Zdarza się, że zarówno przedsiębiorca, jak i jego pracownik zmuszeni są do odbycia podróży służbowej. Co ważne, część wydatków z nią związanych może być zaliczona do kosztów podatkowych. Wystarczy sporządzić rozliczenie kosztów podróży służbowej.
Zapisów, które dotyczą kosztów podróży służbowej, tak samo jak w przypadku diet właściciela i osób z nim współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym- rozliczenie kosztów podróży służbowej.
Pobierz darmowy wzór rozliczenia kosztów podróży służbowej w formacie .doc i pdf!
Rozliczenie kosztów podróży służbowej - dane na dokumencie
Rozliczenie kosztów krajowej podróży służbowej powinno zawierać następujące dane:
-
imię i nazwisko osoby odbywającej podróż służbową, stanowisko pracownika;
-
cel podróży;
-
miejsce wyjazdu;
-
nazwa miejscowości docelowej;
-
liczba godzin i dni przebywania w podróży służbowej;
-
data i godzina wyjazdu oraz powrotu;
-
stawka i wartość przysługujących podróżującemu diet krajowych i/lub diet zagranicznych;
-
informacje o stosowanych podczas podróży środkach lokomocji;
-
suma poniesionych kosztów (w praktyce najlepiej z podziałem na koszty przejazdu wynikające bezpośrednio z dokumentów zakupowych, koszty przejazdu - ryczałt lub koszty przejazdu -kilometrówka, jeżeli wyjazd dotyczy samego przedsiębiorcy, koszty noclegów wynikające bezpośrednio z dokumentów zakupowych, koszty noclegów - ryczałt i inne).
Rozliczenie kosztów podróży służbowej powinno zawierać dokumenty, które potwierdzają poniesienie wydatku (np. rachunki, faktury). Jeżeli w przypadku konkretnego wyjazdu uzyskanie rachunku bądź faktury nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o wydatkach, których dokonał oraz o przyczynie braku ich udokumentowania.
| Ważne! Koszty, które nie wymagają udokumentowania fakturami czy rachunkami to:
|
Wyliczenie ryczałtu dla pracownika
W sytuacjach, kiedy pracodawca nie zapewni pracownikowi podstawowych świadczeń związanych z wyjazdem służbowym, przepisy mówią, że może ubiegać się o zwrot poniesionych przez siebie wydatków. Oczywiście kwota zwrotu jest limitowana postanowieniami ustawy. Poniżej przedstawiamy rozliczenie kosztów podróży służbowej.
Ryczałt za nocleg
Ryczałt za nocleg przysługuje w następujących sytuacjach:
-
pracodawca nie zapewnił pracownikowi noclegu,
-
pracownik nie przedłożył dokumentów dokumentujących wydatek.
Ryczałt za jeden nocleg wynosi odpowiednio:
-
podróż krajowa - 150% diety krajowej - 45 złotych,
-
podróż zagraniczna - wysokość ryczałtu zależna od limitu hotelowego danego kraju.
| Uwaga! Ryczałt przysługuje pracownikowi, jeżeli odbywał podróż służbową w porze nocnej, pomiędzy godzinami 21 a 7 rano, natomiast nocleg nie trwał w tym czasie krócej niż 6 godzin. |
Ryczałt za przejazdy komunikacją miejską
W tej sytuacji ryczałt za każdą dobę spędzoną w podróży służbowej wynosi:
-
w podróży krajowej - 20% diety krajowej - 6 złotych,
-
w podróży zagranicznej - 10% diety zagranicznej.
| Ważne! Ryczałt na przejazdy miejscowe nie przysługuje w następujących sytuacjach:
|
Ryczałt za wyjazd prywatnym samochodem
Zwrot kosztów na podstawie ryczałtu samochodowego oblicza się w następujący sposób:
ilość rzeczywiście przejechanych w celach służbowych kilometrów x ustawowa stawka za 1 km
Kwota wynikająca z ryczałtu samochodowego może stanowić koszt uzyskania przychodu pracodawcy.
Zwrot wydatków na podróż służbową - limity
Przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników, może zawrzeć w regulaminie firmy indywidualne stawki diet i ryczałtów. Jednak nawet w tym przypadku stawki nie mogą być niższe niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, którą podają przepisy rozporządzenia MPiPS wykonawczego do ustawy.
Pracodawca może także ustalić wyższe limity niż w przepisach. Jednak w tej sytuacji musi pamiętać, że nadwyżka zwróconych pracownikowi wydatków związanych z podróżą służbową nie będzie stanowiła dla firmy kosztów podatkowych.
Uzasadnienie poniesionego kosztu w podróży służbowej
Co ważne, wszyscy przedsiębiorcy powinni zdawać sobie sprawę z kontroli, które sprawdzą konieczność uzasadnienia delegacji. Dlatego też najlepiej jest z rozliczeniem delegacji przechowywać jej dowody, potwierdzające wyjazd w celach służbowych.
Dokumenty, które mogą służyć jako dowody księgowe:
-
bilety z datą i godziną przejazdu,
-
faktury za nocleg,
-
korespondencja z klientem czy kontrahentem dotycząca wyjazdu,
-
foldery lub umowy podpisane w czasie delegacji.
Podróż służbowa - data rozliczenia
Przedsiębiorca, co do zasady ma 14 dni na rozliczenie podróży służbowej od czasu jej zakończenia. Dotyczy to także pracownika.
