Obowiązkiem pracownika jest wykonywanie pracy na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym. W związku z tym zadaniem pracodawcy jest prawidłowe ustalenie wymiaru czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. W tym artykule wyjaśniamy, jak ustalić wymiar czasu pracy dla części okresu rozliczeniowego, gdy pracownik nie pozostaje w zatrudnieniu przez cały ten okres.
Kodeksowy wzór obliczania wymiaru czasu pracy
Czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (art. 129 § 1 Kodeksu pracy, dalej: kp).
Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym oblicza się:
mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie
dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego przypadających od poniedziałku do piątku.
Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. Ponadto wymiar czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym ulega w tym okresie obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy (art. 130 kp).
Przykład 1.
U pracodawcy obowiązuje system podstawowego czasu pracy (praca przez 5 dni w tygodniu, po 8 godzin każdego dnia) i jednomiesięczny okres rozliczeniowy. 1 i 3 maja 2025 roku przypadły święta (w czwartek i sobotę). W związku z tym wymiar czasu pracy we wspomnianym miesiącu wyniósł 160 godzin, zgodnie z obliczeniem:
40 godz. × 4 tygodnie (od 1 do 28 maja) = 160 godz.;
8 godz. × 2 dni (29 i 30 maja – czwartek i piątek) = 16 godz.;
8 godz. × 2 dni świąt = 16 godz.;
160 godz. + 16 godz. – 16 godz. = 160 godz.
W przypadku pracownika niepełnoetatowego wymiar czasu pracy obliczony według wzoru określonego w art. 130 kp należy ponadto pomnożyć przez ułamek odpowiadający wymiarowi, w jakim pracownik jest zatrudniony.
Przykład 2.
W maju 2025 roku wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego na ¾ etatu wynosi 120 godzin, co wynika z obliczenia:
160 godz. × ¾ etatu = 120 godz.
Prawo pracownika do właściwego ustalenia wymiaru i rozkładu czasu pracy
Jak zauważono w wyroku Sądu Najwyższego z 2 czerwca 1995 roku (I PR 1/95), pracownik ma nie tylko obowiązek, lecz także prawo do pracy we właściwym dla niego wymiarze czasu pracy. Prawo to wynika z przepisu art. 22 § 1 kp, który – po nawiązaniu stosunku pracy – zobowiązuje pracodawcę do zatrudniania pracownika. Oznacza to nie tylko obowiązek zatrudniania pracownika przy odpowiedniej pracy i we właściwym miejscu, lecz także obowiązek zatrudniania w stosownym wymiarze i rozkładzie czasu pracy. Jeżeli rozkład czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nie wypełnia w całości wymiaru pracy (ustalonego zgodnie z art. 130 Kodeksu pracy), to nieprzepracowane godziny z tego wymiaru należy traktować jako czas pracy. Konsekwencją tego jest nabycie przez pracownika prawa do wynagrodzenia za nieprzepracowane godziny.
Przykład 3.
Wymiar czasu pracownika w kwietniu 2025 roku wyniósł 168 godzin. Jednak w ustalonym dla pracownika na ten miesiąc rozkładzie czasu pracy pracodawca ujął tylko 160 godzin i tyle godzin pracownik faktycznie przepracował. Pomimo nieprzepracowania 8 godzin pracownik ma prawo do wynagrodzenia za 168 godzin.
Przekroczenie wymiaru czasu pracy
Jeżeli w danym okresie rozliczeniowym pracownik przepracowuje większą liczbę godzin niż wynikająca z obowiązującego go wymiaru czasu pracy, mamy do czynienia z pracą w godzinach ponadwymiarowych, względnie nadliczbowych.
Pierwszy przypadek zachodzi wtedy, gdy pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, przepracowuje większą liczbę godzin niż wynikająca z ustalonego dla niego wymiaru czasu pracy, lecz nie przekracza norm czasu pracy określonych w art. 129 § 1 kp. Strony powinny ustalić w umowie o pracę dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia jak za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 151 § 5 kp).
Przykład 4.
Pracownik jest zatrudniony na ½ etatu. Jego rozkład czasu pracy przewiduje wykonywanie pracy w dniach od poniedziałku do piątku, po 4 godziny każdego dnia. W umowie o pracę strony postanowiły, że przekroczenie 6 godzin pracy w danym dniu uprawnia pracownika do otrzymania, oprócz normalnego wynagrodzenia, dodatku do wynagrodzenia jak za pracę w godzinach nadliczbowych. W danym dniu pracownik przepracował 7 godzin. W związku z tym za 6 godzin otrzymał normalne wynagrodzenie, a za 1 godzinę – wynagrodzenie wraz z dodatkiem jak za nadgodziny.
Drugi przypadek – pracy w godzinach nadliczbowych – zachodzi wówczas, gdy praca jest wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy (określone co do zasady w art. 129 § 1 kp), a także gdy wykonywana jest ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy (art. 151 § 1 kp).
Przykład 5.
Pracownik zatrudniony w systemie równoważnego czasu pracy w żadnej dobie nie pracował dłużej niż 12 godzin, zatem nie przekroczono przedłużonego dobowego wymiar czasu pracy wynoszącego 12 godzin, wynikającego z art. 135 § 1 kp. Doszło natomiast do przekroczenia liczby godzin do przepracowania w danym okresie rozliczeniowym. Zamiast 176 godzin pracownik przepracował zgodnie z ustalonym dla niego rozkładem czasu pracy 184 godziny. W związku z tym za 8 godzin przekroczenia pracownikowi przysługuje wynagrodzenie wraz z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych wynoszącym 100% wynagrodzenia (art. 1511 § 2 kp).
Jak ustalić wymiar czasu pracy dla części okresu rozliczeniowego?
Występują sytuacje, w których pracownik nie przepracowuje całego okresu rozliczeniowego obowiązującego u danego pracodawcy, ponieważ w trakcie trwania tego okresu zostaje zatrudniony lub dochodzi do rozwiązania z nim umowy o pracę (ewentualnie wygaśnięcia stosunku pracy). Powstaje wtedy pytanie, jak prawidłowo ustalić liczbę godzin, którą w takim niepełnym okresie rozliczeniowym pracownik powinien przepracować.
Należy wówczas zastosować art. 130 kp, traktując część okresu rozliczeniowego, w której pracownik pozostaje w zatrudnieniu, jak pełny okres rozliczeniowy.
Przykład 6.
U pracodawcy obowiązuje trzymiesięczny okres rozliczeniowy. W trakcie trwania okresu rozliczeniowego obejmującego styczeń, luty i marzec 2025 roku zatrudniono pracownika, z którym zawarto umowę o pracę wskazującą jako dzień rozpoczęcia pracy 17 lutego 2025 roku. W tych okolicznościach jako okres rozliczeniowy należy przyjąć dla tego pracownika dni od 17 lutego do 31 marca 2025 roku. Obliczenie obowiązującego pracownika w tym okresie wymiaru czasu pracy przedstawia się następująco:
40 godz. × 6 tygodni (od 17 lutego – poniedziałku do 30 marca – niedzieli) = 240 godz.;
8 godz. × 1 dzień (31 marca – poniedziałek) = 8 godz.;
240 godz. + 8 godz. = 248 godz.
Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w okresie od 17 lutego do 31 marca 2025 roku wynosi 248 godzin.
Przykład 7.
Pracodawca ustalił jednomiesięczny okres rozliczeniowy. Pracownik rozwiązał umowę o pracę 25 czerwca 2025 roku. 19 czerwca 2025 roku przypadało święto (Boże Ciało). Od 1 do 25 czerwca 2025 roku pracownik powinien przepracować 136 godzin zgodnie z obliczeniem:
40 godz. × 3 tygodnie (od 1 do 21 czerwca) = 120 godz.;
8 godz. × 3 dni (23, 24 i 25 czerwca – poniedziałek, wtorek i środa) = 24 godz.;
120 godz. + 24 godz. - 8 godz. (za Boże Ciało) = 136 godz.
W przypadku konieczności ustalenia dla danego pracownika wymiaru czasu pracy tylko w ramach części okresu rozliczeniowego obowiązującego u pracodawcy część tę traktujemy jako szczególny okres rozliczeniowy, znajdujący zastosowanie w odniesieniu do konkretnego pracownika.
