Członkowie zarządu podpisują różnego rodzaju umowy na świadczenie usług lub świadczenie pracy na rzecz spółki, w której sprawują także inne funkcje. Wiele osób wchodzących w skład zarządu prowadzi swoją działalność gospodarczą. Za jej pośrednictwem chce świadczyć usługi na rzecz spółki, w której występują także w zarządzie. Jest zatem dozwolone świadczenie usług dla spółki z o.o. przez członka zarządu. Jakie jednak formy świadczenia usług są dostępne dla członka zarządu? Czy może on świadczyć usługi za pomocą prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej? Na te i wiele innych pytań odpowiedziano w niniejszej publikacji.
Członek zarządu a zarząd
W rozdziale 3 Ustawy z dnia 15 września 2000 roku – Kodeks spółek handlowych (Dz.U. z 2022 r. poz. 1467 z późn. zm., zwanej dalej ustawą ksh) prawodawca określił charakter i zadania towarzyszące osobie pełniącej funkcję członka zarządu.
Członek zarządu to osoba powołana przez wspólników na drodze uchwały wspólników. Członek zarządu zostaje powołany do jednego z organów spółki, zwanego zarządem spółki.
Z kolei zarząd spółki prowadzi sprawy spółki i ją reprezentuje. Zarząd składa się z jednego albo większej liczby członków. Do zarządu mogą być powołane osoby spośród wspólników lub spoza ich grona. Członek zarządu jest powoływany i odwoływany uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Uchwała wspólników lub umowa spółki mogą określać wymagania, jakie powinni spełniać kandydaci na stanowisko członka zarządu.
Kilka podstawowych cech członka zarządu zaprezentowano w poniższej tabeli.
Cechy członka zarządu w myśl ustawy o ksh | |
Lp. | Cecha |
1. | Członek zarządu jest powoływany i odwoływany uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej |
2. | Każdy członek zarządu ma prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki |
3. | Każdy członek zarządu może prowadzić bez uprzedniej uchwały zarządu sprawy nieprzekraczające zakresu zwykłych czynności spółki, a także odwołać prokurę |
4. | Uchwała wspólników lub umowa spółki może określać, że członek zarządu jest powoływany przez radę nadzorczą po przeprowadzeniu postępowania kwalifikacyjnego |
5. | Członek zarządu nie może bez zgody spółki zajmować się interesami konkurencyjnymi ani też uczestniczyć w spółce konkurencyjnej jako wspólnik spółki cywilnej, spółki osobowej lub jako członek organu spółki kapitałowej bądź uczestniczyć w innej konkurencyjnej osobie prawnej jako członek organu. Zakaz ten obejmuje także udział w konkurencyjnej spółce kapitałowej w przypadku posiadania przez członka zarządu co najmniej 10% udziałów lub akcji tej spółki albo prawa do powołania co najmniej jednego członka zarządu |
6. | Członek zarządu może być w każdym czasie odwołany uchwałą wspólników. Nie pozbawia go to roszczeń ze stosunku pracy lub innego stosunku prawnego dotyczącego pełnienia funkcji członka zarządu |
7. | Jeżeli w wyniku rezygnacji członka zarządu żaden mandat w zarządzie nie byłby obsadzony, członek zarządu składa rezygnację wspólnikom, zwołując jednocześnie zgromadzenie wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Zaproszenie na zgromadzenie wspólników zawiera także oświadczenie o rezygnacji członka zarządu. Rezygnacja jest skuteczna z dniem następującym po dniu, na który zwołano zgromadzenie wspólników |
Członek zarządu może współpracować ze spółką z o.o. na kilka sposobów
Członek zarządu może wykonywać swoją pracę w oparciu o kilka możliwych umów.
Pierwszą, można by rzec – podstawową formą wykonywania obowiązków wobec spółki, jest uchwała powołania. Członek zarządu zostaje powołany do pełnienia swojej funkcji w zarządzie spółki.
Inną formą współpracy pomiędzy spółką a członkiem zarządu jest jego zatrudnienie na umowę o pracę. Podlega on wówczas nie tylko ustawie o ksh, ale także Kodeksowi pracy. Niezwykle ważną kwestią w tym wypadku jest to, iż zakres czynności wchodzących w skład stosunku pracy musi różnić się od zakresu obowiązków przynależnych do charakteru stanowiska jako członka zarządu.
Warto zaznaczyć, iż Kodeks pracy wyróżnia członków zarządu pod względem poziomu uprawnień, do których niestety nie będą mieli dostępu tak jak tradycyjni pracownicy. Są to m.in. nieprzerwany odpoczynek przynajmniej 11 godzin w ciągu jednej doby, ograniczenie tygodniowego czasu pracy (także w nocy do 8 godzin na dobę) czy też wynagrodzenie za nadgodziny.
Członek zarządu w spółce z o.o. może świadczyć usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej, jaką jest umowa zlecenie. Przez umowę zlecenie przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie. Co ważne, przyjmujący zlecenie może bez uprzedniej zgody dającego zlecenie odstąpić od wskazanego przez niego sposobu wykonania zlecenia, jeżeli nie ma możności uzyskania jego zgody, a zachodzi uzasadniony powód do przypuszczenia, że dający zlecenie zgodziłby się na zmianę, gdyby wiedział o istniejącym stanie rzeczy.
Umowa zlecenie z członkiem zarządu umożliwia swobodniejsze podejście do relacji zawodowych zleceniodawca–zleceniobiorca aniżeli pracodawca–pracownik przy umowie o pracę w związku z wykonywanymi obowiązkami. Czas wykonywania zlecenia nie jest reglamentowany. Wynagrodzenie może być ustalone w dowolnej rynkowej wysokości.
Jeszcze inną formą współpracy pomiędzy spółką z o.o. a członkiem zarządu jest kontrakt menedżerski. Charakteryzuje go to, iż wykonuje go członek zarządu posiadający kwalifikacje do zarządzania spółką. Odmiennie do umowy o pracę nie podlega on w sferze zawodowej kierownictwu spółki. Swoboda zawierania tego typu umów pozwala m.in. dokładnie skonkretyzować zadania do wykonania, warunki zatrudnienia, stopień odpowiedzialności i wiele innych.
Czy świadczenie usług dla spółki z o.o. przez członka zarządu jest dozwolone?
Zupełnie inną możliwością współpracy pomiędzy członkiem zarządu a spółką z o.o., która może pojawić się w spółkach z o.o., jest świadczenie usługi przez firmę należącą do członka zarządu na rzecz spółki. Krótko mówiąc, członek zarządu wykonuje usługę dla spółki, prowadząc swoją działalność gospodarczą.
W tym miejscu ponownie należy przypomnieć aspekt wykonywanych zadań. Członek zarządu nie może bowiem świadczyć usług w ramach prowadzonej działalności, które zawierają zadania pokrywające się z zadaniami wykonywanymi na rzecz spółki w ramach np. powołania.
Dlatego w nawiązanej umowie współpracy trzeba precyzyjnie dookreślić zadania, jakie wykonuje członek zarządu poprzez swoją firmę na rzecz spółki.
Warto więc przyjrzeć się bliżej zagadnieniu oraz temu, w jaki sposób na owe świadczenie usług zapatrują się organy podatkowe.
Świadczenie usług dla spółki z o.o. przez członka zarządu - usługi doradcze
Świadczenie usług na rzecz spółki przez członka zarządu w ramach jego działalności gospodarczej jest nierzadkim zjawiskiem. Jeden z takich przypadków był przedmiotem interpretacji indywidualnej wydanej przez KIS 1 czerwca 2020 roku o sygn. 0112-KDWL.4011.5.2020.1.DK.
Członek zarządu wykonywał na mocy uchwały powołania zadania takie jak:
- reprezentowanie spółki zgodnie z zasadami zawartymi w Kodeksie spółek handlowych oraz uczestnictwo w posiedzeniach zarządu,
- kształtowanie strategii spółki i podejmowanie decyzji odnośnie jej realizacji, a także współudział w opracowywaniu długoterminowych planów działalności,
- identyfikacja, usuwanie zauważonych usterek i wadliwości w procesie organizacji działalności spółki,
- zawieranie umów w imieniu spółki z kontrahentami, pracownikami i innymi osobami trzecimi, prowadzenie rozmów i wsparcie w negocjacjach z dostawcami spółek.
Ponadto członek zarządu zawiązał umowę współpracy i świadczy usługi doradcze na rzecz spółki z o.o. za pomocą swojej działalności w zakresie profesjonalnych usługi doradczych na płaszczyźnie sprzedaży, działalności marketingowej i promocyjno-reklamowej poprzez wymienione niżej zadania:
- optymalizację struktury organizacyjnej Pionu Sprzedaży i Marketingu w zależności od zmieniającej się sytuacji rynkowej,
- badanie aktywności i efektywności sprzedawców, przygotowywanie celów jakościowych i ilościowych dla poszczególnych członków Pionu Sprzedaży. weryfikację wykonania celów,
- tworzenie planów marketingowych, promocji, reklamy oraz ekspozycji produktów spółki,
- przygotowywanie analiz rynku dla celów marketingu i sprzedaży (badanie rynku na zapotrzebowanie na dotychczasowe i potencjalne produkty spółki, identyfikacja i analiza istniejących na rynku trendów oraz badanie przewidywanych zmian w tendencjach rynkowych, analiza raportów rynkowych dotyczących potencjału rynku opakowań, analiza strategii rynkowych konkurencji),
- konsultacje w zakresie tworzenia materiałów reklamowych i marketingowych spółki,
- wsparcie w przygotowaniu budżetu Pionu Sprzedaży i Marketingu, planowaniu i optymalizacji kosztów,
- konsultacje w zakresie przestrzegania ustaleń zawartych w dokumentacji systemowej w zakresie wymagań FSO, BRC oraz ISO 15378 przez Pion Sprzedaży i Marketingu,
- konsultacje w zakresie polityki kadrowej i płacowej Pionu Sprzedaży i Marketingu, wsparcie w rekrutacjach,
- wsparcie w zakresie systemów premiowych i pomoc w rozliczaniu wyników,
- wsparcie w prezentacji spółki podczas audytów przeprowadzanych przez klientów,
- organizacja spotkań w spółce w zakresie dotyczących wdrożeń klientów i implementacji nowego biznesu,
- wsparcie we wdrożeniach klientów,
- wsparcie w procesie ofertowania i obsłudze wybranych klientów,
- doradztwo strategiczne w odniesieniu do marketingu i rynku reklamy,
- wsparcie w zakresie działań mających na celu zwiększenie sprzedaży i obrotów w celu polepszenia wyników finansowych spółki, w tym zapewnienia wzrostu wskaźnika EBIDTA.
Zadania wynikające zarówno z powołania, jak i związane z zawartą umową są różne. Ponadto członek zarządu nadal będzie ponosił odpowiedzialność wobec spółki oraz osób trzecich za rezultat czynności realizowanych poprzez swoją działalność gospodarczą oraz nie będzie wykonywał umowy o świadczenie usług doradczych pod kierownictwem.
Dyrektor KIS uznał, iż konstrukcja zadań w powyższym kształcie powoduje, iż przychód członka zarządu z umowy o współpracę ze świadczonych usług na rzecz spółki powinien być zaklasyfikowany jako przychód z działalności gospodarczej.
Świadczenie usług dla spółki z o.o. przez członka zarządu - usługi marketingowe
Świadczenie usług marketingowych na rzecz spółki przez członka zarządu w ramach jego działalności gospodarczej było przedmiotem interpretacji indywidualnej wydanej przez KIS 23 września 2021 roku o sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.620.2021.1.ID.
Członek zarządu I w przedmiotowej sprawie realizuje jako prezes zarządu poniższe obowiązki:
- ustala kierunki działania i rozwoju spółki,
- reprezentuje spółkę na spotkaniach, negocjacjach i w organizacjach branżowych w celu budowania wizerunku spółki,
- reprezentuje spółkę w ramach działania innych organizacji branżowych i biznesowych,
- podejmuje wszelkie inne działania niezastrzeżone dla innych członków zarządu.
Członek zarządu II w przedmiotowej sprawie realizuje poniższe obowiązki:
- rozwój i stabilizację procesów spółki,
- zarządzanie zmianą i adaptacją procesów spółki.
Członek zarządu III w przedmiotowej sprawie wykonuje poniższe obowiązki:
- przygotowanie budżetów, prognoz, planów finansowych,
- nadzór nad kontaktami z biurem rachunkowym przez pracowników spółki,
- kontakt z kancelariami prawnymi i podatkowymi,
- reprezentacja spółki na spotkaniach i negocjacjach oraz w działalności innych organizacji,
- podejmowanie kluczowych decyzji inwestycyjnych.
Członkowie zarządu zostali powołani na swoje stanowiska uchwałami Zgromadzenia Wspólników, a za pełnioną funkcję otrzymują wynagrodzenie.
Niezależnie od powyższego członkowie zarządu prowadzą odrębnie indywidualne działalności gospodarcze, w ramach których świadczą określone usługi na rzecz spółki. Wskazane usługi mają charakter usług eksperckich i nie są wykonywane w ramach stosunku powołania, o którym była mowa wyżej.
Członek zarządu I wykonuje w ramach prowadzonej działalności gospodarczej na rzecz spółki usługi takie jak pośrednictwo w zakresie sprzedaży, w tym w szczególności:
- kontakt z potencjalnymi klientami spółki,
- obsługa narzędzi sprzedażowych i marketingowych,
- przygotowanie artykułów i treści (copywriting) na strony internetowe i portale społecznościowe spółki,
- tworzenie programów komputerowych:
- tworzenie, rozwijanie, ulepszanie i testowanie programów komputerowych,
- wykonanie i wydanie kodu oprogramowania, przygotowywanie opracowań i analiz oraz świadczenie usług informatycznych.
Z kolei członek zarządu II w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wykonuje na rzecz spółki poniższe usługi:
- przeprowadzanie szkoleń technicznych i personalnych,
- przeprowadzanie badań i analiz rynku,
- przygotowanie artykułów i treści (copywriting) na strony internetowe i portale społecznościowe spółki,
- obsługa portali społecznościowych,
- tworzenie programów komputerowych
- tworzenie, rozwijanie, ulepszanie i testowanie programów komputerowych,
- wykonanie i wydanie kodu oprogramowania, przygotowywanie opracowań i analiz oraz świadczenie usług informatycznych.
Natomiast członek zarządu III w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wykonuje na rzecz spółki poniższe usługi:
- nadzór nad infrastrukturą techniczną spółki,
- nadzór nad usługami w chmurach, z których korzysta spółka,
- przeprowadzanie szkoleń technicznych dla pracowników i współpracowników spółki,
- przygotowanie artykułów i treści (copywriting) na strony internetowe i portale społecznościowe spółki,
- prowadzenie strony internetowej spółki,
- tworzenie programów komputerowych:
- tworzenie, rozwijanie, ulepszanie i testowanie programów komputerowych,
- wykonanie i wydanie kodu oprogramowania, przygotowywanie opracowań i analiz oraz świadczenie usług informatycznych.
Należy jeszcze dodać, iż członkowie zarządu przy świadczeniu usług w ramach prowadzonych przez siebie działalności gospodarczych ponoszą odpowiedzialność za prawidłowość ich świadczenia na rzecz spółki.
Świadczą oni także te usługi na rzecz innych firm.
Wobec konstrukcji zadań w tej postaci Dyrektor KIS stwierdził, iż świadczenie usług na rzecz spółki przez członków zarządu tej spółki kwalifikuje się jako działalność gospodarcza, a więc będą one zaliczane do źródła przychodów z działalności gospodarczej.
Usługi te nie będą zaliczać się do już otrzymywanego przez członków wynagrodzenia z tytułu powołania ani do wynagrodzenia w ramach umów o zarządzanie przedsiębiorstwem.
