Poradnik Przedsiębiorcy

Kontrola poczty e-mail pracownika w świetle przepisów RODO

Rozwój nowoczesnych technologii ma niewątpliwe przełożenie na zasady obowiązujące w miejscach pracy – pracodawcy są zainteresowani nie tylko usprawnieniem procesów technologicznych, lecz także maksymalnym wykorzystaniem potencjału zatrudnionych pracowników. Zgodnie z aktualnymi przepisami Kodeksu pracy pracodawca ma prawo do monitorowania poczty e-mail swoich podwładnych. Jakie czynności należy podjąć, aby kontrola poczty e-mail przez pracodawcę była zgodna z RODO?

Kontrola poczty (monitoring) nie narusza tajemnicy korespondencji

Podstawę prawną umożliwiającą monitorowanie poczty e-mail pracownika stanowi przepis art. 22(3) Kodeksu pracy, dodany do kodeksu w rezultacie implementacji przepisów dotyczących RODO do polskiego porządku prawnego.

Pracodawca ma prawo do kontroli wysyłanych i odbieranych przez pracownika wiadomości, jednakże prawo to nie ma charakteru nieograniczonego – konieczne jest spełnienie przesłanek wynikających z ustawy i przepisów RODO.

Przepis art. 22(3) Kodeksu pracy

§ 1. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej).

§ 2. Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

§ 3. Przepisy art. 22(2) § 6–10 stosuje się odpowiednio.

§ 4. Przepisy § 1–3 stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu niż określone w § 1, jeśli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celów określonych w § 1.

Kontrola poczty e-mail podwładnych jest możliwa tylko wówczas, gdy:

  • jest niezbędna z uwagi na potrzebę organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy;

  • jest niezbędna z uwagi na zapewnienie właściwego sposobu użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy;

  • nie będzie naruszała tajemnicy korespondencji;

  • nie będzie naruszała dóbr osobistych pracownika.

Wskazane powyżej warunki muszą zostać spełnione łącznie. Pracodawca musi zatem wykazać, że monitoring poczty jest niezbędny z punktu widzenia efektywności zatrudnionych pracowników i prawidłowości wykonywania przez nich zadań służbowych. Przez narzędzia pracy należy rozumieć – w zależności od konkretnej sytuacji – na przykład udostępnione pracownikom komputery służbowe, laptopy, telefony komórkowe czy systemy umożliwiające komunikację na odległość. Co oczywiste, urządzenia te winny być wykorzystywane przez pracowników wyłącznie do celów związanych z powierzoną pracą, a nie prywatnie.

Zakaz dotyczący naruszania tajemnicy korespondencji ma charakter bezwzględny – pracodawca jest zobowiązany do zachowania w tajemnicy informacji, o których treści dowiedział się, monitorując pocztę e-mail i musi podjąć wszystkie możliwe starania celem ograniczenia kręgu osób mających dostęp do tych wrażliwych materiałów. Pracodawca (ani żaden upoważniony do wykonywania zadań z zakresu monitoringu poczty elektronicznej podwładny) nie ma prawa do ingerowania w treść wysyłanych czy odbieranych wiadomości, jak również w zawartość służbowej skrzynki pocztowej. Kontrola poczty e-mail nie może również naruszać dóbr osobistych pracownika (na przykład prawa do prywatności, prawa do poszanowania życia prywatnego, godności itp.).

Zadaniem pracodawcy chcącego rozpocząć monitorowanie wiadomości pracowników będzie zatem dostosowanie systemu kontroli do określonych powyżej wymagań.

Celem kontroli będzie w każdym wypadku zapewnienie prawidłowej organizacji pracy, w tym zwiększenie efektywności pracowników i dokonanie oceny/pomiaru czasu, jaki pracownicy poświęcają na wykonywanie zadań służbowych oraz określenie prawidłowego obciążenia poszczególnych pracowników obowiązkami służbowymi. Pracodawca winien mieć te cele na uwadze przy projektowaniu systemu kontroli.

Uwaga!
Prawo do kontroli poczty pracownika obejmuje wyłącznie służbową skrzynkę e-mail pracownika. Pracodawca w żadnym wypadku nie może kontrolować jego prywatnych wiadomości.

Kontrola wiadomości może dotyczyć wyłącznie poczty służbowej. Pracodawca nie ma prawa do kontrolowania prywatnych skrzynek pracowników, nawet wówczas gdy w czasie godzin pracy logują się do nich.

Jakie wymogi musi spełnić pracodawca przed rozpoczęciem kontrolowania poczty?

Przepis art. 22(3) kp odwołuje się do wcześniejszego przepisu art. 22(6) kp dotyczącego monitoringu wizyjnego pracowników, celem ustalenia zasad i wymogów kontroli poczty.

Zgodnie z przywołaną poniżej regulacją, pracodawca ma obowiązek ustalenia:

  • celu,

  • zakresu,

  • sposobu zastosowania monitoringu poczty e-mail.

Pracodawca powinien określić te zasady w sposób jasny i zrozumiały dla każdego pracownika.

Ustalone wymogi muszą zostać podane do wiadomości pracowników za pomocą:

  • układu zbiorowego pracy,

  • regulaminu pracy,

  • obwieszczenia

w zależności od systemu przyjętego w przedsiębiorstwie.

Takie rozwiązania podyktowane są koniecznością poinformowania pracowników o stosowanych procedurach. Muszą oni mieć świadomość tego, że pracodawca ma dostęp do ich (służbowej) poczty e-mail i ma prawo do kontrolowania ich korespondencji. Pracodawca nie może monitorować poczty bez powiadomienia pracowników o tej procedurze.

Przepis art. 22(2) § 6–10 Kodeksu pracy

§ 6. Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

§ 7. Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.

§ 8. Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje, o których mowa w § 6.

§ 9. W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

§ 10. Przepis § 9 nie narusza przepisów art. 12 i art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1).

Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu poczty na minimalnie dwa tygodnie przed rozpoczęciem stosowania tej metody. Powiadomienie pracowników może nastąpić w sposób dowolny, zgodnie z zasadami przyjętymi w przedsiębiorstwie.

W odniesieniu do nowo zatrudnionych pracowników, obowiązkiem pracodawcy jest zaznajomienie ich z procedurą monitoringu poczty e-mail – taka informacja musi zostać przekazana pracownikowi na piśmie.

Uwaga!
Przywołane powyżej przepisy dotyczące możliwości stosowania monitoringu poczty e-mail pracowników dotyczą pracowników zatrudnionych w oparciu o przepisy Kodeksu pracy. Z uwagi na konieczność zachowania zgodności stosowanych procedur z przepisami dot. RODO pracodawca winien jednak stosować analogiczne zasady również w odniesieniu do osób wykonujących pracę na rzecz pracodawcy w oparciu o inne umowy, np. umowy cywilnoprawne.

Pracodawca wprowadzający monitoring poczty e-mail pracowników stanie się automatycznie administratorem danych osobowych przekazywanych z wykorzystaniem tej korespondencji. Wiąże się to z obowiązkami dotyczącymi wdrożenia odpowiednich procedur RODO – m.in. konieczności pobrania od pracowników klauzul informacyjnych dotyczących monitorowania służbowej korespondencji.

Ważne!
Przystępując do kontroli poczty e-mail pracowników, pracodawca musi pamiętać, że tym samym będzie przetwarzał i przechowywał dane osób fizycznych, z którymi koresponduje pracownik. Z tego względu pracodawca będzie miał obowiązek zapewnienie zgodności prowadzonego monitoringu z przepisami RODO.

Złamanie opisanych powyżej zasad może wiązać się dla pracodawcy z postępowaniem prowadzonym przez UODO wskutek skargi pracownika lub roszczeniem pracownika w związku z naruszeniem jego dóbr osobistych.