Przepisy prawa pracy nie ograniczają możliwości zawierania umów o pracę bądź umów cywilnoprawnych pomiędzy osobami pozostającymi w związku małżeńskim. W związku tym przedsiębiorca może zatrudnić współmałżonka bądź wykazać go jako osobę współpracującą. Warto podkreślić, że od 2019 roku koszt wynagrodzenia małżonka może stanowić koszt uzyskania przychodu. W poniższym artykule opisujemy, jak przebiega zatrudnienie małżonka.
Zatrudnienie małżonka a status osoby współpracującej
Jeżeli strony umowy pozostają w związku małżeńskim oraz prowadzą wspólne gospodarstwo domowe, zatrudnienie małżonka powoduje, że osoba ta jest traktowana dla celów ubezpieczeń ZUS, jak osoba współpracująca przy prowadzeniu pozarolniczej działalności gospodarczej, a nie jak pracownik.
Zatrudnienie małżonka a wysokość składek ZUS
Zatrudnienie małżonka na podstawie umowy o pracę wywołuje obowiązek opłacenia składek ZUS za tego ubezpieczonego od podstaw wymiaru ustalonych dla osób prowadzących działalność gospodarczą. Co ważne, w przypadku osób współpracujących nie ma możliwości naliczenia składek od obniżonej podstawy wymiaru (preferencyjne składki ZUS czy ulga na start). Osobę współpracującą należy zgłosić do ubezpieczeń społecznych z kodem tytułu ubezpieczenia ZUS 05 11.
Składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, wypadkowe oraz ubezpieczenie zdrowotne osoby współpracującej są finansowane w całości przez przedsiębiorcę prowadzącego działalność gospodarczą.
Składki na ubezpieczenie społeczne opłacone za osobę współpracującą przedsiębiorca może odliczyć przy wyliczeniu zaliczki na podatek dochodowy, tak jak w przypadku składek opłaconych za siebie jako przedsiębiorcę.
Jednak od 2022 roku w znacznym stopniu zmieniły się zasady ustalania składki zdrowotnej za przedsiębiorców. Od tego momentu składka zdrowotna zależy głownie od wybranej formy opodatkowania i wysokości osiąganych przychodów. Jeszcze inny schemat ustalania podstawy wymiaru składki zdrowotnej obowiązuje osoby współpracujące przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Obecnie bazę do naliczania składki zdrowotnej stanowi dla nich 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku, ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Stawka składki w tym przypadku to 9%. Wartość przeciętnego wynagrodzenia z IV kwartału 2025 roku wynosi 5825,89zł, więc składka zdrowotna jest należna w kwocie 524.33 zł.
Zatrudnienie małżonka a wynagrodzenie
Zatrudnienie małżonka odbywa się na takich samych zasadach jak pracownika. Zatem konieczne jest podpisanie z nim umowy, zgłoszenie go do ubezpieczeń społecznych, wypłacenie wynagrodzenia oraz uiszczenia za niego zaliczki na podatek dochodowy (PIT-4R). Ponadto należy pamiętać o prowadzeniu zatrudnionemu małżonkowi akt pracowniczych, które podlegają archiwizacji na 50 lat (jeśli umowa została zawarta przed 2019 rokiem) lub 10 lat (jeśli umowa została zawarta po 2019 roku lub zostały w ZUS-ie złożone stosowne dokumenty).
Przykład 1.
Przedsiębiorca w styczniu 2024 roku zatrudnił na umowę o pracę swoją małżonkę. Wynagrodzenie miesięczne brutto wynosi 4 700,00 zł. Jaką wartość przedsiębiorca ujmie w kosztach?
Przedsiębiorca w kosztach uzyskania przychodu, a dokładnie w kolumnie 12 „Wynagrodzenia w gotówce i w naturze” KPiR ujmie na podstawie listy płac wartość wynagrodzenia brutto – 4 700,00 zł.
Osoba współpracująca zatrudniona na podstawie umowy o pracę rozliczania w systemie wFirma
System wFirma umożliwia szybkie i automatyczne rozliczanie osoby współpracującej zatrudnionej na umowie o pracę. W tym celu wystarczy dodać osobę współpracującą w zakładce USTAWIENIA » PODATKI » ZUS » OSOBY WSPÓŁPRACUJĄCE » DODAJ i zaznaczyć opcję "Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę". Dzięki temu po dodaniu umowy dla takiej osoby, zarówno w liście płac jak i w deklaracjach ZUS będą naliczone prawidłowe wartości wynagrodzenia i składek.
Zatrudnienie małżonka może okazać się dużym wsparciem dla przedsiębiorcy, należy jednak pamiętać o obowiązkach z tym związanych.