Zwrot nadpłaty podatku – czy zawsze jest możliwy?

Kwoty wpłacone przez podatnika lub pobrane od niego tytułem podatku nie zawsze są właściwe. Czasami jest to wynikiem błędu ludzkiego lub systemowego, kiedy indziej wynika z przewidzianych regulacji ustawowych. Niezależnie jednak od tego, jakie jest źródło nadwyżki podatkowej, podatnik ma prawo do żądania jej zwrotu.

Sposób dochodzenia nadpłaty zależy od okoliczności jej powstania. W niektórych przypadkach konieczny jest wniosek o stwierdzenie nadpłaty. Sama nadpłata wraz z oprocentowaniem podlega jednak co do zasady zaliczeniu z urzędu na zaległości podatkowe i bieżące zobowiązania, a w razie ich braku – zwrotowi z urzędu, chyba że podatnik złoży wniosek o zaliczenie jej na przyszłe zobowiązania podatkowe.

Nadpłata podatku – kiedy powstaje?

Dla przypomnienia wskażę, iż nadpłata podatku stanowi nadwyżkę wpłaconej do urzędu skarbowego lub pobranej kwoty nad kwotą podatku rzeczywiście należnego. Podatek należny może wynikać z deklaracji, decyzji lub z mocy samej ustawy.

Jak wyjaśnia Ordynacja podatkowa w art. 72 § 1, za nadpłatę uważa się kwotę:

• nadpłaconego lub nienależnie zapłaconego podatku;
• podatku pobraną przez płatnika nienależnie lub w wysokości większej od należnej;
• zobowiązania zapłaconego przez płatnika lub inkasenta, jeżeli w decyzji określono je nienależnie lub w wysokości większej od należnej;
• zobowiązania zapłaconego przez osobę trzecią lub spadkobiercę, jeżeli w decyzji o ich odpowiedzialności podatkowej lub decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego spadkodawcy określono je nienależnie lub w wysokości większej od należnej.

Zwrot nadpłaty podatku – kto może złożyć wniosek o stwierdzenie nadpłaty?

Zasada wynikająca z art. 75 § 1 Ordynacji podatkowej mówi wprost, że podatnik, który kwestionuje zasadność pobrania przez płatnika podatku albo jego wysokość, ma prawo złożyć wniosek o stwierdzenie nadpłaty podatku.

Krąg podmiotów uprawnionych do złożenia wniosku o stwierdzenie nadpłaty określają art. 75 § 2 i § 2a Ordynacji podatkowej. Są to:

• podatnik;
• płatnik – o ile wpłacony podatek nie został pobrany od podatnika;
• inkasent – o ile wpłacony podatek nie został pobrany od podatnika;
• osoby, które były wspólnikami spółki cywilnej w momencie rozwiązania spółki w zakresie zobowiązań spółki;
• spółki, które tworzyły podatkowe grupy kapitałowe w momencie utraty przez grupę statusu podatnika w zakresie jej zobowiązań;
• przedstawiciele grupy VAT w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług po utracie przez tę grupę statusu podatnika.

Wskazane wyliczenie stanowi tzw. katalog zamknięty. Oznacza to, że inne podmioty nie posiadają uprawnień do złożenia wniosku o stwierdzenie nadpłaty. Jeżeli jednak złożą takie pismo, organ podatkowy wydaje postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania, na które służy zażalenie.

Prawo podatnika do złożenia wniosku

Ordynacja podatkowa nie wskazuje dokładnych okoliczności, kiedy podatnik może żądać zwrotu nadpłaty. Istotne jest wyłącznie, aby taka nadpłata powstała. Oznacza to, że organ skarbowy nie może dochodzić, czy nadpłata powstała na skutek działań samego podatnika, czy też może błędu płatnika w ustalaniu wysokości podatku.

Dla podatnika nie jest również ważne, czy pobrany przez płatnika podatek został wpłacony na rachunek organu skarbowego, czy w dalszym ciągu znajduje się u niego. W każdym wypadku organ będzie zobligowany do dokonania zwrotu.

Ograniczone prawa inkasenta i płatnika

Nieco inaczej będzie wyglądała sytuacja płatnika i inkasenta. Ustawodawca bowiem uznał, że podmioty te mają prawo do złożenia wniosku o stwierdzenie nadpłaty wyłącznie w przypadku, gdy doszło do powstania uszczerbku w ich majątku, tj. gdy wpłacony podatek nie został pobrany od podatnika.

Jak wskazuje Naczelny Sąd Administracyjny, „choć płatnicy obliczają, pobierają i wpłacają podatek na rachunek organu podatkowego, to nie przysługuje im prawo do wystąpienia z wnioskiem o stwierdzenie nadpłaty, jeżeli w ich majątku nie doszło do uszczerbku, a nienależnie zapłacona kwota pochodziła z majątku podatnika. W takich wypadkach nie mogą oni domagać się stwierdzenia nadpłaty podatku i jego zwrotu na swoją rzecz” (por. wyrok NSA z 14 czerwca 2018 roku, sygn. akt: I FSK 1270/16).

Zwrot nadpłaty a byli wspólnicy spółki cywilnej

Kolejną grupą podmiotów posiadających legitymację do składania wniosku o stwierdzenie nadpłaty są wspólnicy spółki cywilnej w momencie jej rozwiązania. Regulacja ta została wprowadzona do ustawy w następstwie orzeczenia Trybunału Konstytucyjnego, który wskazywał, że brak możliwości złożenia korekty deklaracji i wniosku o stwierdzenie nadpłaty VAT przez byłych wspólników rozwiązanej spółki cywilnej jest niezgodny z Konstytucją RP (wyrok z 10 marca 2009 r., sygn. P 80/08).

Wniosek o stwierdzenie nadpłaty – kiedy nie będzie skuteczny?

Wniosek o stwierdzenie nadpłaty jest potrzebny tylko w niektórych sytuacjach – np. gdy podatnik kwestionuje podatek pobrany przez płatnika. Nie składa się go, gdy nadpłata powstaje z dniem złożenia zeznania rocznego albo wynika z korekty deklaracji złożonej przed upływem terminu do jej złożenia. Od 1 października 2026 r. wniosku nie składa się także wtedy, gdy nadpłata wynika ze skorygowanej deklaracji złożonej po upływie terminu do jej złożenia – rolę wniosku pełni wówczas sama korekta. Jeżeli nadwyżka w podatku rzeczywiście miała miejsce, organ skarbowy jest zobligowany – w ustawowym terminie – dokonać zwrotu nadpłaconego podatku.

Są jednak sytuacje, kiedy mimo powstania nadwyżki taki wniosek nie odniesie zamierzonego skutku. Będzie tak przede wszystkim w czasie trwania postępowania podatkowego, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej w zakresie zobowiązań podatkowych, których dotyczy postępowanie lub kontrola. Jeżeli jednak postępowanie podatkowe zostanie wszczęte z urzędu już po złożeniu wniosku, żądanie stwierdzenia nadpłaty rozpatruje się w tym postępowaniu.

Zgodnie z art. 79 § 2 Ordynacji podatkowej prawo do złożenia wniosku o stwierdzenie nadpłaty wygasa po upływie terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (podkreślił to również NSA w wyroku z 29 września 2016 roku, sygn. akt: II FSK 2748/14). Bezskuteczny będzie również wniosek o stwierdzenie nadpłaty w sytuacji, gdy w obrocie prawnym istnieje decyzja ostateczna. Z całą pewnością uprawnienie do złożenia wniosku o stwierdzenie nadpłaty nie będzie przysługiwało, w przypadku gdy została wydana decyzja ustalająca wysokość zobowiązania podatkowego.

Nadpłata z korekty deklaracji – zmiany od 1 października 2026 r.

Do 30 września 2026 r. podatnik, płatnik lub inkasent, który chciał odzyskać nadpłatę wynikającą z korekty deklaracji złożonej po upływie terminu do jej złożenia, musiał złożyć dwa pisma: skorygowaną deklarację oraz – równocześnie – wniosek o stwierdzenie nadpłaty (dotychczasowy art. 75 § 3 Ordynacji podatkowej). Ustawa z 29 maja 2026 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw uchyliła ten wymóg.

Od 1 października 2026 r. obowiązują następujące zasady:

• jeżeli nadpłata wynika ze skorygowanej deklaracji złożonej po upływie terminu do jej złożenia, nie składa się odrębnego wniosku o stwierdzenie nadpłaty – złożenie korekty wszczyna postępowanie w sprawie stwierdzenia nadpłaty;
• datą wszczęcia tego postępowania jest data złożenia korekty (art. 165 § 8a Ordynacji podatkowej);
• do korekty można dołączyć pisemne uzasadnienie jej przyczyn, a jeżeli z korekty wynika nadpłata przekraczająca 10 000 zł, uzasadnienie jest obowiązkowe;
• organ podatkowy nadal weryfikuje zasadność wykazanej nadpłaty i może odmówić jej stwierdzenia w całości lub w części – dlatego wyjaśnienie przyczyn korekty leży w interesie podatnika także przy niższych kwotach;
• korekta złożona przed upływem terminu do złożenia deklaracji nadal nie wymaga wniosku o stwierdzenie nadpłaty – nadpłata wynikająca z takiej korekty podlega zwrotowi w terminach określonych w art. 77 § 2 Ordynacji podatkowej.

Nowe zasady stosuje się do korekt składanych od 1 października 2026 r. Jeżeli korekta została złożona wcześniej, stwierdzenie i zwrot nadpłaty przebiegają według dotychczasowych przepisów.

Zwrot nadpłaty podatku a określenie wysokości zobowiązania

Na marginesie warto również wyeksponować, iż w decyzji stwierdzającej nadpłatę podatku organ określa prawidłową wysokość zobowiązania podatkowego w zakresie, w jakim powstanie nadpłaty wiąże się ze zmianą tego zobowiązania. Jeżeli organ uzna wniosek albo korektę deklaracji za niezasadne, w tym zakresie odmawia stwierdzenia nadpłaty i nie musi wszczynać odrębnego postępowania w celu określenia wysokości zobowiązania podatkowego. Nie wyklucza to jednak możliwości wydania decyzji określającej zobowiązanie na podstawie art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej (art. 75 § 4b).

Zwrot nadpłaty podatku – termin

Terminy, w jakich organ skarbowy ma obowiązek wypłacić nadpłatę podatku, uregulowano w art. 77 Ordynacji podatkowej. Przepis ten wskazuje różne przypadki, od wystąpienia których zależy rozpoczęcie biegu terminu do zwrotu uiszczonej nadwyżki. Termin ten nie tylko wskazuje organom czas na dokonanie rzeczonych czynności, ale również pokazuje podmiotom uprawnionym moment, kiedy mogą występować ze skargą na bezczynność organu podatkowego. Od dotrzymania tych terminów zależy również, od którego dnia przysługuje oprocentowanie nadpłaty.

Wskazany wyżej przepis mówi, iż zwrot nadpłaty następuje w terminie:

• 30 dni od dnia wydania nowej decyzji – jeżeli nadpłata powstała w związku z uchyleniem albo stwierdzeniem nieważności decyzji;
• 30 dni od dnia wydania decyzji stwierdzającej nadpłatę lub określającej wysokość nadpłaty;
• 30 dni od dnia wydania decyzji o zmianie, uchyleniu albo stwierdzeniu nieważności decyzji albo od dnia doręczenia organowi podatkowemu odpisu prawomocnego orzeczenia sądu administracyjnego uchylającego decyzję albo stwierdzającego jej nieważność – jeżeli w związku z uchyleniem albo stwierdzeniem nieważności decyzji nie wystąpi obowiązek wydania nowej decyzji;
• 30 dni od dnia złożenia wniosku, o którym mowa w art. 74 Ordynacji podatkowej, a jeżeli wniosek ten złożono przed wejściem w życie orzeczenia TK lub publikacją sentencji orzeczenia TSUE – 30 dni od dnia wejścia w życie orzeczenia TK, publikacji sentencji orzeczenia TSUE albo uchylenia lub zmiany aktu normatywnego;
• 3 miesięcy od dnia złożenia zeznania lub deklaracji, o których mowa w art. 73 § 2 pkt 1–3 Ordynacji podatkowej;
• 45 dni od dnia złożenia za pomocą środków komunikacji elektronicznej zeznania, o którym mowa w art. 73 § 2 pkt 1 Ordynacji podatkowej, przez podatników podatku dochodowego od osób fizycznych;
• 2 miesięcy od dnia złożenia skorygowanej deklaracji, z której wynika nadpłata – gdy korekta złożona po upływie terminu do złożenia deklaracji wszczyna postępowanie w sprawie stwierdzenia nadpłaty (art. 165 § 8a Ordynacji podatkowej) albo gdy były wspólnik spółki cywilnej składa skorygowaną deklarację wraz z umową spółki (art. 81 § 1a Ordynacji podatkowej) – lecz nie wcześniej niż w terminie 3 miesięcy od dnia złożenia zeznania lub deklaracji, o których mowa w art. 73 § 2 Ordynacji podatkowej, albo 45 dni od dnia złożenia za pomocą środków komunikacji elektronicznej zeznania, o którym mowa w art. 73 § 2 pkt 1 Ordynacji podatkowej, przez podatników podatku dochodowego od osób fizycznych. Termin ten dotyczy korekt składanych od 1 października 2026 r.