Ogólne zasady prowadzenia działalności w zakresie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) zostały określone w przepisach powszechnie obowiązującego prawa. W myśl jednej z generalnych zasad prawa pracy pracodawca – stosownie do możliwości i warunków – zaspokaja bytowe, socjalne i kulturalne potrzeby pracowników. Tworzenie funduszu socjalnego stanowi realizację wskazanej zasady. Aby jednak ZFŚS prawidłowo funkcjonował, konieczne jest dysponowanie środkami funduszu zgodnie z przepisami. Jakie są zasady dysponowania środkami ZFŚS – odpowiadamy w artykule.
ZFŚS – podstawa prawna oraz podmioty obowiązane do jego tworzenia
Zasady prowadzenia działalności socjalnej pracodawcy na rzecz pracowników regulują przepisy Ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, zwanej dalej ustawą o ZFŚS.
Fundusz tworzą pracodawcy spoza sfery budżetowej zatrudniający na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.
Z kolei pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą ZFŚS na wniosek zakładowej organizacji związkowej.
Pracodawcy spoza sfery budżetowej zatrudniający na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty są zobowiązani do utworzenia Funduszu, przy czym:
układ zbiorowy pracy (uzp) może dowolnie kształtować wysokość odpisu na Fundusz, a także może stanowić, iż ZFŚS nie będzie tworzony;
postanowienia, o których mowa powyżej, mogą być zawarte w regulaminie wynagradzania, jeżeli pracownicy nie są objęci uzp;
postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na ZFŚS lub nietworzenia Funduszu wymagają uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów, jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa.
Pracodawcy spoza sfery budżetowej zatrudniający na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć Fundusz lub wypłacać świadczenie urlopowe do wysokości i na zasadach określonych ustawie o ZFŚS.
Warunki przyznawania świadczeń z ZFŚS
Jedną z naczelnych zasad prowadzenia działalności socjalnej w formie ZFŚS jest przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz ustalanie wysokości dopłat w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
Jak wynika z wyroku Sądu Najwyższego (SN) z 20 sierpnia 2001 roku (I PKN 579/00), pracodawca administrujący środkami ZFŚS nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, którego unormowania nie mogą pozostawać w sprzeczności z zasadą przyznawania świadczeń zgodnie z kryterium socjalnym, uzależniającym przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
Przykład 1.
Pracodawca prowadzi działalność socjalną w formie ZFŚS. Korzystając ze środków zgromadzonych w ramach Funduszu, postanowił przyznać wszystkim zatrudnionym pracownikom jednakowe świadczenia w postaci zakupionych biletów uprawniających do uczestnictwa w wydarzeniu artystyczno-rozrywkowym. W świetle ustawy o ZFŚS oraz przytoczonego wyroku SN postępowanie pracodawcy jest niezgodne z przepisami.
Regulamin określający zasady oraz warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu
Dla zapewnienia funkcjonowania ZFŚS w praktyce kluczowe znaczenie odgrywa jego regulamin.
W wyroku z 11 maja 1999 roku (I PKN 664/98) SN uznał, że warunkiem obowiązywania regulaminu ZFŚS jest jego uzgodnienie ze wszystkimi organizacjami związkowymi działającymi na terenie zakładu pracy.
W odniesieniu do pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgodnienie regulaminu następuje z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
Pracodawca jako administrator środków zgromadzonych w ramach Funduszu
Zgodnie z treścią art. 10 ustawy o ZFŚS środkami Funduszu administruje pracodawca. Oznacza to, że pracodawca zarządza wspomnianymi środkami, w szczególności zobowiązany jest do zapewnienia obsługi kadrowej Funduszu oraz warunków organizacyjnych i technicznych funkcjonowania ZFŚS.
Przykład 2.
Pracodawca jest zobowiązany ustawowo do tworzenia ZFŚS. W takim przypadku przyjmuje się, że różnego rodzaju wydatki związane z funkcjonowaniem Funduszu stanowią koszty ponoszone przez pracodawcę – w konsekwencji zatem nie należy ich finansować ze środków Funduszu. Do przykładowych wydatków tego typu zalicza się koszty:
prowadzenia rachunku bankowego Funduszu;
zapewnienia środków technicznych i organizacyjnych;
kadrowe (wynagrodzenia osób realizujących zadania dotyczące obsługi Funduszu, szkolenia).
Ponadto środki ZFŚS niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny.
W uzasadnieniu do wyroku z 13 kwietnia 1999 roku (I PKN 663/98) SN stwierdził, że ZFŚS tworzy się ze środków należących do pracodawcy, a jego utworzenie niczego nie zmienia w przedmiocie własności. Oznacza to, że Fundusz stanowi w dalszym ciągu własność pracodawcy i jest również przez niego administrowany.
Pracodawca nie ma także możliwości wydatkowania środków Funduszu niezgodnie z przepisami ustawy o ZFŚS, czyli na inne cele niż te, dla których został utworzony – podkreślił skład orzekający SN.
Konsekwencje prawne postępowania naruszającego przepisy dotyczące Funduszu
Pracodawca, a także osoba odpowiedzialna w jego imieniu za realizację obowiązków dotyczących Funduszu, może ponieść konsekwencje wskutek postępowania naruszającego przepisy ustawy o ZFŚS.
Zgodnie z art. 12a ust. 1 ustawy o ZFŚS kto, będąc pracodawcą lub odpowiedzialnym w imieniu pracodawcy za wykonywanie przepisów ustawy o ZFŚS:
nie wykonuje przepisów tej ustawy albo
podejmuje działania niezgodne z przepisami tej ustawy
– podlega karze grzywny.
W powyższych sprawach orzeka się na podstawie wniosku pochodzącego od właściwego organu Państwowej Inspekcji Pracy w trybie określonym przepisami Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia.
Zasady dysponowania środkami ZFŚS – podsumowanie
Podstawową zasadą w odniesieniu do prowadzenia działalności socjalnej przez pracodawcę jest uzależnienie przyznawania ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków ZFŚS na określone cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym odpowiednio z organizacjami związkowymi lub z wybranym przez pracowników reprezentantem. Środkami Funduszu administruje pracodawca (zarządza tymi środkami, zapewniając m.in. obsługę kadrową oraz warunki organizacyjne i techniczne).
