Ustawą z 23 stycznia 2026 roku o wygaszeniu rozwiązań wynikających z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa oraz o zmianie niektórych innych ustaw dokonano modyfikacji szeregu przepisów dotyczących ukraińskich uchodźców. Wśród nowych regulacji nałożonych na pracodawców kluczowe znaczenie ma obowiązek zgłoszenia podjęcia pracy w urzędzie pracy, a także ponowne powiadomienie PUP przy zatrudnieniu Ukraińców w razie modyfikacji warunków łączącej strony umowy.
Obowiązek powiadomienia PUP o powierzeniu pracy cudzoziemcowi
5 marca 2026 roku wprowadzono do Ustawy z 20 marca 2025 roku o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej nowy przepis – art. 5a – na mocy którego zobowiązano polskie podmioty powierzające pracę cudzoziemcom do powiadamiania powiatowego urzędu pracy (PUP) o powierzeniu pracy cudzoziemcowi korzystającemu z ochrony czasowej w Rzeczypospolitej Polskiej, w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca. Właściwość PUP oznacza się według siedziby lub miejsca stałego pobytu podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi.
Powiadomienia dokonuje się za pomocą systemu teleinformatycznego praca.gov.pl. W przypadku nieprawidłowego działania tego systemu, które powoduje brak możliwości terminowego powiadomienia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, powiadomienia dokonuje się najpóźniej pierwszego dnia roboczego następującego po dniu usunięcia nieprawidłowości.
W powiadomieniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi określa się:
- informacje dotyczące podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi:
- nazwę albo imię (imiona) i nazwisko,
- adres siedziby albo miejsca zamieszkania,
- numer telefonu lub adres poczty elektronicznej o charakterze służbowym,
- numer identyfikacji podatkowej (NIP) i numer identyfikacyjny REGON – w przypadku podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą albo numer PESEL – w przypadku osoby fizycznej,
- numer wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia – w przypadku podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi prowadzącemu agencję zatrudnienia świadczącą usługi pracy tymczasowej,
- symbol PKD oraz opis wykonywanej działalności związanej z pracą cudzoziemca;
- dane osobowe cudzoziemca:
- imię (imiona) i nazwisko,
- obywatelstwo,
- rodzaj, numer i serię dokumentu podróży lub innego dokumentu stwierdzającego lub pozwalającego ustalić tożsamość oraz państwo, w którym wydano ten dokument,
- numer PESEL albo w przypadku osób nieposiadających tego numeru – datę urodzenia i płeć,
- tytuł pobytu;
- rodzaj umowy między podmiotem powierzającym pracę cudzoziemcowi a cudzoziemcem;
- stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy;
- miejsce wykonywanej pracy;
- miesięczną lub godzinową stawkę wynagrodzenia;
- wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub w miesiącu;
- liczbę wszystkich osób wykonujących pracę na podstawie umowy o pracę i na podstawie umów cywilnoprawnych na dzień złożenia powiadomienia.
Celem wprowadzenia obowiązku powiadomienia jest umożliwienie służbom kontrolnym dostępu do informacji o zatrudnieniu cudzoziemców, co ma pozwolić na skuteczniejsze wykrywanie ewentualnych nieprawidłowości.
Dane objęte powiadomieniem są przetwarzane przez ministra właściwego do spraw pracy oraz właściwy PUP, w celu realizacji zadań ustawowych. Minister zapewnia udostępnianie tych danych, w drodze teletransmisji:
- Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,
- Państwowej Inspekcji Pracy,
- Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej,
- Straży Granicznej,
- Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych,
- Głównemu Urzędowi Statystycznemu
– w zakresie niezbędnym do realizacji ich zadań ustawowych.
Kiedy jest konieczne ponowne powiadomienie PUP przy zatrudnieniu Ukraińców?
W art. 5a ust. 5 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przewidziano aktualizację dokonanego wcześniej powiadomienia. W myśl tego przepisu polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi powiadamia ponownie powiatowy urząd pracy o powierzeniu pracy cudzoziemcowi w terminie 7 dni od wystąpienia następujących okoliczności:
- zmienił się rodzaj umowy pomiędzy podmiotem powierzającym pracę cudzoziemcowi a obywatelem Ukrainy,
- zmieniło się stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy,
- zmniejszono wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu określoną w powiadomieniu,
- obniżono miesięczną lub godzinową stawkę wynagrodzenia określoną w powiadomieniu.
Zmiana rodzaju umowy a ponowne powiadomienie PUP przy zatrudnieniu Ukraińców
Ze zmianą rodzaju umowy pomiędzy podmiotem powierzającym pracę cudzoziemcowi a obywatelem Ukrainy możemy mieć do czynienia w szczególności, gdy zmienia się rodzaj umowy o pracę. W art. 25 Kodeksu pracy w wymieniono 3 rodzaje umów:
- na okres próbny,
- na czas określony,
- na czas nieokreślony.
Zmiana rodzaju umowy może dotyczyć również umów cywilnoprawnych, np. zastąpienia umowy zlecenia (umowy o świadczenie usług) umową o dzieło. Ponadto do zmiany rodzaju umowy może dojść poprzez zawarcie umowy cywilnoprawnej w miejsce umowy o pracę – i odwrotnie.
Zmiana stanowiska/rodzaju pracy
Określenie rodzaju pracy jest obligatoryjnym elementem umowy o pracę (art. 29 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy). Rodzaj pracy powierzonej pracownikowi może być ustalony w różny sposób – albo bezpośrednio w umowie o pracę (przez wskazanie stanowiska pracy, określenie charakteru pracy, opisanie powierzonych pracownikowi zadań), albo poza treścią umowy o pracę (w zakresie czynności, zakresie obowiązków, karcie stanowiska pracy, innym dokumencie) (postanowienie Sądu Najwyższego z 27 marca 2024 roku, I PSK 33/23).
Według orzecznictwa pojęcie „stanowisko pracy” używane jest w dwóch głównych znaczeniach. Po pierwsze, używa się go zamiast lub obok pojęcia „rodzaj pracy”. Przez „stanowisko pracy” rozumie się tu ogół czynności organicznie związanych z tym stanowiskiem (zestaw jego funkcji).
Termin ten jest innym sposobem wyrażenia tego, co można oddać za pomocą słowa „funkcja”. Mówiąc o stanowisku pracy, ma się wtedy na uwadze wszystkie funkcje przypisane do danego stanowiska. W tym znaczeniu używa się zwrotu, że „pracownik zajmuje określone stanowisko”.
Po drugie, przyjmuje się, że „stanowisko pracy” stanowi element struktury organizacyjnej zakładu pracy (w znaczeniu przedmiotowym), jej najmniejszą jednostkę o określonym celu i zakresie działania (postanowienie Sądu Najwyższego z 17 listopada 2020 roku, I PK 236/19).
Obowiązek powiadomienia PUP o zmianie stanowiska lub rodzaju wykonywanej pracy należy – jak się wydaje – odnosić do stanowiska pracy wyłącznie jako synonimu rodzaju pracy, a nie jako elementu struktury organizacyjnej. W przypadku umów cywilnoprawnych przez zmianę stanowiska lub rodzaju wykonywanej pracy należy rozumieć odpowiednio przedmiot tej umowy – rodzaj czynności/robót/usług, które na podstawie tej umowy są wykonywane.
Zmiana wymiaru czasu pracy lub liczby godzin pracy
O wymiarze czasu pracy mówimy w odniesieniu do stosunku pracy. Zgodnie z art. 129 § 1 Kodeksu pracy czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Osoba, której czas pracy ustalono na poziomie tych maksymalnych norm, jest pracownikiem zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy.
Pracownicy, których wymiar czasu pracy ustalono na niższym poziomie, są tzw. pracownikami niepełnoetatowymi.
Zmiana wymiaru czasu pracy może zatem polegać na przejściu z pełnego wymiaru na wymiar niepełny lub odwrotnie, a także na zmianie danego niepełnego wymiaru czasu pracy na inny niepełny wymiar, np. z ½ etatu na ¾ etatu. W przypadku umów cywilnoprawnych możliwe zmiany nie będą dotyczyć wymiaru czasu pracy w rozumieniu Kodeksu pracy, lecz liczby godzin wykonywania czynności/robót/usług określonych umową.
Zmiana stawki wynagrodzenia
Zarówno w umowie o pracę, jak i odpłatnej umowie cywilnoprawnej strony określają wynagrodzenie za pracę lub za wykonywane czynności/roboty/usługi. Obowiązek ponownego powiadomienia PUP dotyczy zatem na ogół zmian dotyczących wynagrodzenia określonego zarówno stawką miesięczną, jak i godzinową.
Należy pamiętać, że niespełnienie omówionych obowiązków powiadomienia PUP o powierzeniu pracy cudzoziemcowi oraz ponownego powiadomienia PUP o zmianach w tym zakresie zagrożone jest karą grzywny od 1000 zł do 3000 zł.
Maciej Karpiński
