Czy ryczałt za pracę zdalną jest przychodem?

Ryczałt za pracę zdalną to świadczenie przysługujące pracownikowi wykonującemu pracę zdalną na podstawie przepisów Kodeksu pracy. Wyjaśniamy, czy ryczałt za pracę zdalną wypłacany przez pracodawców podlega opodatkowaniu na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych.

Praca zdalna w kodeksie pracy

Praca zdalna została uregulowana w ustawie kp w rozdziale IIc (art. 67¹⁸- art. 67³⁴⁾. Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna). Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia.

Pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej. Pracownik nie może być w żaden sposób dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy wykonywania takiej pracy.

Zgodnie z art. 67²⁴ ust. 1 tej ustawy pracodawca jest obowiązany:

1. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
2. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
3. pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 67²⁰ § 1 i 2, regulaminie, o którym mowa w art. 67²⁰ § 3 i 4, poleceniu, o którym mowa w art. 67¹⁹ § 3, albo porozumieniu, o którym mowa w art. 67²⁰ § 5 zdanie drugie;
4. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego. W takim przypadku pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Obowiązek pokrycia kosztów albo wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

W jaki sposób ustalić wysokość ryczałtu za pracę zdalną?

Ryczałt za pracę zdalną jest stosunkowo nowym świadczeniem, wprowadzonym w 2023 roku. Obowiązujące przepisy nie precyzują szczegółowych zasad ustalania wysokości ryczałtu za pracę zdalną, nie wskazują minimalnych ani maksymalnych kwot ryczałtu wypłacanego pracownikom wykonującym pracę zdalnie, pozostawiając w tym zakresie swobodę w podejmowaniu decyzji pracodawcom. W kp wskazano jedynie ogólne wytyczne odnoszące się do sposobu ustalania wysokości ryczałtu za pracę zdalną. Na podstawie tych regulacji przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu należy wziąć pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Ryczałt za pracę zdalną może zostać ustalony w postaci stawki godzinowej. W takiej sytuacji należy prowadzić ewidencję liczby godzin pracy zdalnej, aby na tej podstawie w danym okresie rozliczeniowym pracodawca mógł ustalić wysokość ryczałtu do wypłaty. Ryczałt może być wypłacany także w stałej kwocie miesięcznej. Dopuszczalne jest wówczas pomniejszenie stawki za czas nieobecności, jednak nie jest to konieczne, ponieważ obowiązujące przepisy pozostawiają pracodawcy dowolność w zakresie sposobu ustalania wysokości ryczałtu za pracę zdalną.

Czy ryczałt za pracę zdalną stanowi przychód?

Ryczałt za pracę zdalną nie stanowi przychodu na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wynika to wprost z przepisów zawartych w ustawie Kodeks pracy.

W interpretacji indywidualnej (sygn. 0114-KDIP3-2.4011.341.2023.2.MN) z 12 maja 2023 roku Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że ryczałt wypłacany przez wnioskodawcę pracownikom świadczącym pracę zdalną nie będzie stanowił przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w zw. Z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji na wnioskodawcy jako płatniku nie ciąży obowiązek obliczania i pobierania z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Od ryczałtu za pracę zdalną nie należy również odprowadzać składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Zasady ustalania ryczałtu za pracę zdalną powinny zostać określone w dokumencie wprowadzającym pracę zdalną. Wysokość ryczałtu za pracę zdalną powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Należy także pamiętać, że pracodawca, ustalając wysokość ekwiwalentu albo ryczałtu za pracę zdalną, powinien brać pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Kwota ryczałtu wypłacana pracownikowi za pracę zdalną nie powinna być zatem zbyt wysoka. W przypadku niezastosowania się do wytycznych określonych w kp wysokość ekwiwalentu lub ryczałtu za pracę zdalną może zostać zakwestionowana w razie ewentualnej kontroli jako sprzeczna z wymaganiami ustawowymi i w konsekwencji uznana za przychód pracownika w rozumienia ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przykład 1.

Pani Wioleta prowadzi redakcję – jest pracodawcą, a osoby pracujące w redakcji są zatrudnione na podstawie umowy o pracę. Część pracowników wykonuje pracę zdalną, dlatego po nowelizacji kp pani Wioleta zamierza wypłacać ryczałt za pracę zdalną w stałej kwocie miesięcznej wynoszącej 70 zł. Czy ryczałt należy opodatkować i naliczyć składki ZUS? Ryczałt na pokrycie kosztów pracy zdalnej wypłacany przez pracodawcę jest zwolniony z podatku i składek ZUS. Pani Wioleta, wypłacając ryczałt za pracę zdalną dla pracowników wykonujących obowiązki wynikające ze stosunku pracy zdalnej, nie powinna od wypłaconych kwot ryczałtu naliczać podatku PIT ani składek ZUS.

Ryczałt za pracę zdalną powinien być wypłacany przez pracodawcę na podstawie sporządzonej listy płac w takiej samej formie, która obowiązuje odnośnie do wypłaty wynagrodzenia za pracę. Jeżeli zatem wynagrodzenie wypłacane jest przelewem, także ryczałt za pracę zdalną powinien zostać wypłacony przelewem. Natomiast w przypadku gdy wynagrodzenie wypłacane jest w formie gotówkowej, ryczałt na pokrycie kosztów pracy zdalnej, także należy wypłacić w formie gotówkowej.