Poradnik Przedsiębiorcy

Od jednostki po sprawny zespół – rola przywódcy w tworzeniu się grupy

Każda współpracująca ze sobą grupa osób posiada specyficzną dynamikę. Możemy sformułować w grupie pewne etapy tworzenia się zespołu, które są zazwyczaj dość powszechne w większości przypadków. Przywódca również jest częścią zespołu, dlatego ważne, żeby wiedział, jakie procesy zazwyczaj w nim zachodzą i co on jako lider powinien robić na poszczególnych etapach. W tej części cyklu przyjrzymy się, jak wygląda aktywność zespołu oraz jaka jest rola przywódcy w tworzeniu się grupy. Chcemy zacząć od podkreślenia i wytłumaczenia faktu, że praca w grupie jest efektywniejsza niż praca indywidualna. W kolejnej części tego artykułu postaramy się zdefiniować role zespołowe oraz zastanowimy się, jakie mają skutki dla przywódcy.

Rola przywódcy w tworzeniu się grupy na poszczególnych etapach

Przywódca powinien mieć świadomość, że niemożliwe jest stworzenie efektywnego zespołu w jeden dzień. Potrzeba na to czasu. Ludzie tworząc zespół, wchodzą w tzw. proces grupowy. Zaczynają w nim powstawać role, opracowują oni wspólnie zasady działania. Widoczna jest interakcja pomiędzy członkami grupy, tzn. konflikty, rywalizacja, współpraca ze sobą nawzajem. To jak lider poprowadzi grupę, będzie miało wpływ na jej dalszy rozwój lub rozpad. Jednym z modeli teoretycznych procesu grupowego jest propozycja Bruce’a Tuckmana. Podzielił on proces grupowy na fazy:

  • forming - formowanie się zespołu

  • storming - docieranie się i konflikt

  • norming - normowanie powstawania zasad i reguł w zespole

  • performing - działanie, współpraca

  • adjourning - zawieszenie, rozstanie.

Zaznaczył, że rola przywódcy w tworzeniu się grupy polega na obserwowaniu, w jakiej fazie obecnie znajduje się zespół. Dzięki temu ma możliwość działać i kierować grupą w taki sposób, by pracowała ona najbardziej efektywnie.

Model ten jest przez niektórych krytykowany. Warto podkreślić, że może się tak zdarzyć, iż część osób z zespołu znajduje się w jednej fazie, a pozostała część w drugiej. Nie należy tego wykluczyć.

Przeanalizujmy poszczególne etapy procesu grupowego, by móc lepiej go zrozumieć, a także by przedstawić rolę przywódcy w tworzeniu się grupy na poszczególnych etapach.

Faza forming - rola przywódcy w tworzeniu się grupy

W pierwszej fazie, kiedy członkowie zespołu nie znają się dobrze, nie ma zaufania i silnego poczucia odpowiedzialności za zespół, nie ma synergii. Rola przywódcy odgrywa tu kluczową rolę:

  • wyznaczenie zadań

  • stworzenie założeń grupy

  • określenie struktur, ról

  • uformowanie zasad

  • określenie celu

  • dawanie feedbacku każdej osobie z zespołu

  • obserwacja osób w zespole (w jaki sposób się komunikują, jak są nastawieni do innych, czy potrafią radzić sobie ze stresem).

Faza storming - rola przywódcy w docieraniu się zespołu

Na tym etapie ludzie zaczynają się lepiej poznawać, są bardziej otwarci w pozytywnym i negatywnym znaczeniu. Chętniej wygłaszają swoje poglądy, często sprzeczne z poglądami innych, co może czasami prowadzić do konfliktu. Faza ta jest normalnym zjawiskiem, czasem dla zespołu na "dotarcie się", dlatego nie należy panikować, gdy do niego dojdzie. Jeśli lider będzie dobrze współdziałał z zespołem, ta faza z czasem minie. Jednym z proponowanych sposobów na pracę w zespole jest poinformowanie go o fazach procesu grupowego, by zwiększyć ich świadomość w tym temacie. Przywódca w tej fazie jest odpowiedzialny za następujące obszary:

  • dobieranie zadań w taki sposób, by ludzie potrzebowali siebie nawzajem - w efekcie współpracowali ze sobą

  • stworzenie bezpiecznego pola do rozmów, do wymiany argumentów w bezkonfliktowy sposób

  • pomoc w stworzeniu struktury zespołu

  • niekontrolowanie zespołu.

Faza normingu - rola przywódcy w normowaniu się zasad w zespole

W tej fazie rola przywódcy staje się mniej istotna. Zespół stał się już samodzielny, dobrze organizuje sobie pracę, nie potrzebuje stałej kontroli i monitoringu, lecz wsparcia. Jaka jest więc rola przywódcy?

  • sprawienie, by każdy z członków zespołu poczuł się odpowiedzialny za projekt oraz żeby potrafił sam zarządzać czasem

  • czuwanie i w razie powstania konfliktu reagowanie na niego

  • nie być przywódcą, lecz być partnerem dla ludzi z zespołu.

Faza performing - działanie

Na tym etapie praca zespołu przebiega w płynny sposób. Napotykają mniej przeszkód, mniej konfliktów, lepiej dogadują się ze sobą, wspierają się nawzajem, dlatego mogą skupiać swoją pozytywną energię na pracy, co wpływa na ich efektywność. Jakie zadanie ma lider?

  • interesowanie się tym, co dzieje się w zespole

  • wyznaczanie nowych celów i wyzwań

  • motywowanie zespołu

  • interesowanie się kto, czym zajmuje się w grupie

  • wsparcie w razie problemów

  • dawanie możliwości rozwoju członkom zespołu.

Jeżeli grupie uda się dotrzeć do tego etapu, to oznacza, że rola przywódcy w tworzeniu się zespołu została spełniona i że lider i zespół odnieśli sukces. Przywódca nie może jednak spocząć na laurach, ponieważ istnieje ryzyko, że zespół może powrócić do którejś z wcześniejszych faz procesu grupowego. Powodem może być np. wycofanie się z zespołu przywódcy, pojawienie się nowego członka zespołu, zmiana przez lidera zasad czy podziału obowiązków lub też pozbawienie jakieś osoby poczucia odpowiedzialności za projekt.

Istnieje jeszcze piąta faza, która została przez autora dodana po jakimś czasie - adjourning, czyli rozstanie lub zawieszenie. Faza ta może wystąpić w momencie, gdy zespół został stworzony na potrzeby danego projektu z ludzi należących do innych zespołów. Jaka jest rola przywódcy w tej fazie?

  • umiejętne podsumowanie pracy grupowej

  • uwydatnienie sukcesów i osiągnięć grupy

  • omówienie przeszkód, które grupa napotkała po drodze, wraz z analizą poradzenia sobie przez zespół z problemem

  • podsumowanie pełnionych ról

  • wskazanie na potencjał grupy

  • omówienie z grupą tego, czego się nauczyli przy pracy grupowej przy tym projekcie

  • wskazanie, jakie możliwości rozwoju otrzymali członkowie grupy

  • dodanie im energii do dalszej pracy w innym projekcie. 

Tuckman tworząc model teoretyczny procesu grupowego, powoływał się na analizę jakościową artykułów, które odnosiły się do kilkudziesięciu grup rozwojowych, terapeutycznych, naturalnych oraz laboratoryjnych. Głównie opierał się na grupach terapeutycznych, przez co nie można uznać ich jako reprezentatywne. Jego metoda nie została potwierdzona badaniem ilościowym.  Model Tuckmana został poddany krytyce. Wiele osób podchodzi do niego z nieufnością. Autor przyjął tę metodę jako hipotezę badawczą. Pomimo sceptycyzmu niektórych osób, model teoretyczny procesu grupowego autorstwa Tuckmana jest stosowany w firmach przy budowaniu zespołów, akceptowany przez scrum masterów oraz omawiany na szkoleniach biznesowych.

Budowanie zespołu - czy można określić czas trwania?

Trudno jest określić, ile dokładnie czasu potrzeba na zbudowanie zespołu oraz przejście przez wszystkie etapy procesu grupowego. Uzależnia się to od cech charakteru grupy, od wiedzy i doświadczenia członków zespołu, od złożoności projektu, od doświadczenia lidera. Nie powinno się mówić o zamknięciu procesu grupowego. W momencie gdy mamy do czynienia z jakąś zmianą, proces grupowy może rozpocząć się od nowa. Lider powinien uważnie obserwować, w jaki sposób zmiana wpływa na grupę emocjonalnie. Do zmian możemy zaliczyć zmianę jednego z elementów projektu, przyjście nowej osoby do zespołu lub opuszczenie zespołu przez jakąś osobę, dłuższy wyjazd lidera itd.