Poradnik Przedsiębiorcy

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych – jak wygląda?

RODO, czyli Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), niejednemu przedsiębiorcy spędzało sen z powiek. Zaczęło obowiązywać 25 maja 2018 roku, a firmy miały obowiązek się do niego zastosować. Te zmiany odczuł każdy – dostawaliśmy wiele maili z aktualizacją regulaminów, należało dostosować wszelkie nasze działania związane z danymi osobowymi i zapoznać się ze zmianami. Jedną z nich jest nowa zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Jak wygląda po wejściu w życie RODO? Odpowiadamy w niniejszym artykule!

Czego możemy żądać od kandydata?

Zanim przejdziemy do tego, jak powinna wyglądać zgoda na przetwarzanie danych osobowych, warto wspomnieć o tym, jakich danych osobowych możemy żądać od kandydata do pracy. 

Wejście w życie RODO było jednoznaczne także ze zmianami w Kodeksie pracy. Nowe brzmienie ma między innymi artykuł 221, który wyjaśnia wyżej wspomnianą kwestię.Art. 221 Kodeksu pracy:
„§ 1. Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1.imię (imiona) i nazwisko;
2.datę urodzenia;
3.dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4.wykształcenie;
5.kwalifikacje zawodowe;
6.przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
§ 2. Pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w § 1 pkt 4–6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku”.
Warto przytoczyć w tym miejscu także art. 221a kp, który mówi właśnie o zgodzie na przetwarzanie danych.Art. 221a Kodeksu pracy
„§ 1. Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 221 § 1 i 3, z wyjątkiem danych osobowych, o których mowa w art. 10 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)”.
Jeśli więc w dokumentach znajdują się jedynie dane osobowe, których zgodnie z Kodeksem pracy możemy żądać, nie potrzebujemy specjalnej zgody na ich przetwarzanie. Jednak jak wiadomo pracownicy bardzo często zamieszczają w CV znacznie więcej informacji, a żeby mieć pewność, że zostaną przez nas wykorzystane, muszą oni zadbać o to, by zgoda na przetwarzanie danych osobowych była prawidłowa. 

Kandydaci docenią, że nie muszą szukać

Kiedy rozpoczynamy proces rekrutacji, chcemy, aby przebiegał on jak najsprawniej i jak najszybciej. Dlatego też warto wyciągnąć rękę do kandydatów na wolne stanowisko i pomóc im w sprawnym stworzeniu dokumentów rekrutacyjnych.

W wielu z nich – CV, liście motywacyjnym czy podaniu o pracę zamieszczają oni swoje dane osobowe. My musimy posiadać zgodę na ich przetwarzanie, aby bez problemu wykorzystywać je podczas rekrutacji czy też zachować je i wykorzystywać w przyszłości. 

Aby tak się stało, w dokumentach potencjalnego pracownika musi znaleźć się zgoda na przetwarzanie danych osobowych – najlepiej w tej i przyszłych rekrutacjach, jeśli chce on pozostawić swoją aplikację w bazie. 

Wraz z wejściem w życie RODO klauzula zamieszczana na przykład w CV zmieniła się, o czym nie wszyscy wiedzą. Dlatego też warto ułatwić zadanie kandydatom i umieścić gotową do skopiowania klauzulę w ogłoszeniu o pracę. Potencjalny pracownik na pewno doceni to, że zamiast suchej prośby o umieszczenie zgody, dodatkowo podajemy jej treść, którą może po prostu skopiować. 

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych

Jak więc może obecnie wyglądać zgoda na przetwarzanie danych osobowych, którą kandydaci będą mogli skopiować do swoich dokumentów?

Do tej pory spotykaliśmy się z następującą klauzulą:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133 poz. 883 z późniejszymi zmianami))”.

Choć nadal można znaleźć zgodę na przetwarzanie danych o takiej treści, musimy wiedzieć, że jest ona aktualnie nieprawidłowa. Jej nowe brzmienie jest następujące:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. Ustaw z 2018, poz. 1000) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO))”.

Nie wszystkie dane w niej zawarte są jednak niezbędne i możemy ją skrócić:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb rekrutacji (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych))”.

Możemy również stworzyć klauzulę, która będzie zawierała nazwę naszej firmy, co precyzuje całą treść. W takim przypadku zgoda na przetwarzanie danych osobowych może zaczynać się od zdania:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez NAZWA FIRMY dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji…”

Jeśli chcemy zachować dane kandydatów w naszej bazie, warto zaproponować dodatkową klauzulę, dzięki której będzie to możliwe: 

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w zakresie przyszłych procesów rekrutacyjnych”.

Ewentualnie możemy połączyć obie zgody i zawrzeć wszystkie informacje w jednym miejscu:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu tej oraz przyszłych rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. Ustaw z 2018, poz. 1000) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO))”.