Refakturowanie - wszystko co musisz wiedzieć!

Refakturowanie to odsprzedaż nabytej usługi lub towaru bez marży podmiotowi, który faktycznie z nich korzysta. W artykule wyjaśniamy, kiedy powstaje obowiązek podatkowy w VAT, jak rozpoznać przychód i koszt w PIT oraz jak wystawić refakturę w systemie wFirma.pl.

Co oznacza refakturowanie?

Termin refakturowania dotyczy przeniesienia poniesionych wydatków na inny podmiot. Przedsiębiorca, który poniósł koszty, ale nie wykorzystuje ich w prowadzonej działalności, przenosi je (refakturuje) na podmiot, który te koszty wykorzystuje w swojej działalności.

Refakturowanie polega więc na odsprzedaży nabytej usługi lub towaru innemu podmiotowi pomimo tego, że ten, który odsprzedaje, w rzeczywistości nie wykonuje tej usługi lub nie dokonuje dostawy tych towarów i to właśnie jest istotą refakturowania na gruncie podatkowym.

Refakturowanie może dotyczyć zarówno usług, jak i towarów.

Refakturowanie dokonuje się przez wystawienie faktury, na której ujmuje się towary lub usługi będące przedmiotem refakturowania w takiej samej wartości i według takich samych stawek VAT, jakie widnieją na fakturze ich zakupu. Wyjątek stanowią zwolnienia przysługujące ze względu na status dostawcy (np. usługi pocztowe operatora wyznaczonego – art. 43 ust. 1 pkt 17 ustawy o VAT) – refakturujący, który takiego statusu nie ma, stosuje stawkę właściwą dla danej usługi.

Zobacz też:

Refakturowanie wyklucza narzucenie marży

O refakturze w ścisłym znaczeniu mówimy wtedy, gdy odsprzedaż następuje po cenie zakupu, bez marży. Doliczenie marży nie jest zabronione – transakcja pozostaje odsprzedażą opodatkowaną na zasadach art. 8 ust. 2a ustawy o VAT, przestaje jednak być refakturą w potocznym rozumieniu i staje się zwykłą sprzedażą usługi z narzutem.

Proces wystawienia refaktury

Kluczową kwestią przy wystawieniu refaktury jest ustalenie daty sprzedaży, ponieważ podmiot dokonujący refaktury tak naprawdę nie wykonuje usługi ani dostawy towaru będących przedmiotem refaktury.

Na ten temat wypowiedział się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w bardzo wielu wydanych interpretacjach indywidualnych. W jednej z nich z 26 maja 2021 roku (sygn. 0112-KDIL1-2.4012.116.2021.2.PG) potwierdził, że:

„[…] W kwestii ustalenia daty sprzedaży należy zauważyć, że moment wykonania refakturowanych usług jest taki sam, jak moment wykonania tych usług przez pierwotnego usługodawcę. W zaistniałych okolicznościach zdarzeniem powodującym wykonanie usługi jest dzień, w którym usługa została faktycznie wykonana. W przypadku refakturowania uznaje się, że Wnioskodawca (podmiot refakturujący) traktowany jest jako usługodawca, który nabywa daną usługę na rzecz najemcy, co oznacza, że moment wykonania usługi jest jeden, niezależnie od faktu, że usługa taka podlega refakturowaniu. Dniem wykonania usługi jest zatem dzień, w którym została wykonana dana czynność, ponieważ w tym przypadku nie mamy do czynienia z nowym momentem wykonania usługi. […]”.

Moment faktycznego wykonania usługi, dokonania dostawy towarów będących przedmiotem refaktury jest jednocześnie momentem wykonania usługi, dokonania dostawy towarów przez refakturującego na rzecz innego podmiotu.

Refakturowanie a moment opodatkowania podatkiem VAT

Zgodnie z art. 8 ust. 2a Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług w przypadku, gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi.

Refakturowanie w podatku VAT oznacza odsprzedaż towarów lub usług, a więc dla refakturowania właściwe są wszystkie zasady opodatkowania podatkiem VAT tak jak dla transakcji sprzedaży.

Data sprzedaży towaru lub usługi będących przedmiotem refaktury powinna być taka sama jak data sprzedaży widniejąca na fakturze pierwotnej.

Zgodnie z art. 19a ustawy o VAT obowiązek podatkowy (także z tytułu refakturowanych usług i towarów) powstaje w dacie:

dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi;
otrzymania zaliczki przed dostawą towarów lub wykonaniem usługi;
wystawienia faktury dla dostawy niektórych towarów lub usług, m.in. usług budowlanych, ochroniarskich, stałej obsługi prawnej itd.;
ostatniego dnia okresu rozliczeniowego – dla usług rozliczanych okresowo (art. 19a ust. 3), przy czym usługę uznaje się wtedy za wykonaną z upływem tego okresu.

Należy w tym miejscu podkreślić, że refakturowanie każdorazowo wymaga ustalenia miejsca opodatkowania VAT (miejsca świadczenia dla celów VAT).

Ustalenie miejsca opodatkowania VAT przed dokonaniem refaktury

Przedsiębiorca, który dokonuje refakturowania, ma obowiązek ustalić miejsce opodatkowania podatkiem VAT dla odsprzedaży towarów lub usług, których refaktura dotyczy. Miejsce opodatkowania podatkiem VAT to państwo (Polska, kraj z UE albo spoza UE), w którym dana odsprzedaż będzie opodatkowana podatkiem VAT.

Jeżeli nabywcą jest podmiot z siedzibą lub miejscem zamieszkania w Polsce, miejscem opodatkowania jest co do zasady Polska (art. 28b–28c ustawy o VAT). Wyjątki dotyczą m.in. usług związanych z nieruchomościami położonymi za granicą (art. 28e).

Jeżeli refaktura wystawiana jest na konsumenta mieszkającego poza Polską, osobę fizyczną lub prawną prowadzącą działalność z siedzibą poza terytorium RP, wówczas miejsce opodatkowania podatkiem VAT należy ustalać według zasad właściwych dla opodatkowania sprzedaży na rzecz kontrahentów i konsumentów zagranicznych.

Przykład 1.

Podatnik X będący czynnym podatnikiem VAT wystawił dla podatnika Y fakturę za zakup usługi gastronomicznej opodatkowanej stawką 8% VAT, ale i za nabycie niektórych napojów na wynos opodatkowanych stawką 23% VAT. Podatnik Y refakturował ww. usługi na podatnika Z, który jest faktycznym beneficjentem usług, stosując dokładnie te same stawki VAT, jakie widniały na jego fakturze zakupu.

Przykład 2.

Podatnik X będący czynnym podatnikiem VAT wystawił dla podatnika Y fakturę za zakup usług noclegowych według stawki 8% VAT, ale podatnik Y refakturował ww. usługi na podatnika Z, który jest faktycznym beneficjentem usług, stosując także stawkę 8% VAT.

Przykład 3.

Podatnik X – wynajmujący będący czynnym podatnikiem VAT – wystawił dla najemcy fakturę za media (gaz, wodę, ścieki) wystawioną 1 sierpnia 2025 roku z datą sprzedaży 1 sierpnia 2025 roku. Obowiązek podatkowy w VAT dla odsprzedaży ww. mediów to data wystawienia faktury (refaktury). Wystawiając refakturę, podatnik ujmie datę sprzedaży taką samą, jaka widniała na fakturze pierwotnej. Z kolei datę wystawienia przyjmie taką, z jaką faktycznie wystawi refakturę. Należy jednak pamiętać o terminach wystawienia faktury. Termin wystawienia refaktury za media nie może być późniejszy niż dzień upływu terminu płatności. I tutaj refakturujący musi sięgnąć do umowy, którą zawarł z najemcą i sprawdzić, jaki termin płatności zawarł dla refakturowanych mediów. Refakturę wystawi w tym wypadku nie później niż z upływem tego terminu.

Jeżeli podatnik nie wystawi refaktury lub wystawi ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy – zgodnie z art. 19a ust. 7 ustawy – powstaje z chwilą upływu terminu na wystawienie faktury, a w przypadku braku określenia tego terminu – nie później niż z upływem terminu płatności.

Przykład 4.

Podatnik X będący czynnym podatnikiem VAT otrzymał fakturę za nabyte w sierpniu wszystkie usługi pocztowe (od Poczty Polskiej). Faktura została wystawiona ze stawką zw. z VAT. Usługi te nie dotyczyły jednak podatnika X, więc refakturował je na faktycznego odbiorcę usług – podatnika Z. Niemniej podatnik X nie ma prawa do zastosowania zwolnienia przedmiotowego z VAT w zakresie odsprzedaży (refaktury) usług pocztowych, z którego korzysta Poczta Polska, wystawiając faktury za usługi pocztowe. W takim wypadku podatnik X wystawi refakturę na rzecz podatnika Z ze stawką podstawową 23% VAT.

Przykład 5.

Podatnik X będący czynnym podatnikiem VAT nabył w czerwcu 2026 roku usługę księgową. Usługa została wykonana ostatniego dnia czerwca 2026 roku, a faktura za tę usługę została wystawiona 5 lipca 2026 roku. Usługa ta dotyczyła jednak jednego ze współpracowników podatnika Z. Podatnik X na wystawionej refakturze powinien wskazać jako datę sprzedaży ostatni dzień czerwca 2026 roku, natomiast wystawienie refaktury powinno się odbyć najdalej 15 lipca 2025 roku.

Przykład 6.

Podatnik X będący czynnym podatnikiem VAT nabył 30 czerwca 2026 roku usługę reklamową na rzecz kontrahenta z Czech, będącego podatnikiem VAT UE, niemającego siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce. Miejscem opodatkowania odsprzedaży są Czechy - kraj siedziby usługobiorcy. Podatnik X wystawi refakturę bez polskiego VAT (stawka NP) z adnotacją "odwrotne obciążenie" i numerem VAT UE nabywcy, wskazując jako datę sprzedaży 30 czerwca 2026 roku, natomiast wystawienie refaktury powinno się odbyć najdalej 15 lipca 2026 roku. Transakcja zostanie wykazana w informacji podsumowującej VAT-UE.

Refaktura w podatku dochodowym od osób fizycznych

W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych sprawa rozliczenia refakturowanych kosztów nie została w żaden sposób określona.

W związku z tym organy podatkowe opierają się w swoich interpretacjach na ogólnych zasadach dotyczących podatku dochodowego.

Rozliczanie przychodu z refaktury

Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychód z działalności gospodarczej powstaje w chwili wydania rzeczy lub wykonania usługi (albo jej części), jednak nie później niż w dniu:

wystawienia faktury, lub
uregulowania należności.

Przychód powstanie w dacie pierwszego zdarzenia z ww., jakie wystąpi.

Jeżeli jednak dla świadczonej usługi przewidziano w umowie lub w fakturze okresy rozliczeniowe, wówczas przychód z działalności powstanie ostatniego dnia takiego okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na fakturze, nie rzadziej jednak niż raz w roku.

Jeżeli jednak okres rozliczeniowy nie został ustalony, stosuje się zasadę ogólną z art. 14 ust. 1c – przychód powstaje w dniu wykonania usługi, chyba że wcześniej wystawiono fakturę lub otrzymano należność.

Powyższe zasady powstania przychodu z działalności odnoszą się także do refaktur. Przychód z działalności udokumentowany refakturą rozpoznaje się więc na takich samych zasadach co przychód z działalności udokumentowany fakturą.

Przykładem powyższych stwierdzeń może być indywidualna interpretacja podatkowa, wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy 19 października 2009 roku (ITPB3/423-405/09/MT), wydana na gruncie podatku CIT, którego przepisy o momencie przychodu (art. 12 ust. 3a-3c) są odpowiednikiem art. 14 ust. 1c-1e ustawy o PIT:

„[…] strony uzgodniły, że część kosztów transportu obciążająca »S« jest »płatna na rzecz ‘SP’ na podstawie refaktury wystawionej w okresach miesięcznych, w oparciu o kalkulację, w terminie 14 dni od daty wystawienia refaktury na ‘S’ S. A.«. Umowa zawarta między tymi podmiotami przewiduje zatem, że regulowanie należności związanych z refakturowaniem usług transportowych obejmuje okresy miesięczne. Wskazuje to na ustalenie przez Wnioskodawcę i »S« S. A. miesięcznych okresów rozliczeniowych […]. W konsekwencji datą powstania przedmiotowego przychodu należnego jest ostatni dzień okresu rozliczeniowego uzgodnionego w umowie, tj. ostatni dzień okresu miesięcznego, za który wystawiana jest refaktura”.

Można tu także przytoczyć fragment interpretacji wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach 2 czerwca 2011 roku (IBPBI/2/423-300/11/BG):

„[…] jak wskazano, refakturowanie jest szczególnym rodzajem sprzedaży, jedynym »dostępnym« momentem, w którym usługę refakturującego bezspornie można uznać za wykonaną, jest wystawienie faktury przez refakturującego (tu: Spółkę), a rozwiązanie polegające na ustalaniu momentu wykonania usługi według dokumentacji podatnika jest akceptowane zarówno w orzecznictwie, jak i pismach organów podatkowych, należy uznać, że momentem wykonania usługi, a co za tym idzie, momentem powstania przychodu w analizowanym stanie faktycznym, będzie moment wystawienia przez Spółkę faktury”.

Innymi przykładami dla potwierdzenia powyższych stwierdzeń może być interpretacja indywidualna z 22 listopada 2024 roku (sygn. 0114-KDIP3-2.4011.688.2024.2.MT), w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdza, że:

„[…] Zarówno w orzecznictwie, doktrynie, jak również w piśmiennictwie, prezentowany jest pogląd, że aby dany wydatek mógł być zaliczony do kategorii »innych wydatków« wymienionych w wyżej przywołanym przepisie, muszą być spełnione następujące przesłanki:

wydatek nie został zaliczony do kosztów uzyskania przychodów,
wydatek został wcześniej przez podatnika poniesiony, a następnie zwrócony podatnikowi.

Zatem do przychodów z działalności gospodarczej powinien Pan również zaliczyć zwrot kosztów postępowania sądowego (koszty zastępstwa procesowego) wraz z odsetkami, gdyż środki te nie mogą być traktowane za wyłączone z przychodów na podstawie art. 14 ust. 3 pkt 3a ww. ustawy, jako zwrot wydatków nieuznanych za koszty uzyskania przychodów. Ponadto koszt nie został poniesiony przez Pana, lecz przez Najemcę. […]”

oraz interpretacja indywidualna z 17 marca 2025 roku (sygn. 0115-KDIT1.4011.44.2025.1.ASZ), w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazuje, że:

„[…] Przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz.

Czynsz może być oznaczony w pieniądzach lub w świadczeniach innego rodzaju.

W ramach zobowiązania najemcy strony umowy mogą postanowić, że koszty związane z eksploatacją przedmiotu najmu będą rozliczane odrębnie. Świadczenia takie mogą być rozliczane na podstawie tzw. refaktur, not obciążeniowych bądź w inny umówiony sposób.

Zarówno, gdy wydatki z tytułu opłat za zużycie wody, energii elektrycznej i gazu są uwzględnione w kwocie czynszu, jak również w przypadku ich refakturowania odrębnie od czynszu, uzyskany przychód z tego tytułu zaliczany jest do przychodów z najmu składników majątku związanych z działalnością gospodarczą, a więc do przychodów z działalności gospodarczej.

Dlatego też kwoty objęte refakturami opłat za media wystawianymi przez Pana najemcom stanowią Pana przychód podatkowy z działalności gospodarczej podlegający opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. […]”.

Rozliczanie kosztu z refaktury

Jeśli chodzi o rozliczenie kosztów, które są refakturowane, organy podatkowe mają podzielone zdania. Jednak większość interpretacji podziela pogląd, że koszty podlegające refakturowaniu stanowią koszty niezwiązane bezpośrednio z przychodami. W związku z tym są one zaliczane do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia.

Jednak wśród interpretacji pojawiają się również stanowiska, zgodnie z którymi refakturowane koszty stanowią koszty bezpośrednio związane z refakturowanymi przychodami.

Podsumowując, przepisy nie określają precyzyjnie, jak należy podejść do kwestii refakturowania kosztów. Zazwyczaj stanowisko organów podatkowych w tej kwestii zależne jest od profilu działalności danej firmy. Dlatego też wskazane jest, aby w razie wątpliwości wystąpić o wydanie indywidualnej interpretacji.

Wystawienie refaktury w systemie wFirma.pl

System wFirma.pl pozwala swoim użytkownikom na wystawienie refaktury w prosty i szybki sposób. W tym celu należy wystawić zwykłą fakturę VAT, opodatkować ją właściwą stawką VAT i dodać adnotację informującą, że jest to refaktura.

Wystawienie faktury następuje przez zakładkę: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ, gdzie należy wprowadzić dane zgodnie z fakturą pierwotną. W polu nazwy produktu lub usługi trzeba zamieścić informację, że jest to refaktura oraz napisać, czego ona dotyczy, np. refaktura usług blacharskich. Następnie należy wybrać odpowiednią dla danej transakcji stawkę VAT.

Refakturowanie - na czym polega?

Po zapisaniu faktura zostanie ujęta w rejestrze sprzedaży VAT oraz KPIR w kol. 9 jako sprzedaż towarów i usług lub ewidencji przychodów pod wybraną stawką ryczałtu (w przypadku ryczałtowców).