Poradnik Przedsiębiorcy

Praca zdalna a wypowiedzenie umowy – czy można zwolnić na odległość?

Jeszcze do niedawna praca zdalna była zjawiskiem występującym dość rzadko. Sytuacja zmieniła się w związku z epidemią koronawirusa. Wiele firm postawiło na pracę na odległość, co z kolei wiąże się z nowymi wątpliwościami i problemami. Jednym z nich pozostaje zagadnienie odnoszące się do sposobu zwolnienia pracownika, który wykonuje swoje obowiązki zdalnie. Kwestię tę wyjaśniamy w artykule.

Praca zdalna i telepraca

Najpierw warto poruszyć samo zagadnienie „pracy zdalnej”. Nie jest ona zjawiskiem występującym powszechnie i tak naprawdę dopiero epidemia koronawirusa spowodowała, że praca zdalna zajęła poczesne miejsce w przepisach prawa pracy. Należy nadmienić, że pojęcie „pracy zdalnej” nie istnieje w Kodeksie pracy. Znaleźć tam można obszerne zapisy dotyczące telepracy, jednak nie są to pojęcia tożsame.

Telepraca i praca zdalna to nie są pojęcia zamienne. Telepraca ma charakter stały i musi być wykonywana z wykorzystywaniem środków komunikacji elektronicznej, praca zdalna natomiast ma charakter incydentalny i nie musi być wykonywana z użyciem komunikacji elektronicznej.

Dopiero ustawa o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID­­-19 wprowadziła m.in. wytyczne odnośnie do pracy zdalnej, która może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, lecz nie jest to konieczne.
Zgodnie z nowym projektem „telepraca” w przyszłości zostanie usunięta z Kodeksu pracy. Proces usunięcia pojęcia telepracy będzie równoległy z wprowadzeniem pojęcia pracy zdalnej do Kodeksu pracy.

W ustawie tej znalazł się również zapis, że pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, w której będzie odnotowywać opis czynności, datę i czas ich wykonywania. Pojęcie pracy zdalnej nie ma jeszcze swojego miejsca w Kodeksie pracy, ale w przyszłości ma wyprzeć pojęcie telepracy z Kodeksu całkowicie.

Pracownik pracujący zdalnie

Praca zdalna została wprowadzona i unormowana w ten sposób, aby mogło ją świadczyć jak najwięcej pracowników. Adnotacja dotycząca tego, że nie musi być świadczona przy pomocy środków komunikacji – tak jak jest konieczne w przypadku telepracy – pozwala na większą swobodę w jej wykonywaniu. Nie oznacza to jednak, że pracownik wykonujący pracę zdalną nie ma żadnych obowiązków w tym względzie. Na polecenie pracodawcy pracownik pracujący zdalnie ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania.

Zatrudniony sporządza ewidencję wykonywanych czynności w formie i z częstotliwością określoną w poleceniu. Co ważne, jeśli pracownik odmówi realizowania pracy zdalnej, może to skutkować konsekwencjami, np. karą nagany lub upomnienia.

Ustawa nie precyzuje, w jakiej formie pracodawca powinien polecić pracę zdalną, nie określa też maksymalnego okresu wykonywania pracy zdalnej. Decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy.

Pracodawca nie ma też obowiązku, aby argumentować polecenie pracy zdalnej.

Jak wypowiedzieć umowę na odległość?

Przede wszystkim warto, aby zapisy dotyczące pracy zdalnej, również te odnoszące się do rozwiązywania umów na odległość, znalazły swoje miejsce w aktach wewnątrzzakładowych, czyli np. w Regulaminie pracy lub, idąc dalej, w Regulaminie pracy zdalnej. Jeśli jednak zapisów nie ma, należy pamiętać o kilku bardzo istotnych kwestiach dotyczących wypowiadania umów pracownikom pracującym zdalnie, przede wszystkim:

  • wypowiedzenie umowy powinno być na piśmie;
  • w przypadku umowy o pracę na czas nieokreślony w oświadczeniu pracodawcy powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie;
  • wypowiedzenie powinno zawierać pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania się do sądu pracy w terminie 21 dni.

Zgodnie z przepisami, aby wypowiedzenie umowy o pracę było skuteczne, muszą być spełnione odpowiednie przesłanki. Najważniejsza z nich: wypowiedzenie musi być w formie pisemnej, należy także mieć pewność, że złożone lub wysłane wypowiedzenie zostanie skutecznie doręczone. Pracodawca ma więc dwie opcje – doręczenie zdalne poprzez e-mail lub doręczenie listowne z wykorzystaniem poczty standardowej.

Wypowiedzenie listem czy poprzez e-mail?

Wypowiedzenie umowy może zostać przesłane pocztą za pomocą listu poleconego. Zostaje uznane za prawidłowo doręczone w momencie odbioru przesyłki przez adresata lub inną osobę do tego upoważnioną. Jeśli pracownik nie odbierze listu, uznaje się, że przesyłka została doręczona po jej drugim awizowaniu przez operatora pocztowego.

Wyrok SN z 5 października 2005 roku, I PK 37/05
„Dwukrotne awizowanie przesyłki poleconej zawierającej oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu stosunku pracy stwarza domniemanie faktyczne możliwości zapoznania się przez pracownika z jego treścią, co oznacza przerzucenie na niego ciężaru dowodu braku możliwości zapoznania się z treścią oświadczenia pracodawcy”.

Epidemia koronawirusa znacznie utrudniła wysyłkę wypowiedzeń pocztą tradycyjną i praktycy zalecają formę elektroniczną. Ustawa antykryzysowa wprowadziła bowiem zapis, że w trakcie epidemii nie obowiązuje zasada dwukrotnego awizowania. Oznacza to, że nawet jeśli pracodawca wysłał wypowiedzenie, a pracownik go nie odebrał, to nawet podwójne awizowanie nie musi oznaczać, że przesyłka została doręczona, a wypowiedzenie jest skuteczne. Jeśli więc pracownik spodziewa się wypowiedzenia, może nigdy nie odebrać listu od pracodawcy, a co za tym idzie – pracodawca nie zwolni pracownika.

Drugą opcją na wypowiedzenie umowy pracownikowi pracującemu zdalnie jest zrobienie tego poprzez wiadomość e-mail. Zgodnie bowiem z art. 781 § 1 Kodeksu cywilnego oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Niedopuszczalne będzie jednak wysłanie wypowiedzenia w formie elektronicznej bez uprzedniego podpisania dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Taki podpis jest możliwy do uzyskania u jednego z certyfikowanych dostawców, np.: Sigilium Sign, Szafir 2.0, proCertum SmartSign czy PEM–HEART 3.9.

Wypowiedzenia umowy o pracę nie można podpisać przy użyciu profilu zaufanego na platformie ePUAP. Podpis przy użyciu profilu zaufanego nie spełnia wymogu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, a więc wymogu pisemności, a co za tym idzie – wypowiedzenie byłoby wadliwe.

Listę certyfikowanych dostawców można znaleźć na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji. Co ważne, wypowiedzenie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym powinno być wysłane w formie załącznika do e-maila. Doręczenie wiadomości e-mail jest równoznaczne z rozpoczęciem okresu wypowiedzenia. Warto, żeby list był nadany za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, tak aby możliwe było konkretne ustalenie, kiedy przesyłka dotarła oraz od kiedy rozpoczyna się bieg wypowiedzenia.

Wypowiedzenie umowy w systemie wFirma.pl

System wFirma.pl umożliwia przeprowadzenie procesu zakończenia umowy z pracownikiem w sposób bardzo intuicyjny i szybki. Aby w systemie wFirma.pl zakończyć umowę z pracownikiem, należy przejść do zakładki KADRY » UMOWY, zaznaczyć daną umowę oraz wybrać z górnego Menu DODAJ » ZAKOŃCZENIE.

Praca zdalna a zakończenie umowy

W zależności od rodzaju umowy oraz podstawy jej rozwiązania należy podać powód ustania stosunku pracy lub wybrania okresu wypowiedzenia umowy. Wybrana podstawa rozwiązania umowy jest automatycznie wykazywana w świadectwie pracy. 

Praca zdalna a sposób rozwiązania umowy

 

Dokument wypowiedzenia umowy zapisuje się bezpośrednio w dokumentach pracownika, można w łatwy sposób utrwalić go w formacie PDF, następnie podpisać kwalifikowanym podpisem certyfikowanym i wysłać pracownikowi na pocztę e-mail.

Wypowiedzenie umowy pracownikowi zdalnemu – podsumowanie

Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. Coraz częściej praca zdalna staje się zjawiskiem powszechnym i wielu pracodawców boryka się z nowymi wątpliwościami i problemami. Jednym z nich jest wypowiadanie umów na odległość. Wypowiedzenie umowy poprzez e-mail lub listownie jest jednak jak najbardziej dopuszczalne, jeśli pracodawca spełni odpowiednie wymogi formalne.