Jak rozliczyć złożenie orzeczenia o niepełnosprawności w ZUS po terminie?

W idealnym świecie pracownik dostarcza orzeczenie o niepełnosprawności w dniu jego otrzymania, a pracodawca od razu uwzględnia je w deklaracjach rozliczeniowych. W rzeczywistości jednak dokumenty te trafiają do działów kadr z opóźnieniem, co często powoduje złożenie orzeczenia o niepełnosprawności w ZUS po terminie i wymusza aktualizację zgłoszeń. Dla pracodawcy oznacza to konieczność niezwłocznego dopełnienia formalności w systemie ubezpieczeń społecznych.

Orzeczenia potwierdzające niepełnosprawność

W polskim systemie prawa wyróżniamy trzy stopnie niepełnosprawności, które definiują zakres potrzebnej pomocy oraz możliwości zawodowe danej osoby:

1. stopień znaczny – dotyczy osób wymagających stałej opieki innych, ponieważ nie są one w stanie samodzielnie egzystować (np. przy jedzeniu czy higienie). Ich stan zdrowia pozwala na pracę jedynie w warunkach chronionych;

2. stopień umiarkowany – otrzymują go osoby potrzebujące częściowego wsparcia w codziennym funkcjonowaniu lub pełnieniu ról społecznych. Podobnie jak w stopniu znacznym praca jest możliwa zazwyczaj tylko w specjalnie dostosowanych warunkach;

3. stopień lekki – odnosi się do osób, których sprawność jest obniżona na tyle, że mają trudności w pracy w porównaniu do osób pełnosprawnych o tych samych kwalifikacjach. Ograniczenia te można jednak niwelować za pomocą sprzętu ortopedycznego lub innych form pomocy.

Należy również wskazać, że w myśl art. 5 Ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych orzeczenie lekarza orzecznika Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o: 

• całkowitej niezdolności do pracy i niezdolności do samodzielnej egzystencji ustalone na podstawie Ustawy z dnia 17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych traktowane jest na równi z orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności; 

• niezdolności do samodzielnej egzystencji ustalone na podstawie ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych jest traktowane na równi z orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności; 

• całkowitej niezdolności do pracy ustalone na podstawie ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych jest traktowane na równi z orzeczeniem o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności; 

• częściowej niezdolności do pracy ustalone na podstawie ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych oraz celowości przekwalifikowania na podstawie tej ustawy jest traktowane na równi z orzeczeniem o lekkim stopniu niepełnosprawności.

Zgodnie z art. 62. ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych osoby, które przed dniem wejścia w życie ustawy zostały zaliczone do jednej z grup inwalidów, są osobami z niepełnosprawnościami w rozumieniu ustawy, jeżeli przed tą datą orzeczenie o zaliczeniu do jednej z grup inwalidów nie utraciło mocy, przy czym:

• orzeczenie o zaliczeniu do I grupy inwalidów, jeżeli przed dniem wejścia w życie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, o ile orzeczenie to nie utraciło mocy, traktowane jest na równi z orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności;

• orzeczenie o zaliczeniu do II grupy inwalidów, jeżeli przed dniem wejścia w życie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, o ile orzeczenie to nie utraciło mocy, traktowane jest na równi z orzeczeniem o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności;

• orzeczenie o zaliczeniu do III grupy inwalidów, jeżeli przed dniem wejścia w życie ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, o ile orzeczenie to nie utraciło mocy, traktowane jest na równi z orzeczeniem o lekkim stopniu niepełnosprawności.

Osoby mające ważne orzeczenia o zaliczeniu do jednej z grup inwalidów, niezdolności do pracy w gospodarstwie rolnym oraz wskazane orzeczenia wydane przez ZUS mogą składać do zespołu do spraw orzekania o niepełnosprawności wniosek o ustalenie stopnia niepełnosprawności i wskazań dla celów korzystania z ulg i uprawnień.

Zatrudnienie osoby z niepełnosprawnością a stan zatrudnienia

Zasady zaliczania pracowników mających orzeczenie o niepełnosprawności w zatrudnieniu określa art. 2a ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Te regulacje nakazują wliczać osobę z niepełnosprawnością do stanu zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami, począwszy od dnia przedstawienia pracodawcy orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność. W przypadku przedstawienia pracodawcy kolejnego orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność osobę z niepełnosprawnością wlicza się do stanu zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami, począwszy od dnia złożenia wniosku o wydanie orzeczenia, jeżeli z orzeczenia wynika, że w tym okresie osoba ta była osobą z niepełnosprawnością, a wniosek o wydanie orzeczenia został złożony nie później niż w dniu następującym po dniu, w którym upłynął termin ważności poprzedniego orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność. 

Przy czym należy pamiętać, że przewidziano także wyjątek, kiedy bez względu na datę złożenia wniosku o wydanie kolejnego orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność osobę z niepełnosprawnością wlicza się do stanu zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami również w okresie do 3 miesięcy poprzedzających dzień przedstawienia pracodawcy kolejnego orzeczenia, jeżeli z treści tego orzeczenia wynika, że w tym okresie osoba ta była osobą z niepełnosprawnością.

Dla celów rozliczeniowych płatnik identyfikuje pracownika jako osobę z niepełnosprawnością wyłącznie na podstawie przedłożonego orzeczenia. Skutki prawne tego faktu, w tym prawo do ubiegania się o dofinansowanie składek z budżetu państwa lub PFRON, powstają z dniem następującym po dacie przedstawienia dokumentu pracodawcy. Bez formalnego doręczenia orzeczenia (o stopniu niepełnosprawności lub o niepełnosprawności u osób poniżej 16 lat) płatnik nie może stosować preferencyjnych zasad finansowania składek.

Kody niepełnosprawności

Załącznik nr 25 do Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej 1 z dnia 20 grudnia 2020 roku w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów określa kody wykorzystywane przy wypełnianiu dokumentów w zakresie niepełnosprawności. 

Procedura zmiany kodu zgłoszenia pracownika z orzeczeniem o niepełnosprawności

Dokonanie zmiany zgłoszenia pracownika z orzeczeniem o niepełnosprawności do ZUS-u z nowym kodem tytułu ubezpieczenia dokonywane jest na formularzu ZUS ZUA. Wcześniej konieczne jest jednak wyrejestrowanie pracownika z dotychczasowym kodem na druku ZUS ZWUA, a dopiero po tym zgłoszenie z nowym kodem.

Przykład 1. 

Jak powinien postąpić pracodawca w sytuacji, kiedy pracownik 7 stycznia 2026 roku przedłożył orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, które zostało wydane 17 czerwca 2025 roku? Pracodawca musi dokonać zmiany w kodzie tytułu ubezpieczenia w ZUS-ie tego pracownika. Powinno to nastąpić 8 stycznia 2026 roku, czyli od dnia następnego po dniu, w którym pracodawca otrzymał od pracownika stosowne orzeczenie. 

ZUS dopuszcza możliwość zmiany kodu tytułu ubezpieczenia od pierwszego dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym pracodawca otrzymał informację od pracownika. Wtedy pracodawca uniknie konieczności składania dwóch raportów ZUS RCA.

Przykład 2. 

Pan Michał będący pracownikiem w firmie pani Anny 7 stycznia 2026 roku przedłożył orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, które zostało wydane 10 grudnia 2025 roku. Pracodawca zdecydował, że zmiany dokona od miesiąca następnego. Jak będzie to wyglądało? Pracodawca musi wyrejestrować ze starym kodem pana Michała z ubezpieczeń od 1 lutego 2026 roku na druku ZUS ZWUA, a następnie zgłosić go ponownie do ubezpieczeń z nowym kodem od 1 lutego 2026 roku na druku ZUS ZUA, z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 03. Dzięki temu w dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za styczeń 2026 roku pracodawca wykaże go w jednym raporcie ZUS RCA.

Etapy postępowania w przypadku dostarczenia orzeczenia o niepełnosprawności z opóźnieniem

Pracodawca, który otrzyma orzeczenie o stopniu niepełnosprawności lub niepełnosprawności, powinien:

1. przyjąć orzeczenie i odnotować datę wpływu,

2. dokonać wyrejestrowania pracownika w ZUS-ie z poprzednim kodem,

3. dokonać rejestracji pracownika w ZUS-ie ze zmienionym kodem dla danego stopnia niepełnosprawności,

4. obliczyć wskaźniki zatrudnienia dla potrzeb PFRON.

Złożenie orzeczenia o niepełnosprawności w ZUS po terminie – podsumowanie

Podsumowując, spóźnienie pracownika w dostarczeniu dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność nie powoduje utraty statusu osoby z niepełnosprawnością, ale może czasowo „zamrozić” korzyści dla takiego pracownika i wstrzymać korzyści finansowe dla pracodawcy, który nie może liczyć na dofinansowania.