Poradnik Przedsiębiorcy

Od jednostki po sprawny zespół – rola przywódcy w tworzeniu się grupy

Każda współpracująca ze sobą grupa osób posiada specyficzną dynamikę. Możemy sformułować w grupie pewne etapy tworzenia się zespołu, które są zazwyczaj dość powszechne w większości przypadków. Przywódca również jest częścią zespołu, dlatego ważne, żeby wiedział, jakie procesy zazwyczaj w nim zachodzą i co on jako lider powinien robić na poszczególnych etapach. W tej części cyklu przyjrzymy się, jak wygląda aktywność zespołu oraz jaka jest rola przywódcy w tworzeniu się grupy. Chcemy zacząć od podkreślenia i wytłumaczenia faktu, że praca w grupie jest efektywniejsza niż praca indywidualna. W kolejnej części tego artykułu postaramy się zdefiniować role zespołowe oraz zastanowimy się, jakie mają skutki dla przywódcy.

Rola przywódcy w tworzeniu się grupy na poszczególnych etapach

Przywódca powinien mieć świadomość, że niemożliwe jest stworzenie efektywnego zespołu w jeden dzień. Potrzeba na to czasu. Ludzie tworząc zespół, wchodzą w tzw. proces grupowy. Zaczynają w nim powstawać role, opracowują oni wspólnie zasady działania. Widoczna jest interakcja pomiędzy członkami grupy, tzn. konflikty, rywalizacja, współpraca ze sobą nawzajem. To jak lider poprowadzi grupę, będzie miało wpływ na jej dalszy rozwój lub rozpad. Jednym z modeli teoretycznych procesu grupowego jest propozycja Bruce’a Tuckmana. Podzielił on proces grupowy na fazy:

  • forming - formowanie się zespołu

  • storming - docieranie się i konflikt

  • norming - normowanie powstawania zasad i reguł w zespole

  • performing - działanie, współpraca

  • adjourning - zawieszenie, rozstanie.

Zaznaczył, że rola przywódcy w tworzeniu się grupy polega na obserwowaniu, w jakiej fazie obecnie znajduje się zespół. Dzięki temu ma możliwość działać i kierować grupą w taki sposób, by pracowała ona najbardziej efektywnie.

Model ten jest przez niektórych krytykowany. Warto podkreślić, że może się tak zdarzyć, iż część osób z zespołu znajduje się w jednej fazie, a pozostała część w drugiej. Nie należy tego wykluczyć.

Przeanalizujmy poszczególne etapy procesu grupowego, by móc lepiej go zrozumieć, a także by przedstawić rolę przywódcy w tworzeniu się grupy na poszczególnych etapach.

Faza forming - rola przywódcy w tworzeniu się grupy

W pierwszej fazie, kiedy członkowie zespołu nie znają się dobrze, nie ma zaufania i silnego poczucia odpowiedzialności za zespół, nie ma synergii. Rola przywódcy odgrywa tu kluczową rolę:

  • wyznaczenie zadań

  • stworzenie założeń grupy

  • określenie struktur, ról

  • uformowanie zasad

  • określenie celu

  • dawanie feedbacku każdej osobie z zespołu

  • obserwacja osób w zespole (w jaki sposób się komunikują, jak są nastawieni do innych, czy potrafią radzić sobie ze stresem).

Faza storming - rola przywódcy w docieraniu się zespołu

Na tym etapie ludzie zaczynają się lepiej poznawać, są bardziej otwarci w pozytywnym i negatywnym znaczeniu. Chętniej wygłaszają swoje poglądy, często sprzeczne z poglądami innych, co może czasami prowadzić do konfliktu. Faza ta jest normalnym zjawiskiem, czasem dla zespołu na "dotarcie się", dlatego nie należy panikować, gdy do niego dojdzie. Jeśli lider będzie dobrze współdziałał z zespołem, ta faza z czasem minie. Jednym z proponowanych sposobów na pracę w zespole jest poinformowanie go o fazach procesu grupowego, by zwiększyć ich świadomość w tym temacie. Przywódca w tej fazie jest odpowiedzialny za następujące obszary:

  • dobieranie zadań w taki sposób, by ludzie potrzebowali siebie nawzajem - w efekcie współpracowali ze sobą

  • stworzenie bezpiecznego pola do rozmów, do wymiany argumentów w bezkonfliktowy sposób

  • pomoc w stworzeniu struktury zespołu

  • niekontrolowanie zespołu.

Faza normingu - rola przywódcy w normowaniu się zasad w zespole

W tej fazie rola przywódcy staje się mniej istotna. Zespół stał się już samodzielny, dobrze organizuje sobie pracę, nie potrzebuje stałej kontroli i monitoringu, lecz wsparcia. Jaka jest więc rola przywódcy?

  • sprawienie, by każdy z członków zespołu poczuł się odpowiedzialny za projekt oraz żeby potrafił sam zarządzać czasem

  • czuwanie i w razie powstania konfliktu reagowanie na niego

  • nie być przywódcą, lecz być partnerem dla ludzi z zespołu.

Faza performing - działanie

Na tym etapie praca zespołu przebiega w płynny sposób. Napotykają mniej przeszkód, mniej konfliktów, lepiej dogadują się ze sobą, wspierają się nawzajem, dlatego mogą skupiać swoją pozytywną energię na pracy, co wpływa na ich efektywność. Jakie zadanie ma lider?

  • interesowanie się tym, co dzieje się w zespole

  • wyznaczanie nowych celów i wyzwań

  • motywowanie zespołu

  • interesowanie się kto, czym zajmuje się w grupie

  • wsparcie w razie problemów

  • dawanie możliwości rozwoju członkom zespołu.

Jeżeli grupie uda się dotrzeć do tego etapu, to oznacza, że rola przywódcy w tworzeniu się zespołu została spełniona i że lider i zespół odnieśli sukces. Przywódca nie może jednak spocząć na laurach, ponieważ istnieje ryzyko, że zespół może powrócić do którejś z wcześniejszych faz procesu grupowego. Powodem może być np. wycofanie się z zespołu przywódcy, pojawienie się nowego członka zespołu, zmiana przez lidera zasad czy podziału obowiązków lub też pozbawienie jakieś osoby poczucia odpowiedzialności za projekt.

Istnieje jeszcze piąta faza, która została przez autora dodana po jakimś czasie - adjourning, czyli rozstanie lub zawieszenie. Faza ta może wystąpić w momencie, gdy zespół został stworzony na potrzeby danego projektu z ludzi należących do innych zespołów. Jaka jest rola przywódcy w tej fazie?

  • umiejętne podsumowanie pracy grupowej

  • uwydatnienie sukcesów i osiągnięć grupy

  • omówienie przeszkód, które grupa napotkała po drodze, wraz z analizą poradzenia sobie przez zespół z problemem

  • podsumowanie pełnionych ról

  • wskazanie na potencjał grupy

  • omówienie z grupą tego, czego się nauczyli przy pracy grupowej przy tym projekcie

  • wskazanie, jakie możliwości rozwoju otrzymali członkowie grupy

  • dodanie im energii do dalszej pracy w innym projekcie. 

Tuckman tworząc model teoretyczny procesu grupowego, powoływał się na analizę jakościową artykułów, które odnosiły się do kilkudziesięciu grup rozwojowych, terapeutycznych, naturalnych oraz laboratoryjnych. Głównie opierał się na grupach terapeutycznych, przez co nie można uznać ich jako reprezentatywne. Jego metoda nie została potwierdzona badaniem ilościowym.  Model Tuckmana został poddany krytyce. Wiele osób podchodzi do niego z nieufnością. Autor przyjął tę metodę jako hipotezę badawczą. Pomimo sceptycyzmu niektórych osób, model teoretyczny procesu grupowego autorstwa Tuckmana jest stosowany w firmach przy budowaniu zespołów, akceptowany przez scrum masterów oraz omawiany na szkoleniach biznesowych.

Budowanie zespołu - czy można określić czas trwania?

Trudno jest określić, ile dokładnie czasu potrzeba na zbudowanie zespołu oraz przejście przez wszystkie etapy procesu grupowego. Uzależnia się to od cech charakteru grupy, od wiedzy i doświadczenia członków zespołu, od złożoności projektu, od doświadczenia lidera. Nie powinno się mówić o zamknięciu procesu grupowego. W momencie gdy mamy do czynienia z jakąś zmianą, proces grupowy może rozpocząć się od nowa. Lider powinien uważnie obserwować, w jaki sposób zmiana wpływa na grupę emocjonalnie. Do zmian możemy zaliczyć zmianę jednego z elementów projektu, przyjście nowej osoby do zespołu lub opuszczenie zespołu przez jakąś osobę, dłuższy wyjazd lidera itd.

Jakie role, oprócz przywódcy, możemy zauważyć w zespole?

Rola przywódcy w tworzeniu się grupy polega na rozpoznaniu, jakie role występują w zespole, po to by w odpowiedni sposób pracować z grupą oraz w razie potrzeby interweniować w przypadku, gdy ktoś jest dla grupy toksyczny.

W literaturze widnieją różne klasyfikacje ról zespołowych. W tym artykule przedstawimy jedną z nich, autorstwa Meredith Belbina, który wyodrębnił na podstawie badań 9 ról zespołowych. Warto zaznaczyć, że każdy z nas nigdy nie posiada wyłącznie jednej roli. Pełnimy jednocześnie kilka tych, które są zgodne z naszymi cechami charakteru. Zazwyczaj jedna z nich jest dominująca.

Charakterystyka pełnionych ról w zespole:

  1. Koordynator

Zarządza grupą, może stać się liderem, choć woli przewodzić współpracownikami niż podwładnymi. Potrafi rozwiązywać problemy i konflikty w zespole. Wie, jak najlepiej zagospodarować zasoby grupy i potencjał współpracowników. W swoich działaniach dąży do celu, jest entuzjastycznie nastawiony do pracy, ale nie jest bez wad. Czasami przejawia się u niego lenistwo.

  1. Kreator

Podaje propozycje na rozwiązanie problemu. Na tle zespołu wyróżnia się inteligencją i kreatywnością. Potrafi inspirować zespół do generowania nowych pomysłów. Posiada dużą wyobraźnię, jednak charakteryzuje go chaotyczność w działaniu.  

  1. Ewaluator

Potrafi interpretować problemy. Nie ma problemu z dokonywaniem ocen. Czasami może być odbierany przez zespół jako nudny. Nadaje się w zastępstwie na przewodzenie zespołem. Jest opanowany i potrafi podchodzić w praktyczny sposób do zadań i problemów.

  1. Implementer

W zespole jest osobą niezawodną, można na niego liczyć. Potrafi się dostosować do warunków pracy. Pracuje w efektywny sposób. Taka osoba, nie pozostawi niedokończonego zadania. Wykonuje również te mniej wygodne projekty. Zawsze wie, co należy w danym momencie wykonać. Jest świetnie zorganizowany, chętnie pomaga innym osobom z zespołu. Wady, które posiada, to bycie uległym oraz niska elastyczność w wykonywaniu pracy.

  1. Perfekcjonista

Cechuje go dokładność, skrupulatność, szczegółowość i precyzja. Kontroluje harmonogramy pracy. Charakteryzuje się opanowaniem i wysoką subordynacją. Jednakże jego pedantyczność można zakwalifikować do wad.

  1. Lokomotywa

Potrafi pracować pod presją czasu. Nadaje się na pełnienie roli przywódcy grupy. Potrafi zmotywować zespół do pracy. Z góry patrzy na problemy interpersonalne. Nie poświęca za wiele czasu na rozpatrzenie zmian. Efektywnie pracuje na sukces zespołu. Jest osobą towarzyską, komunikatywną i potrafi radzić sobie ze stresem. Brakuje mu jednak cierpliwości, bywa bezwzględny i lubi narzucać swoją wolę innym.

  1. Dusza zespołu

Dba o dobrą atmosferę. Potrafi łagodzić konflikty międzyludzkie. Dba o to, by każdy mógł zaangażować się w projekt. Jest osobą komunikatywną i otwartą. Wady, które posiada to uległość oraz niskie przekonanie do tego, czym się zajmuje.

  1. Poszukiwacz źródeł

Lubi wymyślać nowe rzeczy, używając do tego zasobów, których zespół nie posiada. Szuka rozwiązań zadania w różnych miejscach. Nie ma problemu z nawiązywaniem kontaktów poza organizacją. Potrafi negocjować. Potrafi zdobyć potrzebne informacje, których nikomu innemu nie udało się znaleźć. Inni w grupie darzą go sympatią. Jest osobą towarzyską, otwartą i przedsiębiorczą. Chwilami jego entuzjazm może przeszkadzać w pracy zespołowej. Czasem bywa humorzasty.

  1. Specjalista

Jego obecność jest bardzo przydatna w pracy zespołowej, ze względu na wiedzę i umiejętności, które posiada. Odznacza się wysoką inteligencją. Nie jest przyjemny w kontakcie z innymi, czasami przecenia swoje umiejętności. Potrafi analizować problemy. Jest rozważny i nie opowiada się za żadną ze stron. Czasem jest zbyt krytyczny w stosunku do innych.

Każda z ról jest inna, ale niezmiernie przydatna w tworzeniu się grupy. Lider do pracowników w zespole powinien podchodzić indywidualnie i wykorzystywać najlepsze zasoby każdego z nich. Osoby posiadające cechy Koordynatora oraz Lokomotywy mogą wspomóc lidera w  zarządzaniu zespołem oraz motywowaniu ludzi do pracy. Osoba z rolą Perfekcjonisty może wesprzeć lidera w dbaniu o szczegóły w projekcie. Pracownik nazywany Implementerem jest przydatny w zespole, ponieważ chętnie będzie wspierał innych współpracowników, a przywódca może liczyć, że powierzone mu zadania zostaną zrealizowane do końca. Rolę Duszy zespołu lider może wykorzystać do rozładowania napięcia oraz rozwiązywania konfliktów. Pozostały jeszcze dwie role, które lider może wykorzystać w tworzeniu zespołu. Osoba pełniąca rolę Poszukiwacza źródeł powinna być nakierowana przez przywódcę do kontaktów zewnętrznych, jednakże powinien on potrafić radzić sobie z jego humorami. Nie należy zapomnieć o roli Specjalisty, który powinien być wsparciem merytorycznym dla przywódcy. Warto zwrócić uwagę, że nie zawsze lider będzie miał do dyspozycji każdą z ról w swoim zespole, ale należy również pamiętać, że ludzie nie posiadają cech charakterystycznych jedynie dla jednej z ról.

Podsumowując, praca w zespole zazwyczaj wiąże się z procesem grupowym. Ważne, by lider wiedział, jaką rolę pełni w każdej z faz procesu grupowego. Dzięki temu może w odpowiedni sposób wspierać zespół. Przywódca jest odpowiedzialny za stworzenie z zespołem celu i misji. Na samym początku rola przywódcy w tworzeniu się grupy wiąże się z nadzorem zespołu, jednak z czasem lider powinien pozostawić zespołowi więcej swobody w działaniu i stać się dla grupy partnerem. Istotne jest także, by lider potrafił zauważać, jakie role pełnią członkowie zespołu, po to by móc w odpowiedni sposób ich motywować i pobudzać do działania.