System równoważnego czasu pracy a nadgodziny

System równoważnego czasu pracy umożliwia świadczenie pracy w różnych wymiarach dobowych, w poszczególnych dniach. Wiąże się to z pewnymi komplikacjami w zakresie rozliczania pracy wykonywanej w godzinach nadliczbowych w porównaniu z rozliczaniem jej w ramach podstawowego systemu czasu pracy przewidującego pracę po 8 godzin każdego dnia.

Definicja godzin nadliczbowych

Pojęcie pracy w godzinach nadliczbowych zostało określone w art. 151 § 1 Kodeksu pracy. W myśl tego przepisu praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych. Praca taka jest dopuszczalna w razie:

konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii;
szczególnych potrzeb pracodawcy.

Normy czasu pracy, do których odsyła wspomniany przepis, zostały ustalone w art. 129 § 1 kp, zgodnie z którym czas pracy nie może przekraczać:

8 godzin na dobę (norma dobowa), oraz
przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (norma średniotygodniowa).

W myśl art. 151 § 1 kp z pracą w godzinach nadliczbowych mamy do czynienia w przypadku przekroczenia tych norm albo w razie wykonywania pracy ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy – co ma miejsce w szczególności w systemie równoważnego czasu pracy, uregulowanego w 3 wariantach w art. 135-137 kp. Oznacza to, że w pewnych sytuacjach praca wykonywana w danej dobie, w wymiarze przekraczającym 8 godzin, nie będzie pracą w godzinach nadliczbowych – gdy czas jej świadczenia będzie mieścił się w ustalonym przez pracodawcę na dany dzień przedłużonym dobowym wymiarze czasu pracy.

Systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 150 § 1 kp).

System równoważnego czasu pracy

Jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją, może być stosowany system równoważnego czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca. Przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest równoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy. W szczególnie uzasadnionych przypadkach okres rozliczeniowy może być przedłużony, jednak nie więcej niż do 3 miesięcy, a przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych okres rozliczeniowy – do 4 miesięcy.

Drugi wariant systemu równoważnego czasu pracy przewidziano dla pracowników zatrudnionych przy pracach polegających na dozorze urządzeń lub związanych z częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy. Dla tej grupy pracowników może być stosowany system równoważnego czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, jednak nie więcej niż do 16 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca. W tym wariancie pracownikowi przysługuje, bezpośrednio po każdym okresie wykonywania pracy w przedłużonym dobowym wymiarze czasu pracy, odpoczynek przez czas odpowiadający co najmniej liczbie przepracowanych godzin, niezależnie od tzw. odpoczynku tygodniowego, przewidzianego w art. 133 kp.

Trzeci wariant systemu równoważnego czasu dotyczy pracowników zatrudnionych przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób, a także pracowników zakładowych straży pożarnych i zakładowych służb ratowniczych – dopuszcza się w nim przedłużenie (w niektórych dniach) dobowego wymiaru czasu pracy aż do 24 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca.

Generalnie istota systemu równoważnego czasu pracy polega na tym, że pracodawca, w rozkładzie czasu pracy obowiązującym danego pracownika lub grupę pracowników, może ustalić różne wymiary czasu pracy w poszczególnych dobach.

Przykład 1.

Rozkład czasu pracy przewiduje wykonywanie pracy w następującym wymiarze, w systemie równoważnego czasu pracy:

w poniedziałki – 5 godzin,
we wtorki – 10 godzin,
w środy – 8 godzin,
w czwartki – 5 godzin,
w piątki – 12 godzin.

W opisanym przypadku, jeżeli pracownik wykonuje pracę zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy, nie mamy do czynienia z pracą w godzinach nadliczbowych, pomimo tego, że we wtorki i piątki praca jest świadczona przez czas dłuższy niż 8 godzin. Pracownik nie przekracza bowiem ustalonych dla niego przedłużonych dobowych wymiarów czasu pracy wynoszących odpowiednio 10 i 12 godzin.

Dobowe godziny nadliczbowe

W systemie równoważnego czasu pracy będziemy mieli do czynienia z pracą w godzinach nadliczbowych w danej dobie, jeżeli pracownik będzie pracował:

dłużej niż 8 godzin – w dniach, w których w rozkładzie czasu pracy przewidziano pracę trwającą 8 godzin lub krócej;
dłużej niż przedłużony dobowy wymiar czasu pracy – w dniach, w których w rozkładzie czasu pracy przewidziano pracę trwającą dłużej niż 8 godzin.

Przykład 2.

Pracownik, którego obowiązuje rozkład czasu pracy przedstawiony w przykładzie 1, faktycznie przepracował:

w poniedziałek – 7 godzin,
we wtorek – 12 godzin,
w środę – 9 godzin,
w czwartek – 10 godzin.

Oznacza to, że pracownik:

w poniedziałek nie pracował w godzinach nadliczbowych, gdyż pomimo że pracował o 2 godziny dłużej, niż wynikało to z rozkładu czasu pracy, nie przekroczył 8-godzinnej normy czasu pracy;
we wtorek przepracował 2 godziny nadliczbowe, gdyż o tyle przekroczył przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, który wynosił 10 godzin;
w środę przepracował 1 godzinę nadliczbową, gdyż o tyle przekroczył 8-godzinną normę czasu pracy;
w czwartek przepracował 2 godziny nadliczbowe, gdyż o tyle przekroczył 8-godzinną normę czasu pracy (choć pracował o 5 godzin dłużej, niż wynikało to z rozkładu czasu pracy, to status godzin nadliczbowych mają wyłącznie godziny przepracowane ponad normę 8-godzinną).

Średniotygodniowe godziny nadliczbowe

Niezależnie od tego, czy wystąpiła praca w godzinach nadliczbowych wynikająca z przekroczenia 8-godzinnej dobowej normy czasu pracy lub przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy, godziny nadliczbowe mogą być wynikiem przekroczenia wymiaru czasu pracy obowiązującego pracownika w całym okresie rozliczeniowym, obliczanego zgodnie z art. 130 kp. Są to tzw. średniotygodniowe godziny nadliczbowe.

W myśl wspomnianego art. 130 kp obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, ustalany zgodnie z art. 129 § 1 kp, oblicza się:

mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie;
dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku.

Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. Ponadto wymiar czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym ulega obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy.

Przykład 3.

U pracodawcy zatrudniającego pracowników w ramach systemu równoważnego czasu pracy stosowany jest 1-miesięczny okres rozliczeniowy. W grudniu 2023 roku obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy, obliczony zgodnie z art. 130 kp, wynosił 152 godziny. Pracodawca ustalił rozkład czasu pracy przewidujący w niektórych dniach przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, maksymalnie do 12 godzin na dobę. W omawianym miesiącu pracownik wykonywał pracę w całości zgodnie z rozkładem czasu pracy. Oznacza to, że nie wystąpiły dobowe godziny nadliczbowe. Jednak po zsumowaniu przepracowanych godzin pracy wynikających z rozkładu czasu pracy okazało się, że w grudniu 2023 roku pracownik przepracował 156 godzin na skutek braku pełnego zrównoważenia przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy w niektórych dniach, krótszego dobowego wymiaru czasu pracy w innych dniach lub dni wolnych od pracy. Wystąpiły zatem 4 średniotygodniowe godziny nadliczbowe (156 godzin-152 godziny).

Za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje dodatek w wysokości:

100% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających: w nocy; w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy; w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;
50% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu niż określony w pkt 1.

Jeżeli nie wystąpiły dobowe godziny nadliczbowe, tylko średniotygodniowe godziny nadliczbowe, pracownikowi przysługuje prawo do dodatku w wysokości określonej w pkt 1, czyli 100% wynagrodzenia (151¹ § 1 i 2 kp).

Alternatywną formą rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych jest udzielenie pracownikowi czasu wolnego od pracy na zasadach określonych w art. 151² kp.

Specyfika rozliczania czasu pracy świadczonej w systemie równoważnego czasu pracy polega na tym, że nie w każdym przypadku wykonywanie pracy w wymiarze przekraczającym 8 godzin na dobę będzie stanowiło pracę w godzinach nadliczbowych. Zależeć to będzie od tego, czy na dany dzień ustalono w rozkładzie czasu pracy przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, czy też nie dokonano takiego ustalenia.