Czy zastanawiałeś się, czy zwolnienie z PIT członków rady nadzorczej jest możliwe w sytuacji, gdy spółka pokrywa koszty ich zakwaterowania i wyżywienia? Kwestia ta budzi wiele wątpliwości wśród przedsiębiorców, dlatego w tym artykule szczegółowo przeanalizujemy, kiedy takie nieodpłatne świadczenia mogą korzystać z preferencyjnego opodatkowania.
Przychody członków rady nadzorczej
Stosownie do art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2, uważa się przychody otrzymywane przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych.
Zatem przychód uzyskany przez członka rady nadzorczej, który wykonuje swoje obowiązki na podstawie stosunku powołania, będzie dla niego przychodem z działalności wykonywanej osobiście, o którym mowa w art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Następnie należy zwrócić uwagę, że obok pieniędzy i wartości pieniężnych ustawodawca za przychody uważa również wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Świadczenie nieodpłatne czy też częściowo odpłatne to taki rodzaj świadczenia, w którego przypadku otrzymujący odnosi określoną korzyść pod tytułem darmym lub za co częściowo płaci, co oznacza, że nie świadczy nic w zamian lub przekazuje świadczenie (płatność) nieekwiwalentne.
Przychód z nieodpłatnych świadczeń powstaje w momencie otrzymania nieodpłatnego świadczenia, tj. w dniu uzyskania przysporzenia majątkowego.
Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji z 26 kwietnia 2024 roku (nr 0114-KDIP3-2.4011.1121.2023.4.JK3), wynikające z konieczności wykonywania czynności służbowych sfinansowanie kosztów noclegów, wyżywienia oraz kosztów podróży odbywanych w celach związanych z reprezentacją spółki (niebędącym podróżą służbową) nie generuje po stronie członków rady nadzorczej przychodu do opodatkowania. Wydatki ponoszone są bowiem w interesie spółki.
Należy bowiem zauważyć, że reprezentowanie spółki na zewnątrz jako członek organu jest co do zasady jednym z obowiązków określonych w zawartej ze spółką umowie. Nie sposób mówić zatem o powstaniu przychodu po stronie zarządzającego w sytuacji, gdy uczestnictwo w konferencji i reprezentowanie spółki wobec osób trzecich jest jednym z warunków wykonywania umowy, a odmowa wykonania tego obowiązku mogłaby skutkować np. rozwiązaniem umowy.
Zwolnienie z PIT członków rady nadzorczej a przychody z działalności
Natomiast przychód podatkowy powstaje w zakresie, w jakim członek rady nadzorczej odbywa podróż służbową (np. w związku z dojazdem na posiedzenie rady). W tym przypadku należy się zastanowić, czy w stosunku do członka rady nadzorczej może znaleźć zastosowanie zwolnienie określone w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT.
Ww. przepis podaje, że wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:
- podróży służbowej pracownika,
- podróży osoby niebędącej pracownikiem
– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.
W ww. przepisie ustawodawca posłużył się terminem „podróż” bez określenia „służbowa”, dlatego też zakres tego zwolnienia jest szerszy, ponieważ nie ogranicza się ono jedynie do podróży służbowych, ale do wszelkich podróży osób niebędących pracownikami pod warunkiem, że wypłacone diety i inne należności nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów świadczeniobiorców oraz zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów.
Odrębnym przepisem, o którym mowa powyżej, jest Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Zgodnie z treścią § 2 ww. rozporządzenia z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
- diety;
- zwrot kosztów:
- przejazdów,
- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
- noclegów,
- innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Należy jednak wskazać, że aby przedmiotowe świadczenia – do wysokości określonej w odrębnych przepisach – korzystały ze zwolnienia, muszą zostać spełnione warunki wynikające z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z jego treścią przepis art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a i lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:
- w celu osiągnięcia przychodów, lub
- w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
- przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
- przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.
Finansowanie przez spółkę kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania dla członków rady nadzorczej, którzy są zatrudnieni na podstawie powołania, będzie stanowić przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przychód ten, na podstawie przepisu art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b, z zastrzeżeniem art. 21 ust. 13 ww. ustawy, korzystać będzie ze zwolnienia z opodatkowania do wysokości określonych w ww. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej.
Należy jednak podkreślić, że jeżeli zwracane przez spółkę ww. koszty będą wyższe od limitów określonych w przedmiotowym rozporządzeniu, to nadwyżka ponad te limity podlegać będzie opodatkowaniu podatkiem dochodowym, a na spółce ciążyć będą obowiązki płatnika wynikające z art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W orzecznictwie podkreśla się również, że przedmiotowe zwolnienie nie obejmuje zwrotu kosztów za jazdy lokalne, ponieważ nie spełniają definicji „podróży”.
Zatem ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ww. ustawy, do wysokości określonej w rozporządzeniu o podróżach służbowych będą korzystać ponoszone przez członków rady nadzorczej kwoty wyżywienia, zakwaterowania i przejazdów (z wyłączeniem jazd lokalnych).
Stąd koszty przejazdu na posiedzenia rady nadzorczej, które odbywają się w innej miejscowości niż miejscowość ich zamieszkania, do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, mogą również korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Reasumując, w przypadku podróży służbowych członków rady nadzorczej mogą oni skorzystać ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT w zakresie przychodu z tytułu wyżywienia i zakwaterowania. Z zakresu przedmiotowego zwolnienia wyłączono natomiast używanie samochodu prywatnego w jazdach lokalnych.
