Koszty poniesione w ramach krajowej podróży służbowej z otrzymaną na ten cel zaliczką

Jednostka ponosząca wydatki związane z podróżami krajowymi swoich pracowników musi w odpowiedni sposób zaksięgować takie zdarzenie w księgach rachunkowych. W poniższym artykule zastanowimy się, na jakich kontach powinny zostać rozliczone koszty poniesione w ramach krajowej podróży służbowej z uwzględnieniem przypadku, w którym pracownik otrzymuje zaliczkę na poczet wydatków z tym związanych.

Zasady rozliczania podróży służbowej pracownika

Zgodnie z art. 77(5) par. 1 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Sąd Najwyższy w postanowieniu z 8 listopada 2022 roku (III PSK 213/21) wskazał, że pojęcie zwrotu kosztów podróży obejmuje: diety, zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów i innych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Stąd użyte przez ustawodawcę sformułowanie „na pokrycie kosztów podróży” ma szeroki kontekst i obejmuje wszelkie koszty (należności), których rekompensaty może oczekiwać pracownik.

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. 

Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

W przypadku, gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają uregulowań dotyczących zwrotu kosztów podróży, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów ww. rozporządzenia.

Wskażmy zatem, że zgodnie z par. 4 przywołanego rozporządzenia pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Wydatki, o których mowa, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

Dalej zauważmy, że w myśl par. 5 rozporządzenia pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

Księgowanie kosztów podróży służbowej

Koszty poniesione w ramach krajowej podróży służbowej pracownika stanowią koszty rodzajowe jednostki. To powoduje, że koszty te nie są rozliczane na odrębnym koncie. W zależności od przyjętych zasad polityki rachunkowości koszty podróży służbowej mogą być ujmowane na koncie 40-9 „Pozostałe koszty rodzajowe”. Natomiast w jednostce ewidencjonującej koszty na kontach zespołu 4 i 5 koszty podróży służbowych ujmuje się na odpowiednim koncie w zespole 5.

Przykładowo wskażmy, że zgodnie z art. 28 ust. 3 ustawy o rachunkowości  koszt wytworzenia produktu obejmuje koszty pozostające w bezpośrednim związku z danym produktem oraz uzasadnioną część kosztów pośrednio związanych z jego wytworzeniem. Koszty bezpośrednie obejmują wartość zużytych materiałów bezpośrednich, koszty pozyskania i przetworzenia związane bezpośrednio z produkcją i inne koszty poniesione w związku z doprowadzeniem produktu do postaci i miejsca, w jakich się znajduje w dniu wyceny. Do uzasadnionej, odpowiedniej do okresu wytwarzania produktu, części kosztów pośrednich zalicza się zmienne pośrednie koszty produkcji oraz tę część stałych, pośrednich kosztów produkcji, które odpowiadają poziomowi tych kosztów przy normalnym wykorzystaniu zdolności produkcyjnych.

Do kosztów wytworzenia produktu nie zalicza się kosztów:

1. będących konsekwencją niewykorzystanych zdolności produkcyjnych i strat produkcyjnych;
2. ogólnego zarządu, które nie są związane z doprowadzaniem produktu do postaci i miejsca, w jakich się znajduje na dzień wyceny;
3. magazynowania wyrobów gotowych i półproduktów, chyba że poniesienie tych kosztów jest niezbędne w procesie produkcji;
4. kosztów sprzedaży produktów.

Z tego też względu koszty podróży służbowych pracownika (np. zajmującego się montażem i uruchamianiem maszyn u klienta) stanowią koszty danego zlecenia i należy je ewidencjonować na koncie 50-1 „Koszty działalności podstawowej”.

Koszty poniesione w ramach krajowej podróży służbowej - księgowanie zaliczki

W świetle par. 11 rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. 

W takiej sytuacji podstawą wypłaty zaliczki będzie polecenie wyjazdu służbowego. Natomiast ostateczne rozliczenie kosztów podróży służbowej odbywać się będzie na podstawie faktur, rachunków, oświadczenia pracownika lub paragonów dokumentujących poniesione wydatki. 

Przykład 1.

Pracownik zajmujący się montażem mebli w domu klienta jednostki pobrał zaliczkę w kwocie 1000 zł. Z rozliczenia podróży służbowej wynika, że koszty podróży służbowej pracownika wyniosły 600 zł (dokumentowane fakturami). W jaki sposób powyższe zdarzenia należy zaksięgować w księgach rachunkowych?

1. Wypłata zaliczki na podróż służbową, 1000 zł – konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” Wn; konto 10 „Kasa” Ma;
• Rozliczenie kosztów podróży, 600 zł:
• konto 40-9 „Pozostałe koszty rodzajowe” Wn; konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” Ma,
• konto 50-1 „Koszty działalności podstawowej” Wn; konto 49 „Rozliczenie kosztów” Ma;
2. Rozliczenie faktur, 600 zł:
• wartość faktury – konto 30 „Rozliczenie zakupu” Wn; konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” Ma,
• koszty podróży służbowej – konto 40-9 „Pozostałe koszty rodzajowe” Wn; konto 30 „Rozliczenie zakupu” Ma,
• równolegle – konto 50-1 „Koszty działalności podstawowej” Wn; konto 49 „Rozliczenie kosztów” Ma;
3. Zwrot kosztów podróży, 400 zł – konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” Wn; konto 10 „Kasa” Ma.

Koszty poniesione w ramach krajowej podróży służbowej - podsumowanie

Podsumowując, należy wskazać, że wydatki poniesione w ramach podróży służbowej pracownika zalicza się do kosztów podstawowej działalności operacyjnej jednostki. Natomiast wypłata zaliczki na poczet podróży służbowej i jej ostateczne rozliczenie księguje się poprzez konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.