W związku z wejściem w życie nowelizacji ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa, zasady legalizacji pobytu oraz korzystania ze świadczeń w Polsce uległy istotnym modyfikacjom. Nowe przepisy mają na celu nie tylko przedłużenie ochrony czasowej, ale także uszczelnienie systemu i ułatwienie integracji uchodźców w polskim społeczeństwie. Jakie zmiany dla obywateli Ukrainy wprowadzono? Wyjaśniamy w tym artykule.
PESEL UKR: Koniec oświadczeń, czas na paszporty
Jedną z najbardziej fundamentalnych zmian jest zaostrzenie zasad potwierdzania tożsamości. Ustawodawca uznał, że system musi opierać się na twardych danych paszportowych. Obecnie jedyną ważną podstawą do uzyskania lub utrzymania numeru PESEL UKR staje się ważny dokument podróży. Osoby, które dotychczas korzystały z ochrony na podstawie oświadczenia, muszą teraz dopełnić formalności, które mają bezpośredni wpływ na ich prawo do pracy. Brak paszportu w rejestrze to nie tylko problem urzędowy, ale realne ryzyko przerwania ciągłości zatrudnienia.
W związku z powyższym, na pracownikach i pracodawcach spoczywają nowe obowiązki terminowe:
Nowo przybyli obywatele Ukrainy muszą uzyskać PESEL UKR w ciągu maksymalnie 30 dni od wjazdu do Polski. Przekroczenie tego terminu zamyka drogę do ochrony czasowej.
Audyt do 31 sierpnia 2026 roku - to ważna data dla działów kadr. Każdy pracownik, który otrzymał PESEL bez okazania paszportu, musi potwierdzić tożsamość w urzędzie gminy do tego dnia. Jeśli tego nie zrobi, jego status UKR wygaśnie automatycznie 1 września, co sprawi, że dalsze powierzanie mu pracy stanie się nielegalne.
Ustawodawca odchodzi więc od liberalnego podejścia, które pozwalało na nadawanie statusu UKR na podstawie oświadczenia.Obecnie jedyną ważną drogą do uzyskania numeru PESEL UKR jest okazanie ważnego dokumentu podróży (paszportu).
Brak dopełnienia tego obowiązku w terminie skutkuje nieodwołalną utratą statusu UKR, a co za tym idzie – utratą legalności pobytu i prawa do pracy. Warto więc przeprowadzić audyt wewnętrzny teczek osobowych i zweryfikować, na jakiej podstawie pracownicy uzyskali PESEL. Przypomnienie pracownikom o sierpniowym terminie może uchronić firmę przed nagłą utratą personelu.
Mimo wygaszania pewnych przywilejów, ustawa zapewnia stabilność tym, którzy przestrzegają procedur czyli:
Legalny pobyt osób ze statusem PESEL UKR został oficjalnie przedłużony do 4 marca 2027 r.
Nowo przybyli obywatele Ukrainy mają teraz tylko 30 dni od przekroczenia granicy na złożenie wniosku o PESEL UKR. Przekroczenie tego terminu zamyka drogę do ochrony czasowej.
Każdorazowe opuszczenie terytorium Polski na okres powyżej 30 dni nadal skutkuje automatycznym wygaśnięciem statusu UKR i wszystkich wynikających z niego uprawnień.
Karta CUKR
Dla przedsiębiorców, którzy zainwestowali w szkolenia i rozwój ukraińskich specjalistów, najistotniejszym elementem nowelizacji jest wprowadzenie tzw. karty CUKR. Jest to uproszczona ścieżka ubiegania się o pobyt czasowy na okres aż 3 lat. To rozwiązanie eliminuje konieczność śledzenia kolejnych nowelizacji specustawy i daje firmie pewność, że kluczowy pracownik nie straci prawa do pobytu z dnia na dzień.
Aby pracownik mógł ubiegać się o ten status, musi legitymować się nieprzerwanym statusem UKR przez co najmniej 365 dni oraz posiadać ważny paszport. Co niezwykle ważne z punktu widzenia biurokracji, wnioski składa się wyłącznie drogą elektroniczną przez system MOS. Sam fakt złożenia poprawnego wniosku w pełni legalizuje pobyt cudzoziemca w kraju, nawet jeśli procedura decyzyjna wyjdzie poza marzec 2027 roku.
W obszarze zatrudnienia najważniejszą zmianą jest zmiana fundamentu prawnego oraz nowe zasady odpowiedzialności za ewentualne błędy formalne. Od 5 marca 2026 r. zasady te reguluje nowa ustawa o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom, która zastępuje dotychczasowe, doraźne przepisy specustawy.
Nowa definicja odpowiedzialności pracodawcy: 7 dni na zgłoszenie
Choć obywatele Ukrainy nadal mogą pracować bez dodatkowego zezwolenia (typu A), nowelizacja wprowadza istotny "bezpiecznik". Do tej pory błąd pracodawcy w powiadomieniu urzędu mógł skutkować tym, że praca cudzoziemca stawała się nielegalna, co uderzało w obie strony. Obecnie, ewentualne niedopełnienie obowiązku zgłoszenia w ciągu 7 dni nie powoduje już, że praca cudzoziemca staje się nielegalna. Całość odpowiedzialności finansowej i administracyjnej spoczywa teraz wyłącznie na pracodawcy.
Najważniejszą innowacją w obecnym stanie prawnym jest więc całkowite oddzielenie legalności pracy cudzoziemca od ewentualnych uchybień formalnych firmy. Wcześniejsze przepisy budziły wątpliwości, które mogły prowadzić do uznania pracy za nielegalną nawet z mocą wsteczną, co uderzało w pracownika. Dzisiaj prawo jest precyzyjne:
Praca pozostaje w pełni legalna, nawet jeśli pracodawca spóźni się ze zgłoszeniem lub o nim zapomni. Jego prawo do pobytu i ochrony czasowej nie jest w żaden sposób zagrożone błędami kadrowymi firmy.
To firma bierze na siebie pełną odpowiedzialność administracyjną. Za brak zgłoszenia w terminie przedsiębiorcy grozi kara grzywny w wysokości od 1 000 zł do 3 000 zł.
Ta zmiana przepisów to wyraźny sygnał dla biznesu, państwo chroni ciągłość zatrudnienia i bezpieczeństwo cudzoziemców, jednocześnie dyscyplinując pracodawców do rzetelnego prowadzenia sprawozdawczości kadrowej.
Zmiany dla obywateli Ukrainy - świadczenia zdrowotne
W obszarze opieki zdrowotnej nowe przepisy wprowadzają system niemal w pełni analogiczny do zasad obowiązujących obywateli polskich, co dla przedsiębiorców oznacza konieczność uświadomienia pracownikom roli składek zdrowotnych. Standardowy dostęp do bezpłatnej opieki medycznej w ramach NFZ przysługuje obywatelom Ukrainy ze statusem UKR wyłącznie pod warunkiem posiadania tytułu do ubezpieczenia, czyli przede wszystkim aktywnego zatrudnienia i odprowadzania stosownych składek. Państwo przewidziało jednak istotny „wentyl bezpieczeństwa” dla grup najbardziej wrażliwych, które zachowują prawo do leczenia nawet bez opłacania składek; dotyczy to osób niepełnoletnich, kobiet w okresie ciąży, porodu i połogu, mieszkańców ośrodków zbiorowego zakwaterowania posiadających stosowne zaświadczenie, a także ofiar przemocy. Należy przy tym pamiętać, że bezpłatna ochrona zdrowia, nawet dla osób ubezpieczonych, posiada swoje ustawowe ograniczenia i nie obejmuje m.in. leczenia uzdrowiskowego, zabiegów usunięcia zaćmy czy endoprotezoplastyki.
Sytuacja emerytów po marcu 2026 roku została doprecyzowana w sposób gwarantujący im bezpieczeństwo medyczne, o ile pobierają oni polskie świadczenie emerytalne. W takim przypadku, niezależnie od tego, czy wynajmują mieszkanie samodzielnie, czy mieszkają z rodziną, mają prawo do świadczeń opieki zdrowotnej na takich samych zasadach jak polscy seniorzy, w tym również do refundacji leków (pod warunkiem objęcia ubezpieczeniem obowiązkowym lub dobrowolnym). Dla wszystkich pozostałych osób posiadających PESEL UKR, które z różnych przyczyn nie posiadają tytułu do ubezpieczenia, państwo gwarantuje jedynie bezpłatną pomoc w stanach nagłego zagrożenia zdrowotnego, wymagających niezwłocznej interwencji medycznej. Z punktu widzenia pracodawcy, stabilna forma zatrudnienia staje się więc dla cudzoziemca nie tylko gwarancją zarobkową, ale przede wszystkim jedyną drogą do pełnej i przewidywalnej opieki medycznej dla siebie i swojej rodziny.
Podsumowanie
Wprowadzenie ustawy z 2026 roku to dla przedsiębiorców wyraźny sygnał, że czas doraźnej pomocy dobiega końca, a zaczyna się etap stabilizacji. Najważniejszym zadaniem na najbliższe miesiące jest dopilnowanie, aby pracownicy potwierdzili tożsamość paszportem w urzędzie gminy do 31 sierpnia br., co jest bezwzględnym warunkiem zachowania ich prawa do pracy. Nowa karta CUKR staje się tu strategicznym narzędziem, oferującym trzyletni spokój. Warto pamiętać, że ewentualne błędy w zgłoszeniach do urzędów pracy obciążają teraz finansowo wyłącznie pracodawcę, ale na szczęście nie powodują już natychmiastowej nielegalności zatrudnienia cudzoziemca.
Darmowy dostęp do lekarzy NFZ zależy teraz niemal wyłącznie od posiadania tytułu do ubezpieczenia, czyli po prostu od opłacania składek z tytułu pracy. Państwo przestało finansować leczenie osób dorosłych, które nie pracują, chyba że należą one do grup szczególnie wrażliwych, takich jak np. kobiety w ciąży.
