Poradnik Przedsiębiorcy

Zawiadomienie ZAW-NR a wpłata na rachunek spoza białej listy!

Od 1 stycznia 2020 roku weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wzoru zawiadomienia o zapłacie należności na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (ZAW-NR), stanowiący załącznik do rozporządzenia. Zawiadomienie ZAW-NR muszą składać podatnicy w sytuacji, gdy dokonali przelewu na rachunek bankowy, który nie znajduje się na białej liście podatników VAT. Uchroni ich to przed negatywnymi konsekwencjami podatkowymi z tego tytułu. Sprawdź, jak uzupełnić zawiadomienie.

Kiedy należy składać wniosek ZAW-NR?

Przepisy dotyczące konsekwencji dokonania płatności na inny rachunek bankowy niż ten znajdujący się na białej liście obowiązują od 1 stycznia 2020 roku. Zgodnie z art. 22p ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT w sytuacji, gdy:

  • nabywca dokona płatności za fakturę o wartości równej lub przekraczającej kwotę 15 000 zł na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o VAT (czyli tzw. białej liście podatników VAT),
  • sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT

– nabywca nie będzie miał prawa do ujęcia takiego wydatku w kosztach uzyskania przychodów. Dodatkowo nabywca odpowiada solidarnie ze sprzedawcą za zobowiązanie z tytułu podatku VAT.Dostępne sposoby weryfikacji numerów rachunków bankowych kontrahentów z białą listą podatników VAT zostały opisane w artykule: Biała lista podatników od września 2019 roku – jak weryfikować kontrahentów?Nie oznacza to jednak, że dokonanie płatności na rachunek spoza wykazu przekreśla definitywnie możliwość zaliczenia wydatku w kosztach podatkowych.

Przedsiębiorca będzie mógł uniknąć negatywnych konsekwencji, jeżeli w ciągu 14 dni od daty zapłaty zawiadomi o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy. Dzięki temu będzie mógł on ująć wydatek w kosztach uzyskania przychodu i uniknąć solidarnej odpowiedzialności. Ustawodawca przygotował wzór takiego zawiadomienia – formularz ZAW-NR.

Do pobrania:

pdf
ZAW-NR.pdf druk do ręcznego wypełnienia

Ujednolicony formularz zawiadomienia pozwoli na zaoszczędzenie cennego czasu przedsiębiorców, którzy nie będą musieli we własnym zakresie tworzyć pism wyjaśniających oraz pozwoli na zredukowanie do minimum potencjalnych błędów lub braków formalnych zawiadomienia. Jak czytamy w projekcie rozporządzenia, które wprowadza wzór ZAW-NR:

“(...)należy zauważyć, że wprowadzenie wskazanych wyżej zawiadomień ułatwi zarówno podatnikom, jak i organom skarbowym obsługę w zakresie zawiadomień o zapłacie należności na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów. Ponadto umożliwi sprawowanie nadzoru nad prawidłowością procesów związanych z funkcjonowaniem uregulowań dotyczących braku możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów kwot zapłaconych na rachunki, których nie ma na wykazie”.Zawiadomienie może być składane do właściwego organu zarówno w postaci papierowej, jak i w formie dokumentu elektronicznego przez ePUAP.

Czy zawiadomienie ZAW-NR złożone do niewłaściwego urzędu będzie skuteczne?

Na stronie Ministerstwa Finansów zostały opublikowane szczegółowe odpowiedzi na pytania, które pojawiają się wśród przedsiębiorców w związku z wprowadzeniem białej listy podatników VAT. Zgodnie z nimi, w przypadku, gdy przedsiębiorca złoży zawiadomienie ZAW-NR (czyli o zleceniu przelewu na rachunek bankowy, który nie znajduje się w wykazie) do niewłaściwego naczelnika urzędu skarbowego, nie spotkają go negatywne konsekwencje, a zawiadomienie będzie uznane za prawidłowe i tym samym złożone. Jeżeli nabywca złoży zawiadomienie do niewłaściwego urzędu skarbowego względem wystawcy faktury, to naczelnik tego urzędu i tak przekaże je właściwemu organowi.Zawiadomienie ZAW-NR powinno zostać złożone do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy, a nie nabywcy.Ponadto podczas webinarium o białej liście podatników VAT przedstawiciel Ministerstwa Finansów zapewnił, że dokonując kilku płatności na rachunek bankowy tego samego kontrahenta, który nie znajduje się w wykazie, przedsiębiorca może tylko raz poinformować o tym fakcie urząd.

Jak wypełnić zawiadomienie ZAW-NR?

Zawiadomienie ZAW-NR składa się z sześciu podstawowych sekcji, jakie musi wypełnić podatnik, aby uznane było za pozbawione braków formalnych.

W poz. 1. należy wprowadzić NIP przedsiębiorcy, który składa zawiadomienie ZAW-NR, czyli NIP nabywcy.
W poz. 4. należy wskazać datę wypełnienia zawiadomienia.

Część A. Miejsce i Cel składania oraz rodzaj zawiadomienia

W poz. 5. należy wprowadzić urząd skarbowy, do którego składane jest zawiadomienie ZAW-NR, a więc urząd właściwy dla wystawcy faktury, której zawiadomienie dotyczy.
W poz. 6. zaznacza się cel złożenia zawiadomienia, czyli to, czy jest to pierwotne zawiadomienie, czy korekta złożonego wcześniej zawiadomienia.
W kolejnych pozycjach należy wybrać podstawę prawną składanego zawiadomienia. Co ważne, podatnik może zaznaczyć w tym miejscu dowolną ilość kwadratów:

  • poz. 7. – art. 117ba par. 3 Ordynacji podatkowej (aby uniknąć konsekwencji solidarnej odpowiedzialności),
  • poz. 8. – art. 14 ust. 2i pkt 2 lub art. 22p ust. 4 - ustawy o PIT (aby uniknąć konsekwencji – konieczności ustalenia przychodu w przypadku podatnika PIT),
  • poz. 9. – art. 12 ust. 4j lub art. 15d ust. 4 ustawy o CIT (aby uniknąć konsekwencji – konieczności ustalenia przychodu w przypadku podatnika CIT).

zawiadomienie zaw-nr

Część B. Dane podatnika

Część ta dotyczy danych przedsiębiorcy, który składa zawiadomienie ZAW-NR, czyli występującego w transakcji jako nabywca.

W części B.1. poz. 10. należy wprowadzić:

  • pełną nazwę firmy – w przypadku, gdy podatnik nie jest osobą fizyczną,
  • nazwisko i pierwsze imię – w przypadku, gdy podatnik jest osobą fizyczną.

W przypadku, gdy składającym zawiadomienie jest osoba fizyczna, konieczne jest uzupełnienie poz. 11., w której należy wprowadzić datę urodzenia podatnika.

W części B.2. należy uzupełnić:

  • adres siedziby – w przypadku, gdy podatnik nie jest osobą fizyczną,
  • adres stałego miejsca prowadzenia działalności – w przypadku, gdy podatnik jest osobą fizyczną.

zawiadomienie zaw-nr

Część C. Dane wystawcy faktury wskazane na fakturze

Część C. dotyczy danych przedsiębiorcy, który w transakcji występuje jako sprzedawca, w związku z czym jego dane znajdują się na fakturze, która została opłacona na rachunek spoza białej listy.

W części C.1. poz. 21. należy wprowadzić NIP sprzedawcy z faktury.
W części C.1. poz. 22. należy uzupełnić:

  • pełną nazwę firmy – w przypadku, gdy sprzedawca nie jest osobą fizyczną,
  • nazwisko i pierwsze imię – w przypadku, gdy sprzedawca jest osobą fizyczną.

zawiadomienie zaw-nr

W części C.2. należy uzupełnić:

  • adres siedziby – w przypadku, gdy sprzedawca nie jest osobą fizyczną,
  • adres stałego miejsca prowadzenia działalności – w przypadku, gdy sprzedawca jest osobą fizyczną

zawiadomienie zaw-nr

Część D. Dane dotyczące dokonanych płatności

W części tej występuje powtarzalna sekwencja pól. Liczba powtórzeń uzależniona jest od liczby transakcji, jakie przedsiębiorca chce zgłosić w składanym zawiadomieniu ZAW-NR.
W poz. 32. należy wprowadzić rodzaj rachunku, na który został zlecony przelew i nie znajduje się on na wykazie rachunków bankowych widniejących na białej liście. W pozycji tej przedsiębiorca może zaznaczyć:

  • kwadrat 1 – w przypadku, gdy przelew został zlecony na rachunek polski,
  • kwadrat 2 – w przypadku, gdy przelew został zlecony na rachunek zagraniczny.

W sytuacji zaznaczenia w poz. 32. kwadratu 1 należy wprowadzić w poz. 33. pełny numer rachunku w standardzie NRB.

Jeżeli natomiast w poz. 32. został zaznaczony kwadrat 2, należy wypełnić:

  • poz. 34. w której podaje się pełny numer rachunku IBAN (28 znaków),
  • poz. 35. w której podaje się kod SWIFT (8-11 znaków).

W poz. 36. należy uzupełnić dzień zlecenia przelewu.
W poz. 37. należy wskazać kwotę dokonanego przelewu, którego dotyczy zawiadomienie ZAW-NR.

zawiadomienie zaw-nr

Część E. Dane i podpis podatnika lub osoby reprezentującej podatnika

W poz. 38. należy wprowadzić imię, a w poz. 39. nazwisko podatnika, który zlecił przelew na rachunek spoza białej listy (czyli nabywcy) lub jego pełnomocnika.
W poz. 40. podatnik lub osoba reprezentująca podatnika składa swój podpis. Zawiadomienie ZAW-NR może zostać złożone:

  • przez podatnika w swoim imieniu,
  • przez osobę trzecią za inną osobę fizyczną,
  • przez osobę trzecią za inny podmiot, który nie jest osobą fizyczną.

Do złożenia zawiadomienia ZAW-NR przez osobę trzecią nie jest wymagane wcześniejsze składanie UPL-1. Wystarczające w tym przypadku jest pełnomocnictwo ogólne PPO-1 lub szczególne PPS-1. Za udzielenie pełnomocnictwa opłaca się opłatę skarbową w wysokości 17 zł.

zawiadomienie zaw-nr

Podsumowując, zawiadomienie ZAW-NR pozwalające na uniknięcie negatywnych konsekwencji związanych z dokonaną wpłatą na rachunek bankowy, który nie znajduje się w wykazie, należy składać w ciągu 14 dni od dnia zlecenia przelewu. W zawiadomieniu w części D. można wskazać kilka przelewów, które nie zostały zlecone na zgłoszony rachunek pod warunkiem, że dotyczyły tego samego sprzedawcy. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą zaoszczędzić czas niezbędny na dopełnienie formalności w postaci osobnych ZAW-NR dla każdej transakcji i uniknąć dodatkowych sankcji związanych z wpłatą na rachunek spoza białej listy.