Wynagrodzenie urlopowe często wymaga uwzględnienia zmiennych składników płacowych. W sytuacji, gdy nastąpiła podwyżka wynagrodzenia lub wzrost płacy minimalnej, konieczne staje się ponowne przeliczenie podstawy wymiaru świadczenia urlopowego, aby zachować zgodność z przepisami prawa pracy i zapewnić pracownikowi poprawne świadczenie.
Prawo do wynagrodzenia urlopowego
W myśl art. 172 Kodeksu pracy za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu; w przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy.
Szczegółowe zasady ustalania wynagrodzenia urlopowego określono w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Zgodnie z przepisami tego rozporządzenia wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem:
- jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie;
- wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju;
- gratyfikacji (nagród) jubileuszowych;
- wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy;
- ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy;
- dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego;
- wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną;
- kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę;
- nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej;
- odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych;
- wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.
Wynagrodzenie urlopowe - uwzględnianie stałych i zmiennych składników wynagrodzenia
Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości (tzw. składniki stałe) uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu wypoczynkowego.
Natomiast składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, z wyjątkiem stałych składników wynagrodzenia (tzw. składniki zmienne), uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W przypadkach znacznego wahania wysokości zmiennych składników wynagrodzenia mogą być one uwzględnione przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Wynagrodzenie urlopowe obliczane ze zmiennych składników wynagrodzenia ustala się:
- dzieląc łączną wysokość zmiennych składników wynagrodzenia wypłaconą pracownikowi w okresie 3 (ewentualnie 12) miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu przez liczbę godzin, w których czasie pracownik wykonywał pracę w tym okresie, a następnie
- mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za 1 godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.
Z kolei składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy dłuższe niż 1 miesiąc wypłaca się w przyjętych terminach wypłaty tych składników, przy czym okres urlopu wypoczynkowego jest traktowany na równi z okresem wykonywania pracy.
Przykład 1.
W czerwcu 2026 roku pracownik wykorzystał 10 dni urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy wykonuje on pracę przez 8 godzin na dobę, zatem 10 dni urlopu odpowiadało 80 godzinom. Miesięczne wynagrodzenie zasadnicze pracownika wynosi 8000 zł. Jest to stały składnik wynagrodzenia – określony w stawce miesięcznej w stałej wysokości; zatem jego wysokość za czerwiec 2026 roku nie ulega zmianie w związku z korzystaniem z urlopu. W marcu, kwietniu i maju 2026 roku pracownikowi z tytułu premii będącej zmiennym składnikiem wynagrodzenia wypłacono odpowiednio 1000 zł, 800 zł i 1100 zł; daje to łączną kwotę 2900 zł. W tych 3 miesiącach poprzedzających miesiąc korzystania z urlopu pracownik wykonywał pracę, zgodnie z obowiązującym go wymiarem czasu pracy, w sumie przez 63 dni, czyli 504 godziny. W związku z powyższym wynagrodzenie urlopowe ze zmiennych składników wynagrodzenia za wspomniane 10 dni urlopu należy obliczyć następująco:
2900 zł : 504 h = 5,75 zł
5,75 zł × 80 h = 460 zł
Tak więc za czerwiec 2026 roku pracownik otrzymał tytułem wynagrodzenia urlopowego ze zmiennych składników wynagrodzenia 460 zł.
Przeliczanie zmiennych składników wynagrodzenia
W razie zmiany w zmiennych składnikach wynagrodzenia lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego (czyli łączną wysokość tych składników z 3, ewentualnie z 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu), wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian. Konieczność odpowiedniego przeliczenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego może dotyczyć w szczególności wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych oraz za pracę w porze nocnej.
Przykład 2.
Pracownik korzystał z 7 dni (56 godzin) urlopu wypoczynkowego od 6 do 17 lipca 2026 roku. Miesięczne wynagrodzenie zasadnicze pracownika w kwietniu, maju i czerwcu 2026 roku wynosiło 7000 zł. Wspomniane 3 miesiące poprzedzające miesiąc korzystania z urlopu obejmowały łącznie 62 dni (496 godzin) pracy. W kwietniu i czerwcu 2026 roku pracownik nie pracował w godzinach nadliczbowych. Natomiast w maju 2026 roku, obejmującym 160 godzin pracy, wynikających z wymiaru czasu pracy, pracownik przepracował 25 godzin nadliczbowych, za które, oprócz normalnego wynagrodzenia, otrzymał dodatek w wysokości 50% wynagrodzenia (patrz art. 1511 § 1 pkt 2 kp), w kwocie 546,88 zł, zgodnie z obliczeniem:
7000 zł : 160 h = 43,75 zł
43,75 zł × 25 h × 50% = 546,88 zł
W związku z powyższym wynagrodzenie urlopowe za 7 dni urlopu w lipcu 2026 roku powinno wynieść 61,60 zł, co wynika z obliczenia:
546,88 zł : 496 h = 1,10 zł
1,10 zł × 56 h = 61,60 zł
Jednak w lipcu 2026 roku pracownik otrzymał podwyżkę wynagrodzenia zasadniczego, które ustalono w kwocie 7600 zł. W konsekwencji wynagrodzenie urlopowe należało przeliczyć, uwzględniając w nim kwotę dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych obliczoną z uwzględnieniem podwyższonego wynagrodzenia zasadniczego, wynoszącą 593,75:
7600 zł : 160 h = 47,50 zł
47,50 zł × 25 h × 50% = 593,75 zł
Zatem pracownik otrzymał wynagrodzenie urlopowe za 7 dni urlopu w lipcu 2026 roku w wysokości 67,20 zł, zgodnie z obliczeniem:
593,75 zł : 496 h = 1,20 zł
1,20 zł × 56 h = 67,20 zł
Przykład 3.
Pracownik korzystał z 5 dni (40 godzin) urlopu wypoczynkowego od 12 do 16 stycznia 2026 roku. W grudniu 2025 roku pracownik przepracował łącznie 30 godzin w porze nocnej. W 3 ostatnich miesiącach 2025 roku przypadało do przepracowania 488 godzin. W październiku i listopadzie 2025 roku pracownik nie wykonywał pracy w porze nocnej. Za każdą godzinę pracy w porze nocnej pracownikowi przysługiwał dodatek do wynagrodzenia w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę (patrz art. 1518 § 1 kp). Minimalne wynagrodzenie za pracę obowiązujące w grudniu 2026 roku wynosiło 4666 zł. W związku z tym za pracę w porze nocnej w grudniu 2025 roku pracownikowi wypłacono dodatek w wysokości 174,96 zł, zgodnie z obliczeniem:
4666 zł : 160 h = 29,16 zł
29,16 zł × 30 h × 20% = 174,96 zł
W związku z powyższym wynagrodzenie urlopowe za 5 dni urlopu w styczniu 2026 roku, w zakresie uwzględniającym dodatek za pracę w porze nocnej, powinno wynieść 36 zł, co wynika z obliczenia:
174,96 zł : 488 h = 0,36 zł
0,36 × 40 h = 14,40 zł
Jednak od 1 stycznia 2026 roku uległa podwyższeniu kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę do wysokości 4806 zł. Konieczne było zatem dokonanie przeliczenia, po którym dodatek za pracę w porze nocnej wyniósł 180,24 zł:
4806 zł : 160 h = 30,04 zł
30,04 zł × 30 h × 20% = 180,24 zł
W związku z powyższym pracownikowi wypłacono urlopowe za 5 dni urlopu w styczniu 2026 roku, w zakresie uwzględniającym dodatek za pracę w porze nocnej, w kwocie 14,80 zł, co wynika z obliczenia:
180,24 zł : 488 h = 0,37 zł
0,37 zł × 40 h = 14,80 zł
Przedstawiony wyżej obowiązek ponownego ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego służy zapewnieniu pracownikowi otrzymania takiego wynagrodzenia, jakie by otrzymał, gdyby pracował – zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 172 kp.
