Poradnik Przedsiębiorcy

Zatrudnienie małżonka na podstawie umowy o pracę

Przepisy prawa pracy nie ograniczają możliwości zawierania umów o pracę bądź umów cywilnoprawnych pomiędzy osobami pozostającymi w związku małżeńskim. W związku tym przedsiębiorca może zatrudnić współmałżonka bądź wykazać go jako osobę współpracującą. Warto podkreślić, że od 2019 roku koszt wynagrodzenia małżonka może stanowić koszt uzyskania przychodu. W poniższym artykule opisujemy, jak przebiega zatrudnienie małżonka.

Zatrudnienie małżonka a status osoby współpracującej

Jeżeli strony umowy pozostają w związku małżeńskim oraz prowadzą wspólne gospodarstwo domowe, zatrudnienie małżonka powoduje, że osoba ta jest traktowana dla celów ubezpieczeń ZUS jak osoba współpracująca przy prowadzeniu pozarolniczej działalności gospodarczej, a nie jak pracownik. 

Osobą współpracującą z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą jest m.in. małżonek, dziecko własne, dziecko drugiego małżonka, jeżeli pozostają z przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowych i współpracują przy prowadzeniu tej działalności. Wyłączeniu podlegają osoby, z którymi została zawarta umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego.

Zatrudnienie małżonka a wysokość składek ZUS

Zatrudnienie małżonka na podstawie umowy o pracę wywołuje obowiązek opłacenia składek ZUS za tego ubezpieczonego od podstaw wymiaru ustalonych dla osób prowadzących działalność gospodarczą. Co ważne, w przypadku osób współpracujących nie ma możliwości naliczenia składek od obniżonej podstawy wymiaru (preferencyjne składki ZUS). Osobę współpracującą należy zgłosić do ubezpieczeń społecznych z kodem tytułu ubezpieczenia ZUS 05 11. 

Składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, wypadkowe oraz ubezpieczenie zdrowotne osoby współpracującej są finansowane w całości przez przedsiębiorcę prowadzącego działalność gospodarczą.

Zatrudnienie małżonka na podstawie odpłatnej umowy zlecenia powoduje powstanie obowiązku ubezpieczeniowego, takiego jak w przypadku osób niespokrewnionych, czyli małżonek zleceniobiorca jest traktowany jak zwykły zleceniobiorca, a nie jak osoba współpracująca.

Składki na ubezpieczenie społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne opłacone za osobę współpracującą przedsiębiorca może odliczyć przy wyliczeniu zaliczki na podatek dochodowy, tak jak w przypadku składek opłaconych za siebie jako przedsiębiorcę.

Zatrudnienie małżonka a wynagrodzenie

Zatrudnienie małżonka odbywa się na takich samych zasadach jak pracownika. Zatem konieczne jest podpisanie z nim umowy, zgłoszenie go do ubezpieczeń społecznych, wypłacenie wynagrodzenia oraz uiszczenia za niego zaliczki na podatek dochodowy (PIT-4). Ponadto należy pamiętać o prowadzeniu zatrudnionemu małżonkowi akt pracowniczych, które podlegają archiwizacji na 50 lat (jeśli umowa została zawarta przed 2019 rokiem) lub 10 lat (jeśli umowa została zawarta po 2019 roku lub zostały w ZUS-ie złożone stosowne dokumenty).

Więcej na temat archiwizacji dokumentacji pracowniczej w artykule: Zmiany w prowadzeniu akt osobowych od 2019 roku.

Przedsiębiorca do końca 2018 roku nie mógł w koszty podatkowe ująć poniesionego kosztu na wynagrodzenie zatrudnionego małżonka. Ustawodawca wyszedł temu naprzeciw i od 2019 roku poprzez zmianę aktu prawnego – art. 23 ust. 1 pkt 10 ustawy o PIT – wskazuje, że „kosztem uzyskania przychodów jest jednak wynagrodzenie małżonka podatnika i małoletnich dzieci podatnika, a w przypadku prowadzenia działalności w formie spółki niebędącej osobą prawną – także małżonków i małoletnich dzieci wspólników tej spółki, należne z tytułów określonych w art. 12 ust. 1, art. 13 pkt 2, 8 i 9 lub z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, o których mowa w ustawie z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich (Dz. U. z 2018 r. poz. 1244), z zastrzeżeniem pkt 55 i art. 22 ust. 6ba”.

Przykład 1.

Przedsiębiorca w styczniu 2019 roku zatrudnił na umowę o pracę swoją małżonkę. Wynagrodzenie miesięczne brutto wynosi 3000 zł. Jaką wartość przedsiębiorca ujmie w kosztach?

Przedsiębiorca w kosztach uzyskania przychodu, a dokładnie w kolumnie 12 „Wynagrodzenia w gotówce i w naturze” KPiR ujmie na podstawie listy płac wartość wynagrodzenia brutto – 3000 zł.

Przykład 2.

Przedsiębiorca w grudniu 2018 roku wypłacił w terminie małżonce wynagrodzenie za listopad 2018 r. Wynagrodzenie brutto wynosi 6000 zł. Jaką wartość przedsiębiorca ujmie w kosztach?

Przedsiębiorca w związku z tym, że w 2018 roku obowiązywała regulacja prawna zabraniająca ujęcia w kosztach podatkowych wynagrodzenia małżonka, nie będzie mógł ująć w kosztach podatkowych wynagrodzenia brutto wypłaconego małżonce.