinięcie modelu samodzielnej księgowości online o usługę księgowania dokumentów przez wykwalifikowanych księgowych przy zachowaniu wszystkich ważnych walorów tej pierwszej. W przeciwieństwie do tradycyjnej współpracy z biurami rachunkowymi, przedsiębiorca przede wszystkim nie traci czasu na dojazdy, najczęściej w godzinach w których sam prowadzi własną działalność.

Komunikacja cała odbywa się elektronicznie, dokumenty dostarczane są przy pomocy urządzeń mobilnych i automatycznie księgowane. Funkcja OCR in cloud 

Księgowość przez internet czy biuro rachunkowe - co się opłaca?

Księgowość przez internet jak już wcześniej wspominaliśmy jest znacznie tańsza niż ta prowadzona w formie tradycyjnej.

Kompromisem pomiędzy zwykłym biurem rachunkowym - koszt realny ok 200 - 300 PLN za miesiąc a samodzielną księgowością online - koszt średnio realny 45 PLN za miesiąc. Jest rozwiązanie łączące najlepsze cechy obydwu rozwiązań - biuro rachunkowe online. Koszt usługi takiego biura rachunkowego wacha się na poziomie ok 149.

Ceny usług biur rachunkowych są ponadto uzależnione od:

  • rodzaju księgowości,
  • ilości dokumentów księgowych, 
  • ilości operacji w walutach obcych - wyliczanie różnic kursowych, 
  • Ilości operacji zagranicznych - import, eksport, WDT, WNT, import usług.

Przy czym należy pamiętać że nowoczesne systemy księgowe online automatycznie rozliczają większość takich zdarzeń. Przez co nie mają one takiego wpływu na ceną końcową jak w tradycyjnym biurze rachunkowym.

Dostęp do przydatnej wiedzy w każdej chwili

Przedsiębiorca korzystający z księgowości online, jak i usług biura rachunkowego online, w każdej chwili, o dogodnej dla siebie porze ma dostęp do swoich danych zamieszczonych w serwisie. To przedsiębiorca decyduje o tym, kiedy znajdzie czas, by zajrzeć do dokumentów - w odróżnieniu od stacjonarnego biura rachunkowego, które pracuje jedynie w określonych dniach i godzinach.

Ponadto, dzięki możliwością jakie daje internet, może zadawać pytania bez limitu z zakresu księgowości, prawa podatkowego i prawa pracy. Najważniejsze w tym że zawsze ma dostęp do opracowanego repozytorium wiedzy przydatnej przy prowadzeniu własnego biznesu. 

Księgowości przez internet i biuro rachunkowe online - narzędzia

System jaki wykorzystywany jest tak w księgowości online ja i przy prowadzeniu usług biura rachunkowego online zazwyczaj posiada rozbudowany zestaw narzędzi. Przedsiębiorca nie musi zastanawiać się nad prawidłowym wypełnieniem deklaracji VAT-7, ZUS DRA czy też wyliczeniem zaliczki na podatek dochodowy. Bowiem korzystając z platformy księgowości internetowej, może automatycznie generować miesięczne, kwartalne i roczne deklaracje, a także wysyłać je do urzędów za pomocą sieci.  W przypadku biura rachunkowego online to księgowy wysyła wszystkie deklaracje pod okiem właściciela firmy. 

Aplikacje ponadto pozwalają na wystawianie rachunków i faktur oraz ich elektroniczne przesyłanie do kontrahentów. Nowoczesne rozwiązania umożliwiają również powiązanie księgowości z kontem bankowym firmy, a w razie jakichkolwiek problemów przedsiębiorca ma możliwość uzyskania porady eksperta.

Podatnik nie musi także stale pamiętać o dokonywaniu odpisów amortyzacyjnych. Po wprowadzeniu środka trwałego do systemu jego odpisy dokonywane są automatycznie. W związku z czym nie ma obawy o to, czy amortyzacja dokonywana jest we właściwej wysokości.

Najbardziej rozwinięte systemy księgowości online ułatwiają również monitorowanie gospodarki magazynowej poprzez dostępną funkcję Magazyn. Dodatkową zaletą systemów księgowości online są też wbudowane organizery czy kalendarze, które czuwają nad tym, by nie zapomnieć o ważnych terminach.

Systemy księgowości online w dużej mierze ułatwiają także prowadzenie spraw kadrowo-płacowych.

Księgowość online zapewnia bezpieczeństwo

Księgowość prowadzona przez internet jest bezpieczną formą prowadzenia rachunkowości firmy. Bowiem bardzo ważnym aspektem prowadzenia księgowości przez internet jest także bezpieczeństwo. Korzystając z programów instalacyjnych (na płycie), istnieje ryzyko, że w razie awarii komputera firma utraci dane. Dzięki korzystaniu z e-księgowości ewidencje czy rejestry sprzedaży i zakupów przedsiębiorcy znajdują się w tzw. chmurze i nie groźna im awaria firmowego komputera.

Ponadto większość systemów księgowości online korzysta z wysokiej klasy serwerów i posiada certyfikaty wierzytelności, a przesyłane dane podlegają procesowi szyfrowania.

Dla kogo księgowość internetowa?

Jeśli prowadzona działalność jest bardziej skomplikowana, a miesięczna liczba dokumentów znacznie większa to warto zastanowić się nad skorzystaniem z usług biura rachunkowego.  

Z kolei księgowość internetowa jest dobrym rozwiązaniem dla niewielkich firm, w których miesięczna liczba faktur wynosi 25-30 sztuk. Jest ona o wiele tańsza niż korzystanie z usług biura rachunkowego.

Przed popełnieniem błędu w zawiłościach księgowych przedsiębiorcę może ustrzec pomoc techniczna i wsparcie ekspertów, które jest dostępne w ramach wykupionego abonamentu. Poprzez tę funkcję, w razie niejasności podatnik ma możliwość zapytania i uzyskania pomocy w razie problemów księgowych. Trzeba mieć na względzie, że księgowość przez internet będzie działać w taki sposób, w jaki dane zostały wprowadzone do systemu przez przedsiębiorcę.

Księgowość przez internet ma wiele zalet. Dlatego też w XXI wieku warto zastanowić się nad nowymi rozwiązaniami w zakresie e-księgowości.