Pomocą przy udzielaniu wolnego powinien być plan urlopów, ustalony przez pracodawcę przy poszanowaniu uwag pracowników i wzięciu pod uwagę utrzymania normalnego toku działalności. Pracownicy o gotowym planie urlopów, uwzględniającym zaległy urlop, informowani są w sposób określony w konkretnej firmie. Decyzja o udzieleniu urlopu wypoczynkowego leży w gestii pracodawcy. Urlop wypoczynkowy, także zaległy urlop, nie może być przez pracownika rozpoczęty samodzielnie, bez konsultacji z nim. Przed rozpoczęciem urlopu należy złożyć przełożonemu odpowiedni wniosek informujący o okresie, w którym osoba zatrudniona chce wykorzystać urlop.
Przesunięcie urlopu na inny termin
Niekiedy jednak zdarzają się sytuacje, w których pracownik chce zmienić termin zaplanowanego wcześniej urlopu - według przepisów kodeksu pracy może to uczynić w odpowiednio umotywowanym wniosku. Termin urlopu może też zostać przeniesiony ze względu na szczególne potrzeby firmy - np. wtedy, gdy absencja zatrudnionego przyczyniłaby się do silnego zaburzenia toku pracy.
Pracodawca musi przesunąć urlop wypoczynkowy na późniejszy termin, jeżeli pracownik nie jest w stanie odbyć go w ustalonym czasie ze względu na przyczyny usprawiedliwiające nieobecność w pracy, takie jak:
- czasowa niezdolność do pracy na skutek choroby,
- odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
- powołanie na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
- urlop macierzyński.
Zaległy urlop w kodeksie pracy
W przypadku umowy na czas określony lub wypowiedzenia umowy przez pracodawcę pracownik musi wykorzystać przysługujący mu urlop w okresie wypowiedzenia - o ile w tym czasie przełożony mu go udzieli. W tej sytuacji czas udzielonego wolnego (wyłączając zaległy urlop) nie może być dłuższy niż wymiar określony w artykule 1551 kodeksu pracy. W odmiennych przypadkach pracodawca nie może zmuszać osoby zatrudnionej do wzięcia urlopu wypoczynkowego, gdyż udziela się go tylko na życzenie pracownika.
Zaległy urlop a rozwiązanie umowy o pracę
Jeżeli pracownik, z którym zostanie rozwiązana umowa o pracę, nie wykorzystał urlopu, można rozwiązać w następujący sposób:
- udzielić mu zaległy urlop do czasu ustania stosunku pracy lub
- wypłacić mu ekwiwalent pieniężny.
W praktyce jednak pracodawcy wybierają raczej pierwszą z tych opcji. Należy zaznaczyć, iż jeżeli pracownik zostanie wysłany na zaległy urlop w trakcie okresu wypowiedzenia, ale nie wykorzysta go w całości, pracodawca musi mu wypłacić świadczenie pieniężne za pozostałą liczbę dni urlopu. Pracodawca nie zawsze musi wypłacać ekwiwalent - nie jest do tego zobowiązany, jeśli strony podpiszą porozumienie, że zaległy urlop zostanie wykorzystany w trakcie stosunku pracy opierającego się na nowej, następnej umowie o pracę, którą zawarto z tym samym pracodawcą od razu po wygaśnięciu lub rozwiązaniu poprzedniej.
Zaległy urlop w orzecznictwie
Aktualne orzecznictwo nakazuje pracownikom akceptację wykorzystania zaległego urlopu w kolejnym roku wówczas, gdy taka jest wola pracodawcy. Jeśli podwładny odmówi, naruszy tym samym podstawowe obowiązki pracownicze w obszarze respektowania ustalonej organizacji w pracy - grozi to karą porządkową opisaną w artykule 108 kodeksu pracy. Potwierdza to Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 24 stycznia 2006 r. (sygn. akt I PK 124/05, M.P.Pr. 2006/3/119). Czytamy w nim, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten ostatni nie wyraża na to zgody.
Podobne twierdzenie znajdziemy także w wyroku z dnia 2 września 2003 r. (sygn. akt I PK 403/02, OSNP 2004/18/310). Mówi on, że urlop zaległy, niewykorzystany według planu urlopów, powinien być podwładnemu udzielony najpóźniej do końca pierwszego kwartału kolejnego roku - dziś datą graniczną jest 30 września. W opisywanej sytuacji pracodawca nie musi ustalać wspólnie z podwładnym terminu skorzystania z wolnego, ale musi udzielić mu urlopu w czasie przewidzianym przez przepisy.
