Poradnik Przedsiębiorcy

Bankowa księgowość online – czy jest bezpieczna?

Księgowość online stanowi pakiet usług realizowanych dzięki specjalnemu oprogramowaniu do samodzielnego prowadzenia księgowości w internecie przy wsparciu specjalistów. Rozwiązanie online nie wymaga od przedsiębiorcy dodatkowej infrastruktury IT (takiej jak szafy serwerowe, przełączniki, routery) czy kodów dostępu (jak w przypadku wersji pudełkowej) i z tego powodu cieszy się wzrastającą popularnością. Usługi księgowe w swojej ofercie posiadają również banki. Czy jednak bankowa księgowość online jest bezpieczna? Jak wygląda ta usługa w porównaniu do innych ofert dotyczących księgowości online? Przyglądamy się temu w artykule, analizując regulaminy banków.

Jak ocenić jakość programu do księgowości online?

Przed przejściem do analizy oferty banków w zakresie księgowości online należy zastanowić się nad tym, co powinien zawierać taki pakiet usług. Trzeba bowiem pamiętać, że decyzja, aby rozliczać firmę online, powinna wiązać się z uproszczeniem czynności związanych z księgowością – przy zachowaniu pełnego bezpieczeństwa tych procesów, a także danych, które biorą w nich udział. Dobrze jest także zwrócić uwagę na kompleksowość usługi, która pozwoli maksymalnie zaoszczędzić czas na wszelkich formalnościach.

Przy wyborze pakietu księgowości online należy dokładnie przyjrzeć się następującym kwestiom:

  • aktualizacje systemu, na którym bazuje usługodawca – bieżące aktualizowanie oprogramowania do księgowości online zapewnia jego zgodność z obowiązującymi przepisami. Z uwagi na częste zmiany w prawie podatkowym i gospodarczym niezwykle istotne jest, żeby program był do nich dopasowany zawsze na czas – w innym przypadku przedsiębiorcy grożą konsekwencje prawne, w tym kary finansowe;

  • polityka bezpieczeństwa – przedsiębiorca jest odpowiedzialny za bezpieczeństwo danych pracowników i kontrahentów, które posiada ze względu na prowadzoną działalność. Reguluje to ustawa o ochronie danych osobowych – należy zatem sprawdzić, czy dany system księgowości online spełnia wymagania pod tym względem;

  • przechowywanie danych – archiwizacja dokumentów jest istotną kwestią, ponieważ wymaga jej polskie prawo. Przedsiębiorca ma mianowicie obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej przez 5 lat, a kadrowo–płacowej – nawet do 10 lat. Ważne jest zatem, aby usługodawca zapewniał taką możliwość;

  • certyfikat jakości – wyznacznikiem wysokich standardów działania oprogramowania według międzynarodowych norm są także certyfikaty jakości. Warto zwrócić uwagę, czy usługodawca posiada np. certyfikat ISO;

  • zgodność z RODO – system powinien umożliwiać przestrzeganie wynikających z RODO przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych, a także zapewniać tworzenie ich kopii zapasowej przechowywanej na odpowiednio zabezpieczonym serwerze znajdującym się na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego;

  • warunki dotyczące ewentualnego wycofania usługi – bardzo istotną kwestią jest ryzyko wycofania usługi i to, co w takiej sytuacji dzieje się z danymi, które muszą być przechowywane według ścisłych wytycznych. Warto sprawdzić, czy usługodawca dopuszcza taką ewentualność i co w takim przypadku proponuje;

  • kompleksowość oprogramowania – usługa samodzielnej księgowości online powinna zapewniać regulowanie wszystkich spraw w jednym miejscu; ważne jest zatem, aby system dysponował integracjami umożliwiającymi generowanie i wysyłkę faktur; dodatkową zaletę będzie stanowić możliwość bezpośredniej wysyłki z systemu plików JPK i deklaracji ZUS, z pominięciem pośredników takich jak program Płatnik;

  • zaplecze merytoryczne usługodawcy – bezpieczeństwo samodzielnego prowadzenia księgowości online zależy także od merytorycznego wsparcia specjalistów z działu księgowości, kadr i płac czy prawa, a także wsparcia technicznego dotyczącego działania oprogramowania. Ważne jest zatem, aby zorientować się, jak funkcjonuje tego typu pomoc w ramach usługi oraz czy dostęp do niej nie jest ograniczony.

Bankowa księgowość online – analiza bezpieczeństwa oferowanych usług

Pojawia się pytanie, czy bankowa księgowość online spełnia wyszczególnione powyżej wymagania i zapewnia tym samym bezpieczeństwo rozliczanej w ten sposób firmy. Aby na nie odpowiedzieć, przyjrzeliśmy się tym zapisom w regulaminach banków, które dotyczą omawianej usługi.

Bankowa księgowość online a przechowywanie danych

Zapisy w regulaminach budzą obawy co do bezpieczeństwa danych – nie dają bowiem gwarancji ich przechowywania przez odpowiednio długi okres wymagany w przepisach. Banki nie przechowują dokumentacji księgowej – ta odpowiedzialność spada na barki przedsiębiorcy – w przypadku kontroli ZUS-u czy organów podatkowych jest on zatem w tej kwestii zdany wyłącznie na siebie.

Mówi o tym na przykład punkt 5.8. regulaminu ING Banku Śląskiego:

5.8. Dla uchylenia wątpliwości, Usługi Operatora nie obejmują:

  1. przechowania dokumentacji rachunkowo–księgowej;

  2. reprezentacji w postępowaniach podatkowych i administracyjnych;

  3. sporządzania sprawozdań finansowych, wystawiania faktur i innych dokumentów księgowych w imieniu Klienta;

  4. usług doradztwa podatkowego w rozumieniu ustawy z dnia 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym (Dz.U.2011.41.213 ze zm.);

  5. składania w imieniu Klienta deklaracji podatkowych i jednolitych plików kontrolnych (JPK).

Podobny zapis znajdziemy w § 3 regulaminu PKO BP:

9. Usługi świadczone przez Operatora i wsparcie zgodnie z ust. 8 powyżej nie obejmują: doradztwa księgowego, doradztwa podatkowego, reprezentowania Użytkownika w postępowaniach podatkowych lub administracyjnych, sporządzania sprawozdań finansowych, wystawiania przez Operatora faktur i innych dokumentów księgowych w imieniu Użytkownika, przechowywania przez Operatora dokumentacji rachunkowo–księgowej lub dokumentacji kadrowo–płacowej Użytkownika.

Inaczej, lecz z takim samym skutkiem dla przedsiębiorcy, przedstawiono tę kwestię w części XI w regulaminie mBanku:

5. Użytkownik zobowiązany jest posiadać oryginały dokumentów ewidencjonowanych w Serwisie.

Co to oznacza dla przedsiębiorcy? Korzystając z usług banku, i tak musi on przechowywać samodzielnie dokumenty – jest więc skazany na gromadzenie stert papierów bądź równoległe prowadzenie zapisów na komputerze. Tak czy inaczej – ta kwestia pozostaje jego odpowiedzialnością, mimo że księgowość online powinna go zwolnić z tego obowiązku.

Wypowiedzenie usługi bankowej księgowości online

Z przechowywaniem danych wiąże się też ryzyko wyłączenia usługi z oferty bankowej, jeżeli ta z różnych względów przestanie być dla banku opłacalna. Przedsiębiorca może być nieomal z dnia na dzień pozostawiony sam sobie, bez systemu do prowadzenia księgowości, z którego korzystał dotychczas.

Świadczą o tym m.in. takie zapisy, jak poniższy z regulaminu ING Banku Śląskiego:

4.17. Prawo do rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym, w drodze pisemnego oświadczenia złożonego drugiej Stronie, przysługuje:

  1. Klientowi w przypadku likwidacji, ogłoszenia upadłości lub przerwania działalności przez Operatora;

  2. Operatorowi, w przypadku ogłoszenia upadłości, likwidacji Klienta lub utraty przez niego statusu przedsiębiorcy.

Podobną treść można znaleźć w § 28 regulaminu Santandera, który umożliwia usługę księgowości tylko w integracji z firmą pośredniczącą lub przez konkretny typ konta w banku (konto „Mini Firma”):

11. Rozwiązanie Umowy lub umowy o usługi Księgowe zawartej pomiędzy Klientem i Infakt skutkuje rozłączeniem usługi Mini Firma internet oraz Serwisu Księgowość inFakt.

12. Bank nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte przez Klienta w Serwisie Księgowość inFakt, ani za wykonywanie umowy o usługi księgowe zawartej pomiędzy Klientem i Infakt.

Wówczas przedsiębiorca musi przenieść całą dokumentację do innego systemu – na nowo wprowadzić wszystkie dane. Może to wywołać dużo zamieszania i konieczność szybkiego wyboru innego programu (a przez pośpiech wybór może okazać się nietrafiony). Ponadto przedsiębiorca będzie musiał poświęcić czas także na poznanie działania nowego systemu. Jego zasoby będą więc przeznaczane na reorganizację pracy zamiast na dalszy rozwój i dbanie o klientów.

Bankowa księgowość online – odpowiedzialność banku czy przedsiębiorcy?

Decydując się na księgowość online, przedsiębiorcy mają nadzieję na ułatwienie pracy: optymalizację wszelkich działań księgowych dzięki ich maksymalnej automatyzacji, przy jednoczesnym zachowaniu standardów bezpieczeństwa. Innymi słowy, usługa księgowości online ma za zadanie zdjąć z przedsiębiorców część ciężaru odpowiedzialności i usprawnić ich pracę związaną z dbaniem o formalne aspekty prowadzenia firmy.

Jednak wybierając bankową księgowość online, przedsiębiorcy wcale nie zmniejszają zakresu swoich obowiązków – to wciąż na nich spoczywa odpowiedzialność za poprawność złożonych dokumentów, ich terminową wysyłkę czy śledzenie zmian prawnych. Wszelkie niedociągnięcia stanowią przewinienie przedsiębiorcy – w oczach usługodawcy, a w rezultacie także ZUS-u czy Ministerstwa Finansów, to on zaniedbał zobowiązania, nie doczytał regulaminu banku.

Taki stan rzeczy znajduje odzwierciedlenie w licznych zapisach regulaminowych. Poniżej omawiamy część z nich:

  • brak odpowiedzialności za treści zamieszczone w serwisie księgowym Alior Banku – przedsiębiorca ryzykuje, że jego działania będą oparte na nieaktualnych przepisach podatkowych i gospodarczych, co może skutkować sankcjami:

§ 12

  1. Serwis nie jest witryną doradztwa podatkowego ani doradztwa prawnego. Wszelkie przedstawione tu poglądy, informacje, interpretacje i rozwiązania nie są przeznaczone do bezwzględnego stosowania w praktyce, zaś przedstawione publikacje nie mogą być traktowane jako wykładnia prawa lub rekomendacje w zakresie jego stosowania. 

  2. Publikujący autorzy, podmiot, który reprezentują, Partnerzy jak i Serwis nie biorą odpowiedzialności za skutki wynikające z zastosowania w praktyce informacji podatkowych lub prawnych przedstawionych w Serwisie.

  3. Rozwiązywanie problemów podatkowych i prawnych powinno odbywać się na podstawie szczegółowej analizy stanu faktycznego przez doradcę podatkowego, radcę prawnego lub adwokata.

  • w przypadku aplikacji Alior Banku do księgowania – brak odpowiedzialności za błędne wyliczenia, w tym, co najważniejsze, wyliczenia podatków – przedsiębiorca może więc równie dobrze dokonać ich ręcznie, jako że i tak musi zweryfikować te dokonane przez aplikację:

§ 13

  1. Wyliczenia wykonywane przez Aplikację księgową powinny być weryfikowane przez Użytkownika, szczególnie wyliczenia dokonywane w ramach zobowiązań publiczno-prawnych.

  2. Wyliczenia wykonywane przez Aplikację, wykorzystywane są przez Użytkownika w niezbędnym dla niego zakresie oraz na jego odpowiedzialność.

  3. Bank nie ponosi odpowiedzialności za błędne przeliczenia systemu księgowego oraz błędnie wprowadzone Dane przez Użytkownika.

  • brak odpowiedzialności za problemy w wysyłce dokumentacji online w mBanku (poniżej fragment z części XI regulaminu) – w efekcie ułatwienie w postaci dostarczania dokumentów odpowiednim instytucjom drogą elektroniczną staje się kolejnym utrudnieniem, a bank sugeruje wysyłkę pocztą lub doręczenie osobiste deklaracji, co w przypadku rozliczeń podatku VAT z zasady nie jest możliwe:

  1. Użytkownik zobowiązany jest zachować staranność i ostrożność przy wszelkich transakcjach nietypowych lub transakcjach o znacznej wartości i w razie wątpliwości zasięgnąć fachowej porady.

  2. Użytkownik funkcjonalności Moja księgowość Pakietu mOrganizer finansów zobowiązany jest wprowadzić dokumenty za dany miesiąc księgowy oraz zamknąć miesiąc (najpóźniej jeden dzień przed terminem płatności podatku PIT).

  3. W przypadku Użytkowania funkcjonalności Moja księgowość Pakietu mOrganizer finansów jeśli wystąpi problem z elektronicznym wysłaniem deklaracji Użytkownika lub Użytkownik nie korzysta z elektronicznego wysyłania deklaracji, Użytkownik zobowiązany jest, w dniu terminu dostarczenia deklaracji, osobiście dostarczyć lub wysłać pocztą odpowiednią, podpisaną deklarację do właściwego organu podatkowego.

Systemy do księgowości online powstały z myślą o automatyzacji procesów księgowych, łącznie z wysyłką odpowiednich dokumentów do właściwych organów – tak, aby odciążony przedsiębiorca mógł skupić się na pozostałych aspektach prowadzenia biznesu – pozyskiwaniu klientów czy rozwoju firmy. Oprogramowanie powinno zatem być tak skonstruowane, aby nie wywoływało u przedsiębiorcy konieczności śledzenia przepisów czy szybkiego reagowania na awarie systemu. System powinien także ułatwiać przedsiębiorcy pilnowanie terminów, w których musi dokonać zobowiązań wobec ZUS-u i MF, na przykład poprzez powiadomienia dotyczące zbliżającej się daty złożenia danych dokumentów. Obowiązkowo system powinien zapewnić możliwość wysyłki elektronicznej deklaracji VAT oraz plików JPK VAT.

Bankowa księgowość online a doradztwo specjalistów

Jak już wcześniej wspomniano, przy prowadzeniu samodzielnej księgowości online istotne jest kompleksowe wsparcie specjalistów – w przeciwnym wypadku to na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek kontroli wszystkich przepisów oraz gruntownej znajomości zasad rozliczania firmy. Wówczas taka usługa nie stanowi de facto żadnego ułatwienia.

Sama znajomość przepisów okazuje się ponadto często niewystarczająca ze względu na to, że są one pisane językiem specjalistycznym, a co za tym idzie – nie można ich bezpośrednio przełożyć na rzeczywiste warunki, których dotyczą. W tym przypadku konieczna jest więc odpowiednia interpretacja przepisów i ich adekwatne wyjaśnienie.

Analiza zapisów w regulaminach banków dotyczących bankowej księgowości online wykazała, że nie zapewniają one odpowiedniej bazy merytorycznej.

PKO BP w cytowanym już punkcie 9 swojego regulaminu zaznacza wprost, że jego usługi nie obejmują między innymi doradztwa księgowego ani podatkowego.

Tymczasem Alior bank w cytowanym poniżej punkcie 3 oferuje wybiórcze wsparcie w postaci Serwisu księgowego:

§11

Serwis internetowy umożliwia Użytkownikom:

  1. pozyskiwanie informacji dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej oraz informacji z zakresu m.in. finansów, podatków, księgowości i marketingu,

  2. wymianę doświadczeń w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej,

  3. wsparcie w zakresie prowadzonej księgowości firmy w postaci Serwisu księgowego,

  4. korzystanie z Ofert specjalnych dostarczanych przez Partnerów Serwisu,

  5. reklamę i nawiązywanie relacji handlowych w Bazie przedsiębiorców.

Przedsiębiorca nie ma zatem możliwości skorzystania z bardziej określonego wsparcia specjalisty – w razie pytań i wątpliwości dotyczących jego konkretnej sytuacji musi szukać pomocy gdzie indziej.

Kwestią powiązaną z powyższym problemem jest też sama specjalizacja banków. Mimo że księgowość nierozerwalnie wiąże się z ich działalnością, banki postrzegają i realizują związane z nią zagadnienia z innej perspektywy, niż potrzebowałby tego przedsiębiorca. Tym samym nie udostępniają mu rozwiązań, które realnie wspomogą codzienne funkcjonowanie jego firmy.

Bankowa księgowość online – czy zawiera potrzebne narzędzia?

Przed podjęciem decyzji warto sprawdzić, jakie funkcje posiada bankowa księgowość online. Czy posiada na przykład możliwość prowadzenia ewidencji środków trwałych? Większość przedsiębiorców korzysta z samochodów w firmie, ale czy system przewiduje, że przedsiębiorca może być zobowiązany do dokonywania comiesięcznych odpisów amortyzacyjnych? Czy system wesprze w bieżącym księgowaniu wydatków związanych z pojazdem, które mają limity typu 50% VAT i 75% kosztów w KPiR? Czy też przedsiębiorca będzie wszystkich wyliczeń musiał dokonywać w osobnych ewidencjach z kalkulatorem w dłoni?

Dobry system księgowy online powinien przewidywać wzrost firmy i tym samym zdarzenia, jakie mogą w niej zajść, oraz zapewnić rozwiązania wspierające przedsiębiorcę obecnie i w przyszłości.

Bankowa księgowość online – fragmentaryczność usług

Wykazana powyżej wybiórczość usług z zakresu księgowości, które oferują banki, każe zastanowić się nad zasadnością takiego rozwiązania. Korzystając z bankowej księgowości online, przedsiębiorca wciąż musi kontrolować bieżące zmiany w prawie, sprawdzać wyliczenia dokonywane w programach, a także brać pod uwagę ryzyko różnego rodzaju awarii systemu – ponieważ ostatecznie to on poniesie odpowiedzialność za wszelkie niedopatrzenia.

Nasuwa się konkluzja, że bankowa księgowość online może przysporzyć właścicielom firm więcej zmartwień niż pożytku – w praktyce taka usługa staje się bowiem kolejnym aspektem, który przedsiębiorca musi monitorować – na który musi poświęcać swój czas i inne zasoby. Nie wykorzysta ich zatem w pozostałych obszarach – na rozwój firmy czy odpoczynek.

Brak kompleksowości usługi sprawia bowiem, że ta, zamiast odciążyć użytkownika, przydaje mu tylko nowych obowiązków w zakresie sprawdzania poprawności funkcjonowania systemu, często włącznie z dokonywanymi tam wyliczeniami. Taka oferta przeczy zatem sensowi swojego istnienia – wydaje się po prostu kolejnym sposobem banków na zarobek – w nadziei, że klient nie zapozna się w wystarczającym stopniu z regulaminem, ponieważ bank stanowi w jego oczach instytucję godną zaufania.

Dostęp do bankowej księgowości online mają ponadto tylko klienci danego banku. Biorąc pod uwagę, że poziom atrakcyjności oferty prowadzenia rachunku w określonym banku nie musi pokrywać się z atrakcyjnością usługi prowadzenia księgowości online w tej samej instytucji, taki system mocno ogranicza możliwości przedsiębiorcy.

Co ponadto ma zrobić przedsiębiorca, jeżeli w trakcie roku podatkowego znajdzie korzystną ofertę kredytu czy leasingu w innym banku? Trudno będzie mu w takim momencie przenieść księgowość do innego systemu czy zacząć zajmować się tym całkowicie samodzielnie – jest więc w rzeczywistości uzależniony od obecnego banku, a gdyby nie usługa bankowej księgowości – zmieniłby już usługodawcę. Klient ma więc utrudnione odejście, a bank – zapewniony zarobek.

Alternatywa dla bankowej księgowości online

Z powyższego omówienia wynika, że bankowa księgowość online nie jest najlepszym rozwiązaniem dla przedsiębiorcy – zwłaszcza w stosunku do innych dostępnych na rynku możliwości dotyczących samodzielnej księgowości online.

Alternatywę stanowi między innymi system wFirma.pl. Korzystając z niego, przedsiębiorca ma zapewnione bezpieczeństwo:

  • w oprogramowaniu uwzględniane są zmiany w prawie – system jest aktualizowany na bieżąco o wszystkie nowelizacje dotyczące prowadzenia działalności gospodarczej, najczęściej w nocy z soboty na niedzielę, aby maksymalnie ograniczyć niedogodności po stronie przedsiębiorcy związane z aktualizacjami;

  • dokumentacja jest odpowiednio zabezpieczona – system archiwizuje dokumenty przez określony prawem okres, a w razie rezygnacji z usługi – wFirma i tak przechowuje je przez kolejne 5 lat, przejmując ten obowiązek od przedsiębiorcy;

  • dane są przechowywane i przetwarzane zgodnie z polityką prywatności i RODO, zapisywane na dwóch serwerach, a ich kopii zapasowych dokonuje się codziennie.

Ponadto dzięki regularnie prowadzonemu Supportowi przedsiębiorca może liczyć na nieograniczone wsparcie ze strony doświadczonych specjalistów z dziedziny księgowości, kadr i płac oraz prawa – odpowiedzą oni na jego każde pytanie o sposób księgowania czy rozliczenia z ZUS. W razie problemów technicznych użytkownik systemu także otrzyma natychmiastową pomoc.

Księgowość online w systemie wFirma.pl to nie tylko bezpieczeństwo i wsparcie merytoryczne, ale także wygoda oparta na kompleksowości usługi. Decydując się na pakiet oferowany przez wFirmę, przedsiębiorca nie musi martwić się o wysyłkę dokumentów do ZUS-u i Ministerstwa Finansów – zintegrowanie systemu pozwala na automatyzację tych czynności i wykonanie ich bez programów pośredniczących takich jak Płatnik, za pomocą jednego kliknięcia. Z kolei możliwość ustawienia powiadomień dotyczących zbliżającej się daty wysyłki odpowiednich dokumentów pomoże przedsiębiorcy dotrzymać wszystkie terminy.

Usługa w systemie wFirma została zaprojektowana w taki sposób, aby maksymalnie uprościć obowiązki księgowe przedsiębiorcy i przenieść jak najwięcej ich ciężaru z właściciela firmy na zautomatyzowany system księgujący. Dlatego oprogramowanie umożliwia także automatyczne generowanie i wysyłkę faktur – w dziewięciu językach i we wszystkich walutach, z możliwością automatycznego rozliczenia różnic kursowych.

To tylko niektóre z udogodnień, jakie obejmuje usługa księgowości online w systemie wFirma.pl. Jego twórcy znają bowiem realia, z jakimi mierzy się polski przedsiębiorca, i dlatego są w stanie wyjść naprzeciw jego oczekiwaniom – to właśnie wykwalifikowanie księgowe i kadrowe współpracują z programistami, dzięki czemu końcowy produkt jest zoptymalizowany pod potrzeby jego odbiorcy. Oprogramowanie jest ponadto nieustannie udoskonalane, również na podstawie uwag od użytkowników – w ten sposób utrzymuje wysoki poziom dostosowania do ich wymogów, a jego obsługa jest prosta i intuicyjna.

Więcej informacji na temat oferty jest dostępnych na stronie wFirma.pl – można je także zdobyć podczas bezpłatnego, 30-dniowego, okresu testowego. W tym czasie przedsiębiorca ma możliwość sprawdzenia wszystkich pakietów i oceny działania systemu.