Poradnik Przedsiębiorcy

Mechanizm podzielonej płatności - jak zapłacić za fakturę?

Od 1 listopada 2019 r. płatność przy zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności stała się obowiązkowa w odniesieniu do dostaw towarów i usług wyszczególnionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT w przypadku transakcji na kwotę co najmniej 15 000 zł. Użycie split payment jest w dalszym ciągu dobrowolne przy większości zakupów, jednak z uwagi na to, że obowiązek zapłaty przy zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności może dotyczyć każdego przedsiębiorcy, warto wiedzieć, jak tego dokonać. W niniejszym artykule omówimy zatem, w jaki sposób zapłacić za fakturę stosując mechanizm podzielonej płatności.

Kiedy przedsiębiorca musi zastosować mechanizm podzielonej płatności?

Dotychczas przedsiębiorcy nabywający towary bądź usługi poza upewnieniem się, że transakcja została zawarta z istniejącym podmiotem, a sama faktura zawiera wszystkie niezbędne dane i dokumentuje faktyczny przebieg transakcji, nie mieli dodatkowych obowiązków. Od niedawna przy dokonywaniu płatności w formie przelewu zobligowani są nie tylko do sprawdzenia, czy numer rachunku sprzedawcy znajduje się na białej liście podatników VAT, lecz także do weryfikacji, czy możliwa jest zapłata za fakturę zwykłym przelewem lub tzw. komunikatem przelewu, a więc w split payment. 

Art. 108a ust. 1a ustawy o VAT
Przy dokonywaniu płatności za nabyte towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy, udokumentowane fakturą, w której kwota należności ogółem stanowi kwotę, o której mowa w art. 19 pkt 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, podatnicy są obowiązani zastosować mechanizm podzielonej płatności”.

Obowiązkowo należy zastosować split payment w przypadku transakcji dotyczących tzw. wrażliwych dostaw towarów oraz świadczenia usług, wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, a więc między innymi przy nabyciu części do samochodu, sprzętu elektronicznego (komputery, dyski twarde, smartfony) czy robót budowlanych, ziemnych, tynkarskich, malarskich.

Obligatoryjne zastosowanie split payment odnosi się do transakcji spełniających łącznie następujące warunki:

  • o równowartości 15 000 zł brutto lub przekraczających tę kwotę,

  • co najmniej jedna pozycja na fakturze dotyczy towaru lub usługi z załącznika nr 15 do ustawy o VAT.

Co więcej, trzeba mieć na uwadze, że nawet jeżeli sprzedawca nie zawrze na fakturze adnotacji „mechanizm podzielonej płatności” (MPP), a zakup w rzeczywistości odnosi się do towarów lub usług z załącznika nr 15, nabywca zobligowany jest dokonać płatności z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności. W praktyce oznacza to, że dokonując zakupów na kwotę powyżej 15 000 zł, przedsiębiorca musi samodzielnie ustalić, czy dana transakcja powinna zostać zrealizowana w systemie split payment. Brak odpowiedniego oznaczenia faktury przez sprzedawcę nie zwalnia bowiem nabywcy z obowiązku zapłaty przez split payment i ewentualnych sankcji w razie zrealizowania płatności w tradycyjny sposób. 

W jaki sposób dokonać płatności w systemie split payment?

Przelew w mechanizmie podzielonej płatności wykonujemy z rachunku bieżącego firmy poprzez użycie specjalnego komunikatu przelewu udostępnionego przez bank lub SKOK, a jego istotą jest podział należności na kwotę netto trafiającą na podstawowy rachunek bankowy sprzedawcy i kwotę VAT – na specjalne subkonto VAT. Przedsiębiorca realizujący płatność w systemie split payment nie musi znać numeru rachunku VAT sprzedawcy, wystarczające jest bowiem wpisanie jego numeru rachunku rozliczeniowego. Płatność zlecona w formie split payment zostanie automatycznie podzielona na kwotę netto i podatek VAT i obie kwoty trafią na odpowiednie konta dostawcy towarów bądź usług, za które dokonujemy płatności. 

Najtrudniejsze dla przedsiębiorców w związku z wprowadzonymi zmianami wydaje się kontrolowanie przez nabywców, czy otrzymane faktury objęte są obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności w odniesieniu do każdej transakcji na kwotę przekraczającą 15 000 zł. Samo wykonanie przelewu nie jest skomplikowane, wymaga jedynie podania większej liczby danych, które musi zawierać komunikat przelewu w systemie split payment niż ma to miejsce w przypadku zlecenia tradycyjnego przelewu. 

W celu wykonania przelewu z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności konieczne jest podanie:

  • kwoty brutto,

  • kwoty podatku VAT,

  • numeru faktury,

  • NIP-u sprzedawcy.

Jak widzimy, wystarczające jest wskazanie kwoty brutto i kwoty VAT, kwota netto zostaje wyliczona automatycznie. Kwota VAT pobierana jest z rachunku VAT, a kwota netto z powiązanego konta firmowego.

W jaki sposób wykonać pierwszą płatność przy braku środków na rachunku VAT?

W przypadku, gdy przedsiębiorca zleca płatność z zastosowaniem split payment, a na rachunku VAT nie ma środków lub są one niewystarczające, bank automatycznie pobierze brakującą kwotę z powiązanego rachunku rozliczeniowego. Jeżeli środki są dostępne na koncie VAT, bank zawsze w pierwszej kolejności przeznacza je na zapłatę kwoty VAT wykazanej w komunikacie przelewu z rachunku VAT.

Faktura korygująca a płatność w mechanizmie podzielonej płatności

Jeżeli do faktury opłaconej przez nabywcę w systemie split payment zostanie wystawiona faktura korygująca zmniejszająca, to wówczas podatnik może dokonać zwrotu całości lub części otrzymanej zapłaty w mechanizmie podzielonej płatności. Aby to zrobić, w miejscu przeznaczonym na NIP dostawcy trzeba wpisać NIP nabywcy. 

Art. 108a ust. 4 ustawy o VAT
W przypadkach określonych w art. 29a ust. 10 pkt 1–3 i ust. 14 zwrot całości albo części zapłaty może być dokonywany przy użyciu komunikatu przelewu, o którym mowa w ust. 3, w którym podatnik w miejsce informacji, o której mowa w ust. 3 pkt 4, wskazuje numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługobiorca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku”.

Split payment a przelewy zbiorcze

Od 1 listopada 2019 r. umożliwiono przedsiębiorcom dokonywanie zbiorczych przelewów przy zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności. Dzięki temu rozwiązaniu podatnicy będą mogli zapłacić jednym komunikatem przelewu za więcej niż jedną fakturę od tego samego sprzedawcy. Zbiorcza zapłata musi jednak odnosić się do wszystkich faktur otrzymanych od danego dostawcy towarów lub usług w okresie nie krótszym niż jeden dzień i nie dłuższym niż jeden miesiąc. Dokonując zbiorczego przelewu w systemie split payment, zamiast numeru faktury należy wpisać okres, za który dokonywana jest płatność.

Split payment na prywatny rachunek bankowy i karta płatnicza

Obowiązkowy split payment w odniesieniu tylko do niektórych transakcji przysporzył przedsiębiorcom wiele problemów. Jednym z nich jest brak możliwości dokonania płatności przy zastosowaniu split payment z prywatnego rachunku bankowego. Subkonto VAT przeznaczone jest wyłącznie dla firmowych rachunków bankowych i analogicznie przedsiębiorca dokonujący płatności nie ma możliwości zastosowania split payment, gdy jest użytkownikiem prywatnego rachunku bankowego typu ROR. Przelew w mechanizmie podzielonej płatności na prywatny rachunek bankowy typu ROR zostanie odrzucony, a płatność nie zostanie zrealizowana. 

Co więcej, aktualnie zapłata w podzielonej płatności jest możliwa jedynie w formie przelewu. Oznacza to, że przedsiębiorcy nie mogą uregulować zobowiązania w systemie split payment, używając karty debetowej lub kredytowej. Ministerstwo Finansów zapewnia, że podejmie kroki, aby w przyszłości możliwa była zapłata w split payment również za pomocą karty płatniczej lub Blika, jednak na ten moment nie ma żadnych konkretnych informacji i trudno przewidzieć, kiedy takie rozwiązania mogłyby się pojawić.

W jaki sposób w systemie wFirma opłacić fakturę kosztową, stosując mechanizm podzielonej płatności?

W związku z wprowadzeniem obowiązkowego split payment dla części transakcji zawieranych pomiędzy firmami system wfirma.pl wdrożył zmiany w aplikacji mające na celu ułatwienie przedsiębiorcom dokonywania płatności przy zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności.

Program został dostosowany do nowych przepisów także z punktu widzenia dostawców. Sprzedawcy dokonujący w ramach swojej działalności dostaw towarów lub świadczący usługi objęte obowiązkowym split payment mają możliwość wystawienia faktury z odpowiednią adnotacją.

W celu wystawienia faktury VAT z adnotacją "Mechanizm podzielonej płatności" należy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ, gdzie należy uzupełnić podstawowe dane faktury. Następnie należy przejść do w podzakładki KSIĘGOWE i w polu SCHEMAT KSIĘGOWY zaznaczyć opcję PODZIELONA PŁATNOŚĆ.

Mechanizm podzielonej płatności - wystawianie faktury

W ten sposób na wydruku faktury zostanie umieszczona adnotacja "Mechanizm podzielonej płatności" . Szczegóły wystawienia takiej faktury opisuje artykuł pomocy: Split payment – jak ująć fakturę z adnotacją i dokonać przelewu w systemie wFirma?