Poradnik Przedsiębiorcy

Background screening w rekrutacji - na czym polega?

Pracodawcom zależy na tym, by znaleźć jak najlepszego pracownika. Nic w tym dziwnego, ludzie stanowią filar sukcesu firmy, im więc lepszy specjalista, tym większe korzyści dla firmy. Coraz częściej wykorzystuje się przeróżne metody rekrutacji, odchodząc od pozostawania tylko przy rozmowie kwalifikacyjnej. Dobrze przeprowadzona, dokładna rekrutacja co prawda wymaga nakładu czasu i pieniędzy, jednak przedsiębiorca zyskuje wtedy niemal pewność, że w najbliższym czasie nie będzie musiał jej powtarzać, a pracownik pomoże w zwiększeniu obrotów firmy - czyli koniec końców nakłady finansowe i czasowe z pewnością się opłacą. Metod rekrutacji jest więc niemało, a jedną z nich, coraz popularniejszą, jest background screening. Na czym polega? Czy jest w pełni legalna? Postaramy się wyjaśnić tę kwestię w niniejszym artykule.

Czym jest background screening?

W przypadku wielu zawodów wymagania pracodawców są wysokie. Nic w tym dziwnego, każdy bowiem chce współpracować z najlepszymi specjalistami. W związku z tym pracownikom często zdarza się nieco podkolorować swoje doświadczenie. Nie tylko wydłużają czas pracy u danego pracodawcy, lecz także wpisują więcej obowiązków, niż to miało miejsce w rzeczywistości, a nawet wymyślają takie miejsca pracy i nauki, w których nigdy tak naprawdę nie pracowali. Jest to ryzykowne, jednak tak się dzieje i nie jest to rzadka praktyka.

W związku z tym istnieje ryzyko, że zatrudnimy kogoś, kto tak naprawdę nie ma odpowiednich kwalifikacji do danego stanowiska. Takie niedopatrzenie zazwyczaj jednak szybko wychodzi na jaw. Wtedy często potrzebna jest kolejna rekrutacja. Firma traci czas i pieniądze, nie tylko te, które już wypłaciła w pensji pracownikowi - może on bowiem narażać firmę na stratę swoją pracą i opóźniać wykonywanie zadań, a jak wiadomo czas to pieniądz.

Background screening to metoda rekrutacji polegająca na dokładnym sprawdzeniu życiorysu zawodowego kandydata. Zazwyczaj sprawdzane są referencje czy dyplomy, w tym przypadku jednak mowa jest o sprawdzeniu u źródła także wykształcenia, czasu zatrudnienia u poprzednich pracodawców i zakresu obowiązków, certyfikatów itp. Można więc powiedzieć, że jest to sprawdzenie prawdomówności kandydata i upewnienie się, że jego kompetencje są dokładnie takie, jak te zawarte w CV.

Co daje background screening pracodawcy?

Dlaczego warto zainwestować w background screening? Przede wszystkim zyskamy pewność, że znaleźliśmy odpowiedniego specjalistę. Potwierdzenie jego umiejętności i wykształcenia pozwala nam upewnić się w tym, że jego kompetencje nie są wyssane z palca.

Poza tym, jak już wspominaliśmy, jest to oszczędność czasu i pieniędzy. Nie można się oszukiwać - background screening nie jest tani i nie potrwa kilku godzin. Jednak w ogólnym rozrachunku jest opłacalny. Poza tym na rynku działają firmy, które mogą się tym zająć zamiast nas - dla nich background screening jest stosowaną i znaną metodą, która nie sprawia im trudności. Wynajęcie firmy outsourcingowej w tym przypadku jest dobrym krokiem.

Background screening dla pracownika

Jeśli źle przedstawimy pracownikowi ideę background screeningu, całkiem prawdopodobne jest, że poczuje się sprawdzany, może mieć również wrażenie, że potencjalny pracodawca mu nie zaufał i nie wierzy w jego kompetencje. Dlatego też warto od pierwszych chwil traktować tę metodę jako coś naturalnego, nie zachowywać się tak, jakbyśmy oskarżali z góry kandydata o kłamstwa. Pamiętajmy, że jesteśmy na rozmowie kwalifikacyjnej, nie na przesłuchaniu.

Poza tym pracownik nie zawsze musi się zgodzić na background screening. Nie chodzi tutaj w każdym przypadku o to, że tym zachowaniem przyznaje się do kłamstwa. Może na przykład szukać pracy w tajemnicy przed aktualnym pracodawcą. W związku z tym telefon od firmy, do której rekrutował, może pozbawić go aktualnego zatrudnienia.

Jak przeprowadzać background screening?

Background screening, aby był skuteczny, musi być dokładny i sprawnie przeprowadzony. Należy powiadomić o nim pracownika i nie robić niczego za jego plecami. O czym warto pamiętać?

Wielu osobom nasuwa się na myśl, że taka metoda rekrutacji wydaje się nieco nielegalna. Czy można sprawdzać pracownika w taki sposób? Jest w tej wątpliwości wiele racji. Art. 221 § 1 i 2 Kodeksu pracy wskazuje bowiem wyraźnie, jakich danych pracodawca może żądać od pracownika.
Art. 221 § 1. Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) imiona rodziców;
3) datę urodzenia;
4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);
5) wykształcenie;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

§ 2. Pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od danych osobowych, o których mowa w § 1, także:
1) innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
2) numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

W kolejnych paragrafach - 3 i 4 - zaznacza się, że: Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 2.

Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 2, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. W innych przypadkach stosuje się przepisy ustawy o ochronie danych osobowych.
Ustawa o ochronie danych osobowych
Art. 23. 1. Przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy:
1) osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych;

W związku z powyższym wywnioskować można, że aby background screening był legalny, kandydat musi wyrazić na niego jasno zgodę, na piśmie. W przeciwnym razie rekruter będzie działał nielegalnie, trudno więc w takiej sytuacji np. zarzucić potencjalnemu pracownikowi kłamstwo.

Background screening nie jest nielegalny, jednak może taki być, jeśli zostanie przeprowadzony w sposób nieprofesjonalny. Jeżeli więc nie jesteśmy pewni, czy jesteśmy w stanie wykorzystać tę metodę odpowiednio, warto zlecić to innej firmie.

Podsumowując, background screening jest nową, ale skuteczną metodą rekrutacji. Dzięki niej można mieć pewność, że zatrudniony pracownik rzeczywiście jest specjalistą w swojej dziedzinie, a jego kompetencje nie zostały wymyślone na potrzeby stworzenia życiorysu. Oczywiście nie oznacza to, że w oczach pracodawców wszyscy pracownicy kłamią. Rekrutacja jest jednak etapem, który chcą oni przeprowadzić jak najsprawniej, co nie powinno być w żadnym stopniu zadziwiające. Dlatego przykładają wielką wagę do tego, kogo zatrudniają i czy to odpowiednia decyzja.

Jeśli szukamy pracownika i zależy nam na tym, by szybko i sprawnie rozpoczął wykonywanie swoich obowiązków, warto zastosować background screening w rekrutacji.