Praca zdalna to przede wszystkim możliwość pracy bez konieczności stawiennictwa w siedzibie firmy. Wykonywanie jej w domu wiąże się też z dodatkowymi kosztami jak choćby koszty energii elektrycznej czy internetu. Przepisy prawa pracy określają możliwość ustalenia rekompensaty z tego tytułu i jest ryczałt za pracę zdalną, jednak czy wówczas pracodawca jako płatnik podatku powinien z tego tytułu pobrać zaliczkę na podatek? Tę wątpliwość rozwieje treść niniejszego artykułu.
Ustalenie zasad pracy zdalnej
Zasady pracy zdalnej mogą zostać uregulowane w:
- porozumieniu zawieranym przez pracodawcę i zakładowe organizacje związkowe,
- regulaminie określającym zasady pracy zdalnej,
- poleceniu pracodawcy świadczenia pracy zdalnej,
- indywidualnym porozumieniu pracodawcy i pracownika określającym zasady pracy zdalnej.
Porozumienie regulujące zasady pracy zdalnej zawierane jest przez pracodawcę i zakładową organizacją związkową. Jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, stronami porozumienia jest pracodawca i wszystkie te organizacje. Przy braku możliwości uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.
Ustawa z dnia 23 maja 1991 roku o związkach zawodowych za reprezentatywną zakładową organizacją związkową uznaje zakładową organizację związkową będącą jednostką organizacyjną albo organizacją członkowską ponadzakładowej organizacji związkowej uznanej za reprezentatywną w rozumieniu ustawy o Radzie Dialogu Społecznego, zrzeszającą co najmniej 8% osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy lub zrzeszającą co najmniej 15% osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy. Gdy żadna z zakładowych organizacji związkowych nie spełnia powyższych kryteriów, za reprezentatywną zakładową organizację związkową uznaje się organizację zrzeszająca największą liczbę osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy.
Brak zakładowych organizacji związkowych w firmie oznacza, że pracodawca samodzielnie określa w regulaminie zasady wykonywania pracy zdalnej, przy czym dzieje się to po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Regulamin określający zasady pracy zdalnej wprowadzony przez pracodawcę musi zostać ogłoszony w sposób u niego przyjęty.
Jakie kwestie ustala się w ramach określania zasad pracy zdalnej?
Porozumienie albo regulamin określające zasady pracy zdalnej powinny zawierać w szczególności następujące elementy:
- oznaczenie grup lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
- określenie zasad pokrywania przez pracodawcę kosztów zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej albo pokrycia innych kosztów niż wskazane bezpośrednio, związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, których zwrot został określony w porozumieniu lub regulaminie;
- określenie zasad ustalania ekwiwalentu pieniężnego za wykorzystywanie przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, lub ryczałtu odpowiadającego przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej wypłacanego w miejsce obowiązku pokrycia kosztów związanych z obowiązkiem zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej albo wypłaty ekwiwalentu;
- określenie zasad porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
- określenie zasad kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
- określenie zasad kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
- określenie zasad kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
- określenie zasad instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
Ekwiwalent lub ryczałt za pracę zdalną
Jednym z elementów, jakie należy ustalać przy określaniu zasad pracy zdalnej, jest określenie zasad ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu dla pracownika wykonującego pracę zdalną.
Pracownik wykonujący pracę zdalną może korzystać z materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, za co przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z uwzględnieniem norm zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowanych cen rynkowych oraz ilości materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i cen rynkowych tego materiału, a także norm zużycia energii elektrycznej oraz kosztów usług telekomunikacyjnych.
Opodatkowanie przychodów – co w przypadku ryczałtu czy ekwiwalentu?
Zgodnie z zasadą powszechności opodatkowania na podstawie Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów, które z tego obowiązku zostały zwolnione. Przychody to każdy rodzaj przysporzenia majątkowego przybierający formę zarówno formę pieniężną, jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.
Dla celów podatkowych przyjmuje się, że nieodpłatne świadczenie obejmuje każde działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności podmiotów, których skutkiem jest przysporzenie majątku innej osoby mające konkretny wymiar finansowy. Źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.
- wynagrodzenia zasadnicze;
- wynagrodzenia za godziny nadliczbowe;
- różnego rodzaju dodatki;
- nagrody;
- ekwiwalenty za niewykorzystany urlop;
- wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona;
- świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika;
- wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy. Dlatego pojawia się pytanie, co w przypadku wypłaty pracownikowi ekwiwalentu czy ryczałtu z tytułu świadczenia pracy zdalnej.
Stosownie do art. 6725 ustawy – Kodeks pracy: zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych […]. Z powyższego wynika zatem, że niezależnie od formy zapewnienia przez pracodawcę narzędzi i materiałów potrzebnych pracownikowi do wykonywania pracy zdalnej, na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, otrzymane przez pracownika świadczenia nie stanowią jego przychodu w rozumieniu tej ustawy. Mając na uwadze powołane wyżej przepisy, ryczałt wypłacany […] pracownikom świadczącym pracę zdalną, nie będzie stanowił przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji na […] płatniku, nie ciąży obowiązek obliczania i pobierania z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Stanowisko dotyczące pobierania zaliczki w przypadku wypłaty pracownikowi zdalnemu ryczałtu lub ekwiwalentu jest już ugruntowane.
Przykład 1.
Czy pani Marzena będąca pracownicą spółki CTF Sp. z o.o., która pracuje zdalnie i z tego tytułu otrzymuje ryczałt za zużycie mediów i materiałów, musi liczyć się z tym, że pracodawca będzie pobierał zaliczkę z tego tytułu na podatek dochodowy?
Z uwagi na to, że stanowisko organów podatkowych jest jednolite i ugruntowane z całą pewnością, ryczałt wypłacany pracownicy nie wymaga, aby płatnik – pracodawca pobierał od tego świadczenia zaliczkę na podatek dochodowy.
Podsumowanie
Podsumowując, stwierdzić należy, że bez względu na formę zapewnienia przez pracodawcę narzędzi i materiałów potrzebnych pracownikowi do wykonywania pracy zdalnej – na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych otrzymane przez pracownika świadczenia nie stanowią jego przychodu i nie są opodatkowane.
