Dowód OT dokumentuje przyjęcie do używania środka trwałego w przedsiębiorstwie. Jego przedmiotem może być zarówno nowy, jak i używany środek trwały nabyty lub wytworzony we własnym zakresie. Podstawę do wystawienia dokumentu OT stanowi w przypadku:
- zakupu: faktura VAT dostawcy lub rachunek, w przypadku dużych firm wraz z protokołem odbioru technicznego środka trwałego,
- ujawnienia środka trwałego w trakcie inwentaryzacji: zestawienie spisu z natury oraz protokół komisji inwentaryzacyjnej,
- wytworzenia środka trwałego we własnym zakresie: dokumentacja inwestycyjna,
- nieodpłatnego nabycia: umowa darowizny lub umowa spadku.
Dowód OT jest istotny również w kwestiach podatkowych, gdyż m.in. na jego podstawie wprowadza się majątek do ewidencji środków trwałych (art. 22n updof), a także dokumentuje przyjęcie środka trwałego do używania w firmie. Dowód należy wystawić z datą przyjęcia do użytkowania środka trwałego, co ma istotne znaczenie dla ustalenia kwestii związanej z datą rozpoczęcia dokonywania odpisów amortyzacyjnych (art. 22h updof).
Według polskiego prawa OT powinien być kompletny oraz rzetelny, a więc zawierać wszystkie wymagane przepisami elementy oraz prawdziwe, zgodne z rzeczywistością informacje.
Podstawowe elementy dokumentu OT
Zgodnie z art. 21 ustawy o rachunkowości każdy dowód księgowy powinien zawierać następujące elementy:
- określenie rodzaju dowodu - w tym przypadku jest to przyjęcie środka trwałego OT, należy także podać numer dowodu, który umożliwi jednoznaczną identyfikację dokumentu,
- określenie stron dokonujących operacji gospodarczej - dane (nazwy, adresy) wystawcy dokumentu: dostawcy lub wykonawcy oraz jednostki organizacyjnej, która będzie używać przedmiot,
- opis oraz wartość operacji - nazwa, wartość początkowa środka trwałego oraz jego charakterystyka (numer fabryczny, opis techniczny, symbol klasyfikacji rodzajowej - KŚT, numer inwentarzowy),
- datę dokonania operacji - w przypadku OT to data wystawienia dowodu oraz data przyjęcia środka trwałego do użytkowania,
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów - w przypadku gdy firma nie wyznaczyła osób odpowiedzialnych za majątek trwały: podpis właściciela,
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu jego ujęcia - polecenie księgowania potwierdzone podpisem osoby upoważnionej.
Dodatkowe informacje na dokumencie OT
Jak już wspomniano, dokument OT jest wykorzystywany do ujęcia środków trwałych w ewidencji. Z perspektywy małych przedsiębiorstw prowadzących uproszoną ewidencję podatkową, OT nie musi zawierać poleceń księgowania.
OT, poza wymaganiami wynikającymi wprost z ustawy o rachunkowości, powinien zawierać metodę oraz roczną stawkę amortyzacji w celu ustalenia wartości odpisów oraz okresu trwania amortyzacji. Przedsiębiorca wprowadzając majątek trwały do ewidencji sam ustala metodę amortyzacji: liniową, degresywną lub jednorazową. Wybór danej z nich jest co do zasady wiążący do momentu zrównania sumy odpisów amortyzacyjnych z ich wartością początkową, czyli do czasu pełnego zamortyzowania środka trwałego.
W przypadku składnika majątku o wartości niższej niż 3500 zł nie ma obowiązku dokonywania odpisów amortyzacyjnych, a wydatek na zakup niskocennego środka trwałego można uwzględnić bezpośrednio jako koszt uzyskania przychodu. Wysokość stawek amortyzacyjnych ustalana jest z uwzględnieniem Klasyfikacji Środków Trwałych na podstawie Wykazu rocznych stawek amortyzacyjnych (Załącznik nr 1 do Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych), w której dla poszczególnych grup majątku trwałego przypisane są określone wartości stawek.
Ustalenie wartości początkowej środka trwałego
Podstawowe metody wyceny
Podstawą naliczenia amortyzacji jest wartość początkowa środka trwałego. Co do zasady wartość początkową stanowi cena nabycia danego przedmiotu. Jest ona wyznaczana na podstawie kwoty należnej zbywcy (czyli ceny zakupu wynikającej z dowodu zakupu - faktury, rachunku, umowy) powiększonej o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego (np. koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, opłat notarialnych, skarbowych i innych) oraz pomniejszonej o podatek VAT (dotyczy czynnych podatników VAT mających prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od zakupu). Gdy towar jest importowany - cena nabycia uwzględnia także cło i podatek akcyzowy od importu składników majątku.
W przypadku częściowego nabycia - daną cenę należy powiększyć o wartość przychodu (przychodem podatnika jest różnica pomiędzy wartością tych świadczeń, a odpłatnością ponoszoną przez podatnika).
W przypadku wytworzenia majątku we własnym zakresie - jego wartość początkowa jest równa kosztowi wytworzenia. Ustalany jest on na podstawie cen nabycia, zużytych do produkcji środków trwałych: rzeczowych składników majątku i wykorzystanych usług obcych, kosztów wynagrodzeń za prace wraz z pochodnymi i inne koszty dające się zaliczyć do wartości wytworzonych środków trwałych. Przy wycenie nie uwzględnia się jednak wartości własnej pracy podatnika oraz jego małżonka i małoletnich dzieci, kosztów ogólnych zarządu, kosztów sprzedaży oraz pozostałych kosztów operacyjnych i kosztów operacji finansowych (np. odsetki od pożyczek, które nie zostały naliczone do dnia przekazania środka trwałego).
Wycena środka trwałego otrzymanego w darowiźnie
W razie otrzymania środka trwałego w drodze darowizny, spadku lub innej nieodpłatnej formy stosuje się wartość rynkową z dnia nabycia, chyba że umowa darowizny albo umowa o nieodpłatnym przekazaniu określa tę wartość w niższej wysokości (art. 22g updof).
Wycena środka trwałego w przypadku wprowadzania do firmy prywatnego majątku
W sytuacji, gdy podatnik posiada dowód zakupu (np. fakturę), za wartość początkowa uznaje się kwotę z niego wynikającą. Natomiast, kiedy nie da się ustalić ceny zakupu/nabycia - przyjmuje się wycenę wskazaną przez podatnika. Wycena ta powinna uwzględniać ceny rynkowe środków trwałych tego samego rodzaju z grudnia poprzedzającego rok założenia ewidencji lub sporządzenia wykazu oraz stan i stopień ich zużycia (art. 22g ust. 8 updof).
Wycena środka trwałego, który stanowi współwłasność
W przypadku, gdy środek trwały stanowi współwłasność podatnika, wartość początkową ustala się na podstawie proporcji, jaką stanowi udział podatnika we własności danego przedmiotu. Powyższy przepis nie ma zastosowania, jeśli środek trwały jest własnością małżonków, z wyłączeniem sytuacji, gdy małżonkowie wykorzystują dany składnik do prowadzenia odrębnych działalności gospodarczych.
Wycena środka trwałego zakupionego w walucie obcej
Natomiast, kiedy wartość na dowodzie księgowym wyrażona jest w walucie obcej, należy przeliczyć ją na walutę polską (zgodnie ze średnim kursem ogłaszanym przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego wystawienie dokumentu zakupu środka trwałego).
