Poradnik Przedsiębiorcy

ZUS RP-7 - kiedy należy go wypełnić?

Jednym z obowiązków pracodawcy jest wystawienie pracownikowi zaświadczenia ZUS RP-7. Jednak czy zawsze jest to konieczne? Co zawiera formularz RP-7? Sprawdzamy poniżej.

Co zawiera formularz RP-7?

RP-7 to zaświadczenie, które jest stosunkowo często wystawiane przez pracodawców. Na jego podstawie ZUS ustala podstawę wymiaru renty z tytułu niezdolności do pracy oraz emerytury przyznawanej na starych zasadach. RP-7 zawiera informacje dotyczące zatrudnienia i wynagrodzenia. Płatnik składek wystawia je zgodnie z artykułem 125 ust. 1 pkt 2 oraz z art. 125a ust. 3 ustawy z 17 grudnia o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Zgodnie z tymi przepisami jest on zobowiązany, na żądanie organu rentowego, do wystawienia dokumentów (zaświadczeń) w celu udowodnienia okresów składkowych pracowników. Ponadto powinien udowodnić okresy pracy w szczególnych warunkach i o szczególnym charakterze. 

RP-7, czyli ERP-7 

Od 2018 roku obowiązuje nowy druk formularza – druk ZUS ERP-7. Jest to krótki formularz składający się z kilku sekcji, które można podzielić na 3 zasadnicze części. Najważniejszą i zarazem najdłuższą z nich jest część dotycząca informacji o wypłaconych świadczeniach oraz kwotach wynagrodzeń wypłaconych w danym roku kalendarzowym. Tabela, w której pracodawca musi zawrzeć informacje o wypłatach, składa się z 7 kolumn.

ZUS RP-7 - kiedy należy go wypełnić?

Kolumna 1. 

W  tej kolumnie należy wpisać rok, za który podajemy kwoty wypłaconych wynagrodzeń.

Kolumna 2.

Tutaj należy podać kwoty składników wynagrodzenia należnych za dany rok kalendarzowy. W tej kolumnie należy wpisać takie składniki jak wynagrodzenie zasadnicze i inne stałe składniki, takie jak np. dodatek stażowy, funkcyjny czy zmianowy. Ponadto w tej kolumnie należy wykazać wypłacone premie regulaminowe czy uznaniowe oraz inne wynagrodzenia, np. ekwiwalenty, dodatki, nagrody, które stanowiły podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne lub emerytalno-rentowe. 

Kolumna 3.

W kolumnie 3 należy umieścić dane dotyczące wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy  czy zasiłku chorobowego, macierzyńskiego lub opiekuńczego. 

Kolumna 4.

W tym miejscu wpisujemy kwoty wypłaconych świadczeń rehabilitacyjnych oraz dodatku wyrównawczego, świadczenia wyrównawczego lub zasiłku wyrównawczego. 

Kolumna 5.

W tej kolumnie powinny zostać wykazane informacje o należnych za dany rok kwotach wynagrodzenia (np. dodatku stażowego), które w okresie świadczenia pracy stanowią podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, a wyłączenie ich nastąpiło tylko z powodu wypłacenia ich „obok” świadczeń związanych z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem. 

Kolumna 6.

Kolumna 6. powinna zawierać informacje o wypłaconych kwotach przychodu (wynagrodzenie zasadnicze, dodatki, premie, ekwiwalenty), które były objęte wyłącznie ubezpieczeniem wypadkowym. 

Kolumna 7.

W ostatniej kolumnie należy podać pozostałe kwoty wynagrodzeń, które nie zostały ujęte we wcześniejszych kolumnach, np. kwotę rekompensaty pieniężnej ustalonej z tytułu okresowego niepodwyższania płac w sferze budżetowej. 

ERP-7 (RP-7) – kto wystawia i czy zawsze jest to konieczne?

Pracodawca ma obowiązek przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty ubezpieczonego. Obowiązek wystawienia ERP-7 (RP-7) ciąży po stronie pracodawcy. Co ważne, zaświadczenie to co do zasady może zostać wystawione tylko przez pracodawcę, który zatrudniał pracownika. W sytuacji, gdy nastąpiło przejęcie pracowników przez innego pracodawcę, drugi z nich ma obowiązek wystawić druk ERP-7 (RP-7). Jak wskazują przepisy, zaświadczenie takie może wystawić również: 

  • następca prawny pracodawcy,

  • likwidator lub syndyk masy upadłości,

  • podmiot upoważniony przez płatnika składek do wystawienia zaświadczenia,

  • Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa – dla pracowników zlikwidowanych przedsiębiorstw gospodarki rolnej. 

Warto wspomnieć, że wystawienie tego zaświadczenia jest obowiązkiem pracodawcy zarówno w stosunku do obecnych, jak i zwolnionych pracowników. Co ważne, jeśli pracodawca zatrudnił pracownika po 1998 roku, to nie zawsze jest on zobowiązany do wystawienia zaświadczenia na druku ZUS ERP-7 (RP-7). Konieczne jest to, gdy jego pracownik zamierza ubiegać się o rentę z tytułu niezdolności do pracy albo o emeryturę w związku z ukończeniem wymaganego wieku lub gdy do końca 2014 roku osiągnął wiek wymagany do przejścia na emeryturę. Pracodawca jest też zawsze zobowiązany do wystawienia tego zaświadczenia, kiedy pracownik wystąpi z wnioskiem o jego wydanie.

Wystawienie poprawnego zaświadczenia  ERP-7 (RP-7) jest ważne, ponieważ ma ono znaczący wpływ na wysokość przyznanych w przyszłości świadczeń emerytalno-rentowych. Dlatego pracodawca powinien dołożyć starań, aby zaświadczenie było poprawne i kompletne.