Poradnik Przedsiębiorcy

Zwolnienie lekarskie pracownika a deklaracje rozliczeniowe

Co miesiąc płatnicy składek mają obowiązek rozliczenia składek ZUS. W tym celu muszą wygenerować deklaracje rozliczeniowe. Wśród nich wyróżniamy formularz główny ZUS DRA oraz formularze imienne - ZUS RCA, ZUS RZA i ZUS RSA. Jak wykazać w deklaracjach zwolnienie lekarskie pracownika, który zachorował?

Deklaracje rozliczeniowe

Każdorazowo, co miesiąc, obowiązkiem płatników składek jest przekazanie do ZUS-u deklaracji rozliczeniowej. Płatnicy mają na to czas:

  • do 5. dnia kolejnego miesiąca - dotyczy to jednostek i zakładów budżetowych oraz gospodarstw pomocniczych,

  • do 10. dnia kolejnego miesiąca - tyle czasu mają osoby fizyczne opłacające składki jedynie za siebie,

  • do 15. dnia kolejnego miesiąca - pozostali płatnicy.

Wśród dokumentów rozliczeniowych, które należy przekazać do ZUS-u, wyróżniamy ZUS DRA. Jest to miesięczna deklaracja rozliczeniowa służąca do rozliczenia wszystkich składek i świadczeń wypłaconych w danym miesiącu. Do ZUS DRA należy załączyć raporty imienne:

  • ZUS RCA - w tym raporcie wykazywane są należne składki i wypłacone świadczenia z tytułu ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego. Raport ten dotyczy pracowników podlegających pełnym ubezpieczeniom społecznym.

  • ZUS RZA - raport ten zawiera należne składki w przypadku, gdy pracownik podlega jedynie ubezpieczeniu zdrowotnemu.

  • ZUS RSA - jest to raport, który załącza się do deklaracji ZUS DRA jedynie wtedy, kiedy pracownicy otrzymują świadczenia lub występuje przerwa w opłacaniu składek, np. zwolnienie lekarskie pracownika lub urlop bezpłatny.

Uwaga!

Jeżeli płatnik składek prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i nie zatrudnia pracowników, do ZUS-u musi złożyć jedynie ZUS DRA, bez raportów imiennych.

Zwolnienie lekarskie pracownika

Pracownik ma 7 dni na dostarczenie pracodawcy zwolnienia lekarskiego. Niedługo ma to ulec zmianom, od 1 lipca 2018 roku będą bowiem obowiązywały tylko elektroniczne zwolnienia lekarskie, które pracodawca będzie mógł pobrać z platformy PUE.

Pracownik przebywający na zwolnieniu przez pierwsze 33 dni choroby w ciągu roku kalendarzowego otrzymuje wynagrodzenie chorobowe od pracodawcy (przez pierwsze 14 dni w przypadku osób, które ukończyły 50 lat). Po tym czasie, jeśli nadal choruje, otrzymuje zasiłek chorobowy od pracodawcy lub z ZUS-u, jeżeli pracodawca nie jest płatnikiem zasiłków.

Zwolnienie lekarskie pracownika a składki ZUS

Obowiązkiem pracodawcy jest odprowadzanie do ZUS-u składek ubezpieczeniowych za pracownika (społecznych i zdrowotnych). Naliczane są one od podstawy wymiaru, czyli przychodu pracownika. Ustalając podstawę wymiaru na składki społeczne, nie należy brać pod uwagę  wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłków (art. 18 ust. 2i, art. 20 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Wynagrodzenie i zasiłek chorobowy nie stanowią również podstawy wymiaru składek na FP i FGŚP. Z kolei wynagrodzenie chorobowe stanowi podstawę składek na ubezpieczenie zdrowotne (art. 81 ust. 1 ustawy świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych).

Uwaga!

Wynagrodzenie chorobowe wchodzi do podstawy wymiaru składki zdrowotnej.

Zwolnienie lekarskie pracownika w deklaracji rozliczeniowej

Zwolnienie lekarskie pracownika należy wykazać w raporcie imiennym ZUS RSA załączonym do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, ponieważ czas choroby jest przerwą w opłacaniu składek ubezpieczeniowych.

Wynagrodzenie chorobowe (za pierwsze 33 lub odpowiednio 14 dni choroby) wykazywane jest w raporcie ZUS RSA:

  • jako kod świadczenia/przerwy należy wpisać “331”,

  • należy również wpisać liczbę dni zasiłkowych oraz

  • kwotę wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia chorobowego.

Zasiłek chorobowy również wykazywany jest w raporcie ZUS RSA:

  • zasiłek chorobowy wypłacany przez pracodawcę, który jest płatnikiem:

    • jako kod świadczenia/przerwy należy wpisać “313”,

    • należy wpisać liczbę dni zasiłkowych oraz

    • kwotę wypłaconego pracownikowi zasiłku chorobowego;

  • zasiłek chorobowy wypłacany przez ZUS:

    • jako kod świadczenia/przerwy należy wpisać “313”,

    • należy wpisać liczbę dni zasiłkowych oraz

    • w polu “kwota” należy wpisać “0,00” lub pozostawić pole puste.

Jeżeli zasiłek chorobowy wypłaca ZUS, imienny raport ZUS RSA powinien zostać złożony za miesiąc, w którym pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim, niezależnie od tego, czy pracownik otrzymał już zasiłek z ZUS-u.

Uwaga!

Wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy wypłacony przez pracodawcę należy wykazać w raporcie ZUS RSA sporządzonym za miesiąc, w którym pracownik otrzymał to świadczenie.

W związku z tym, że od wynagrodzenia chorobowego odliczana jest składka zdrowotna, należy ją wykazać w raporcie ZUS RCA.

Jeżeli pracownik w danym miesiącu otrzymał zarówno wynagrodzenie za czas pracy, jak i wynagrodzenie chorobowe, zwolnienie lekarskie należy wykazać w raporcie ZUS RSA. Natomiast w raporcie ZUS RCA należy wykazać składki na ubezpieczenie społeczne naliczane jedynie od wynagrodzenia za czas pracy oraz składkę na ubezpieczenie zdrowotne naliczaną od sumy wynagrodzenia za czas pracy i wynagrodzenia chorobowego.

Pracownik, który w danym miesiącu otrzymał wynagrodzenie chorobowe, powinien zostać wykazany w dwóch raportach imiennych - ZUS RCA i ZUS RSA (od wynagrodzenia chorobowego naliczana jest składka zdrowotna, którą należy wykazać w raporcie ZUS RCA). Dwa raporty imienne należy przesłać również wtedy, kiedy w jednym miesiącu zostanie wypłacone zarówno wynagrodzenie chorobowe, jak i zasiłek chorobowy.

Uwaga!

Jeżeli w danym miesiącu pracownik otrzymał tylko zasiłek chorobowy, należy sporządzić za niego jedynie raport ZUS RSA.

Zwolnienie lekarskie pracownika będącego w okresie wyczekiwania a deklaracje rozliczeniowe

Może się zdarzyć, że pracownik będący w tzw. okresie wyczekiwania wręczy pracodawcy L4. Jednak wówczas pracownikowi nie przysługują świadczenia z tytułu choroby. Przerwę w opłacaniu składek pracownika na zwolnieniu w okresie wyczekiwania należy wykazać w raporcie ZUS RSA z kodem “151”.

Przykład 1.

Pani Monika od sierpnia przebywa na zwolnieniu lekarskim. 18 września wróciła do pracy. Za okres od 1 do 10 września otrzymała wynagrodzenie chorobowe, natomiast za okres od 11 do 17 września otrzymała zasiłek chorobowy płatny przez pracodawcę. Wynagrodzenie za wrzesień zostało wypłacone 10 października. Do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA za październik należy załączyć:

  • raport imienny ZUS RCA z wykazanymi składkami:

    • na ubezpieczenie społeczne, FP i FGŚP naliczanymi od wynagrodzenia za czas pracy;

    • na ubezpieczenie zdrowotne naliczaną od sumy wynagrodzenia za czas pracy i wynagrodzenia chorobowego;

  • raport imienny ZUS RSA z kodem “331” za okres od 1.09.2018 do 10.09.2018 i kwotą wypłaconego wynagrodzenia chorobowego;

  • raport imienny ZUS RSA z kodem “313” za okres od 11.09.2018 do 17.09.2018 i kwotą wypłaconego zasiłku chorobowego.

Przykład 2.

Pan Wojciech cały lipiec przebywał na zwolnieniu lekarskim. Za okres od 1 do 3 lipca otrzymał wynagrodzenie chorobowe 10 sierpnia. Z kolei za okres od 4 do 31 lipca ZUS wypłacił mu zasiłek chorobowy.

Wynagrodzenie chorobowe pana Wojciecha powinno zostać wykazane w raporcie ZUS RSA za sierpień wraz z kodem “331”, okresem i kwotą wynagrodzenia. Dodatkowo za sierpień za pana Wojciecha powinien zostać wypełniony raport ZUS RCA z kwotą składki zdrowotnej naliczonej od wynagrodzenia chorobowego.

Z kolei zasiłek chorobowy, w związku z tym, że został wypłacony przez ZUS, powinien zostać wykazany w raporcie ZUS RSA za lipiec wraz z kodem “313” i okresem zasiłku. Pole “kwota” można zostawić puste lub wpisać “0,00”.