Rozliczenie kosztów podróży służbowej - wzór z omówieniem

Nasz ekspert:
Artykuły autora

Wielkość tekstu:

Zdarza się, że zarówno przedsiębiorca, jak i jego pracownik zmuszeni są do odbycia podróży służbowej. Co ważne, część wydatków z nią związanych może być zaliczona do kosztów podatkowych. Wystarczy sporządzić rozliczenie kosztów podróży służbowej.

Zapisów, które dotyczą kosztów podróży służbowej, tak samo jak w przypadku diet właściciela i osób z nim współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym- rozliczenie kosztów podróży służbowej.

Pobierz darmowy wzór rozliczenia kosztów podróży służbowej w formacie .doc i pdf!

Do pobrania:

Rozliczenie kosztów krajowej podróży służbowej - wzór z omów(...).pdf
Rozliczenie kosztów krajowej podróży służbowej - wzór z omów(...).doc

Rozliczenie kosztów podróży służbowej - dane na dokumencie

Rozliczenie kosztów krajowej podróży służbowej powinno zawierać następujące dane:

  • imię i nazwisko osoby odbywającej podróż służbową, stanowisko pracownika;

  • cel podróży;

  • miejsce wyjazdu;

  • nazwa miejscowości docelowej;

  • liczba godzin i dni przebywania w podróży służbowej;

  • data i godzina wyjazdu oraz powrotu;

  • stawka i wartość przysługujących podróżującemu diet krajowych i/lub diet zagranicznych;

  • informacje o stosowanych podczas podróży środkach lokomocji;

  • suma poniesionych kosztów (w praktyce najlepiej z podziałem na koszty przejazdu wynikające bezpośrednio z dokumentów zakupowych, koszty przejazdu - ryczałt  lub koszty przejazdu -kilometrówka, jeżeli wyjazd dotyczy samego przedsiębiorcy, koszty noclegów wynikające bezpośrednio z dokumentów zakupowych, koszty noclegów - ryczałt  i inne).

Rozliczenie kosztów podróży służbowej powinno zawierać dokumenty, które potwierdzają poniesienie wydatku (np. rachunki, faktury). Jeżeli w przypadku konkretnego wyjazdu uzyskanie rachunku bądź faktury nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o wydatkach, których dokonał oraz o przyczynie braku ich udokumentowania.

Ważne!

Koszty, które nie wymagają udokumentowania fakturami czy rachunkami to:

  • koszty diet oraz

  • wydatki objęte ryczałtem.

Wyliczenie ryczałtu dla pracownika

W sytuacjach, kiedy pracodawca nie zapewni pracownikowi podstawowych świadczeń związanych z wyjazdem służbowym, przepisy mówią, że może ubiegać się o zwrot poniesionych przez siebie wydatków. Oczywiście kwota zwrotu jest limitowana postanowieniami ustawy. Poniżej przedstawiamy rozliczenie kosztów podróży służbowej

Ryczałt za nocleg

Ryczałt za nocleg przysługuje w następujących sytuacjach:

  • pracodawca nie zapewnił pracownikowi noclegu,

  • pracownik nie przedłożył dokumentów dokumentujących wydatek.

Ryczałt za jeden nocleg wynosi odpowiednio:

  • podróż krajowa - 150% diety krajowej - 45 złotych,

  • podróż zagraniczna - wysokość ryczałtu zależna od limitu hotelowego danego kraju.

Uwaga!

Ryczałt przysługuje pracownikowi, jeżeli odbywał podróż służbową w porze nocnej, pomiędzy godzinami 21 a 7 rano, natomiast nocleg nie trwał w tym czasie krócej niż 6 godzin.

Ryczałt za przejazdy komunikacją miejską

W tej sytuacji ryczałt za każdą dobę spędzoną w podróży służbowej wynosi:

  • w podróży krajowej - 20% diety krajowej - 6 złotych,

  • w podróży zagranicznej - 10% diety zagranicznej.

Ważne!

Ryczałt na przejazdy miejscowe nie przysługuje w następujących sytuacjach:

  • pracownik odbywa podróż służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem;

  • jeżeli w danej miejscowości nie funkcjonuje komunikacja miejscowa;

  • pracownik ma zapewnione bezpłatne dojazdy;

  • pracownik nie ponosi kosztów związanych z przejazdami komunikacją miejską;

  • pracodawca na wniosek pracownika zgodził się udokumentowane (biletem, fakturą) pokryć ze środków firmowych.

Ryczałt za wyjazd prywatnym samochodem

Zwrot kosztów na podstawie ryczałtu samochodowego oblicza się w następujący sposób:

ilość rzeczywiście przejechanych w celach służbowych kilometrów x ustawowa stawka za 1 km

Kwota wynikająca z ryczałtu samochodowego może stanowić koszt uzyskania przychodu pracodawcy.

Zwrot wydatków na podróż służbową - limity

Przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników, może zawrzeć w regulaminie firmy indywidualne stawki diet i ryczałtów. Jednak nawet w tym przypadku stawki nie mogą być niższe niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, którą podają przepisy rozporządzenia MPiPS  wykonawczego do ustawy.

Pracodawca może także ustalić wyższe limity niż w przepisach. Jednak w tej sytuacji musi pamiętać, że nadwyżka zwróconych pracownikowi wydatków związanych z podróżą służbową nie będzie stanowiła dla firmy kosztów podatkowych.

Uzasadnienie poniesionego kosztu w podróży służbowej

Co ważne, wszyscy przedsiębiorcy powinni zdawać sobie sprawę z kontroli, które sprawdzą konieczność uzasadnienia delegacji. Dlatego też najlepiej jest z rozliczeniem delegacji przechowywać jej dowody, potwierdzające wyjazd w celach służbowych.

Dokumenty, które mogą służyć jako dowody księgowe:

  • bilety z datą i godziną przejazdu,

  • faktury za nocleg,

  • korespondencja z klientem czy kontrahentem dotycząca wyjazdu,

  • foldery lub umowy podpisane w czasie delegacji.

Podróż służbowa - data rozliczenia

Przedsiębiorca, co do zasady ma 14 dni na rozliczenie podróży służbowej od czasu jej zakończenia. Dotyczy to także pracownika.

Artykuły
Brak wyników.
Więcej artykułów
Wzory
Brak wyników.
Więcej wzorów