Poradnik Przedsiębiorcy

Jak założyć stowarzyszenie? – krok po kroku

Stowarzyszenie jest organizacją społeczną zrzeszającą grupę osób, które posiadając wspólnie określony cel bądź zainteresowania, chcą razem się realizować. Ich działania nie są nastawione na zysk, lecz osiągnięcie wyznaczonego wspólnie celu czy rozwoju zainteresowań. Czym jest stowarzyszenie i kto może być jego członkiem? W jaki sposób dokonać jego założenia? Wyjaśnimy krok po kroku, jak założyć stowarzyszenie!

Czym jest stowarzyszenie?

Według ustawy – Prawo o stowarzyszeniach art. 2 ust. 1: „Stowarzyszenie jest dobrowolnym, samorządnym, trwałym zrzeszeniem o celach niezarobkowych”. Definicja ta wskazuje na główne cechy, jakimi charakteryzują się stowarzyszenia. W rozwinięciu oznaczają one:

  • dobrowolność – swoboda tworzenia, wstępowania i występowania ze stowarzyszenia; 
  • samorządność – samodzielność w określaniu celów stowarzyszenia i jego programu działania;
  • trwałość – ciągłość istnienia stowarzyszenia niezależnie od jego składu (wymagana jest jedynie minimalna liczba trzech członków w stowarzyszeniu zwykłym i siedmiu w stowarzyszeniu zarejestrowanym);
  • cel niezarobkowy – działaniem stowarzyszenia nie jest odnoszenie korzyści materialnych przez jego członków.

Stowarzyszenia prowadzą działalność w oparciu o pracę społeczną swoich członków. Mogą reprezentować ich interesy zbiorowe wobec organów władzy publicznej, w zakresie wyznaczonych przez jednostkę celów statutowych. Mają również prawo wypowiadania się w sprawach publicznych.Do prowadzenia swoich spraw stowarzyszenie może zatrudniać pracowników, którymi mogą być także członkowie stowarzyszenia.

Zakładanie stowarzyszenia – kto może być jego członkiem?

W najprostszej formie stowarzyszenie zwykle zakładane jest przez co najmniej trzy osoby, które zamierzają to zrobić. Uchwalają one regulamin oraz ustalają władze stowarzyszenia.

Prawo do tworzenia stowarzyszeń przysługuje obywatelom polskim, którzy posiadają pełną zdolność do czynności prawnych (osoby, które ukończyły 18. rok życia i nie są ubezwłasnowolnione) oraz nie są pozbawieni praw publicznych, zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy – Prawo o stowarzyszeniach.

Poza polskimi obywatelami mającymi pełną zdolność do czynności prawnych i niepozbawionymi praw publicznych, do stowarzyszeń należeć mogą również:

  • małoletni w wieku 16–18 lat, którzy posiadają ograniczoną zdolność do czynności prawnych – mogą przy tym korzystać z czynnego i biernego prawa wyborczego (w składzie zarządu stowarzyszenia większość muszą stanowić jednak osoby o pełnej zdolności do czynności prawnych);

  • małoletni poniżej 16 lat – za zgodą przedstawicieli ustawowych (np. rodziców, opiekunów prawnych), mogą należeć do stowarzyszeń według zasad określonych w ich statutach, bez prawa udziału w głosowaniu na walnych zebraniach członków oraz bez korzystania z czynnego i biernego prawa wyborczego do władz stowarzyszenia. Jeśli jednostka organizacyjna stowarzyszenia zrzesza wyłącznie osoby małoletnie, to mogą oni wybierać i być wybierani do władz tej jednostki;

  • cudzoziemcy posiadający miejsce zamieszkania w Polsce – mogą wstąpić do stowarzyszenia zgodnie z przepisami obowiązującymi obywateli polskich;

  • cudzoziemcy nieposiadający miejsca zamieszkania na terytorium Polski – mogą wstępować do stowarzyszeń, jeżeli statut jednostki przewiduje taką możliwość;

  • osoby prawne – mogą być wyłącznie wspierającymi członkami stowarzyszenia.

Rodzaje stowarzyszeń

Pierwszą z decyzji podejmowanych przy zakładaniu stowarzyszenia jest wybór jego rodzaju – zwykłe lub rejestrowane.

Stowarzyszenie zwykłe to uproszczona forma nieposiadająca osobowości prawnej (czyli tzw. „ułomna osoba prawna”). Do jego założenia wystarczą co najmniej trzy osoby. Jedną z nich należy wyznaczyć jako przedstawiciela, który będzie reprezentował stowarzyszenie. Forma ta wiąże się z mniejszą liczbą formalności zarówno przy założeniu stowarzyszenia, jak i jego prowadzeniu. Fundusze do prowadzenia tego rodzaju stowarzyszenia gromadzone są ze składek członkowskich. Ten rodzaj nie jest wpisywany do KRS. 

Stowarzyszenie rejestrowane, jak wskazuje sama nazwa, wymaga rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym. Aby to zrobić potrzebnych jest co najmniej siedmiu członków. Wraz z wpisem do KRS nadaje się stowarzyszeniu osobowość prawną. Dzięki temu stowarzyszenie staje się również organizacją pozarządową i może korzystać z różnych źródeł finansowania. 

Oprócz dwóch podstawowych rodzajów stowarzyszeń funkcjonują jeszcze związki stowarzyszeń. Są one tworzone z trzech lub więcej stowarzyszeń, a założycielami i członkami związku stowarzyszeń mogą być także inne osoby prawne niemające celów zarobkowych, np. fundacje. Związek stowarzyszeń rejestruje się w KRS tak samo jak stowarzyszenie rejestrowane i podlega ono tym samym przepisom.

Jak założyć stowarzyszenie zwykłe?

W przypadku założenia stowarzyszenia zwykłego należy na początku określić jego cel działania, nazwę oraz siedzibę. Te informacje umieszcza się w regulaminie, który tworzony jest podczas spotkania założycielskiego. Oprócz tego regulamin zawiera informacje na temat przedstawiciela reprezentującego stowarzyszenie lub zarządu, terenu i środków działania, zasad dokonywania zmian regulaminu, sposobu nabycia i utraty członkostwa, jak również sposobu rozwiązania stowarzyszenia.

W kolejnym kroku stowarzyszenie zwykłe należy zgłosić w urzędzie właściwym ze względu na siedzibę stowarzyszenia. Wraz z wnioskiem o wpis stowarzyszenia do ewidencji stowarzyszeń zwykłych należy złożyć również (art. 40. ust. 5 ustawa – Prawo o stowarzyszeniach):

  • regulamin działalności;

  • adres siedziby;

  • listę założycieli, zawierającą imiona i nazwiska, datę i miejsce urodzenia, miejsce zamieszkania oraz własnoręczne podpisy założycieli;

  • imię i nazwisko, adres zamieszkania oraz numer PESEL przedstawiciela reprezentującego albo członków zarządu;

  • imię i nazwisko, adres zamieszkania oraz numer PESEL członków organu kontroli wewnętrznej (jeżeli regulamin działalności ich przewiduje).

Stowarzyszenie zwykłe może rozpocząć działalność z chwilą wpisu do ewidencji. Organy dokonują wpisu stowarzyszenia do ewidencji co do zasady w ciągu 7 dni od dnia wpływu wniosku o wpis.Warto pamiętać, że stowarzyszenie zwykłe liczące co najmniej siedmiu członków może przekształcić się w stowarzyszenie rejestrowane, które wpisywane jest do KRS.Stowarzyszenie zwykłe posiada jednak pewne ograniczenia w stosunku do stowarzyszenia zarejestrowanego. Jak wynika z art. 42 ust. 1 ustawy – Prawo o stowarzyszeniach, stowarzyszenie zwykłe nie może:

  • prowadzić działalności gospodarczej,

  • zrzeszać osób prawnych,

  • prowadzić odpłatnej działalności pożytku publicznego,

  • powoływać terenowych jednostek organizacyjnych.

Środki na działalność tego rodzaju stowarzyszenia mogą pochodzić ze składek członkowskich, spadków, darowizn, zapisów, dochodów z majątku stowarzyszenia czy też ofiarności publicznej. Stowarzyszenie zwykłe może starać się również o otrzymanie dotacji na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

Jak założyć stowarzyszenie rejestrowane?

Utworzenie stowarzyszenia rejestrowanego, tak jak zostało wcześniej wspomniane, wymaga rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym. Przed tym jednak należy sporządzić projekt jego statutu i zorganizować zebranie założycielskie, na którym podejmowana jest uchwała o powołaniu stowarzyszenia oraz wybierany jest komitet założycielski. Ważne, aby na zebraniu założycielskim uczestniczyło co najmniej siedem osób, gdyż jest wymagana minimalna liczba członków stowarzyszenia rejestrowanego.

Następnie opracowuje się statut stowarzyszenia, w którym muszą znaleźć się informacje takie jak (art. 10 ust. 1 ustawa – Prawo o stowarzyszeniach):

  • nazwa stowarzyszenia, co ważne – odróżniająca się od innych stowarzyszeń, organizacji czy instytucji;

  • teren działania i siedziba stowarzyszenia;

  • cele i sposoby ich realizacji;

  • sposób nabywania i utraty członkostwa, przyczyny utraty członkostwa oraz prawa i obowiązki członków;

  • władze stowarzyszenia, tryb dokonywania ich wyboru, uzupełniania składu oraz ich kompetencje;

  • możliwość otrzymywania przez członków zarządu wynagrodzenia za czynności wykonywane w związku z pełnioną funkcją;

  • sposób reprezentowania stowarzyszenia, w szczególności sposób zaciągania zobowiązań majątkowych, a także warunki ważności uchwał władz stowarzyszenia;

  • sposób uzyskiwania środków finansowych oraz ustanawiania składek członkowskich;

  • zasady dokonywania zmian statutu;

  • sposób rozwiązania się stowarzyszenia.

Następnie należy przygotować dokumenty wymagane do rejestracji w KRS. Wniosek o wpis stowarzyszenia do KRS należy złożyć na odpowiednim formularzu KRS-W20. Należy do niego dołączyć:

  • przyjęty statut;

  • listę założycieli, zawierającą ich imiona i nazwiska, datę i miejsce urodzenia, miejsce zamieszkania oraz własnoręczne podpisy; 

  • protokół z zebrania założycielskiego; 

  • adres siedziby stowarzyszenia.

Wniosek powinien być własnoręcznie podpisany przez każdego członka zarządu.

Złożenie wniosku o rejestrację stowarzyszenia w KRS należy dopełnić w ciągu 7 dni od zebrania założycielskiego, czyli od dnia zdarzenia uzasadniającego wpis.

Wnioskując o wpis stowarzyszenia do KRS, należy dołączyć również zaświadczenie o wniesieniu opłaty rejestracyjnej (wynoszącej 250 zł) lub, jeżeli przysługuje, wniosek o zwolnienie z tej opłaty. Od dnia złożenia wniosku sąd w terminie trzech miesięcy ma czas na wyrażenie zgody za zarejestrowanie stowarzyszenia. 

Ponadto jeżeli stowarzyszenie będzie prowadzić działalność gospodarczą, to należy równocześnie złożyć wpis do działalności gospodarczej (CEIDG).

Z chwilą wpisu do KRS stowarzyszenie uzyskuje osobowość prawną i może rozpocząć prowadzenie działań w swoim zakresie.

Stowarzyszenie zarejestrowane w KRS:

  • ma prawo do prowadzenia działalności gospodarczej,

  • ma prawo do przyjmowania darowizn, spadków i dotacji,

  • może korzystać z datków publicznych,

  • może powoływać terenowe jednostki organizacyjne,

  • może posiadać statut organizacji pożytku publicznego.

Co ważne, stowarzyszenia rejestrowane są zobowiązane posiadać również organ kontroli wewnętrznej. W przypadku stowarzyszenia zwykłego posiadanie tego organu jest opcjonalne, jego członkowie mają jednak możliwość jego powołania, wówczas w regulaminie działalności należy zawrzeć zapisy o trybie wyboru, uzupełniania składu oraz kompetencjach tego organu.

Formy rozliczania stowarzyszeń

Obowiązek prowadzenia księgowości dotyczy wszystkich działających fundacji i stowarzyszeń. Nawet jeżeli ich przychodem są wyłącznie składki członkowskie, to organizacje powinny ewidencjonować występujące zdarzenia finansowe. Organizacje pozarządowe, takie jak stowarzyszenia, prowadząc działalność, muszą prowadzić księgowość w formie pełnych ksiąg rachunkowych. Zarówno stowarzyszenie zwykłe (nieposiadające osobowości prawnej), jak i zarejestrowane w KRS (posiadające osobowość prawną) obejmuje ten obowiązek. Stowarzyszenia muszą więc prowadzić pełne księgi rachunkowe na ogólnych zasadach rachunkowości, co oznacza, że po zakończeniu roku muszą składać sprawozdanie finansowe z prowadzonej działalności wraz z deklaracją roczną na formularzu CIT-8.