Krótkoterminowy najem samochodu – jak rozliczyć w firmie?

Przedsiębiorcy coraz częściej wybierają krótkoterminowy najem samochodu jako elastyczne rozwiązanie dla firmowych potrzeb. Dostępność ofert krajowych i zagranicznych sprawia, że jest to opcja warta rozważenia. Jednak z wynajmem pojazdu wiążą się konkretne obowiązki podatkowe. W artykule wyjaśniamy, jak prawidłowo rozliczyć koszty i VAT z tytułu najmu krótkoterminowego!

Umowa najmu a krótkoterminowy najem samochodu

Zgodnie z art. 659 § 1 Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Z kolei w myśl art. 673 § 3 Kodeksu cywilnego jeżeli czas trwania najmu jest oznaczony, zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wypowiedzieć najem w wypadkach określonych w umowie.

Jeżeli czas trwania najmu nie jest oznaczony, a strony nie ustaliły terminów umownych, zastosowanie mają terminy ustawowe (art. 673 § 1–2 Kodeksu cywilnego):

• gdy czynsz jest płatny w odstępach czasu dłuższych niż miesiąc, najem można wypowiedzieć najpóźniej na 3 miesiące naprzód na koniec kwartału kalendarzowego;
• gdy czynsz jest płatny miesięcznie – na miesiąc naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego;
• gdy czynsz jest płatny w krótszych odstępach czasu – na 3 dni naprzód; gdy najem jest dzienny – na 1 dzień naprzód.

W praktyce przy najmie krótkoterminowym, zawieranym na czas oznaczony, terminy te nie znajdą zastosowania – najem można wypowiedzieć tylko w wypadkach wskazanych w umowie. Krótkoterminowy najem samochodu polega na oddaniu najemcy pojazdu do używania przez z góry oznaczony czas w zamian za umówiony czynsz. Po upływie tego okresu najemca zwraca samochód wynajmującemu.

Umowa najmu samochodu może być zawarta na okres:

• długoterminowy,
• średnioterminowy,
• krótkoterminowy.

Krótkoterminowy najem samochodu to konstrukcja umowy najmu skierowana przede wszystkim do przedsiębiorców szukających pojazdu na krótki okres, czyli od 1 dnia do kilku miesięcy. Na gruncie VAT pojęcie najmu krótkoterminowego ma własną, ściśle określoną definicję - do 30 dni (art. 28j ust. 2 ustawy o VAT).

Samochód na krótki okres bywa potrzebny m.in. na wyjazd służbowy, na czas naprawy auta firmowego albo w okresie poszukiwania nowego pojazdu.

Krótkoterminowy najem samochodu a PIT

Wydatki poniesione na krótkoterminowy najem samochodu w działalności gospodarczej podobnie jak przy umowie leasingu operacyjnego, będą mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu przedsiębiorcy. 

Z tytułu korzystania z krótkoterminowego najmu samochodu najemca powinien otrzymać od wynajmującego fakturę, na podstawie której będzie mógł ująć dany wydatek z tego tytułu w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Należy mieć na uwadze jedną bardzo ważną rzecz, prawo do kosztu jest jednak limitowane wartością pojazdu.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 47a Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów nie są opłaty dotyczące samochodu osobowego wynikające z:

• umowy leasingu operacyjnego, 
• umowy najmu, 
• umowy dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze 

– z wyjątkiem opłat z tytułu składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej limit właściwy dla danego pojazdu pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem tej umowy. Od 1 stycznia 2026 roku limit ten wynosi:

• 225 000 zł dla pojazdów elektrycznych i napędzanych wodorem,
• 150 000 zł dla pozostałych samochodów osobowych o emisji CO₂ niższej niż 50 g/km oraz
• 100 000 zł dla pozostałych samochodów osobowych o emisji CO₂ równej 50 g/km lub wyższej.

Wysokość emisji CO₂ ustala się na podstawie danych zawartych w centralnej ewidencji pojazdów. Ograniczenie to nie obejmuje opłat z tytułu składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, które podlegają odrębnemu limitowi z art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o PIT.

Trzeba podkreślić, że w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych na próżno szukać podziału umów najmu na okresy krótkoterminowe, średnioterminowe i długoterminowe w kwestii ustalenia limitu kosztów. Tak więc ww. limity odnoszą się do umów o różnym okresie trwania.

Jeżeli wysokość wydatków na czynsz najmu dotyczy samochodów osobowych o wartości wyższej niż 100 000 zł / 150 000 zł / 225 000 zł, wówczas do kosztów uzyskania przychodów najemca zaliczy wysokość czynszu ustaloną w proporcji do wskazanego limitu. 

Przykład 1.

Czynny podatnik VAT skorzystał z wynajmu samochodu osobowego spalinowego o emisji CO₂ powyżej 50 g/km, o wartości 185 000 zł w ramach najmu krótkoterminowego. Samochód będzie używany w działalności i prywatnie, a więc podatnik będzie mógł odliczyć 50% podatku VAT naliczonego wynikającego z faktury za najem. Wartość czynszu wynosi 2000 zł netto, 460 zł VAT. Jaką kwotę podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? 

W pierwszej kolejności podatnik musi ustalić stosunek wartości samochodu do kwoty 100 000 zł: 

(100 000 zł / 185 000 zł) × 100% = 54,05%

Podstawą jest czynsz netto powiększony o nieodliczoną połowę VAT: 

2000 zł + 50% x 460 zł = 2230 zł

Tę kwotę mnoży się przez ustalony współczynnik: 

54,05% × 2230 zł = 1205,32 zł 

Tak obliczoną wartość podatnik zaksięguje w PKPiR w pozostałych wydatkach w dacie wystawienia faktury.

Przykład 2.

Podatniczka zwolniona podmiotowo z VAT wynajęła samochód osobowy elektryczny o wartości 250 000 zł w ramach najmu krótkoterminowego. Wartość czynszu wynosi 3500 zł. Jaką kwotę może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

W pierwszej kolejności podatniczka musi ustalić stosunek wartości samochodu do kwoty 225 000 zł:

(225 000 zł / 250 000 zł) × 100% = 90%

Następnie obliczoną kwotę współczynnika mnoży przez kwotę czynszu:

90% × 3500 zł = 3150 zł

Tak obliczoną wartość podatniczka zaksięguje w PKPiR w pozostałych wydatkach w dacie wystawienia faktury.

Koszty eksploatacyjne najmowanego samochodu

Przedsiębiorcy korzystający z krótkoterminowego najmu samochodów osobowych muszą pamiętać o tym, że limity kosztowe funkcjonujące w ustawie o PIT odnoszą się także do krótkoterminowego najmu samochodów osobowych. Mówi o tym art. 23 ust. 1 pkt 46a oraz 47 ustawy o PIT.

Przedsiębiorca, który użytkuje samochód osobowy w ramach krótkoterminowego najmu samochodów w działalności i prywatnie, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów tylko 75% wydatków dotyczących jego eksploatacji, przy czym:

• u czynnych podatników VAT 75% dotyczy kwoty netto wydatku + 50% podatku VAT niepodlegającego odliczeniu,
• u podatników zwolnionych z VAT 75% dotyczy kwoty brutto wydatku.

Przedsiębiorca, który użytkuje samochód osobowy w ramach krótkoterminowego najmu samochodów tylko w działalności, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów 100% kwoty netto z faktury dotyczącej wydatków jego eksploatacji, a odliczeniu w tym wypadku podlega pełna kwota podatku VAT wynikająca z danej faktury za te wydatki. Warunkiem jest jednak prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT – jej brak oznacza ustawowe domniemanie użytku mieszanego i limit 75% (art. 23 ust. 5f ustawy o PIT).

Wydatkami eksploatacyjnymi mogą być m.in.:

• wydatki poniesione na zakup paliwa (benzyny, oleju napędowego, LPG) oraz energii elektrycznej do ładowania;
• płyny eksploatacyjne i oleje;
• naprawy i części zamienne;
• koszt mycia i sprzątania pojazdu;
• opłaty parkingowe i autostradowe.

Krótkoterminowy najem samochodu a podatek VAT

Faktura VAT wystawiona przez wynajmującego stanowi podstawę do odliczenia podatku VAT z tytułu najmu pojazdu przez przedsiębiorcę. Trzeba jednak mieć na uwadze, że obowiązujące przepisy dopuszczają jedynie możliwość odliczenia 50% kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur za czynsz i eksploatację samochodu osobowego użytkowanego na podstawie umowy najmu.

Wyjątek stanowi sytuacja, gdy auto będzie zgłoszone do urzędu skarbowego na druku VAT-26, sporządzony zostanie regulamin użytkowania pojazdu w firmie oraz przedsiębiorca będzie prowadził kilometrówkę dla celów VAT. W takim wypadku pojazd musi być używany tylko do celów działalności gospodarczej, nie może zachodzić nawet potencjalne użycie go w celach prywatnych.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona, począwszy od dnia rozpoczęcia wykorzystywania auta wyłącznie do działalności, aż do dnia zakończenia wykorzystywania go tylko do celów tej działalności. Co powinna zawierać?

Wykorzystanie wyłącznie firmowe wynajmowanego samochodu osobowego oraz spełnienie dodatkowych wymogów w postaci zgłoszenia pojazdu do US na druku VAT-26, sporządzenie regulaminu użytkowania samochodu oraz prowadzenie kilometrówki dla celów VAT uprawnia podatnika nie tylko do odliczenia 100% VAT od wydatków związanych z wynajmowanym pojazdem, ale także do zaliczenia w koszty podatkowe 100% kwoty netto od wydatków eksploatacyjnych.

Krótkoterminowy najem samochodu z zagranicy

Niektórzy przedsiębiorcy szukają ofert krótkoterminowego najmu samochodów osobowych od firm mających siedzibę działalności poza terytorium RP.

Jeżeli miejsce świadczenia usługi najmu występuje poza Polską (miejsce, w którym środki transportu są faktycznie oddawane do dyspozycji usługobiorcy), wówczas polski przedsiębiorca, który jest korzystającym, ma obowiązek zastosować przepisy art. 28j ustawy o VAT na potrzeby właściwego opodatkowania podatkiem VAT.

Zgodnie z tym przepisem miejscem świadczenia usług krótkoterminowego wynajmu środków transportu jest miejsce, w którym te środki transportu są faktycznie oddawane do dyspozycji usługobiorcy.

Z kolei miejscem świadczenia usług polegających na wynajmie, innym niż wynajem krótkoterminowy, środków transportu na rzecz podmiotów niebędących podatnikami jest miejsce, gdzie usługobiorca ma:

• siedzibę, 
• stałe miejsce zamieszkania,
• zwykłe miejsce pobytu.

Zasada ta dotyczy wynajmu na rzecz konsumentów; dla przedsiębiorcy będącego podatnikiem przy najmie powyżej 30 dni zastosowanie ma art. 28b ustawy o VAT.

Specjalny tryb ustalenia kraju dla celów opodatkowania VAT krótkoterminowego najmu samochodów powoduje, że w niektórych przypadkach korzystający będzie miał do czynienia z importem usług, a w niektórych nie wykaże importu usług, a więc nie będzie zobowiązany do rozliczenia podatku VAT z tytułu tego nabycia. O tym, czy wystąpi import usług, decyduje jedno kryterium, gdzie samochód został faktycznie przekazany najemcy:

• jeśli poza Polską – importu usług nie ma,
• jeśli w Polsce – najemca rozlicza VAT w kraju.

Przykład 3.

Czynny podatnik VAT ma siedzibę na terytorium Polski i udał się pociągiem w podróż służbową do Czech. Na miejscu wynajął od czeskiej firmy samochód osobowy na 15 dni. Czynny podatnik VAT nie będzie zobligowany do rozliczenia podatku VAT w Polsce z tytułu importu usług z uwagi na to, że przekazanie auta miało miejsce w Czechach, a więc Czechy będą krajem opodatkowania VAT usługi najmu krótkoterminowego. Naliczonego czeskiego VAT nie odliczy w polskim JPK_V7 – o jego zwrot może wystąpić w procedurze VAT-REF.

Przykład 4.

Czynny podatnik VAT ma siedzibę na terytorium Polski. Skorzystał on z oferty krótkoterminowego najmu samochodu osobowego od firmy mającej siedzibę w Niemczech. Najem trwał 11 dni. Samochód został podstawiony pod siedzibę polskiego podatnika. Czynny podatnik VAT będzie zobligowany do rozliczenia podatku VAT w Polsce z tytułu krótkoterminowego najmu samochodu w ramach importu usług z uwagi na to, że przekazanie auta miało miejsce w Polsce. 

Na koniec należy podkreślić, że gdy krótkoterminowy najem samochodu trwa dłużej niż 30 dni, wówczas do ustalenia miejsca opodatkowania VAT stosuje się ogólne zasady ustalania tego miejsca, które mówią, że miejscem opodatkowania (świadczenia) VAT jest miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą ma siedzibę działalności gospodarczej albo stałe miejsce prowadzenia działalności, albo miejsce zamieszkania lub pobytu.

Ponadto, jeżeli korzystający zawarł kilka umów najmu i kolejna umowa razem z wcześniejszymi umowami spowodowała przekroczenie 30 dni, wówczas tę umowę, która spowodowała to przekroczenie i kolejne umowy korzystający rozliczy na gruncie VAT według ww. zasad ogólnych ustalania miejsca opodatkowania VAT.