Poradnik Przedsiębiorcy

Bankowa księgowość online – czy Twoja firma jest bezpieczna?

Bankowa księgowość online to nie tylko standardowe usługi typu wypłaty i wpłaty gotówki, tworzenie lokat czy oferowanie kredytów. Banki w ramach prowadzonych kont proponują szereg usług mających ułatwić życie klienta.

Od wielu lat mamy styczność z kuszącymi reklamami. Gdy pierwszy raz spotykamy się z takim przekazem, w pełni ufni instytucji banków, dajemy namówić się atrakcyjnie brzmiącym sloganom. Po kilku latach można jednak stwierdzić, że bardzo dużo gratisów oferowanych przez banki zniknęło tak szybko, jak się pojawiło. W przypadku gdy bonus dotyczy osobistego konsjerża lub zniżki na wycieczkę, zdjęcie takiej usługi nie ma większego znaczenia i nie pociąga za sobą wielu konsekwencji. Inaczej jest jednak w sytuacji, gdy banki łudzą klientów „darmową” lub „tanią” usługą księgowości, która po jakimś czasie zostaje wycofana. Czy wobec tego bankowa księgowość online to bezpieczne narzędzie do prowadzenia rozliczeń firmy? Sprawdźmy!

Usługa samodzielnej księgowości online – czym jest?

Księgowość online to zespół udostępnionych narzędzi informatycznych do samodzielnego prowadzenia rozliczeń firmy przy jednoczesnym wsparciu dedykowanych księgowych lub doradców podatkowych.

Od kilkunastu lat usługa cieszy się dużym powodzeniem. Dzięki takim narzędziom przedsiębiorca może prowadzić księgowość, generować i wysyłać deklaracje do urzędów, dokonywać szybkich płatności podatków czy też składek na ubezpieczenia.

Na co zwrócić uwagę, wybierając system księgowy?

Wybierając system do prowadzenia księgowości w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów lub ewidencję przychodów, należy przede wszystkim zwrócić uwagę na aspekty bezpieczeństwa prawnego i ochrony danych. Rozpoznać to można odnajdując na stronie wybranego serwisu:

  • opis historii i zakres aktualizacji systemu,

  • informacje czy dany system ma wdrożoną politykę bezpieczeństwa,

  • system jakości ISO,

  • czy dostosowany jest do wymagań RODO.

Ponadto warto zwrócić uwagę na informacje typu:

  • czy dostawca gwarantuje przechowywanie danych przez kolejne 5 lat,

  • czy dostawca gwarantuje utrzymanie usługi,

  • jaki zespół ekspertów opiekuje się wybranym serwisem,

Jeżeli wybrana platforma bankowej księgowości online nie może się pochwalić ww. informacjami, świadczyć to może o braku kompetencji i profesjonalizmu, w niejednym przypadku o typowym podejściu bankowców. Jeżeli usługa nie idzie, zostanie „ubita”. Powstaje alarmujące pytanie, co z naszymi danymi? Banki nie ukrywają takiego podejścia, wystarczy przeczytać ze zrozumieniem większość regulaminów usługi.

Bezpieczeństwo przechowywanych danych

Przedsiębiorca, prowadząc działalność gospodarczą, zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji księgowej przez okres 5 lat, natomiast kadrowo-płacowej nawet do 10 lat.Okres przedawnienia zobowiązania podatkowego wynosi 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, co wynika z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej.Wybierając program księgowy do rozliczania firmy, warto uważnie przyjrzeć się kwestii archiwizacji dokumentów, aby w przypadku ewentualnej kontroli podatnik miał pełny dostęp do zarchiwizowanych danych.

Zgodność oprogramowania z aktualnym prawem - aktualizacje systemu

Przepisy prawa podatkowego ulegają ciągłym zmianom, dlatego przedsiębiorca, wybierając program księgowy, powinien zwrócić uwagę, aby ten zapewniał częste aktualizacje wprowadzające zmiany prawne. Dzięki temu użytkownik może być pewny, że system działa na podstawie obowiązujących przepisów podatkowych.

Dbałość twórców o jakość – kultura procesowa ISO

Istotną kwestią jest dbałość twórców oprogramowania księgowego o jakość oraz dostosowywanie systemu do obowiązujących przepisów oraz potrzeb klientów. System do prowadzenia samodzielnej księgowości online wFirma.pl zapewnia najwyższą jakość, którą potwierdzają certyfikaty ISO 9001.

Program dostosowany jest do aktualnych przepisów podatkowych, a użytkownicy systemu mają realny wpływ na rozwój produktu. Mogą oni kontaktować się twórcami, zgłaszać pomysły na usprawnienie systemu lub uwagi do danych funkcji w celu ich ulepszenia lub rozbudowy. Wszystkie kwestie są analizowane pod kątem przydatności, potrzeb i bezpieczeństwa, a klient otrzymuje informację zwrotną. Priorytetem twórców wFirma jest zatem zdanie klienta, który na co dzień korzysta z rozwiązań oprogramowania do księgowości online, aby jak najbardziej usprawnić mu pracę i ograniczyć czas poświęcony na kwestie księgowe na rzecz zarządzania firmą.

Zgodność przetwarzania danych z RODO

Nie należy zapominać również o tym, że dobry system powinien być zgodny z wymogami RODO i zapewniać użytkownikom bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych, jakie nakładają przepisy o ochronie danych osobowych. Zanim przedsiębiorca dokona wyboru oprogramowania księgowego, powinien także zweryfikować, czy system zapewnia tworzenie kopii zapasowej, która jest przechowywana na serwerze znajdującym się na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Funkcje które musi mieć każdy system księgowy

Niezbędne funkcje do rozliczania firmy

Narzędzie służące do prowadzenia księgowości powinno zapewniać możliwość rozliczania podatnikom najbardziej podstawowych transakcji, jak również tych bardziej wymagających, które w pewnym momencie się pojawią, a są to m.in.:

  • rozliczanie transakcji zagranicznych – zakup reklam w Google, Dropbox, Facebook, Amazon;

  • rozliczanie środków trwałych – zakup laptopa, komputera, samochodu, lokalu biurowego lub maszyn;

  • rozliczanie przejazdów samochodami prywatnymi oraz wynajmowanymi (np. leasing operacyjny);

  • rozliczanie różnic kursowych – w przypadku transakcji w walutach obcych.

Niektóre z wyspecjalizowanych firm tworzących oprogramowanie księgowe wyróżniają się również z uwagi na wachlarz integracji zewnętrznych, które usprawniają pracę przedsiębiorców:

  • integracja z Ministerstwem Finansów – wysyłka JPK i sprawdzanie statusu podatnika VAT,

  • integracja z GUS – import danych kontrahentów,

  • integracja z e-ZUS i PUE,

  • integracja z KRD – weryfikowanie rzetelności kontrahentów.

Posiadając powyższy katalog funkcji, przedsiębiorca nie musi mieć obaw o poprawność wyliczeń.

Podkreślenia wymaga również technologia. Dobre systemy księgowe uczą się bowiem poprzez zapamiętywanie księgowanych transakcji, dzięki czemu powtarzające się transakcje nie wymagają ponownego wprowadzania danych ręcznie, a są zaciągane automatycznie, co znacząco usprawnia pracę.

Kwalifikacje i poziom merytoryczny doradców

Wyspecjalizowane systemy do prowadzenia samodzielnej księgowości online w ramach pakietu udostępniają również wsparcie księgowe, prawne, kadrowe oraz techniczne, które powinno być świadczone przez księgowych i doradców najwyższej klasy. Nie zawsze jednak warunek ten jest spełniony.

Przykładem systemu, którego eksperci posiadają wysokie kompetencje i wiedzę merytoryczną, jest system księgowości online wFirma.pl. Udzielają oni fachowych porad na podstawie zdobytej przez lata pracy zawodowej wiedzy. Na swoim koncie mają również tysiące autorskich publikacji w najpopularniejszych serwisach branżowych, tj. Poradnik Przedsiębiorcy oraz Poradnik Pracownika.

Bankowa księgowość online – najważniejsze informacje

Dokonaliśmy analizy udostępnionych przez banki systemów do samodzielnego prowadzenia księgowości online. Oto czego się dowiedzieliśmy!

Regulaminy bankowej księgowości online

Po zapoznaniu się z regulaminami usługi księgowości online udostępnianej przez banki widzimy, że niemal w każdym przypadku bank ma prawo do zaprzestania świadczenia usługi w terminie natychmiastowym. Co ważne, dostawcy usług nie wskazali nawet, co stanie się w takim przypadku ze zgromadzonymi danymi. Czy przedsiębiorca będzie miał możliwość zaimportowania ich w taki sposób, by możliwe było ich przetwarzanie? Czy dane po zaprzestaniu udostępniania usługi nie zostaną utracone?

Nie ma nic za darmo, czyli ile naprawdę kosztuje bankowa księgowość online

Banki określają udostępnione przez siebie oprogramowania jako darmowe. W przypadku jednak, gdy podatnik będzie zmuszony skorzystać z kilku funkcji poza tymi podstawowymi, wówczas może okazać się, że usługa wcale darmowa nie jest, a pieniądze, które wydawałoby się, że zostały zaoszczędzone, zostaną oddane bankom z nawiązką.

Przedstawiamy darmowe narzędzia oferowane przez banki:

  • wystawienie podstawowej faktury,

  • zaksięgowanie wydatku,

  • automatycznie naliczenie ZUS,

  • wyliczenie podatku.

Co jednak w przypadku, gdy prędzej czy później:

  • kupię środek trwały lub wyposażenie? – pakiet wyższy;

  • używam prywatnego pojazdu? – pakiet wyższy;

  • kupuję reklamy na Google Ads lub FB? – pakiet wyższy;

  • zachoruję i muszę zmienić składkę ZUS? – pakiet wyższy;

  • dokonuję transakcji w walutach obcych? – pakiet wyższy.

To tylko kilka przykładowych sytuacji, które zmuszą nas do zakupu pakietu za 150 PLN w przypadku najbardziej znanej bankowej księgowości online.

Po przeanalizowaniu statystyk okazuje się, że przynajmniej jeden raz na kwartał użytkownik potrzebuje specjalistycznej porady podatkowej. Co w takiej sytuacji?

Usługi te wycenia się następująco:

  • konsultacja techniczna drogą mailową – cena od 15 PLN/e-mail;

  • konsultacja z doradcą drogą mailową – cena od 50 PLN/e-mail.

Nie ma nic za darmo – to zatem podstawowa zasada.

W wyniku przeliczeń różnych funkcji składających się na usługę bankowej księgowości online możemy stwierdzić, że koszt miesięczny korzystania z oprogramowania może przekraczać nawet 400 PLN. W przypadku przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą wspomniana kwota może okazać się dość wysoka. Zatem ostateczna cena to kolejny minus bankowej księgowości online.

Księgowość online – wybieraj profesjonalistów!

Dokonując jakichkolwiek usług lub towarów, oczekujemy wysokiej jakości. Podobnie jest w przypadku zakupu oprogramowania księgowego. Dlatego też warto współpracować z godnymi zaufania dostawcami oprogramowania.

Oprogramowanie dostarczane przez wyspecjalizowane firmy

Jednym z systemów, który chcemy przedstawić, jest system do prowadzenia samodzielnej księgowości online wFirma.pl. To zdecydowanie najbardziej rozbudowany system na rynku, o ugruntowanej pozycji.

Oferowane pakiety zawierają narzędzia w zależności od potrzeb klienta:

Zarządzanie sprzedażą

  • program do fakturowania – wszystkie rodzaje faktur,

  • system do zarządzania kontaktami i zadaniami – CRM,

  • system do zarządzania gospodarką magazynową,

  • integracja z Allegro+ i innymi market place’ami,

  • integracja z GUS-em – import danych,

  • mobilna aplikacja do fakturowania mojo.pl;

Księgowość online

  • schematy księgowe wydatków i przychodów,

  • środki trwałe i wyposażenie,

  • rozliczenie pojazdów – kilometrówka do VAT i PIT,

  • moduł kasa/bank – integracja z bankowością elektroniczną,

  • automatyczne rozliczanie różnic kursowych,

  • deklaracje i raporty JPK,

  • integracja z Ministerstwem Finansów;

Kadry, płace i ubezpieczenia ZUS

  • sporządzanie umów o pracę, zleceń i o dzieło,

  • ewidencja czasu pracy,

  • zgłoszenia, deklaracje i raporty,

  • rozliczenie podatkowe pracowników,

  • pełna integracja z e-ZUS.

Ponadto przedsiębiorca ma nieograniczone wsparcie ekspertów księgowych, kadrowych, podatkowych i technicznych. Koszt zakupienia pakietu waha się w granicach 34–70 PLN za miesiąc.

Szczegółowe informacje o ofercie cenowej można znaleźć po kliknięciu w Cennik.

Księgowość online – bezpieczeństwo jest najważniejsze

Najistotniejszą kwestią jest bezpieczeństwo. System zawsze działa oparty na obowiązujących przepisy prawa podatkowego. Co kwartał dokonywane są jego aktualizacje, które wprowadzają zarówno zmiany wynikające z przepisów, jak i nowe, przydatne funkcje, często zgłaszane przez użytkowników. Można powiedzieć, że klient ma bezpośredni wpływ na rozwój systemu. 

A skoro o przepisach mowa, warto wiedzieć, że system spełnia wszystkie wymogi rozporządzenia RODO dotyczące przetwarzania, przechowywania oraz archiwizowania danych. 

Ponadto, codziennie robione są kopie zapasowe. Zatem dane przechowywane są w profesjonalnych serwerowniach, nad których bezpieczeństwem czuwa sztab specjalistów od zabezpieczeń.

Dodatkowo dostawca oprogramowania zapewnia przechowywanie dokumentacji firmowej przez 5 lat od zakończenia współpracy. Można zatem stwierdzić, że system spełnia wymogi dotyczące bezpieczeństwa zapisu i przechowywania danych.Więcej o archiwizacji dokumentacji w systemie można znaleźć w artykule: Elektroniczne archiwum dokumentów lub w Regulaminie systemu.Podsumowując, podatnik powinien dokładnie przeanalizować wybór systemu do prowadzenia samodzielnej księgowości. Zanim zdecyduje się na oprogramowanie, powinien zweryfikować m.in. czy system gwarantuje aktualny stan prawny, bezpieczne przechowywanie danych oraz czy zapewnia funkcjonalność na takim poziomie, aby przedsiębiorca mógł rozliczać podstawowe, jak i bardziej skomplikowane transakcje. Bankowa księgowość online nie zapewnia wymaganego bezpieczeństwa.