Zagraniczne podróże służbowe wiążą się z koniecznością wcześniejszego wypłacenia pracownikowi zaliczki na pokrycie przewidywanych kosztów tych podróży. Choć zazwyczaj zaliczka na zagraniczną podróż służbową wypłacana jest w walucie obcej, to w praktyce zdarza się, że jest ona wypłacana w walucie polskiej, mimo że wydatki będą ponoszone za granicą. W takiej sytuacji pojawia się pytanie, jak prawidłowo powinno przebiec rozliczenie zaliczki w księgach rachunkowych.
Czy zaliczka na niezbędne koszty podróży zagranicznej może zostać wypłacona w walucie polskiej?
Pracodawca wypłaca pracownikowi zaliczkę na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Wypłata takiej zaliczki jest obowiązkiem pracodawcy wynikającym z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Zaliczkę na niezbędne koszty podróży zagranicznej pracownik co do zasady powinien otrzymać w walucie obcej. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.
„Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów”.
„Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki”.
Rozliczenie zaliczki na zagraniczną podróż służbową wypłaconej w walucie polskiej w księgach rachunkowych
W przypadku zagranicznych wyjazdów służbowych, gdy pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie polskiej, mimo że rzeczywiste koszty delegacji będą ponoszone w walucie obcej, konieczne jest odpowiednie rozliczenie. Zgodnie z art. 20 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.
Natomiast stosownie do art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia po kursie średnim ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego ten dzień. Przyjmuje się, że w przypadku delegacji służbowej dniem operacji gospodarczej jest dzień przedstawienia przez pracownika rozliczenia delegacji. Koszty podróży służbowych można ewidencjonować w księgach rachunkowych przy wykorzystaniu konta 409 „Pozostałe koszty rodzajowe” (w analityce: Koszty podróży służbowych) albo na koncie 406 „Koszty podróży służbowych”.
Zapis może wyglądać następująco:
- Wn konto 409 „Pozostałe koszty rodzajowe” (w analityce: Koszty podróży służbowych)/406 „Koszty podróży służbowych”,
- Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce: imienne konto pracownika).
Zwróćmy uwagę, że koszty zagranicznej podróży służbowej rozlicza się:
- dla celów rozliczeń między pracownikiem a pracodawcą – w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia;
- dla celów bilansowych – według średniego kursu ogłoszonego dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego dzień operacji gospodarczej.
W związku z tym na koncie rozrachunkowym z pracownikiem 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce: Imienne konto pracownika), powstanie różnica. Powstałą w ten sposób różnicę w księgach rachunkowych jednostki ewidencjonuje się przy wykorzystaniu konta 751 „Koszty finansowe” lub 750 „Przychody finansowe”, w zależności od tego, czy różnica jest ujemna, czy dodatnia.
Przykład 1.
Pani Alicja, specjalistka ds. eksportu zatrudniona w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością otrzymała 1 kwietnia 2025 roku zaliczkę na zagraniczną podróż służbową do Francji. Zgodziła się, by wypłata nastąpiła w złotówkach. Pracodawca oszacował koszty podróży na poziomie 1800 EUR. Średni kurs NBP z dnia wypłaty zaliczki (1 kwietnia 2025 roku) wynosił 4,1818 zł/EUR. Na tej podstawie wypłacono jej z kasy zaliczkę na kwotę 7527,24 zł (1800 EUR × 4,1818 zł). Wypłatę zaliczki z kasy w kwocie 7527,24 zł ujmujemy zapisem:
- Wn konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce: imienne konto pracownika),
- Ma konto 100 „Kasa”.
Po powrocie, 10 kwietnia 2025 roku, pani Alicja rozliczyła delegację służbową. Udokumentowane koszty, poparte paragonami i biletami, wyniosły 1250 EUR. Rozliczenia dla celów rozliczeń między pracownikiem a pracodawcą dokonano według średniego kursu z dnia wypłacenia zaliczki, tj. 4,1818 zł/EUR, co daje 5227,25 zł (1250 EUR × 4,1818 zł). Pani Alicja zwróciła do kasy niewykorzystaną kwotę 2299,99 zł (7527,24 zł − 5227,25 zł).
Ewidencja zwrotu przez pracownika niewykorzystanej części zaliczki w kwocie 2299,99 zł:
- Wn konto 100 „Kasa”,
- Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce: imienne konto pracownika).
Dla celów bilansowych do przeliczenia kosztu na walutę polską spółka przyjęła średni kurs NBP z dnia 9 kwietnia 2025 roku, wynoszący 4,2946 zł/EUR. Wartość kosztów podróży w ujęciu bilansowym wyniosła 5368,25 zł (1250 EUR × 4,2946 zł).
Ujęcie kosztów delegacji w księgach rachunkowych w kwocie 5368,25 zł:
- Wn konto 409 „Pozostałe koszty rodzajowe” (w analityce: Koszty podróży służbowych),
- Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce: imienne konto pracownika).
Różnica na rozrachunkach z pracownikiem wynosi: 5227,25 zł − 5368,25 zł = −141,00 zł
Rozliczenie różnicy powstałej na rozrachunkach z pracownikiem w kwocie 141 zł przebiega zapisem:
- Wn konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce: imienne konto pracownika),
- Ma konto 750 „Przychody finansowe”.
