Jeszcze do niedawna praca zdalna była zjawiskiem występującym dość rzadko. Sytuacja zmieniła się w związku z epidemią koronawirusa. Wiele firm postawiło na pracę na odległość, co z kolei wiąże się z nowymi wątpliwościami i problemami. Jednym z nich pozostaje zagadnienie odnoszące się do sposobu zwolnienia pracownika, który wykonuje swoje obowiązki zdalnie. Kwestię tę wyjaśniamy w artykule.
Praca zdalna w Kodeksie pracy
Najpierw warto poruszyć samo zagadnienie „pracy zdalnej”. Nie jest ona zjawiskiem występującym powszechnie i tak naprawdę dopiero epidemia koronawirusa spowodowała, że praca zdalna zajęła poczesne miejsce w przepisach prawa pracy. Należy nadmienić, że pojęcie „pracy zdalnej” zastąpiło pojęcie telepracy w Kodeksie pracy od 7 kwietnia 2023 r. Obecne przepisy szczegółowo opisują zasady stosowania pracy zdalnej.
Pracownik pracujący zdalnie
Praca zdalna została wprowadzona i unormowana w ten sposób, aby mogło ją świadczyć jak najwięcej pracowników. Nowe przepisy wprowadzają definicję pracy zdalnej. Polega ona na wykonywaniu zajęcia całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Decyzję o wykonywaniu pracy zdalnej może podjąć zarówno pracownik jak i pracodawca.
Jednak praca zdalna na polecenie pracodawcy może być wykonywana tylko:
- w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
- w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej
– jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
Natomiast pracownik może sam wystawić z wnioskiem o wykonywanie pracy zdalnej. Ważną zmianą jest także to, że praca zdalna może być wykonywana tylko okazjonalnie. Zasady wykonywania pracy zdalnej powinny być uregulowane w regulaminie pracy lub w porozumieniu między pracownikiem a pracodawcą.
Jak wypowiedzieć umowę na odległość?
Przede wszystkim warto, aby zapisy dotyczące pracy zdalnej, również te odnoszące się do rozwiązywania umów na odległość, znalazły swoje miejsce w aktach wewnątrzzakładowych, czyli np. w Regulaminie pracy lub, idąc dalej, w Regulaminie pracy zdalnej. Jeśli jednak zapisów nie ma, należy pamiętać o kilku bardzo istotnych kwestiach dotyczących wypowiadania umów pracownikom pracującym zdalnie, przede wszystkim:
- wypowiedzenie umowy powinno być na piśmie;
- w przypadku umowy o pracę na czas nieokreślony w oświadczeniu pracodawcy powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie;
- wypowiedzenie powinno zawierać pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania się do sądu pracy w terminie 21 dni.
Zgodnie z przepisami, aby wypowiedzenie umowy o pracę było skuteczne, muszą być spełnione odpowiednie przesłanki. Najważniejsza z nich: wypowiedzenie musi być w formie pisemnej, należy także mieć pewność, że złożone lub wysłane wypowiedzenie zostanie skutecznie doręczone. Pracodawca ma więc dwie opcje – doręczenie zdalne poprzez e-mail lub doręczenie listowne z wykorzystaniem poczty standardowej.
Wypowiedzenie listem czy poprzez e-mail?
Wypowiedzenie umowy może zostać przesłane pocztą za pomocą listu poleconego. Zostaje uznane za prawidłowo doręczone w momencie odbioru przesyłki przez adresata lub inną osobę do tego upoważnioną. Jeśli pracownik nie odbierze listu, uznaje się, że przesyłka została doręczona po jej drugim awizowaniu przez operatora pocztowego.
„Dwukrotne awizowanie przesyłki poleconej zawierającej oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu stosunku pracy stwarza domniemanie faktyczne możliwości zapoznania się przez pracownika z jego treścią, co oznacza przerzucenie na niego ciężaru dowodu braku możliwości zapoznania się z treścią oświadczenia pracodawcy”.
Epidemia koronawirusa znacznie utrudniła wysyłkę wypowiedzeń pocztą tradycyjną i praktycy zalecają formę elektroniczną. Ustawa antykryzysowa wprowadziła bowiem zapis, że w trakcie epidemii nie obowiązuje zasada dwukrotnego awizowania. Oznacza to, że nawet jeśli pracodawca wysłał wypowiedzenie, a pracownik go nie odebrał, to nawet podwójne awizowanie nie musi oznaczać, że przesyłka została doręczona, a wypowiedzenie jest skuteczne. Jeśli więc pracownik spodziewa się wypowiedzenia, może nigdy nie odebrać listu od pracodawcy, a co za tym idzie – pracodawca nie zwolni pracownika.
Drugą opcją na wypowiedzenie umowy pracownikowi pracującemu zdalnie jest zrobienie tego poprzez wiadomość e-mail. Zgodnie bowiem z art. 781 § 1 Kodeksu cywilnego oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Niedopuszczalne będzie jednak wysłanie wypowiedzenia w formie elektronicznej bez uprzedniego podpisania dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Taki podpis jest możliwy do uzyskania u jednego z certyfikowanych dostawców, np.: Sigilium Sign, Szafir 2.0, proCertum SmartSign czy PEM–HEART 3.9.
Wypowiedzenie umowy w systemie wFirma.pl
System wFirma.pl umożliwia przeprowadzenie procesu zakończenia umowy z pracownikiem w sposób bardzo intuicyjny i szybki. Aby w systemie wFirma.pl zakończyć umowę z pracownikiem, należy przejść do zakładki KADRY » UMOWY, zaznaczyć daną umowę oraz wybrać z górnego Menu DODAJ » ZAKOŃCZENIE.
W zależności od rodzaju umowy oraz podstawy jej rozwiązania należy podać powód ustania stosunku pracy lub wybrania okresu wypowiedzenia umowy. Wybrana podstawa rozwiązania umowy jest automatycznie wykazywana w świadectwie pracy.
Dokument wypowiedzenia umowy zapisuje się bezpośrednio w dokumentach pracownika, można w łatwy sposób utrwalić go w formacie PDF, następnie podpisać kwalifikowanym podpisem certyfikowanym i wysłać pracownikowi na pocztę e-mail.
Wypowiedzenie umowy pracownikowi zdalnemu – podsumowanie
Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. Coraz częściej praca zdalna staje się zjawiskiem powszechnym i wielu pracodawców boryka się z nowymi wątpliwościami i problemami. Jednym z nich jest wypowiadanie umów na odległość. Wypowiedzenie umowy poprzez e-mail lub listownie jest jednak jak najbardziej dopuszczalne, jeśli pracodawca spełni odpowiednie wymogi formalne.
