Poradnik Przedsiębiorcy

Najem kasy online - czy jest to możliwe?

Kasa rejestrująca to urządzenie obecne praktycznie we wszystkich punktach sprzedaży detalicznej. Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności lub rolników ryczałtowych muszą liczyć się z instalacją kasy rejestrującej, co wiąże się z kosztami. Alternatywą kupna nowej kasy jest zawarcie umowy o leasing, dzierżawę lub najem kasy online. Sprawdźmy, kiedy najem kasy online jest możliwy!

Limity obowiązujące przy kasach rejestrujących

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z treści art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług – dalej jako ustawa o VAT – który stanowi, że podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Powyższy przepis art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń. Ustawodawca przewidział zwolnienia z obowiązku instalacji kas rejestrujących. Jedno z nich dotyczy wielkości obrotu, jaki podatnicy generują ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych. 

Obecnie kwestie dotyczące zwolnienia od 1 stycznia 2019 r. z powyższego obowiązku reguluje rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących – dalej jako rozporządzenie.

Stosownie do § 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do 31 grudnia 2021 r., podatników, u których obrót zrealizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł, a w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli obrót z tego tytułu nie przekroczył, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, kwoty 20 000 zł.

Na podstawie § 3 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia, zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do 31 grudnia 2021 r. podatników rozpoczynających po 31 grudnia 2018 r. dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli przewidywany przez podatnika obrót z tego tytułu nie przekroczy, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym, kwoty 20 000 zł.

Powyższe zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym podatnik przekroczył obrót realizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w kwocie 20 000 zł (patrz § 5 ust. 1 rozporządzenia).

Stosownie do treści § 5 ust. 2 rozporządzenia, w przypadku podatników korzystających ze zwolnienia, o którym mowa w § 3 ust. 1 pkt 2, zwolnienie to traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym podatnik przekroczył obrót z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności, w kwocie 20 000 zł.

Powyższe zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej ze względu na wysokość osiągniętego obrotu jest zwolnieniem podmiotowym, tj. dotyczy podmiotu.

Kasy online

Od 1 maja 2019 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o VAT i ustawy – Prawo o miarach. Powyższa ustawa wprowadziła do naszego systemu prawnego kasy online. Kasy to całkowicie nowe rozwiązanie, które umożliwia bieżące przesyłanie do centralnego systemu teleinformatycznego, który jest prowadzony przez szefa KAS, danych o dokonanej sprzedaży. 

Wycofywanie to będzie odbywało się w sposób ewolucyjny, zróżnicowany w zależności od rodzaju kasy. Te z papierowym zapisem kopii nie będą mogły mieć wymienianej pamięci fiskalnej. Zatem podatnik stosujący kasę rejestrującą z papierowym zapisem kopii, w której z określonej przyczyny będzie konieczna wymiana pamięci fiskalnej, będzie musiał nabyć nową kasę z zapisem elektronicznym lub kasę online. Ograniczenie to spowodowane jest tym, że przestarzała technologia używana w kasach z papierową kopią praktycznie uniemożliwia skuteczną kontrolę rozliczeń podatkowych.

Przykład 1.

Podatnik stosuje dotychczas kasę rejestrującą z papierową kopią. W 2020 r. zapełnił całą pamięć fiskalną. W związku z zapełnieniem pamięci będzie obowiązany do wymiany kasy rejestrującej na online.

Czy dozwolone jest zawarcie umowy o leasing, dzierżawę lub najem kasy online?

W dodanym przepisie art. 111 ust. 3ca ustawy VAT wprowadzono nowe rozwiązanie pozwalające na stosowanie przez podatników kas rejestrujących używanych na podstawie umowy najmu do prowadzenia ewidencji sprzedaży, dzierżawy, leasingu lub umów o podobnym charakterze. Kasy te na dzień ich nabycia (dokonania zakupu) przez wynajmującego (wydzierżawiającego, leasingodawcę itp.) muszą posiadać wymagane funkcje, kryteria i warunki techniczne.

Przykład 2.

Podatnik posiadający sieć sklepów postanowił wymienić wszystkie kasy fiskalne na nowe online. Musi wymienić około 200 urządzeń. Powyższy wydatek pomimo znacznych dochodów może znacznie ograniczyć posiadane środki finansowe przeznaczone na rozwój sieci. Podatnik analizując nowe przepisy, postanowił skorzystać z leasingu kas. Nowe rozwiązanie pozwoli mu na znaczne oszczędności. Dzięki nowemu rozwiązaniu podatnik będzie mógł zaoszczędzone środki zainwestować.Wynajmowaniu mogą podlegać tylko kasy online (nie będą nim objęte kasy z elektronicznym oraz papierowym zapisem kopii).Zmiana ta ma charakter rozszerzający w stosunku do regulacji obecnie obowiązujących, ponieważ dopuszcza do stosowania przez podatników również kasy, które zostały wynajęte, wydzierżawione lub oddane w leasing. 

Podsumowując, uchwalone zmiany mają zapewnić przede wszystkim wsparcie dla służb kontrolnych w zakresie realizowanych przez nich zadań i umożliwią skuteczniejszą kontrolę przestrzegania obowiązków ewidencyjnych. Ponadto nowe rozwiązania umożliwiające m.in. najem kasy online są korzystne dla uczciwych podatników. Ustawodawca nie zapomniał o ulgach, a także nowych możliwościach zakupu kas rejestrujących.