Poradnik Przedsiębiorcy

Księgowość przez Internet czy biuro rachunkowe?

Rozwój technologii, coraz większa dostępność internetu i tak wysoka cena czasu powoduje, że coraz więcej dziedzin życia nie tylko prywatnego, lecz także życia firmy przenosi się do sieci.  Mała księgowość prowadzona za pomocą dostępnych aplikacji internetowych staje się coraz bardziej powszechna. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak wygląda księgowość przez internet!

Księgowość przez internet - co to takiego?

Księgowość przez internet stanowi usługę zastępczą dla biura rachunkowego. Daje ona wiele korzyści przedsiębiorcom, m.in. całodobowy dostęp do dokumentów, możliwość wystawiania faktur w każdym miejscu, gdzie jest dostęp do sieci. Indywidualny przedsiębiorca może również sam zająć się dokumentowaniem swoich rozliczeń podatkowych. Oferowane przez e-księgowości programy pozwalają na dostęp do ewidencji rozliczeń firmy tak naprawdę w każdej chwili i miejscu.

Księgowość przez internet to alternatywa dla rachunkowości prowadzonej w sposób tradycyjny, czyli za pośrednictwem usług biura rachunkowego lub zatrudniania własnej księgowej.

Dodatkowe atuty księgowości online

Księgowość przez internet jest znacznie tańsza niż ta prowadzona w formie tradycyjnej. Bowiem korzystając z usług biura rachunkowego, zazwyczaj trzeba ponieść koszt w okolicach kilkuset złotych miesięcznie. Wysokość opłat zależy oczywiście od tego, ile dokumentów będziemy dostarczać do biura rachunkowego oraz od tego, jak bardzo skomplikowana jest prowadzona działalność. Z kolei koszt zatrudnienia zawodowej księgowej może sięgać nawet kilku tysięcy miesięcznie.

Korzystanie z księgowości online może okazać się jeszcze tańsze przy zakupie rocznego abonamentu, bowiem w takiej sytuacji zmniejsza się miesięczny koszt korzystania z wykupionego pakietu.

Dostęp do księgowości w każdej chwili

Przedsiębiorca korzystający z księgowości online, w każdej chwili, o dogodnej dla siebie porze ma dostęp do swoich danych zamieszczonych w serwisie. To przedsiębiorca decyduje o tym, kiedy znajdzie czas, by zajrzeć do dokumentów - w odróżnieniu od stacjonarnego biura rachunkowego, które pracuje jedynie w określonych dniach i godzinach.

Księgowość przez internet opiera się na zasadach elektronicznego obiegu dokumentów. Stały dostęp do danych firmy jest szczególnie korzystnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, którzy lubią mieć kontrolę nad firmą przez cały czas.

Narzędzia, które ułatwią prowadzenie księgowości przez internet

Księgowość prowadzona przez internet zazwyczaj posiada rozbudowany system narzędzi. Przedsiębiorca nie musi zastanawiać się nad prawidłowym wypełnieniem deklaracji VAT-7, ZUS DRA czy też wyliczeniem zaliczki na podatek dochodowy. Bowiem korzystając z księgowości internetowej, może automatycznie generować miesięczne, kwartalne i roczne deklaracje, a także wysyłać je do urzędów za pomocą sieci.  

Aplikacje pozwalają na wystawianie rachunków i faktur oraz ich elektroniczne przesyłanie do kontrahentów. Nowoczesne rozwiązania umożliwiają również powiązanie księgowości z kontem bankowym firmy, a w razie jakichkolwiek problemów przedsiębiorca ma możliwość uzyskania porady eksperta.

Podatnik nie musi także stale pamiętać o dokonywaniu odpisów amortyzacyjnych. Po wprowadzeniu środka trwałego do systemu jego odpisy dokonywane są automatycznie. W związku z czym nie ma obawy o to, czy amortyzacja dokonywana jest we właściwej wysokości.

Najbardziej rozwinięte systemy księgowości online ułatwiają również monitorowanie gospodarki magazynowej poprzez dostępną funkcję Magazyn. Dodatkową zaletą systemów księgowości online są też wbudowane organizery czy kalendarze, które czuwają nad tym, by nie zapomnieć o ważnych terminach.

Systemy księgowości online w dużej mierze ułatwiają także prowadzenie spraw kadrowo-płacowych.

Księgowość online zapewnia bezpieczeństwo

Księgowość prowadzona przez internet jest bezpieczną formą prowadzenia rachunkowości firmy. Bowiem bardzo ważnym aspektem prowadzenia księgowości przez internet jest także bezpieczeństwo. Korzystając z programów instalacyjnych (na płycie), istnieje ryzyko, że w razie awarii komputera firma utraci dane. Dzięki korzystaniu z e-księgowości ewidencje czy rejestry sprzedaży i zakupów przedsiębiorcy znajdują się w tzw. chmurze i nie groźna im awaria firmowego komputera.

Ponadto większość systemów księgowości online korzysta z wysokiej klasy serwerów i posiada certyfikaty wierzytelności, a przesyłane dane podlegają procesowi szyfrowania.

Dla kogo księgowość internetowa?

Jeśli prowadzona działalność jest bardziej skomplikowana, a miesięczna liczba dokumentów znacznie większa to warto zastanowić się nad skorzystaniem z usług biura rachunkowego.  

Z kolei księgowość internetowa jest dobrym rozwiązaniem dla niewielkich firm, w których miesięczna liczba faktur wynosi 25-30 sztuk. Jest ona o wiele tańsza niż korzystanie z usług biura rachunkowego.

Przed popełnieniem błędu w zawiłościach księgowych przedsiębiorcę może ustrzec pomoc techniczna i wsparcie ekspertów, które jest dostępne w ramach wykupionego abonamentu. Poprzez tę funkcję, w razie niejasności podatnik ma możliwość zapytania i uzyskania pomocy w razie problemów księgowych. Trzeba mieć na względzie, że księgowość przez internet będzie działać w taki sposób, w jaki dane zostały wprowadzone do systemu przez przedsiębiorcę.

Księgowość przez internet ma wiele zalet. Dlatego też w XXI wieku warto zastanowić się nad nowymi rozwiązaniami w zakresie e-księgowości.