Przedsiębiorcy coraz częściej wybierają krótkoterminowy najem samochodu jako elastyczne rozwiązanie dla firmowych potrzeb. Dostępność ofert krajowych i zagranicznych sprawia, że jest to opcja warta rozważenia. Jednak z wynajmem pojazdu wiążą się konkretne obowiązki podatkowe. W artykule wyjaśniamy, jak prawidłowo rozliczyć koszty i VAT z tytułu najmu krótkoterminowego w 2025 roku.
Umowa najmu a krótkoterminowy najem samochodu
Zgodnie z art. 659 § 1 Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Jeżeli czas trwania najmu jest oznaczony, zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wypowiedzieć najem w wypadkach określonych w umowie.
Ustawowe terminy wypowiedzenia najmu są następujące:
- gdy czynsz jest płatny w odstępach czasu dłuższych niż miesiąc, najem można wypowiedzieć najpóźniej na 3 miesiące naprzód na koniec kwartału kalendarzowego;
- gdy czynsz jest płatny miesięcznie – na miesiąc naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego;
- gdy czynsz jest płatny w krótszych odstępach czasu – na 3 dni naprzód; gdy najem jest dzienny – na 1 dzień naprzód.
Krótkoterminowy najem samochodu to udostępnienie przez wynajmującego samochodu korzystającemu, a więc najemcy do używania w jego działalności lub w jego użytku prywatnym w zamian za z góry określoną opłatę czynszu. Najem ten jest zawarty na z góry określony czas. Po zakończeniu okresu, na jaki zawarta została umowa, najemca zwraca samochód wynajmującemu.
Umowa najmu samochodu może być zawarta na okres:
- długoterminowy,
- średnioterminowy,
- krótkoterminowy.
Krótkoterminowy najem samochodu to konstrukcja umowy najmu skierowana przede wszystkim do przedsiębiorców szukających pojazdu na krótki okres, czyli od 1 dnia do przeważnie kilku miesięcy.
Przedsiębiorcy potrzebują samochodu na krótkim dystansie czasowym z przyczyn m.in. wyjazdu w podróż służbową, awarii własnego samochodu, poszukiwań odpowiedniego nowego auta, udania się na spotkanie z ważnym kontrahentem luksusowym autem.
Krótkoterminowy najem samochodu a PIT
Wydatki poniesione na krótkoterminowy najem samochodu w działalności gospodarczej podobnie jak przy umowie leasingu operacyjnego będą mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu przedsiębiorcy.
Z tytułu korzystania z krótkoterminowego najmu samochodu najemca powinien otrzymać od wynajmującego fakturę, na podstawie której będzie mógł ująć dany wydatek z tego tytułu w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Należy mieć jednak na uwadze jedną bardzo ważną rzecz.
- umowy leasingu operacyjnego,
- umowy najmu,
- umowy dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze
– z wyjątkiem opłat z tytułu składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem tej umowy.
Trzeba podkreślić, że w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych na próżno szukać podziału umów najmu na okresy krótkoterminowe, średnioterminowe i długoterminowe w kwestii ustalenia limitu kosztów. Tak więc ww. limity odnoszą się do umów najmu o różnym okresie długości trwania.
Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą mają prawo ująć w kosztach uzyskania przychodów wydatki na czynsz najmu nie większe niż w wysokości proporcjonalnie ustalonej do wartości samochodu limitu 150 000 zł dla samochodów spalinowych i hybrydowych oraz 225 000 zł w odniesieniu do samochodów elektrycznych.
Jeżeli wysokość wydatków na czynsz najmu dotyczy samochodów osobowych o wartości wyższej niż 150 000 zł (odpowiednio 225 000 zł dla samochodów elektrycznych), wówczas do kosztów uzyskania przychodów najemca zaliczy wysokość czynszu ustaloną w proporcji do wskazanego limitu.
Przykład 1.
Czynny podatnik VAT skorzystał z wynajmu samochodu osobowego o wartości 185 000 zł w ramach najmu krótkoterminowego. Samochód będzie używany w działalności i prywatnie, a więc podatnik będzie mógł odliczyć 50% podatku VAT naliczonego wynikającego z faktury za najem. Wartość czynszu wynosi 2000 zł netto, 460 zł VAT. Jaką kwotę podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?
W pierwszej kolejności podatnik musi ustalić stosunek wartości samochodu do kwoty 150 000 zł:
(150 000 zł / 185 000) × 100% = 81,08%
Następnie obliczoną kwotę współczynnika należy pomnożyć przez kwotę czynszu:
81,08% × 2230 zł = 1808,08 zł
Tak obliczoną wartość podatnik zaksięguje w PKPiR w pozostałych wydatkach w dacie wystawienia faktury.
Przykład 2.
Podatniczka zwolniona podmiotowo z VAT wynajęła samochód osobowy elektryczny o wartości 250 000 zł w ramach najmu krótkoterminowego. Wartość czynszu wynosi 3500 zł. Jaką kwotę może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?
W pierwszej kolejności podatniczka musi ustalić stosunek wartości samochodu do kwoty 225 000 zł:
(225 000 zł / 250 000) × 100% = 90%
Następnie obliczoną kwotę współczynnika mnoży przez kwotę czynszu:
90% × 3500 zł = 3150 zł
Tak obliczoną wartość podatniczka zaksięguje w PKPiR w pozostałych wydatkach w dacie wystawienia faktury.
Koszty eksploatacyjne najmowanego samochodu
Przedsiębiorcy korzystający z krótkoterminowego najmu samochodów osobowych muszą pamiętać o tym, że limity kosztowe funkcjonujące w ustawie o PIT odnoszą się także do krótkoterminowego najmu samochodów osobowych. Mówi o tym art. 23 ust. 1 pkt 46a oraz 47 ustawy o PIT.
Przedsiębiorca, który użytkuje samochód osobowy w ramach krótkoterminowego najmu samochodów w działalności i prywatnie, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów tylko 75% wydatków dotyczących jego eksploatacji, przy czym:
- u czynnych podatników VAT 75% dotyczy kwoty netto wydatku + 50% podatku VAT naliczonego,
- u podatników zwolnionych z VAT 75% dotyczy kwoty brutto wydatku.
Przedsiębiorca, który użytkuje samochód osobowy w ramach krótkoterminowego najmu samochodów tylko w działalności, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów 100% kwoty netto z faktury dotyczącej wydatków jego eksploatacji, a odliczeniu w tym wypadku podlega pełna kwota podatku VAT wynikająca z danej faktury za te wydatki.
Wydatkami eksploatacyjnymi mogą być m.in.:
- wydatki poniesione na zakup paliwa, oleju napędowego, płynów itp.;
- naprawy i części zamienne;
- koszt mycia i sprzątania pojazdu.
Krótkoterminowy najem samochodu a podatek VAT
Faktura VAT wystawiona przez wynajmującego stanowi podstawę do odliczenia podatku VAT z tytułu najmu pojazdu przez przedsiębiorcę. Trzeba jednak mieć na uwadze, że obowiązujące przepisy dopuszczają jedynie możliwość odliczenia 50% wydatków na czynsz i eksploatację samochodu osobowego użytkowanego na podstawie umowy najmu.
Wyjątek stanowi sytuacja, gdy auto będzie zgłoszone do urzędu skarbowego na druku VAT-26, sporządzony zostanie regulamin użytkowania pojazdu w firmie oraz przedsiębiorca będzie prowadził kilometrówkę dla celów VAT. W takim wypadku pojazd musi być używany tylko do celów działalności gospodarczej, nie może zachodzić nawet potencjalne użycie go w celach prywatnych.
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona, począwszy od dnia rozpoczęcia wykorzystywania auta wyłącznie do działalności, aż do dnia zakończenia wykorzystywania go tylko do celów tej działalności. Co powinna zawierać?
Elementy ewidencji przebiegu dla celów odliczenia 100% podatku VAT z faktur za wydatki eksploatacyjne najmowanych samochodów osobowych | |
Lp. | Elementy |
1. | Numer rejestracyjny pojazdu samochodowego |
2. | Dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji |
3. | Stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji |
4. | Wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
– potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem |
5. | Liczba przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji |
Wykorzystanie wyłącznie firmowe wynajmowanego samochodu osobowego oraz spełnienie dodatkowych wymogów w postaci zgłoszenia pojazdu do US na druku VAT-26, sporządzenie regulaminu użytkowania samochodu oraz prowadzenie kilometrówki dla celów VAT uprawnia podatnika nie tylko do odliczenia 100% VAT od wydatków związanych z wynajmowanym pojazdem, ale także do zaliczenia w koszty podatkowe 100% kwoty netto od wydatków eksploatacyjnych.
Krótkoterminowy najem samochodu z zagranicy
Niektórzy przedsiębiorcy szukają ofert krótkoterminowego najmu samochodów osobowych od firm mających siedzibę działalności poza terytorium RP.
Jeżeli miejsce świadczenia usługi najmu występuje poza Polską (miejsce, w którym środki transportu są faktycznie oddawane do dyspozycji usługobiorcy), wówczas polski przedsiębiorca, który jest korzystającym, ma obowiązek zastosować przepisy art. 28j ustawy na potrzeby właściwego opodatkowania podatkiem VAT.
Zgodnie z tym przepisem miejscem świadczenia usług krótkoterminowego wynajmu środków transportu jest miejsce, w którym te środki transportu są faktycznie oddawane do dyspozycji usługobiorcy.
Z kolei miejscem świadczenia usług polegających na wynajmie, innym niż wynajem krótkoterminowy, środków transportu na rzecz podmiotów niebędących podatnikami jest miejsce, gdzie usługobiorca ma:
- siedzibę,
- stałe miejsce zamieszkania,
- zwykłe miejsce pobytu.
Specjalny tryb ustalenia kraju dla celów opodatkowania VAT krótkoterminowego najmu samochodów powoduje, że w niektórych przypadkach korzystający będzie miał do czynienia z importem usług, a w niektórych nie wykaże importu usług, a więc nie będzie zobowiązany do rozliczenia podatku VAT z tytułu tego nabycia.
Przykład 3.
Czynny podatnik VAT ma siedzibę na terytorium Polski i udał się pociągiem w podróż służbową do Czech. Na miejscu wynajął od czeskiej firmy samochód osobowy na 15 dni. Czynny podatnik VAT nie będzie zobligowany do rozliczenia podatku VAT w Polsce z tytułu importu usług z uwagi na to, że przekazanie auta miało miejsce w Czechach, a więc Czechy będą krajem opodatkowania VAT usługi najmu krótkoterminowego.
Przykład 4.
Czynny podatnik VAT ma siedzibę na terytorium Polski. Skorzystał on z oferty krótkoterminowego najmu samochodu osobowego od firmy mającej siedzibę w Niemczech. Najem trwał 11 dni. Samochód został podstawiony pod siedzibę polskiego podatnika. Czynny podatnik VAT będzie zobligowany do rozliczenia podatku VAT w Polsce z tytułu krótkoterminowego najmu samochodu w ramach importu usług z uwagi na to, że przekazanie auta miało miejsce w Polsce.
Na koniec należy podkreślić, że gdy krótkoterminowy najem samochodu trwa dłużej niż 30 dni, wówczas do ustalenia miejsca opodatkowania VAT stosuje się ogólne zasady ustalania tego miejsca, które mówią, że miejscem opodatkowania (świadczenia) VAT jest miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą ma siedzibę działalności gospodarczej albo stałe miejsce prowadzenia działalności, albo miejsce zamieszkania lub pobytu.
Ponadto, jeżeli korzystający zawarł kilka umów najmu i kolejna umowa razem z wcześniejszymi umowami spowodowała przekroczenie 30 dni, wówczas tę umowę, która spowodowała to przekroczenie i kolejne umowy korzystający rozliczy na gruncie VAT według ww. wspomnianych zasad ogólnych ustalania miejsca opodatkowania VAT.
