Co miesiąc płatnicy składek mają obowiązek rozliczenia składek ZUS. W tym celu muszą wygenerować deklaracje rozliczeniowe. Wśród nich wyróżniamy formularz główny ZUS DRA oraz formularze imienne - ZUS RCA i ZUS RSA. Jak wykazać w deklaracjach zwolnienie lekarskie pracownika, który zachorował?
Deklaracje rozliczeniowe
Każdorazowo, co miesiąc, obowiązkiem płatników składek jest przekazanie do ZUS-u deklaracji rozliczeniowej. Płatnicy mają na to czas:
- do 5. dnia następnego miesiąca – dla jednostek i zakładów budżetowych;
- do 15. dnia następnego miesiąca – dla płatników posiadających osobowość prawną, dotyczy to m.in. spółek akcyjnych, spółek z o.o., spółdzielni, stowarzyszeń i fundacji;
- do 20. dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników składek, chodzi tu o przedsiębiorców opłacających wyłącznie składki na własne ubezpieczenia, przedsiębiorców i inne podmioty nieposiadające osobowości prawnej zatrudniające innych ubezpieczonych, w tym spółki osobowe (spółka: cywilna, jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna, wspólnik jednoosobowej spółki z o.o.).
Wśród dokumentów rozliczeniowych, które należy przekazać do ZUS-u, wyróżniamy ZUS DRA. Jest to miesięczna deklaracja rozliczeniowa służąca do rozliczenia wszystkich składek i świadczeń wypłaconych w danym miesiącu. Do ZUS DRA należy załączyć raporty imienne:
- ZUS RCA - w tym raporcie wykazywane są należne składki i wypłacone świadczenia z tytułu ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego. Raport ten dotyczy pracowników podlegających pełnym ubezpieczeniom społecznym.
- ZUS RSA - jest to raport, który załącza się do deklaracji ZUS DRA jedynie wtedy, kiedy pracownicy otrzymują świadczenia lub występuje przerwa w opłacaniu składek, np. zwolnienie lekarskie pracownika lub urlop bezpłatny.
Zwolnienie lekarskie pracownika
Pracownik przebywający na zwolnieniu przez pierwsze 33 dni choroby w ciągu roku kalendarzowego otrzymuje wynagrodzenie chorobowe od pracodawcy (przez pierwsze 14 dni w przypadku osób, które ukończyły 50 lat). Po tym czasie, jeśli nadal choruje, otrzymuje zasiłek chorobowy od pracodawcy lub z ZUS-u, jeżeli pracodawca nie jest płatnikiem zasiłków.
Zwolnienie lekarskie pracownika a składki ZUS
Obowiązkiem pracodawcy jest odprowadzanie do ZUS-u składek ubezpieczeniowych za pracownika (społecznych i zdrowotnych). Naliczane są one od podstawy wymiaru, czyli przychodu pracownika. Ustalając podstawę wymiaru składek społecznych, nie należy brać pod uwagę wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłków (art. 18 ust. 2i, art. 20 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Wynagrodzenie i zasiłek chorobowy nie stanowią również podstawy wymiaru składek na FP i FGŚP. Z kolei wynagrodzenie chorobowe stanowi podstawę składek na ubezpieczenie zdrowotne (art. 81 ust. 1 ustawy świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych).
Zwolnienie lekarskie pracownika w deklaracji rozliczeniowej
Zwolnienie lekarskie pracownika należy wykazać w raporcie imiennym ZUS RSA załączonym do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, ponieważ czas choroby jest przerwą w opłacaniu składek ubezpieczeniowych.
Wynagrodzenie chorobowe (za pierwsze 33 lub odpowiednio 14 dni choroby) wykazywane jest w raporcie ZUS RSA:
- jako kod świadczenia/przerwy należy wpisać “331”,
- należy również wpisać liczbę dni zasiłkowych oraz
- kwotę wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia chorobowego.
Zasiłek chorobowy również wykazywany jest w raporcie ZUS RSA:
- zasiłek chorobowy wypłacany przez pracodawcę, który jest płatnikiem:
- jako kod świadczenia/przerwy należy wpisać “313”,
- należy wpisać liczbę dni zasiłkowych oraz
- kwotę wypłaconego pracownikowi zasiłku chorobowego;
- zasiłek chorobowy wypłacany przez ZUS:
- jako kod świadczenia/przerwy należy wpisać “313”,
- nie należy wpisywać liczby dni zasiłkowych oraz
- w polu “kwota” należy wpisać “0,00” lub pozostawić pole puste.
Jeżeli zasiłek chorobowy wypłaca ZUS, imienny raport ZUS RSA powinien zostać złożony za miesiąc, w którym pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim, niezależnie od tego, czy pracownik otrzymał już zasiłek z ZUS-u.
Jeżeli pracownik w danym miesiącu otrzymał zarówno wynagrodzenie za czas pracy, jak i wynagrodzenie chorobowe, zwolnienie lekarskie należy wykazać w raporcie ZUS RSA. Natomiast w raporcie ZUS RCA należy wykazać składki na ubezpieczenie społeczne naliczane jedynie od wynagrodzenia za czas pracy oraz składkę na ubezpieczenie zdrowotne naliczaną od sumy wynagrodzenia za czas pracy i wynagrodzenia chorobowego.
Pracownik, który w danym miesiącu otrzymał wynagrodzenie chorobowe, powinien zostać wykazany w dwóch raportach imiennych - ZUS RCA i ZUS RSA (od wynagrodzenia chorobowego naliczana jest składka zdrowotna, którą należy wykazać w raporcie ZUS RCA). Dwa raporty imienne należy przesłać również wtedy, kiedy w jednym miesiącu zostanie wypłacone zarówno wynagrodzenie chorobowe, jak i zasiłek chorobowy.
Zwolnienie lekarskie pracownika będącego w okresie wyczekiwania a deklaracje rozliczeniowe
Może się zdarzyć, że pracownik będący w tzw. okresie wyczekiwania pójdzie na zwolnienie. Jednak wówczas pracownikowi nie przysługują świadczenia z tytułu choroby. Przerwę w opłacaniu składek pracownika na zwolnieniu w okresie wyczekiwania należy wykazać w raporcie ZUS RSA z kodem “151”.
Przykład 1.
Pani Monika od sierpnia przebywa na zwolnieniu lekarskim. 18 września wróciła do pracy. Za okres od 1 do 10 września otrzymała wynagrodzenie chorobowe, natomiast za okres od 11 do 17 września otrzymała zasiłek chorobowy płatny przez pracodawcę. Wynagrodzenie za wrzesień zostało wypłacone 10 października. Do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA za październik należy załączyć:
- raport imienny ZUS RCA z wykazanymi składkami:
- na ubezpieczenie społeczne, FP i FGŚP naliczanymi od wynagrodzenia za czas pracy;
- na ubezpieczenie zdrowotne naliczaną od sumy wynagrodzenia za czas pracy i wynagrodzenia chorobowego;
- raport imienny ZUS RSA z kodem “331” za okres od 1.09 do 10.09 i kwotą wypłaconego wynagrodzenia chorobowego;
- raport imienny ZUS RSA z kodem “313” za okres od 11.09 do 17.09 i kwotą wypłaconego zasiłku chorobowego.
Przykład 2.
Pan Wojciech cały lipiec przebywał na zwolnieniu lekarskim. Za okres od 1 do 3 lipca otrzymał wynagrodzenie chorobowe 10 sierpnia. Z kolei za okres od 4 do 31 lipca ZUS wypłacił mu zasiłek chorobowy.
Wynagrodzenie chorobowe pana Wojciecha powinno zostać wykazane w raporcie ZUS RSA za sierpień wraz z kodem “331”, okresem i kwotą wynagrodzenia. Dodatkowo za sierpień za pana Wojciecha powinien zostać wypełniony raport ZUS RCA z kwotą składki zdrowotnej naliczonej od wynagrodzenia chorobowego.
Z kolei zasiłek chorobowy, w związku z tym, że został wypłacony przez ZUS, powinien zostać wykazany w raporcie ZUS RSA za lipiec wraz z kodem “313” i okresem zasiłku. Pole “kwota” można zostawić puste lub wpisać “0,00”.
Podsumowując, wynagrodzenie chorobowe oraz zasiłek wykazuje się zawsze na raporcie ZUS RSA. Natomiast dodatkowo w przypadku wygrodzenia chorobowego, zawsze należy wykazać podstawę naliczenia składki zdrowotnej oraz samą składkę w raporcie ZUS RCA.
