Poradnik Przedsiębiorcy

Krótkoterminowy najem samochodu w 2019 roku

Coraz częściej wolimy płacić za dostęp do pewnego rodzaju dóbr niż nabywać je na stałe. Odpowiadając na te potrzeby, na rynku dostępnych jest wiele form użytkowania samochodu bez konieczności zakupu. Jedną z nich jest najem krótkoterminowy. W niniejszym artykule przedstawiamy, w jaki sposób rozliczyć krótkoterminowy najem samochodu od strony najemcy.

Na czym polega krótkoterminowy najem samochodu?

Najemca samochodu to osoba używająca go na podstawie innego tytułu prawnego niż prawo własności. Najem to umowa, której przedmiotem jest udostępnienie do korzystania najemcy danego składnika majątku, za co w zamian zobowiązany jest on do uiszczania wynajmującemu z góry określonej opłaty (czynszu). Po zakończeniu okresu, na jaki zawarta została umowa, najemca zwraca samochód wynajmującemu.

Najem pojazdu klasyfikujemy, biorąc pod uwagę czas trwania umowy. Rozróżniamy trzy jego typy, a mianowicie najem:

  • krótkoterminowy,

  • średnioterminowy,

  • długoterminowy.

Krótkoterminowy najem samochodu przeznaczony jest przede wszystkim dla przedsiębiorców potrzebujących pojazdu na krótki okres, np. w podróży służbowej, podczas awarii samochodu będącego własnością przedsiębiorcy, w razie gdy poszukuje on nowego auta i chce przetestować różne marki lub zwiększyć swój prestiż, udając się na spotkanie z ważnym kontrahentem luksusowym samochodem, na którego nabycie na stałe nie może sobie pozwolić ze względów finansowych.

Krótkoterminowy najem samochodu na gruncie podatku dochodowego

Wydatki poniesione na krótkoterminowy najem samochodu użytkowanego w działalności gospodarczej stanowią koszt uzyskania przychodu przedsiębiorcy. Wynajmujący powinien wystawić fakturę, na której podstawie najemca będzie mógł ująć wydatek w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Wraz z 2019 rokiem ustawodawca wprowadził limit rozliczenia umów związanych z najmem samochodów osobowych, w związku z czym osoby prowadzące działalność mają prawo do zaliczenia do kosztów wydatków do limitu 150 000 zł dla samochodów spalinowych i hybrydowych oraz 225 000 zł w odniesieniu do samochodów elektrycznych. Przepisy nie rozróżniają najmu krótkoterminowego, średnioterminowego i długoterminowego w zakresie limitowania kosztów, należy więc założyć, że nowe regulacje odnoszą się do każdego rodzaju najmu.

Opłaty za najem samochodu osobowego o wartości wyższej niż 150 000 zł (odpowiednio 225 000 zł dla samochodów elektrycznych), mogą zatem zostać zaliczone do kosztów podatkowych jedynie w proporcji do wskazanego limitu. W odniesieniu do najmu krótkoterminowego, czyli wówczas, gdy umowa zawierana jest na okres krótszy niż pół roku, wartość auta dla celów podatkowych stanowi wartość przyjęta dla celów ubezpieczenia.

Przykład 1.

Pani Monika korzystająca ze zwolnienia z VAT wynajęła samochód osobowy spalinowy o wartości 200 000 zł w ramach najmu krótkoterminowego. Wartość czynszu wynosi 1000 zł. Jaką kwotę może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

W pierwszej kolejności należy ustalić stosunek wartości samochodu do kwoty 150 000 zł:

(150 000 zł / 200 000) x 100% = 75%

Następnie obliczamy kwotę czynszu możliwą do ujęcia w kosztach podatkowych:

75% x 1000 zł = 750 zł

Koszty eksploatacyjne wynajmowanego samochodu

Od 2019 roku zmianie uległy przepisy dotyczące rozliczenia wydatków związanych z pojazdami osobowymi. W związku z tym przedsiębiorcy użytkujący w działalności samochód na podstawie umowy najmu krótkoterminowego mogą rozliczyć jedynie 75% wydatków na eksploatację tego pojazdu.

Do przykładowych kosztów eksploatacji zaliczyć możemy:

  • wydatki poniesione na zakup paliwa, oleju napędowego, płynów itp.,

  • naprawy i części zamienne,

  • koszt mycia i sprzątania pojazdu.

Dotychczas przedsiębiorcy użytkujący w działalności pojazd w ramach najmu krótkoterminowego zobowiązani byli do prowadzenia kilometrówki. Kilometrówka dla celów podatku dochodowego została zlikwidowana, jednak jak widzimy, w jej miejsce wprowadzono spore ograniczenia rozliczenia kosztów związanych z użytkowaniem wynajmowanego pojazdu.

Krótkoterminowy najem samochodu a podatek VAT

Faktura VAT wystawiona przez wynajmującego stanowi podstawę do odliczenia podatku VAT z tytułu najmu pojazdu przez przedsiębiorcę. Trzeba jednak mieć na uwadze, że obowiązujące przepisy dopuszczają jedynie możliwość odliczenia 50% wydatków na czynsz i eksploatację samochodu osobowego użytkowanego na podstawie umowy najmu.

Wyjątek stanowi sytuacja, gdy auto będzie zgłoszone do urzędu skarbowego na druku VAT-26, sporządzony zostanie regulamin użytkowania pojazdu w firmie oraz przedsiębiorca będzie prowadził kilometrówkę dla celów VAT. W takim wypadku pojazd musi być używany tylko do celów działalności gospodarczej, nie może zachodzić nawet potencjalne użycie go w celach prywatnych.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona począwszy od dnia rozpoczęcia wykorzystywania auta wyłącznie do działalności aż do dnia zakończenia wykorzystywania go tylko do celów tej działalności.

Ewidencja przebiegu dla celów VAT powinna zawierać następujące elementy:

1) numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
2) dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
3) stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
4) wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:

  1. kolejny numer wpisu,
  2. datę i cel wyjazdu,
  3. opis trasy (skąd – dokąd),
  4. liczbę przejechanych kilometrów,
  5. imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem

- potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;

5) liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Wykorzystanie wyłącznie firmowe wynajmowanego samochodu osobowego oraz spełnienie dodatkowych wymogów w postaci zgłoszenia pojazdu do US na druku VAT-26, sporządzenie regulaminu użytkowania samochodu oraz prowadzenie kilometrówki dla celów VAT, uprawnia podatnika nie tylko do odliczenia 100% VAT od wydatków związanych z wynajmowanym pojazdem, ale także do zaliczenia w koszty podatkowe 100% kwoty netto od wydatków eksploatacyjnych.