Jednym z obowiązków pracodawcy jest wystawienie pracownikowi zaświadczenia ZUS ERP-7 (RP-7), czyli zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. Jednak czy zawsze jest to konieczne? Co zawiera formularz RP-7? Sprawdzamy poniżej.
Co zawiera formularz ERP-7 (RP-7)?
RP-7 to zaświadczenie, które jest stosunkowo często wystawiane przez pracodawców. Na jego podstawie ZUS ustala podstawę wymiaru renty z tytułu niezdolności do pracy oraz emerytury przyznawanej na starych zasadach. RP-7 zawiera informacje dotyczące zatrudnienia i wynagrodzenia. Płatnik składek wystawia je zgodnie z artykułem 125 ust. 1 pkt 2 oraz z art. 125a ust. 3 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Zgodnie z tymi przepisami jest on zobowiązany, na żądanie organu rentowego, do wystawienia dokumentów (zaświadczeń) w celu udowodnienia okresów składkowych pracowników. Ponadto powinien udowodnić okresy pracy w szczególnych warunkach i o szczególnym charakterze.
Zaświadczenie RP-7, czyli obecnie ERP-7
Druk ZUS ERP-7 jest to krótki formularz składający się z kilku sekcji, które można podzielić na 3 zasadnicze części.
Na początku formularza znajduje się instrukcja wypełniania. Kolejnej części wprowadza się dane płatnika składek a następnie uzupełnia dane osoby ubezpieczonej – pracownika. Jednak najważniejszą i zarazem najdłuższą z nich jest część dotycząca informacji o wypłaconych świadczeniach oraz kwotach wynagrodzeń wypłaconych w danym roku kalendarzowym. Tabela, w której pracodawca musi zawrzeć informacje o wypłatach, składa się z 7 kolumn.
Kolumna 1.
W tej kolumnie należy wpisać rok, za który podajemy kwoty wypłaconych wynagrodzeń.
Kolumna 2.
Tutaj należy podać kwoty składników wynagrodzenia należnych za dany rok kalendarzowy. W tej kolumnie należy wpisać takie składniki jak wynagrodzenie zasadnicze i inne stałe składniki, takie jak np. dodatek stażowy, funkcyjny czy zmianowy. Ponadto w tej kolumnie należy wykazać wypłacone premie regulaminowe czy uznaniowe oraz inne wynagrodzenia, np. ekwiwalenty, dodatki, nagrody, które stanowiły podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne lub emerytalno-rentowe.
Kolumna 3.
W kolumnie 3 należy umieścić dane dotyczące wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy czy zasiłku chorobowego, macierzyńskiego lub opiekuńczego.
Kolumna 4.
W tym miejscu wpisujemy kwoty wypłaconych świadczeń rehabilitacyjnych oraz dodatku wyrównawczego, świadczenia wyrównawczego lub zasiłku wyrównawczego.
Kolumna 5.
W tej kolumnie powinny zostać wykazane informacje o należnych za dany rok kwotach wynagrodzenia (np. dodatku stażowego), które w okresie świadczenia pracy stanowią podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, a wyłączenie ich nastąpiło tylko z powodu wypłacenia ich „obok” świadczeń związanych z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem.
Kolumna 6.
Kolumna 6. powinna zawierać informacje o wypłaconych kwotach przychodu (wynagrodzenie zasadnicze, dodatki, premie, ekwiwalenty), które były objęte wyłącznie ubezpieczeniem wypadkowym.
Kolumna 7.
W ostatniej kolumnie należy podać pozostałe kwoty wynagrodzeń, które nie zostały ujęte we wcześniejszych kolumnach, np. kwotę rekompensaty pieniężnej ustalonej z tytułu okresowego niepodwyższania płac w sferze budżetowej. Należy tu każe wpisać ich rodzaj.
W formularzu wprowadza się także informacje o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczania emerytalne i rentowe. W formularzu jest także miejsce na dodatkowe informacje/ uwagi. Konieczne jest także wpisanie na druku informacji dotyczące pełnomocnika upoważnionego przez płatnika składek do wystawienia zaświadczenia, wpisuje się także informacje o dokumentach na podstawie jakiej zostało wystawione zaświadczenie oraz czy dodaje się niego załączniki.
ERP-7 (RP-7) – kto wystawia i czy zawsze jest to konieczne?
Pracodawca ma obowiązek przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty ubezpieczonego. Obowiązek wystawienia ERP-7 (RP-7) ciąży po stronie pracodawcy. Co ważne, zaświadczenie to co do zasady może zostać wystawione tylko przez pracodawcę, który zatrudniał pracownika. W sytuacji, gdy nastąpiło przejęcie pracowników przez innego pracodawcę, drugi z nich ma obowiązek wystawić druk ERP-7 (RP-7). Jak wskazują przepisy, zaświadczenie takie może wystawić również:
- następca prawny pracodawcy,
- likwidator lub syndyk masy upadłości,
- podmiot upoważniony przez płatnika składek do wystawienia zaświadczenia,
- Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa – dla pracowników zlikwidowanych przedsiębiorstw gospodarki rolnej.
Warto wspomnieć, że wystawienie tego zaświadczenia jest obowiązkiem pracodawcy zarówno w stosunku do obecnych, jak i zwolnionych pracowników. Co ważne, jeśli pracodawca zatrudnił pracownika po 1998 roku, to nie zawsze jest on zobowiązany do wystawienia zaświadczenia na druku ZUS ERP-7 (RP-7). Konieczne jest to, gdy jego pracownik zamierza ubiegać się o rentę z tytułu niezdolności do pracy albo o emeryturę w związku z ukończeniem wymaganego wieku lub gdy do końca 2014 roku osiągnął wiek wymagany do przejścia na emeryturę. Pracodawca jest też zawsze zobowiązany do wystawienia tego zaświadczenia, kiedy pracownik wystąpi z wnioskiem o jego wydanie.
Wystawienie poprawnego zaświadczenia ERP-7 (RP-7) jest ważne, ponieważ ma ono znaczący wpływ na wysokość przyznanych w przyszłości świadczeń emerytalno-rentowych. Dlatego pracodawca powinien dołożyć starań, aby zaświadczenie było poprawne i kompletne.
