W ramach zawartej umowy najmu prywatnego strony mogą ustalić stałą zryczałtowaną kwotę przekazywaną za media związane z używaniem nieruchomości. W sytuacji, gdy powstaje nadwyżka opłat za media, która jest zatrzymywana przez wynajmującego, pojawia się pytanie o podatkową kwalifikację takich kwot. Innymi słowy, należy zastanowić się, czy taka nadwyżka stanowi przychód podatkowy. Nadwyżka za media jako przychód podlegający opodatkowaniu została szczegółowo omówiona w niniejszym artykule.
Opłaty za media a przychody z najmu prywatnego
W pierwszej kolejności trzeba wyjaśnić, w jaki sposób pod względem podatkowym należy traktować kwoty przekazane przez najemcę tytułem zapłaty za media.
Podstawą generowania przychodów z najmu jest fakt zawarcia stosownej umowy między stronami. Określona w umowie wysokość czynszu stanowi przysporzenie majątkowe wynajmującego, a tym samym generuje przychód w rozumieniu podatkowym. Jednak, aby powstał przychód po stronie wynajmującego, muszą zaistnieć przesłanki określone w art. 6 ust. 1a ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, czyli czynsz musi zostać otrzymany lub postawiony do dyspozycji wynajmującego.
Stosownie do ww. art. 6 ust. 1a ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych podlegają otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń z tytułów, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 6 ustawy o podatku dochodowym (tzw. najem prywatny).
Zatem przychód powstaje wówczas, gdy zostanie on:
- otrzymany przez podatnika – tj. podatnik musi go rzeczywiście „dostać, odebrać, zainkasować, objąć w posiadanie”, albo
- postawiony do dyspozycji podatnika – tj. zostać mu faktycznie udostępniony lub przekazany do odbioru.
Składnikiem przychodu osiąganego z najmu przez wynajmującego w ramach tzw. najmu prywatnego nie będą natomiast ponoszone przez najemcę wydatki (opłaty) związane z przedmiotem najmu (np. opłaty za media, podatki i opłaty publicznoprawne), jeżeli z umowy wynika, że najemca jest zobowiązany do ich ponoszenia. Dodatkowe opłaty ponoszone przez najemcę w związku z przedmiotem najmu nie powodują przysporzenia majątkowego po stronie wynajmującego.
Dlatego też podstawą uzyskiwania przychodów z tytułu tzw. najmu prywatnego jest umowa, w której strony określają wysokość czynszu. Czynsz stanowi przysporzenie majątkowe wynajmującego, a tym samym generuje przychód w rozumieniu podatkowym w przypadku otrzymania lub postawienia go do dyspozycji wynajmującego.
W zależności od różnego skonstruowania stosunku prawnego umowy najmu w zakresie pokrywania przez najemcę pewnych płatności (świadczeń) związanych z przedmiotem najmu różne będą skutki podatkowe. Jeśli strony umowy najmu określiły wysokość wynagrodzenia z tytułu najmu (czynsz), to otrzymana przez wynajmującego kwota jest jego przychodem.
Powyższe stanowisko należy uznać za ugruntowane i zostało wielokrotnie potwierdzone w wydawanych interpretacjach indywidualnych. Tytułem przykładu zacytujmy treść interpretacji Dyrektora KIS z 7 sierpnia 2024 roku (nr 0112-KDIL2-2.4011.553.2024.1.MW): „Na podstawie takiego opisu oraz powołanych przepisów prawa podatkowego stwierdzam, że w ramach tzw. najmu prywatnego jedynie określona w umowie kwota czynszu będzie stanowić przysporzenie majątkowe dla Pana jako wynajmującego, a tym samym generować przychód do opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Natomiast wskazane przez Pana opłaty za czynsz administracyjny (tj. opłaty związane z utrzymaniem części wspólnych nieruchomości) oraz opłaty za media dostarczone do nieruchomości (prąd, woda, gaz, centralne ogrzewanie), do których ponoszenia zgodnie z umową najmu jest zobowiązany najemca, nie stanowią dla Pana przysporzenia majątkowego”.
Jeżeli z treści umowy najmu wynika, że to najemca jest zobowiązany do ponoszenia ekonomicznego ciężaru opłat za media, a wynajmujący będzie jedynie pośrednikiem odpowiedzialnym za przekazanie kwoty opłat za media od najemcy do podmiotów zajmujących się dostarczaniem poszczególnych mediów, to tym samym kwota opłat za media nie będzie stanowić dla wynajmującego definitywnego przysporzenia majątkowego, a więc nie stanowi ona przychodu podlegającego opodatkowaniu zryczałtowanym podatkiem dochodowym.
Umowa najmu powinna wskazywać kwotę czynszu najmu stanowiącą wynagrodzenie wynajmującego za oddanie w najem przedmiotu najmu najemcy. Dlatego też każdy taki czynsz najmu stanowi przychód do opodatkowania. Nie ma przy tym znaczenia, w jaki sposób wynajmujący taki czynsz skalkuluje (pismo z 3 października 2024 roku, wydane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, nr 0112-KDIL2-2.4011.642.2024.1.MW).
Nadwyżka za media jako przychód podlegający opodatkowaniu
W tych przypadkach, gdy strony umowy najmu określą, że to najemca ma obowiązek zapłaty za zużyte media – przy czym zapłata ma postać stałej miesięcznej kwoty – mogą pojawić się sytuacje, gdy po uregulowaniu opłat przez wynajmującego (pośrednika) pozostanie nadwyżka.
Trzeba zauważyć, że jeżeli taką nadwyżkę wynajmujący ma prawo zatrzymać i potraktować jako swoje przysporzenie majątkowe, to mamy do czynienia z przychodem podlegającym opodatkowaniu. Należy bowiem przypomnieć, że przychodami podatkowymi są definitywnie otrzymane kwoty, które powodują zwiększenie aktywów podatnika.
Przykład 1.
Pani Barbara oddała swoją prywatną nieruchomość w najem innej osobie. W podpisanej umowie najmu ustalono czynsz na poziomie 2000 zł miesięcznie. Dodatkowo najemca zobowiązał się pokrywać opłaty za media i w tym zakresie ustalono stałą miesięczną kwotę, jaką miał on przekazywać z tego tytułu pani Barbarze – 500 zł. W pierwszym miesiącu wysokość opłat za media wynosiła 410 zł. W jaki sposób ustalić przychód podatkowy za pierwszy miesiąc wynajmu?
Nie ulega wątpliwości, że miesięczna kwota czynszu wynoszącego 2000 zł stanowi przychód podatkowy. Ponadto, jeżeli pani Barbara jest uprawniona do zatrzymania nadwyżki za media i nie ma obowiązku jej zwrotu, to również kwota 90 zł stanowi przychód podlegający opodatkowaniu.
Przykład 2.
Pani Barbara oddała swoją prywatną nieruchomość w najem innej osobie. W podpisanej umowie najmu ustalono czynsz na poziomie 2000 zł miesięcznie. Dodatkowo najemca zobowiązał się pokrywać opłaty za media i w tym zakresie ustalono stałą miesięczną kwotę, jaką miał przekazywać z tego tytułu pani Barbarze – 500 zł. W pierwszym miesiącu wysokość opłat za media wynosiła 410 zł. Jednakże z treści umowy najmu wynika, że ewentualna nadwyżka ma być zaliczana na poczet rozliczenia mediów za kolejne miesiące. W jaki sposób ustalić przychód podatkowy za pierwszy miesiąc wynajmu?
W tych okolicznościach przychodem pani Barbary będzie wyłącznie kwota 2000 zł będąca odpowiednikiem czynszu. Powstała nadwyżka za media nie ma dla kobiety charakteru stałego przysporzenia, w związku z czym nie można jej uznać za przychód podatkowy.
Nadwyżka za media jako przychód podlegający opodatkowaniu - podsumowanie
Nadwyżka za media jako przychód podlegający opodatkowaniu z tytułu umowy najmu występuje tylko w tych przypadkach, gdy wynajmujący będzie uprawniony do jej zatrzymania i swobodnego rozdysponowania, a więc w sytuacji, gdy będzie to kwota stanowiąca definitywne i trwałe przysporzenie majątkowe.
