KSeF a faktury zagraniczne - czy dotyczy każdej sprzedaży?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) będzie obowiązkowy dla czynnych podatników VAT od 1 lipca 2024 roku, a następnie od 1 stycznia 2025 roku – dla podatników zwolnionych z VAT. System ten obowiązuje zarówno przy wystawianiu faktur na rzecz przedsiębiorców krajowych, jak i zagranicznych. Czy KSeF a faktury zagraniczne dotyczy zatem każdej sprzedaży?

KSeF a faktury zagraniczne dla kontrahenta

Przedsiębiorca dokonujący transakcji zagranicznych ma obowiązek wystawić fakturę w KSeF, o ile nie została ona wyłączona z obowiązku wystawienia w KSeF.

Zgodnie z art. 106ga ust. 2 obowiązek wystawienia faktury w KSeF nie dotyczy wystawiania faktur dokumentujących m.in.:

• sprzedaż w ramach procedury VAT OSS;
• sprzedaż w ramach procedur, o których mowa w rozdziałach 7, 7a i 9 ustawy o VAT;
• sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Jeśli zatem dana transakcja zagraniczna nie jest wyłączona z obowiązku udokumentowania jej w KSeF, to podatnik ma obowiązek wystawić fakturę ustrukturyzowaną za pośrednictwem platformy rządowej.

Zgodnie z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT przedsiębiorca wystawiający za pośrednictwem KSeF fakturę, w której:

1. miejscem świadczenia usługi lub dostawy towaru jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju albo terytorium państwa trzeciego lub
2. nabywcą towaru lub usługi jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
3. nabywcą towaru lub usługi jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę

– ma obowiązek przekazać ją nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Zatem przekazanie może mieć miejsce w formie:

• elektronicznej w formacie PDF;
• papierowo;
• kodu QR umieszczonego na fakturze, za pomocą którego nabywca będzie miał możliwość dostępu do tej faktury w KSeF i weryfikacji danych na niej zawartych.

KSeF a faktury dla osoby prywatnej z zagranicy

Zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT przedsiębiorca nie będzie miał obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF w ramach sprzedaży na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej (osoby prywatnej).

Zatem w tym przypadku, faktura będzie mogła być wystawiona i przesłana do nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej poza KSeF. 

KSeF a faktury WDT

Faktura, która dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, musi być wystawiona za pośrednictwem KSeF, gdy będzie on już obligatoryjny dla podatników VAT. 

Natomiast przekazanie faktury kontrahentowi, tak jak zostało wspomniane w akapicie 1., musi się odbyć w sposób z nim uzgodniony.

KSeF a faktury eksportu towaru

Faktura, która dotyczy eksportu towarów na rzecz innej firmy znajdującej się poza terytorium Unii Europejskiej, musi być wystawiona za pośrednictwem KSeF, gdy będzie on już obligatoryjny. Natomiast przekazanie faktury kontrahentowi, tak jak zostało wspomniane w akapicie 1., musi się odbyć w sposób z nim uzgodniony.

KSeF a sprzedaż w procedurze VAT OSS

Zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT faktury ustrukturyzowane nie będą obligatoryjne dla sprzedaży w ramach procedur VAT OSS. W związku z tym faktury wystawiane na rzecz zagranicznych osób fizycznych nie będą musiały być rejestrowane w KSeF. Przedsiębiorca będzie mógł przesłać je bezpośrednio do nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

KSeF a samofakturowanie na rzecz zagranicznego kontrahenta

W sytuacji, gdy zagraniczny kontrahent upoważnia do wystawiania faktur polskiego przedsiębiorcę w ramach samofakturowania, umowa o samofakturowanie będzie zobowiązywała polskiego podatnika do dokumentowania sprzedaży za pośrednictwem KSeF.

W związku z tym, że kontrahent zagraniczny może nie mieć dostępu do KSeF, będzie mieć miejsce sytuacja, w której nie będzie on mógł pobrać faktury wystawionej w tym systemie. Przedsiębiorca musi wystawić fakturę w KSeF oraz przekazać ją w sposób uzgodniony z kontrahentem. Do faktury można dołączyć kod QR lub wysłać do niej link, który umożliwi jej podgląd i weryfikację danych. W ten sposób faktura będzie miała format faktury ustrukturyzowanej, a kontrahent otrzyma ją w formie wizualizacji – takiej, jaką wystawia standardowy program finansowo-księgowy.

KSeF a samofakturowanie przez zagranicznego kontrahenta na rzecz polskiego przedsiębiorcy

Inaczej jednak przepisy regulują wystawianie faktur przez zagranicznego nabywcę na rzecz polskiego przedsiębiorcy w ramach samofakturowania. Ustawa o VAT wprost wskazuje w art. 106ga ust. 1 pkt 5, że obowiązek dokumentowania sprzedaży za pośrednictwem KSeF nie dotyczy wystawiania faktur w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.

Z kolei wspomniany art. 106s ustawy o VAT nawiązuje do rozporządzenia, w którym Minister właściwy do spraw finansów publicznych może wskazać przypadki odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, uwzględniając:

1. specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą i rodzajem czynności wymagających udokumentowania;
2. konieczność zapewnienia szczególnych sposobów dokumentowania czynności przez podatników;
3. możliwości techniczno-organizacyjne związane z dokumentowaniem czynności przez podatników;
4. konieczność przeciwdziałania nadużyciom związanym z unikaniem prawidłowego dokumentowania czynności przez podatników.

Jeśli obecnie brzmienie projektowanego rozporządzenia zostanie uchwalone, wówczas termin jego wejścia w życie zapowiedziany jest na 1 lipca 2024 roku.

KSeF a faktury zagraniczne od kontrahenta z zagranicy

Wiele podatników zastanawia się, czy w KSeF będą mogli odbierać faktury od zagranicznych kontrahentów bądź będą zobowiązani do ich wystawiania w KSeF.

W przypadku otrzymywania faktur od kontrahenta zagranicznego, gdy:

• nie posiada on siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca jej prowadzenia na terytorium kraju;
• nie posiada on siedziby działalności gospodarczej w Polsce i posiada stałe miejsce jej prowadzenia w Polsce, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.

– to nie będą one wystawiane w KSeF, w związku z tym podatnik będzie odbierał je w innej formie uzgodnionej z nabywcą, analogicznie jak do tej pory.

W kontekście wykazywania takich faktur w KSeF wyjaśnia to samo Ministerstwo Finansów wskazujące następującą odpowiedź na pytanie:

Jak korzystać z KSeF w systemie wFirma.pl?

System wFirma.pl umożliwia darmową integrację z KSeF w zakresie:

• nielimitowanego wysyłania faktur przychodowych do KSeF;
• nadawania uprawnień osobom trzecim w KSeF za pośrednictwem systemu (z wyłączeniem generowania tokena);
• nielimitowanego pobierania faktur przychodowych oraz kosztowych bezpośrednio z KSeF.

Aby zintegrować się z KSeF, należy przejść do zakładki USTAWIENIA » FAKTURY » E-FAKTURY » KRAJOWY SYSTEM E-FAKTUR i zaznaczyć opcję „włącz integrację”. Warto zaznaczyć, że możliwość włączenia i wyłączenia integracji z KSeF mają tylko użytkownicy z uprawnieniami „Administrator”.

Więcej szczegółów w zakresie integracji w artykule pomocy: KSeF – łatwa integracja z systemem wFirma.pl