Jakie są wady oraz zalety KSeF dla przedsiębiorcy?

Obowiązkowy KSeF, który wejdzie w życie 1 lutego 2026 roku, to rewolucja w fakturowaniu dla polskich firm. Choć system funkcjonuje już dobrowolnie, nadchodzące zmiany zmuszają przedsiębiorców do analizy. Kluczowe staje się zrozumienie, jakie są wady oraz zalety KSeF i jak przygotować firmę na nowe regulacje.

Sposób wystawiania oraz otrzymywania e-faktur - wady oraz zalety KSeF

Jak wynika z treści art. 106ga ustawy o VAT w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 roku, podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązek nie będzie dotyczył wystawiania faktur:

1. przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2. przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3. przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4. na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5. w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;
6. przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.

W ww. przypadkach podmioty niezobowiązane do korzystania z KSeF będą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

Dalej wskażmy, że w myśl art. 106gb ustawy o VAT – w nadchodzącym brzmieniu – faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego.

Oprogramowanie interfejsowe, o którym mowa w ust. 1, jest dostępne na stronie, której adres jest podany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze, w przypadku:

1. udostępnienia jej nabywcy, o którym mowa w ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, lub
2. użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.

W przypadku gdy nabywca nie jest podatnikiem VAT czynnym, podatnik jest obowiązany zapewnić temu nabywcy dostęp do faktury ustrukturyzowanej, jeżeli nabywca nie zwolni podatnika z tego obowiązku, poprzez:

1. podanie kodu oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury, albo
2. oznaczenie kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, w przypadku gdy faktura jest użyta poza tym systemem.

Zalety Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)

Podstawową zaletą systemu KSeF jest jednolitość rozumiana jako posługiwanie się przez wszystkich podatników tym samym mechanizmem co do wystawiania e-faktur oraz ich przechowywania. Szczególnie w tym drugim zakresie KSeF jawi się jako korzystne rozwiązanie, ponieważ wyłącza obowiązek podatnika gromadzenia i przechowywania faktur.

Wskażmy, że zgodnie z art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W art. 112a ustawy o VAT wskazano, że podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie;
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112 ust. 4 ustawy podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w postaci elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Tymczasem jak wynika z art. 112aa ustawy o VAT, faktury ustrukturyzowane po przesłaniu ich do Krajowego Systemu e-Faktur są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a się nie stosuje.

Pośród pozostałych zalet KSeF można wymienić poprawę płynności wymiany dokumentów pomiędzy przedsiębiorcami, brak konieczności przygotowywania duplikatów faktur czy brak konieczności przesyłania plików JPK FA na żądanie organów podatkowych (plik obejmujący zestawienie faktur).

Wady Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)

KSeF jest zunifikowanym dla wszystkich systemem informatycznym przeznaczonym do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. To z kolei oznacza, że może być podatny na awarie. Choć w ustawie o VAT zostaną przewidziane mechanizmy wystawiania faktur na wypadek awarii systemu (art. 106ne-106nh ustawy o VAT), to jednak wśród wad można wymienić właśnie podatność na przerwy w działaniu systemu, co będzie oddziaływać na wszystkich podatników korzystających z KSeF.

Ponadto system KSeF wiąże się z wprowadzeniem wielu nowych jednostek redakcyjnych do samej ustawy o VAT oraz wydaniem przepisów wykonawczych. Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia:

1. rodzaje uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
2. sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur oraz wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu tych uprawnień;
3. sposoby uwierzytelnienia podmiotów korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur.

Ponadto zgodnie z art. 106s ustawy o VAT minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, uwzględniając:

1. specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą i rodzajem czynności wymagających udokumentowania;
2. konieczność zapewnienia szczególnych sposobów dokumentowania czynności przez podatników;
3. możliwości techniczno-organizacyjne związane z dokumentowaniem czynności przez podatników;
4. konieczność przeciwdziałania nadużyciom związanym z unikaniem prawidłowego dokumentowania czynności przez podatników.

Wśród wad można także wskazać na fakt, że podatnicy muszą dokonać wdrożenia KSeF w swoich systemach księgowych. Konieczne jest również przeszkolenie personelu oraz uzyskanie uwierzytelnienia do wystawiania e-faktur. Wszystko to wiąże się z dodatkowymi kosztami po stronie przedsiębiorców.

Reasumując, należy wskazać, że pomimo wskazanych wad oraz zalet system KSeF od 2026 roku będzie obligatoryjny. Z pewnością będzie to rewolucyjna zmiana, jeżeli chodzi o fakturowanie zdarzeń gospodarczych. Praktyka obrotu gospodarczego pokaże, na ile omawiane wady oraz zalety potwierdzą się w rzeczywistości.