Jak ustalić rozkład czasu pracy dla niepełnoetatowców?

Zatrudnienie pracownika w niepełnym wymiarze czasu pracy to rozwiązanie korzystne zarówno dla pracodawców, jak i zatrudnionych. Kluczowym wyzwaniem staje się jednak prawidłowy rozkład czasu pracy dla niepełnoetatowców, który musi uwzględniać specyfikę krótszego wymiaru etatu oraz aktualne przepisy prawa pracy. Poniżej wyjaśniamy, jak skutecznie i zgodnie z prawem zaplanować grafik dla osób zatrudnionych na ułamek etatu.

Czym jest wymiar czasu pracy?

Zgodnie z definicją zawartą w art. 128 § 1 Kodeksu pracy czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.

Wymiar czasu pracy pracownika można określić jako liczbę godzin, które ma on do przepracowania w danym okresie. Wymiar ten jest wyznaczony normami czasu pracy ustalonymi w art. 129 § 1 kp. Zgodnie z tym przepisem czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym, ustalany zgodnie z art. 129 § 1 kp, oblicza się:

1. mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie
2. dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku.

Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. Ponadto wymiar czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym ulega obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy.

Powyższe regulacje limitują czas, w którym pracownik może być zobowiązany przez pracodawcę do świadczenia pracy. Żądanie pracy ponad obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy jest dopuszczalne tylko w razie:

1. konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii;
2. szczególnych potrzeb pracodawcy.

Mamy wówczas do czynienia z pracą w godzinach nadliczbowych, za którą pracownikowi przysługuje rekompensata w postaci wynagrodzenia i dodatku do wynagrodzenia, ewentualnie w postaci czasu wolnego (art. 151 § 1, art. 1511, art. 1512 kp).

Zasady zatrudnienia a rozkład czasu pracy dla niepełnoetatowców

Pracowników można zatrudniać zarówno w pełnym, jak i niepełnym wymiarze czasu pracy. W drugim przypadku należy określić część wymiaru czasu pracy, w ramach którego pracownik jest zatrudniony, np. ¾, ½, 1/8 etatu. Informacja o wymiarze czasu pracy powinna zostać zawarta w umowie o pracę, czego wymaga art. 29 § 1 pkt 4 kp. Jak wskazano w wyroku Sądu Najwyższego z 6 września 2017 roku (I PK 261/16), „wymiar czasu pracy” w rozumieniu wspomnianego przepisu kojarzony jest z „rozmiarem” zatrudnienia. Stanowi on abstrakcyjną miarę obowiązków zakontraktowanych przez pracownika w odniesieniu do standardu przewidzianego w przepisach o czasie pracy.

Główną konsekwencją zatrudnienia pracownika w niepełnym wymiarze czasu pracy jest obowiązek przepracowania w przyjętym okresie rozliczeniowym mniejszej liczby godzin niż przewidziana dla zatrudnienia pełnoetatowego.

Przykład 1.

Wymiar czasu pracy pracownika pełnoetatowego, ustalony zgodnie z art. 130 kp, wynosi w lipcu 2026 roku 184 godziny, co wynika z obliczenia:

40 h × 4 tygodnie + 8 h × 3 dni = 184 h

W związku z tym wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego na:

¾ etatu – wynosi 138 godzin

½ etatu – wynosi 92 godziny

1/8 etatu – wynosi 23 godziny

W myśl art. 151 § 5 kp w umowie o pracę strony powinny ustalić dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy (tzw. godziny ponadwymiarowe), których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia, o którym mowa w art. 1511 § 1 kp (dodatek jak za godziny nadliczbowe).

Przykład 2.

W umowie o pracę zawartej z pracownikiem zatrudnionym na ½ etatu jej strony ustaliły, że pracownik ma prawo do wynagrodzenia i dodatku jak za godziny nadliczbowe w przypadku przekroczenia 20 godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy. W lipcu 2026 roku obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy wynosił 92 godziny. Zatem prawo do dodatku jak za godziny nadliczbowe, z tytułu pracy w godzinach ponadwymiarowych, przysługiwało mu w przypadku przepracowania większej liczby godzin niż 112 (92 h + 20 h = 112 h). Natomiast ewentualne godziny przepracowane ponad liczbę 184 miałyby już charakter godzin nadliczbowych (a nie tylko ponadwymiarowych), za które przysługiwałaby pracownikowi również rekompensata w postaci dodatku do wynagrodzenia, oprócz normalnego wynagrodzenia.

Rozkład czasu pracy

Aby zaplanować, w jakie dni i przez jaką liczbę godzin pracownik ma wykonywać pracę w przyjętym okresie rozliczeniowym, pracodawca ustala dla niego rozkład czasu pracy. Liczba godzin do przepracowania przewidziana w rozkładzie pracy powinna być zgodna z liczbą godzin odpowiadającą wymiarowi czasu pracy pracownika. Ponadto konieczne jest ustalenie rozkładu w taki sposób, aby nie doszło do przekroczenia norm czasu pracy: dobowej (8 godzin) lub dobowej przedłużonej (np. 12 godzin w systemie równoważnego czasu pracy), średniotygodniowej (przeciętnie 40 godzin w tygodniu, w przyjętym okresie rozliczeniowym) oraz normy 5-dniowego tygodnia pracy. 

Najpopularniejszym rozkładem czasu pracy dla pracownika pełnoetatowego jest ustalenie, że ma on świadczyć pracę przez 5 dni w tygodniu (np. od poniedziałku do piątku), przez 8 godzin każdego dnia.

Z elastycznym rozkładem czasu pracy mamy do czynienia np. w przypadku systemu równoważnego czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca. Przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest równoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy (art. 135 § 1 kp). W tym systemie pracodawca może wyznaczyć dni, w których pracownik wykonuje pracę przez więcej niż 8 godzin, przez mniej niż 8 godzin, a także dni, w których nie ma on obowiązku świadczenia pracy – po to, aby w sumie liczba godzin do przepracowania odpowiadała wymiarowi czasu pracy pracownika.

Rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony – w postaci papierowej lub elektronicznej – na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład. Pracodawca nie ma obowiązku sporządzania rozkładu czasu pracy, jeżeli:

1. rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia pracodawcy albo z umowy o pracę;
2. w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm czasu pracy; w takim przypadku rozkład czasu pracy ustala pracownik;
3. na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej stosuje do niego rozkłady czasu pracy przewidziane dla tzw. ruchomego czasu pracy, o których mowa w art. 1401 kp;
4. na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy (art. 129 § 3 i § 4 kp).

Jak ustalić rozkład czasu pracy dla niepełnoetatowców w praktyce?

Rozkład czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się analogicznie do rozkładu czasu pracy pracownika pełnoetatowego. W tym przypadku liczba godzin wyznaczona w rozkładzie do przepracowania przez niepełnoetatowca również musi odpowiadać obowiązującemu go wymiarowi czasu pracy i nie może przekraczać norm czasu pracy.

Przykład 3.

Dla pracownika zatrudnionego na ½ etatu pracodawca ustalił rozkład czasu pracy przewidujący pracę w dniach od poniedziałku do piątku, po 4 godziny w każdym z tych dni. W lipcu 2026 roku wymiar czasu pracy tego pracownika wynosił 92 godziny. Do przepracowania w tym miesiącu przypadały 23 dni. W związku z tym pracując po 4 godziny w każdym z tych dni, pracownik przepracował odpowiednią liczbę godzin, zgodną z obowiązującym go wymiarem czasu pracy (4 h × 23 dni = 92 h).

Przykład 4.

Pracownik, którego wymiar czasu pracy wynosi ¾ etatu, miał do przepracowania w lipcu 2026 roku 138 godzin. Pracodawca ustalił dla niego na lipiec 2026 roku niżej przedstawiony rozkład czasu pracy, w ramach systemu równoważnego czasu pracy:

Rozkład czasu pracy pracownika niepełnoetatowego różni się od rozkładu pełnoetatowca tym, że w pierwszym przypadku liczba godzin pracy do zaplanowania jest niższa od liczby godzin odpowiadającej pełnemu etatowi. Natomiast w obu przypadkach pracodawca jest związany tymi samymi normami czasu pracy – dobową (ewentualnie dobową przedłużoną), średniotygodniową i normą 5-dniowego tygodnia pracy.